Các bước lập kế hoạch event hoàn hảo

seminoon seminoon @seminoon

Các bước lập kế hoạch event hoàn hảo

19/04/2015 01:26 PM
310

Bước đầu tiên là chỉ định một người phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.






Các bước cơ bản lập kế hoạch cho một sự kiện





học tổ chức sự kiện | lễ khai trương



















Bước 1:

Xác định loại sự kiện / hoạt động mà bạn muốn làm.
Bước 2 :
Xác định mục tiêu của sự kiện và những gì bạn muốn đạt được.
Xác định mục tiêu và kết quả của sự kiện hay hoạt động.
Xác định đối tượng mục tiêu và điểm cần chú ý: Giáo dục, Y tế ...

Bước 3:

Quyết định vào một ngày và thời gian cho các sự kiện hay hoạt động.

Bước 4:

Hãy xem xét các vị trí và cơ sở vật chất phù hợp để tổ chức sự kiện.
Xác định việc sử dụng không gian và sắp xếp chỗ ngồi và chỗ trống cần thiết cho sự kiện hay hoạt động.
Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm để đảm bảo cơ sở vật chất

Bước 5 :
Hãy xem xét thiết lập quan hệ đối tác với các tổ chức khác hoặc người dân hỗ trợ việc thực hiện các sự kiện.
Xác định vai trò của mình khi xác định quyết định quan trọng.

Bước 6 :
Tạo một khoản ngân sách cho sự kiện / chương trình.
Xác định các nguồn và các khoản doanh thu và chi phí tiềm năng.
Rà soát để chi phí thật sự thực tế và cần thiết và cập nhật doanh thu.

Bước 7 : Dự kiến thời gian sự kiện.
Vạch ra tất cả các quyết định cần thiết / hoạt động theo một thứ tự tuần tự từ điểm xem xét ban đầu để quyết định được hoàn thành và quyết định được thực thi.
Thông báo thời gian để tất cả mọi người tham gia thực hiện sự kiện này.

Bước 8: Xác định các quyết định quan trọng , tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện dưới đây:
Xác định thứ tự của các hoạt động cần phải xảy ra tại sự kiện hay hoạt động.
Xác định xem ai sẽ thực hiện hoặc thực hiện các chương trình nghị sự.
Xác định các chủ đề của thông tin được chia sẻ.
Quyết định khung thời gian cho mỗi bài thuyết trình hay nói.
Quyết định loại thông tin liên lạc nên phối hợp với dẫn chương trình, khi nó cần phải xảy ra và ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và theo dõi.
Xác định thiết bị cần thiết cho sự kiện hay hoạt động.
Xác định các nguồn tiềm năng để đảm bảo thiết bị cần thiết.
Đánh giá chi phí của thiết bị.
Quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm nhận và trả thiết bị.
Xác định những tài liệu cần thiết, và xác định các nguồn tiềm năng mua chúng.
Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm thu mua, chuẩn bị và lưu trữ các vật liệu.
Xác định những người sẽ nhận được giải thưởng.
Quyết định danh mục giải thưởng và xác định các nguồn để mua chúng.
Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm mua giải thưởng.
Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động.
Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phát hành tờ rơi, thông cáo báo chí, email, vv
Quyết định ai sẽ là người liên lạc cho các yêu cầu thông tin công khai trên các sự kiện hay hoạt động.
Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.
Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu .

Bước 9 :
Hãy xem xét những bổ sung các mặt hàng nếu cần thiết:
Thực phẩm
Âm nhạc
Huy chương
Hoa
Nhiếp ảnh / video
Dụng cụ làm sạch ...

Bước 10:  Bạn đã lên kế hoạch tốt và sẵn sàng để thực hiện.


Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp


 
MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

Lưu ý khi lập kế hoạch cho một sự kiện

-      Bước đầu tiên để lập kế hoạch cho một sự kiện là xác định được mục đích của nó, cho dù đó là cho một đám cưới , công ty, lễ hội , tốt nghiệp hoặc sự kiện nào khác đòi hỏi phải lập kế hoạch mở rộng.

-     Từ đó, các kế hoạch sự kiện cần phải lựa chọn phương thức  giải trí , địa điểm, danh sách khách mời, diễn giả, và nội dung. Vị trí cho các sự kiện là vô tận, nhưng  sự kiện họ có khả năng sẽ được tổ chức tại khách sạn , trung tâm hội nghị, sảnh đón khách, hoặc ngoài trời, tùy thuộc vào sự kiện này.

