Sắp xếp công việc hợp lý

Không biết bạn có bao giờ gặp tình hình kiểu thế này:

• Ngồi vào máy tính mà không biết làm gì ?
• Muốn làm cái này mà không thể làm được vì đang nghĩ đến cái khác?
• Hoặc đang ngồi làm cái này, nhưng đầu óc lại nghĩ đến cái khác chưa làm xong, hoặc phải hoàn thành sớm?

Kết quả là 1 ngày bạn chả làm được cái gì cả, thậm chí có khi 1 tuần mà công việc vẫn không tiến triển được, rất nhiều dự định nhưng không hoành thành thật là chu đáo được.

Nguyên nhân chính của nó chính là do làm việc không có kế hoạch cụ thể, không biết cách sắp xếp thời gian trong ngày. Bản thân mình cũng có thời gian trải qua một thời gian mất cân bằng nên hiểu rất rõ điều này. Mình đã có thói quen sắp xếp và làm việc theo kế hoạch từ hồi học cấp 3, do phải học và đấu đá linh tinh nhiều, nên phải sắp xếp time tốt cầy mấy môn đó cho tởm. Nhưng từ khi vào đại học, thì lại quá thoải mái, có nhiều cái ảnh hưởng cũng như điều kiện sinh hoạt và học tập không phải thật là tốt (do xa nhà phải tự nấu cơm, giặt quần áo, thuê nhà, lo tiền nong, ... ), nhiều khi chơi điện tử thôi rồi, nhiều khi học cũng thôi rồi.

Nhưng tóm lại 1 câu là các năm học đại học, thời gian học tập không thật hiệu quả, nên trình độ không được cao. Tuy nhiên may thay cũng biết được vài thứ cứu cánh .

Như vậy cách làm như thế nào ?

Cách mình làm ở đây không phải là có gì quá đặc biệt hoặc không thực hiện được, nó bắt nguồn từ kinh nghiệm cũng như thành công mà mình có được. Xin nói về câu chuyện của 7, 8 năm về trước khi học cấp 3, cách sắp xếp kế hoạch của mình thế nào ?

• Sáng dậy sớm, thường là chính xác là 4h (mùa hè, hay mùa đông đều như nhau). Khi dậy xong thì phóng ra ngoài chạy khoảng tầm 30 phút đến 1 tiếng, chắc được khoảng 2 đến 3km nếu chạy nhanh. Nhưng thực ra là mình không chạy hết quãng đường đó, mà nhiều khi đi bộ để nghĩ được nhiều thứ hơn. Lúc đó trong đầu gợi lại tất cả những gì đang băn khoăn của ngày hôm trước, suy nghĩ về cách học, tóm tắt linh tinh, chiến lược học tập, ...
• Chạy xong thì về nhà ngồi học, làm đề thi, bài tập nâng cao, .. nói chung là luyện công tiếp. Rồi măm măm đi học
• Ban ngày học ở trường rồi chả nói làm gì, ngày đạp xe đi về 4 phát, mỗi phát khoảng 7 đến 8km cũng quen. Lạy hồn sao mà khỏe thế không biết. Đến lớp thì cách học hơi khác: là đi giải bài hộ các bạn trong lớp và giải đáp thắc mắc, cũng như hay bị lên bảng làm bài, chữa bài . Đến là khốn khổ. Nhưng thực ra đó là cách vừa học mà chơi, giúp bạn bè, mà mình hiểu hơn chứ .
• Trong khi học, học thì tập trung ngồi mà nghe, đừng có nghịch gì, dễ quá thì bỏ cái khác ra mà học, khi đó có lợi cả 2 vì bọn nó đang bận nghe giảng, ta ngồi học cái khác, vì bài giảng dễ. Thầy cô nào dậy tốt, thì cố gắng học cách tư duy của các thầy mà áp dụng vào.
• Thời gian giải lao, thích thì trao đổi, đi chữa bài, không thì đi chơi tẹt ga, đá bóng linh tinh. Nói chung là chơi thì phải thoải mái, nếu không thì không gọi là chơi. Đừng có mà cầm sách vở ra ngoài vừa xem, vừa học => dở hơi, hiệu quả = 0.
• Về nhà học, măm măm sớm vào. Khi đó thời gian sẽ có nhiều khoảng từ hơn 7h đến tầm 11h là gần 5 tiếng rồi. Chia nó ra thành nhiều phần mỏ, mình học Toán, Lý, Hóa nên cho mỗi thằng khoảng hơn 1h. Phương trâm là khi cầy 1 cái thì không nghĩ đến cái khác, đã hết giờ cho nó thì thôi bỏ đó, mặc dù đang khoái, phải chuyển sang môn khác chiến tiếp, để hiệu quả các môn đều như nhau. Chứ nếu không sẽ tạo trạng thái chán nản học môn khác, chỉ khoái môn mình thích.
• Chiến lược học cũng quan trọng không kém: mình luôn tự học và cầy Vật lý trong lúc hè, uyên thâm lắm rồi. Vào trong năm học thì học mỗi Toán, Hóa mà thôi, chứ không thì mệt.

