Hướng dẫn học Access 2010

Cùng tham khảo những hướng dẫn học Access 2010 nhé các bạn. Microsoft Access là một phần mềm ứng dụng được sử dụng để tạo ra và quản lý cơ sở dữ liệu cho máy tính cục bộ hoặc trong một hệ thống mạng. Microsoft Access có thể được sử dụng cho quản lý thông tin cá nhân (PIM), trong một doanh nghiệp nhỏ để tổ chức và quản lý dữ liệu.

Sắp xếp và rút trích dữ liệu tự động trong Access 2010

Phần 1. Sắp xếp dữ liệu.

Sắp xếp dữ liệu có thể được thực hiện trên các bảng, truy vấn. Để sắp dữ liệu, hiển thị bảng hoặc truy vấn (queries) dạng Datasheet View. Các công cụ giúp bạn sắp xếp dữ liệu được hiển thị trong Ribbon có tiêu đề là Sort & Filter trong tab Home

Khi sắp xếp một bảng dữ liệu, mỗi tiêu đề cột hiển thị một nút mũi tên chỉ xuống về phía bên phải của nó:

Đề sắp xếp dữ liệu bạn phải xác định cột phải sắp xếp. Trong Sort & Filter bạn chọn click Ascending (Tăng dần) hoặc Descending (Giảm dần). Khi bạn đã sắp xếp xong sẽ xuất hiện một mũi tên thể hiện cột đang được sắp xếp như thế nào

Bạn có thể giữ danh sách được sắp xếp trong khi bạn đang thực hiện các thao tác động khác. Nó sẽ vẫn sắp xếp cho đến khi bạn quyết định đặt nó trở lại trạng thái cũ.

Để xóa bỏ trạng thái được sắp xếp bạn thực hiện các cách

- 1. Trong chức năng Sort & Filter chọn nút Clear All Sorts

- 2. Click chuột phải và chọn Remove Sort

Phần 2. Rút trích dữ liệu.

Rút trích và lọc dữ liệu là công cụ cho phép người dùng lấy ra dữ liệu theo một tiêu chuẩn cho trước. Ví dụ: Bạn muốn lọc ra các loại hàng (Category) là HP....

Để lọc và rút trích tự động trong 1 bảng dữ liệu trước hết bạn phải thiết lập bảng ở chế độ data sheet.

Các phương pháp lọc và rút trích

1. Comom Filter:

2. Filter by Selection: dùng để lọc các dòng trong một bảng có giá trị phù hợp với một giá trị đã được chọn.

3. Filter by Form

4. Advanced Filter

Common filters: To filter for specific values or a range of values.

Filter by Selection: To filter all the rows in a table that contain a value that matches a selected value in a row by filtering the datasheet view.

Filter by form: To filter on several fields in a form or datasheet, or if you are trying to find a specific record.

Advanced filter: To filter type where you define custom filter criteria.

2. Filter by Selection.

2.1. Lọc ra các ô trống

Các bước thực hiện:

- Cách 1: Click chuột phải vào cột cần rút trích và chọn Equals Blank

Cách 2: Click và một ô trống dưới tên cột. Trong Sort & Filter chọn Selection và chọn Equals Blank.

Kết quả: Sau khi làm xong, bảng dữ liệu sẽ chỉ hiển thị các dòng trống

2.2. Lọc ra các ô có dữ liệu

Các bước thực hiện

- Cách 1: Bạn click chuột phải và một ô trống trên cột và chọn Does Not Equal Blank.

- Cách 2: bạn click bất kỳ vào một ô trống trong cột. Trong Sort & Filter click Does Not Equal Blank.

Sau khi thực hiện xong bảng dữ liệu sẽ chỉ hiển thị các dòng có dữ liệu trong cột được rút trích.

2.3. Xóa bỏ chế độ lọc trong bảng dữ liệu

Khi lọc và rút trích dữ liệu, trong Sort & Filter nút Toggle Filter sẽ sáng lên. ngoài ra nút Filtered cũng được sáng lên chứng tỏ bảng đang được lọc và rút trích. Nếu bạn đang thực hiện một thao tác lọc dữ liệu trong bảng mà muốn thực hiện thêm một thao tác lọc nữa thì bạn cần xóa bỏ những tiêu chuẩn đang được thiết lập hiện tại.

Cách thực hiện Click phải vào cột đang lọc và chọn Clear filter from Make.

3. Lọc và rút trích dữ liệu dạng chuỗi (String)

Để lọc hồ sơ hiển thị trong một bảng dữ liệu, đầu tiên bạn cần quyết định những cột giữ các giá trị mà bạn muốn lọc theo. Sau đó:
Để có được một danh sách các tất cả các hồ sơ mà tổ chức chuỗi chính xác tương tự như cột của bạn, bạn có thể:
Kích chuột phải vào giá trị trong cột và nhấp vào Equals [Chuỗi cần lọc]

Kết quả của việc lọc và rút trích là bảng dữ liệu sẽ chỉ hiển thị các dòng có dữ liệu giống tiêu chí lọc.

Như vậy, trong phiên bản 2010. Access đã cung cấp thêm nhiều công cụ tự động cho phép người dùng có thể sắp xếp, tìm kiếm, lọc và rút trích dữ liệu một cách nhanh chóng. Ngoài ra còn 1 thao tác là lọc và rút trích nâng cao (AdvandedFilter) CLB Tin học sẽ hướng dẫn trong một bài viết khác.

Chúc bạn thực hiện thành công

Tổng quan về Microsoft Access 2010

Tabbed Documents là giao diện lý tưởng cho người dùng làm việc với nhiều hơn một đối tượng tại một thời điểm. Trong giao diện này form và report không thể nằm trên đầu trang của một khác và người dùng có thể xem tất cả các điều khiển trên một đối tượng giao diện người dùng mà không cần phải di chuyển một đối tượng trong đường đi.

7. Thao tác với các đối tượng trong cơ sở dữ liệu:

Để làm việc trên đối tượng, ta chọn đối tượng trên thanh Access object, các thành viên của đối tượng sẽ xuất hiện bên dưới tên của đối tượng.

7.1. Tạo mới một đối tượng:

- Click tab Create trên thanh Ribbon.

- Trong nhóm công cụ của từng đối tượng, chọn cách tạo tương ứng.

7.2. Thiết kế lại một đối tượng:

- Nếu đối tượng đang đóng:

♦ Click phải trên đối tượng cần thiết kế lại.

♦ Chọn Design view.

- Nếu đối tượng đang mở:

♦ Click nút Design View.

7.3. Xem nội dung trình bày của một đối tượng:

- Nếu đối tượng đang mở ở chế độ Design View

♦ Click nút View.

- Nếu đối tượng đang đóng:

♦ Click phải trên tên đối tượng cần xem.

♦ Chọn Open.

7.4. Xóa một đối tượng:

- Click phải chuột trên đối tượng cần xóa.

- Chọn mục delete trên Menu Popup.

− Hoặc chọn rồi nhấn phím Delete. Hoặc nút trên thanh công cụ.

7.5. ðổi tên đối tượng:

- Click phải chuột trên đối tượng, chọn rename.

- Hoặc nhấn F2.

- Nhập tên mới.

7.6. Sao chép một đối tượng:

- Click phải chuột lên thành viên cần chép.

- Chọn mục copy để chép đối tượng vào Clipboard.

- Click nút Paste trên thanh Menu để chép vào cửa sổ database.

- Nhập tên cho đối tượng sao chép.

- Đối với kiểu đối tượng Table, ta có thể lựa chọn 1 trong 3 kiểu sao chép :

♦ Structure only: Sao chép cấu trúc.

♦ Structure and data: Sao chép cấu trúc và dữ liệu.

♦ Append Data to Exiting Table: Thêm dữ liệu vào một bảng đang tồn tại.