-     Sau khi tất cả điều này là thiết lập các kế hoạch sự kiện có tất cả các chi tiết nhỏ hơn để giải quyết như thiết lập các sự kiện như thực phẩm , đồ uống , âm nhạc , danh sách khách mời, ngân sách , quảng cáo và tiếp thị , trang trí, tất cả các sản phẩm này là những gì cần thiết cho một sự kiện để chạy suốt.

Một kế hoạch sự kiện cần để có thể quản lý thời gian một cách khôn ngoan cho sự kiện này, và thời gian chuẩn bị cần thiết cho sự kiện diễn ra một cách thành công.
 

Bảng câu hỏi cần thiết khi lập kế hoạch sự kiện

Tên của sự kiện – những gì(Khai trương ngân hàng, ngày hội thể thao, buổi lễ động thổ, ra mắt của chương trình mới)
Ngày của sự kiện
Thời gian của sự kiện
Vị trí của sự kiện
Sự kiện điều phối viên / người liên lạc
Đối tượng – ngườ

iAi sẽ tham dự sự kiện này?

Những gì khán giả cần phải biết?

Những gì sẽ tổ chức quan tâm của họ?

Thông tin cung cấp trong sự kiện

Làm những gì bạn muốn nói với đối tượng mục tiêu?

Làm những gì bạn muốn họ biết / làm gì?

Mục tiêu – lý do tại sao

Hãy rõ ràng về những gì bạn hy vọng sẽ đạt được với sự kiện này.

Mô tả sự kiện – những gì
Đánh giá rủi ro – những gì

Xác định rủi ro và phát triển các chiến lược để giảm thiểu rủi ro.

Tiêu chí đánh giá thành lập

Mục tiêu / mục tiêu của chúng tôi là gì?

Chúng tôi đã đạt được những gì chúng tôi đặt ra để làm gì?

Nó đã đến trong ngân sách?

Các kết quả dự định / không mong muốn là gì?

Làm thế nào để chúng tôi đo lường hiệu quả?

Những công cụ để chúng tôi sử dụng để đo lường sự thành công của chúng tôi?

Lập kế hoạch cho một sự kiện đặc biệt

Một sự kiện đặc biệt là một sự kiện đã được dự kiến tiến hành trong một thời gian dài và tập trung chủ yếu vào một mục đích cụ thể như một dịp khai trương nhà hàng, đám cưới, tri ân khách hàng hay các dịp quan trọng khác. Sự kiện đặc biệt cũng có thể được tạo ra với mục đích nhằm các mục tiêu ví dụ như tổ chức hội chợ việc làm, trao giải thưởng hoặc cuộc thi thiết kế logo. Một sự kiện đặc biệt cũng khác với một chương trình vì một chương trình thường có thể kết thúc nhanh chóng, còn sự kiện có thể kéo dài nhiều ngày! Các bước sau đây có thể hướng dẫn bạn tổ chức một sự kiện:

 

lap ke hoach to chuc su kien



Xây dựng chiến lược thành công

Hãy chắc chắn rằng mục đích cho sự kiện đặc biệt là đủ quan trọng để xứng đáng với thời gian và chi phí cần thiết mà bạn bỏ ra. Sự kiện cũng được diễn ra một cách công khai, trong giai đoạn thích hợp và trong một không gian cần thiết.

Các loại hình sự kiện bạn lựa chọn phải đảm bảo phù hợp với mục đích mà sự kiện hướng đến. Bạn phải đảm bảo được rằng các nhân viên sẽ cung cấp đầy đủ và tận tình các sự kiện. Trong việc tổ chức. có thể bạn sẽ phải phân loại đối tượng, có những nhóm đặc biệt và có thể hưởng quyền lợi đặc biệt ví dụ như các nhà tài trợ, chính trị gia, lãnh đạo doanh nghiệp, người già hoặc phụ huynh, … Hãy chuẩn bị kế hoạch của bạn trước 3 tháng hay với những sự kiện to lớn hơn, có khi nó phải chuẩn bị trước khoảng 1 năm, … Dựa vào các số liệu như số tiền đầu tư vào, số khách tham dự, … để lên kế hoạch phù hợp. Thường thì, nếu bạn không đủ thời gian, khả năng để tự lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn có thể thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để giúp bạn làm những điều này!