Hậu quả của nó là đến giờ vẫn còn nhớ những keyword mà ngày xưa đã ghi nhớ vào. Nói đến cái này mới nhớ, khi học đừng có mà cố nhét mọi thứ vào làm gì, bởi vì chả để làm gì, não có RAM và ROM, dung lượng có hạn không thể cái gì cũng bỏ vào được, khi đó cuối cùng sẽ bị full hết. Nên nhớ keyword thôi, và nhớ cách để suy luận ra tất cả mọi thứ khác, nên khi học là học tại sao lại làm được thế này ? Chứ không phải là nhớ cứ phải theo thế này mới được, khi đó sẽ không có sự sáng tạo, sẽ thành cỗ máy giải đề thôi, đề bài khác cái là ngồi ngáp ngay.

Phương pháp ở trên cực kì hiệu quả với mình. Phương châm chính là cân bằng mọi thứ, và giữ cho mình 1 cơ thể khỏe mạnh để năng động làm việc (yếu thì làm được qué gì, ngồi mà thở chứ còn gì =)) ). Bây giơ, hiện tại thời điểm này mình đang áp dụng lại cách của mình lúc đó và cũng đang cảm thấy công việc tiến triển rất tốt.

• Vạch kế hoạch phải làm những gì của ngày hôm nay, hoặc ngày mai rồi viết ra giấy cho khỏi quên. Kể cả những dự định sẽ nghiên cứu gì, mảng gì tiếp cũng ghi vào và dự định vào 1 ngày nào đó bắt đầu chiến về cái đó.
• Trong 1 ngày, cần phải dành thời gian nhất định cho việc mình cần làm, đừng sợ thời gian trôi qua nhanh, mà hãy làm đi, 1 ngày còn dài 24 tiếng cơ mà, ngồi mà lo thì chả được gì, tẹo cái là đến trưa ngay, rồi đến tối, .. Nên ngồi làm tập trung 1 công việc nhất định thôi. Hết time cho nó thì chuyển sang công việc khác. => Cuối cùng sẽ làm được nhiều công việc, cũng như nhiều project khác nhau trong cùng 1 ngày mà không sợ đầu óc có vấn đề gì.
• Có kế hoạch tập thể dục và nghỉ ngơi hợp lý: sáng dậy tắm phát cho thoải mái, bắt đầu ngày mới. Tối thì đi tập thể dục, đi dạo, nói chuyện vui vẻ với bạn bè. Phương trâm là khi mệt thì đừng cố, đi chơi đâu đó cho sướng.

Đây là đôi điều mà mình cảm thấy nên nói cho bạn nghe, từ kinh nghiệm của mình thôi và nghĩ nó cũng sẽ hiệu quả cho bạn, giúp bạn thành công. Rất mong ý kiến đóng góp để phương pháp làm việc và nghiên cứu đạt kết quả tốt hơn.

Dù là việc nhà hay việc cơ quan, nếu biết sắp xếp hợp lý, có khoa học bạn sẽ cảm thấy thoải mái khi bắt tay làm việc. Hơn thế, khả năng đó còn thể hiện rằng bạn là người biết chu toàn mọi công việc trong cuộc sống. Làm bài trắc nghiệm dưới đây, bạn tự đánh giá được bản thân đã giỏi sắp xếp công việc hợp lý hay chưa.

1 Chỗ làm việc của bạn thường:

a. Luôn gọn gàng, ngăn nắp và có trật tự.

b. Tuy hơi bừa bộn, nhưng lúc nào rảnh rỗi là dọn dẹp ngay.

c. Rải rác mỗi nơi một món do bị bận rộn quá.

d. ‑Mọi thứ cứ bị dồn đống lại vì không dành được thời gian để dọn dẹp.

2 Bạn thực hiện lịch làm việc trong ngày của mình thế nào?

a. Luôn ghi chú những công việc cần làm ở nơi dễ nhìn để nhớ thực hiện cho tốt.

b. Cố gắng sắp xếp lịch làm việc một cách cụ thể.

c. Nhớ ra việc nào thì làm việc đó.

d. Không bao giờ lên lịch làm việc trong ngày.

3 Vật dụng ở các phòng trong nhà bạn:

a. Luôn được sắp xếp ngăn nắp và bài trí đẹp.

b. Bày biện đơn giản nhưng ngăn nắp.

c. Bày biện sơ sài và còn thiếu tiện nghi.

d. Bừa bộn vì quả là thiếu sự sắp xếp khoa học.

4 Bạn có thường xuyên tu bổ, sửa sang lại nhà của mình?

a. Đều đặn hai năm một lần.

b. Hiếm khi.

c. Chỉ khi nào hư hỏng nặng.

d. Không bao giờ nghĩ đến.

5 Với những vật dụng không dùng đến trong nhà mình, bạn thường:

a. Vứt bỏ cho gọn nhà.

b. Cho vào nhà kho những thứ có thể dùng đến, còn lại vứt bỏ.

c. Chỉ để lại mỗi thứ một ít, phòng khi dùng đến.

d. Để dồn vào một nơi, chẳng mấy khi ngó ngàng đến chúng.

6 Khu vực sinh hoạt của gia đình bạn được sắp xếp thế nào?

a. Có phòng riêng.

b. Chung với phòng khách.

c. Chung với các phòng khác.

d. Chưa nghĩ đến.

7 Điểm chính trong suy nghĩ về công việc của bạn là:

a. Cố gắng làm tốt công việc hiện tại.

b. Làm việc đúng giờ giấc.

c. Tìm công việc khác có thu nhập cao hơn.

d. Thường xuyên nhảy việc.

8 Bạn thích chọn loại công việc nào dưới đây?

a. Công việc cần tư duy logic cao.

b. ‑Công việc cần nhiều ý tưởng và nguồn cảm hứng cao.

c. Công việc mang lại nhiều cảm hứng.

d. Công việc có tính độc lập.

9 Quan điểm của bạn về việc thuê người dọn dẹp nhà cửa:

a. Không cần thuê.

b. Cần người giúp, nhưng mình vẫn phải bao quát được mọi thứ trong nhà.

c. Thuê người giúp thì có thời gian làm điều mình thích.

d. Giao hết việc nhà cho người giúp việc để lo những việc khác.

10 Đi làm về đến nhà đã tối mà bạn bè cũ lại kéo đến chơi. Cách xử lý của bạn là:

a. Chuẩn bị một bữa tối đơn giản nhưng vẫn tươm tất.

b. Tận dụng mọi món ăn có sẵn trong nhà.

c. Mua thêm thức ăn ngoài tiệm.

d. Tìm cớ thoái thác.

Đánh giá kết quả:

- Nếu chọn nhiều câu a: Bạn luôn biết thu xếp mọi việc khéo léo và có kế hoạch tốt. Nhờ đó, bạn luôn thể hiện tính cẩn thận và chu đáo, khiến mọi người tin tưởng.

- Khi chọn nhiều câu b: Một trong những niềm hứng thú của bạn là mọi việc được sắp xếp đâu vào đó. Nó mang lại cho bạn tinh thần thoải mái và sự phấn chấn để làm tốt những công việc tiếp theo.

- Khi chọn nhi��u câu c: Giá như biết tính toán, sắp đặt chu đáo mọi thứ để thực hiện dần các công việc chứ không dồn việc để thực hiện một lần thì bạn sẽ không bị căng thẳng, vội vàng và mệt mỏi.

- Trường hợp chọn nhiều câu d: Bạn không thích việc lên kế hoạch công việc hằng ngày, cứ thích gì làm nấy nên không những không thể quản lý chu toàn được công việc, mà còn bỏ quên nhiều việc rất quan trọng nên cứ bị hối tiếc hoài.

Sắp xếp thời gian để làm việc hiệu quả hơn

Làm thế nào để làm việc hiệu quả hơn? Bằng cách sắp xếp thời gian hợp lý và chia nhỏ khối lượng công việc, bạn có thể gặt hái nhiều thành công trong quá trình làm việc hơn. Ngày nay, con người bận rộn một cách khó hiểu: công việc và nhiều trách nhiệm khác trong cuộc sống đã chiếm hết thời gian của họ. Vì thế họ không còn lúc nào để cải thiện khả năng làm việc của mình. Bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn một số mẹo nhỏ để giải quyết vấn đề trên.

Đầu tiên bạn hãy xem lại cách sử dụng thời gian của mình. Thời gian là của bạn và chính bạn là người quyết định sử dụng nó như thế nào. Bạn nên có một thời gian biểu ghi rõ những việc phải làm ở công ty, ở nhà... Một số chuyên gia đã chỉ ra rằng: hàng ngày mỗi người chúng ta đều lãng phí khoảng hai tiếng đồng hồ. Bạn dành bao nhiêu thời gian cho việc xem tivi. Nếu nhiều hơn 1 hoặc 2 h mỗi ngày thì bạn hãy bớt lại và dành khoảng thời gian đó để cải thiện công việc. Nếu mỗi ngày bạn bớt đi 5% thời gian xem TV thì trong một tuần làm việc 40 tiếng bạn đã có thêm 2 tiếng đồng hồ nữa rồi đấy. Dần dần bạn sẽ có thói quen dự liệu công việc.

Bạn nên có một thời gian biểu mới, thay vì ghi lên trên đó hàng loạt những việc cần làm, bạn hãy ghi chỉ những việc quan trọng nhất và thực sự có tác dụng cải thiện hiệu quả làm việc của bạn. Có nhiều trang web về kỹ năng quản lý thời gian trên mạng, nhưng nếu bạn chỉ đọc mà không làm theo thì sẽ không có tác dụng gì. Đừng nghĩ rằng bạn có quá ít thời gian để làm theo những gì người ta chỉ dẫn. Nếu bạn biết vận dụng những lời chỉ dẫn đó để sắp xếp lại thời gian của mình thì hiệu quả công việc sẽ rất cao đấy!

Một phần quan trọng không kém là bạn phải biết đặt ra những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho bản thân mình. Và cần phải xem lại những mục tiêu đó một cách thường xuyên. Một số người thích xây dựng những kế hoạch chi tiết và lên kế hoạch thực hiện chúng. Một số người khác lại lập những danh sách bao gồm những nhiệm vụ khác nhau cần làm. Những cách trên không thực sự hiệu quả. Hãy xác định rõ ràng những mục tiêu ngắn hạn của bạn. Những mục tiêu này phải đủ nhỏ để bạn có thể thấy sự tiến bộ của mình và đủ lớn để bạn có cảm giác hạnh phúc khi hoàn thành chúng. Những mục tiêu của bạn phải thực tế, tránh những gì vượt quá khả năng của bạn. Hãy chọn những lĩnh vực mà bạn cảm thấy tự tin nhất và rèn cho mình tính kỷ luật.

Thói quen ghi nhận những thành công của mình cũng quan trọng không kém. Chỉ đơn giản bằng cách tự thưởng cho mình một bữa ăn thật thịnh soạn hay một cuộc đi dạo trong công viên. Việc ghi nhận thành công giúp bạn tự tin để sẵn sàng gặt hái nhiều thành công hơn nữa. Ví dụ nếu bạn quyết định theo một khoá học. Mục tiêu ngắn hạn là tìm hiểu về chi phí và địa điểm của khoá học đó. Hiện nay có rất nhiều cách học. Bạn có thể chọn một lớp học buổi tối, lớp học cuối tuần hoặc một chương trình học trên mạng. Còn mục tiêu dà hạn chính là hoàn thành khóa học đó. Bằng những cách trên bạn đã dành nhiều hơn 2 giờ một tuần để cải thiện công việc của mình.

Một khía cạnh khác của quản lý thời gian đó là hãy theo dõi quá trình hoạt động của bản thân. Nếu bạn làm việc cho một cơ quan nhà nước, bạn có thể sẽ được cất nhắc lên nhiều vị trí khác nhau. Trong quá trình thăng tiến này, bạn sẽ phải trải qua nhiều lần kiểm tra và phỏng vấn. Bạn nên có lịch riêng để theo dõi nếu không bạn sẽ bỏ lỡ những cơ hội quý giá để cải thiện vị trí của mình trong công ty. Thật là... lãng nhách khi bạn đã bỏ qua một dịp thăng chức chỉ vì khi bạn đọc được thông báo tuyển dụng nội bộ của công ty thì nó đã... hết hạn 2 ngày.

Hãy bố trí lịch làm việc phù hợp với đồng hồ sinh học của bạn. Hãy giải quyết những việc khó khăn khi đầu óc bạn minh mẫn nhất. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn vừa đi làm, vừa đi học. Bạn sẽ thấy trong ngày có những thời điểm bạn học rất dễ vô. Nếu biết chọn dúng thời điểm bạn sẽ làm được rất nhiều việc. Một mẹo khác là bạn có thể "một công đôi việc". Ví dụ bạn có thể học trong khi làm việc nhà hoặc khi lái xe bằng cách sử dụng băng, đĩa. Đây là cách rất tuyệt để tận dụng thời gian.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng mọi việc đều phụ thuộc vào bạn. Nếu bạn có kỹ năng sáng tạo và phân tích để đánh giá được hoàn cảnh của mình và những việc cần làm, bạn sẽ có thời gian. Kỹ năng quản lý thời gian tốt giúp bạn hoàn thành những mục tiêu đặt ra và đạt được vị trí mong muốn. Và một điều quan trọng là hãy dành thời gian để ghi nhận những thành công của mình bạn nhé.

(St)