7.7. Chép dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export):

Có thể xuất dữ liệu sang cơ sở dữ liệu Access khác, hoặc Excel,Word, Pdf …

Cách thực hiện:

- Chọn đối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác.

- Chọn tab External Data.

- Trong nhóm công cụ Export, chọn loại ứng dụng mà bạn muốn xuất dữ liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access…

- Click nút Browse… chỉ định vị trí xuất dữ liệu.

- Click OK hoàn tất việc export dữ liệu.

7.8. Chép dữ liệu từ ứng dụng khác vào cơ sở dữ liệu Access hiện hành (Import):

Có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODBC Database, XML file, Access, …vào cơ sở dữ liệu hiện hành.

Cách thực hiện:

Chọn tab External Data.

- Trong nhóm lệnh Import & Link, chọn ứng dụng mà bạn muốn chép dữ liệu.

- Lần lượt làm theo các bước hướng dẫn của Access.

a. Chép dữ liệu từ Excel vào Access

♦ Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab External Data, click nút Excel trong nhóm lệnh Import & Link.

♦ Chọn tập tin Excel cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Excel) → Open.

♦ OK, sau đó thực hiện theo các bước hướng dẫn của Access.

+ Chọn sheet chứa dữ liệu cần chép, → Next.

+ Chọn dòng làm tiêu đề cho bảng, → Next.

+ Chỉ định thuộc tính cho các field → Next.

+ Chọn cách tạo khóa cho bảng.

♦ Let Access add primary key: Access tự tạo khóa.

♦ Chose my own primary key: Bạn chỉ định khóa.

♦ No primary key: Không tạo khóa.

+ Nhập tên cho bảng → Finish.

+ Access hiển thị thông báo cho biết hoàn tất quá trình import một file Excel thành một bảng trong Access.

b. Chép dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access khác vào cơ sở dữ liệu hiện hành.

♦ Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab External Data, click nút Access trong nhóm lệnh Import & Link.

♦ Chọn tập tin Access chứa dữ liệu cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Access) → Open.

♦ Chọn tùy chọn "Import table, query, form, report, macro and modules into the current database" để chỉ định vị trí lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hiện hành → OK.

♦ Trong cửa sổ Import object, chọn đối tượng cần chép. Có thể chọn nhiều đồng thời đối tượng hoặc chọn tất cả bằng cách click nút Select All → OK.

7.9. Chức năng Link:

Chức năng Link trong Acces để duy trì mối liên kết với dữ liệu nguồn. Nếu dữ liệu nguồn thay đổi thì dữ liệu trong bảng liên kết sẽ thay đổi theo và ngược lại.

Cách thực hiện tương tự như chức năng Import, nhưng trong cửa sổ Get External Data, ta chọn tùy chọn "Link to data source by creating a link table" → Chọn bảng muốn link → OK.

8. Chọn giao diện người dùng trong Access 2010:

Các phiên bản trước đây của Access cung cấp chỉ một loại giao diện người dùng duy nhất là các cửa sổ có thể chồng lên nhau. Bắt đầu với Access 2007, và bây giờ trong Access 2010, bạn có sự lựa chọn của việc sử dụng các giao diện truyền thống hoặc loại giao diện mới có dạng các tab.

8.1. Tabbed Documents:

8.2. Overlapping Windows:

Overlapping Windows có lợi thế hơn. Do sự đa dạng của việc thiết lập thuộc tính BorderStyle và khả năng loại bỏ các nút Min, Max, và Close.

Với giao diện Overlapping Windows, bạn có thể dễ dàng buộc người dùng tương tác với một form tại một thời điểm.

8.3. Chuyển từ giao diện Tabbed Documents sang Overlapping Windows:

Đối với Access 2007 và Access 2010 thì khi khởi động mặc định là giao diện Tabbed Documents để chuyển sang dạng Overlapping Windows ta thực hiện như sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab File → chọn lệnh Options.

- Trong cửa sổ Access options, chọn Current Database.

- Trong mục Document Window Options, Chọn Overlapping Windows → OK.

- Thoát khỏi Access và khởi động lại.