Ước tính ngân sách:

Ngân sách được ước tính giúp cho các nhà tổ chức sự kiện lựa chọn được những loại dịch vụ phù hợp; ngân sách chi tiêu vạch ra phải cụ thể, bao gồm các cơ hội kinh doanh ( tài trợ, bán vé, gây quỹ từ thiện, bán hàng giảm giá, …) bên cạnh đó, còn là các chi phí như in ấn, cấp giấy phép, bán bảo hiểm, thực phẩm, bảo đảm trật tự an ninh, …

Chú trọng đến ban hậu cần:

Với rất nhiều hoạt động diễn ra đồng thời, có nhiều vấn đề đòi hỏi bạn phải kiểm tra và cần tổ chức cho mình một ban hậu cần với số lượng nhân viên phù hợp giúp đảm bảo tốt mọi hoạt động. Các khu vực chính cần xem xét và lập kế hoạch bao gồm: Kích thước của không gian, kích thước khu vực cần xây dựng, các tiện ích hỗ trợ, dịch vụ sử dụng, các bộ phận phối hợp, dọn dẹp, kế hoạch khẩn cấp, giao thông vận tải và dịch vụ công cộng như cảnh sát và dịch vụ cứu hỏa, …

 

lap ke hoach cho su kien dac biet

Hãy
công khai kế hoạch cho mọi người được biết và cùng nhau chuẩn bị:

Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường thu thập các thông tin cần thiết về khách hàng, các yêu cầu về sự kiện trước rồi mới thiết lập ra một bảng kế hoạch tố chức sự kiện. Sau khi có kế hoạch cụ thể, bạn cần phân chia công việc cho nhiều người được biết, bên cạnh đó là công bố cho nhiều người để cho họ biết sự có mặt của sự kiện và mong muốn họ đến tham dự. Bạn có đang có gắng PR cho sự kiện này đến nhiều người? Bạn đang cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ của sự kiện? Hay bạn đang muốn tìm các nhà tài trợ cho sự kiện quyên góp quỹ từ thiện lần này? Hoặc đang cố gắng mở rộng các mối quan hệ từ sự kiện? Hãy vận dụng đến tất cả phương tiện truyền thông để mở rộng quy mô tác động sự kiện bạn tác động đồng thời chú trọng đến nhóm đối tượng bạn muốn tác động.
 

Đánh giá sự kiện này:

Ngay sau khi sự kiện kết thúc, bạn muốn thăm dò ý kiến các khách mời tham dự để đánh giá chất lượng dịch vụ tố chức sự kiện, vậy hãy tham khảo một số câu hỏi sau: Theo anh/ chị, sự kiện lần này đã giúp hoàn thành mục tiêu chính cần hướng đến chưa? ( Sự kiện tổ chức có thành công không? ) Những hạn chế nhà tổ chức nên rút kinh nghiệm? Các điểm tốt nhà tổ chức sự kiện đã tổ chức được? Những sản phẩm nào chưa được tổ chức tốt? Sự kiện đã mang lại những tác động nào cho khách mời?

Cuối cùng, khi sự kiện của bạn đã tổ chức thành công, bạn có thể tổ chức một lễ ăn mừng nhỏ, đồng thời gửi lời cảm ơn đến các nhân viên, khách mời đã góp phần tổ chức sự kiện thành công!
Bạn đang có dự định tổ chức một đám cưới, một lễ ăn hỏi, hay khai trương một cửa hàng, bạn có thể đang cần sử dụng đến dịch vụ tổ chức sự kiện. Cho dù yêu cầu của bạn là đơn giản hay phức tạp, chúng tôi có thể giúp đỡ bạn thiết kế các dịch vụ, chăm sóc khách mời một cách tốt nhất! Lập kế hoạch cho một sự kiện bất kì có khi cần rất nhiều thời gian chuẩn bị, nếu bạn không có nhiều thời gian để thực hiện hết tất cả mọi điều, hãy thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp; với việc sử dụng dịch vụ sự kiện, bạn có thể yên tâm là bạn sẽ rút ngắn được thời gian của mình đồng thời nâng cao được chất lượng tổ chức của mình lên rất nhiều!



Tổ chức sự kiện
Các bước chuẩn bị cho tổ chức sự kiện thành công
Các bước chuẩn bị cho tổ chức sự kiện thành công
Cách lập một kế hoạch truyền thông
Các bước lập kế hoạch quan hệ công chúng
Kế hoạch quảng bá sản phẩm mới



(ST)

Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý