1
Gửi và nhận Fax là một trong những công việc hàng ngày mà nhân viên văn phòng nào cũng cần phải biết. Tuy nhiên, nếu gửi và nhận bằng máy Fax thông thường thì việc thực hiện cũng khá đơn giản chỉ bằng một vài nút nhấn, còn khi gửi và nhận Fax trực tiếp từ máy vi tính thì luôn đòi hỏi người sử dụng phải thực hiện một số thao tác nhất định.
Cài đặt chức năng Fax cho máy vi tính
Trước khi muốn gửi và nhận Fax thì máy vi tính của bạn cần phải được cài đặt Modem và cài đặt chương trình Fax.
Gửi Fax bằng máy vi tính
Nhấp đúp vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop để mở của sổ của chương trình Fax.
Nhấn chuột vào nút New Fax hoặc chọn File -> Send a Fax...
Xuất hiện cửa sổ hướng dẫn gửi Fax, nhấn Next để tiếp tục.
Nhập Tên của nơi muốn gửi Fax vào mục To. Nhập số Fax (hoặc số điện thoại kết nối với thiết bị Fax) của nơi muốn gửi vào mục Fax number. Nếu nơi muốn gửi đã có sẵn trong sổ địa chỉ (Address Book) thì có thể chọn nơi muốn gửi bằng cách nhấn vào nút Address Book.
Có thể gửi bản Fax này tới nhiều địa chỉ khác nhau bằng cách nhấn vào nút Add và tiếp tục nhập thêm Tên và số Fax khác. Sau khi nhập xong nhấn Next để tiếp tục.
Chọn mẫu Fax trong mục Cover page template, nhập tiêu đề cho bản Fax vào mục Subject line và nhập nội dung hoặc ghi chú vào mục Note. Nhấn Next để tiếp tục.
Trong phần Schedule, chọn Now nếu muốn gửi Fax ngay hoặc chọn Specific time in the nex 24 hours để ấn định thời điểm gửi Fax. Trong phần What is the fax priority? là chọn mức độ ưu tiên cho việc gửi bản Fax này. Sau khi chọn xong nhấnNext.
Như vậy là bản Fax đã được chuẩn bị xong, nhấn vào nút Finish để gửi. Tuy nhiên trước khi gửi, nếu muốn bạn cũng có thể xem lại và chỉnh sửa bản Fax bằng cách nhấn vào nút Preview Fax.
Tại đây bạn có thể dùng các công cụ có sẵn để chỉnh sửa hoặc chèn thêm các hình ảnh vào bản Fax của mình. Sau khi chỉnh sửa xong nhấn vào nút Save hoặc chọn File -> Save để lưu và đóng cửa sổ này lại (File -> Exit). Bây giờ bạn có thể gửi bằng cách nhấn vào nút Finish.
Chương trình sẽ xử lý và tiến hành gửi Fax tùy theo thông số mà bạn đã chọn trong phần Schedule. Cửa sổ Fax Monitor sẽ xuất hiện và hiển thị tình trạng hoạt động của chương trình Fax. Bạn có thể chọn Hide (ẩn của sổ Fax Monitor), Disconnect(Ngắt kết nối mạng) và More (hiển thị chi tiết các hoạt động và thông báo lỗi của chương trình).
Nhận Fax bằng máy vi tính
Khi có tín hiệu gửi Fax đến, nếu bạn cài đặt chế độ tự động nhận Fax (thiết lập lúc cài đặt chương trình) thì mặc nhiên sau số lần đổ chuông được qui định thì chương trình sẽ tự động kết nối để nhận Fax.
Nếu bạn không chọn tự động thì hãy mở chương trình Fax và nhấn vào nút Receive now (hoặc File -> Receive a fax now) để nhận Fax.
Cửa sổ Fax Monitor sẽ xuất hiện và tiến hành kết nối để nhận Fax.
Các bản Fax khi chưa được gửi sẽ nằm trong Outbox, sau khi được gửi thành công sẽ được lưu trong Send Items.
Các bản Fax nhận được sẽ lưu trong Inbox.
Tùy theo thiết lập lúc cài đặt mà các bản Fax sau khi nhận xong sẽ được in thẳng ra máy in hoặc lưu trữ thêm một bản sao trong một thư mục được chỉ định.
Ngoài cách gửi Fax bằng chương trình Fax của windows, bạn còn có thể gửi Fax từ các chương trình ứng dụng khác có chức năng in (word, Excel, chương trình xử lý ảnh,...) bằng cách sử dụng lệnh in (File -> Print) của chương trình ứng dụng và chọn máy in là Fax.
http://www.buaxua.vn | Xem thêm tại: http://www.buaxua.vn/Tin-hoc-pho-thong/Cach-gui-va-nhan-Fax-bang-may-vi-tinh.html
