Sắp xếp tài liệu khoa học

Nhanluu1294 Nhanluu1294 @Nhanluu1294

Sắp xếp tài liệu khoa học

18/04/2015 04:35 PM
375
Sắp xếp tài liệu kho học nhất là điều rất cần thiết với những người làm công tác lưu trữ hay bất cứ ai làm việc văn phòng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả, dưới đây là một số gợi ý cho bạn.


Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ hiện hành thế nào cho hợp lý?
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback


Kho lưu trữ, ai cũng biết đó là nơi lưu giữ tài liệu để phục vụ khai thác sử dụng. Nhưng có lẽ không phải ai cũng biết cách bố trí, sắp xếp những tài liệu trong kho đó một cách ngăn nắp nhất, khoa học và tiện lợi cho việc khai thác sử dụng nhất, đặc biệt là khi mà tài liệu thu về mỗi năm một nhiều hơn. Phải sắp xếp tài liệu lưu trữ trong kho thế nào cho hợp lý, với một diện tích kho không đổi?

- Thứ nhất: Bạn phải lập được danh mục tài liệu có trong kho. Danh mục này ít nhất phải chứa các thông tin như: tên các Phông (hoặc khối tài liệu), Thời gian của tài liệu, Loại hình tài liệu, Số lượng (m giá)…Danh mục này càng chi tiết càng thuận lợi cho bạn. Đây là điều quan trọng mang tính quyết định giúp bạn lựa chọn được những tài liệu nào được sắp xếp ở đâu là phù hợp. Nhìn vào danh mục này, bạn biết được những loại tài liệu nào thường xuyên khai thác, loại nào ít được khai thác…Ví dụ: Trong kho lưu trữ Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội có nhiều Phông: Phông Bộ Thương binh và Xã hội, Phông Bộ Lao động, Phông Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội…Trong đó các Phông Bộ Lao động, Bộ Thương binh và Xã hội là các Phông đóng, ít được khai thác. Còn Phông Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đang hoạt động, cần ưu tiên bố trí ở nơi thuận tiện tra cứu.

- Thứ 2: Lên danh mục tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quốc gia và tài liệu cần loại hủy: Việc này quả thực rất quan trọng, nhưng còn quan trọng hơn nữa khi kho lưu trữ của bạn đã hết diện tích để lưu tài liệu. Không một kho lưu trữ nào có thể chứa hết tài liệu hình thành ra hết năm này qua năm khác. Vậy thì tại sao bạn lại không nghĩ đến việc nộp chúng vào lưu trữ (đối với những tài liệu có giá trị) và lên danh mục những tài liệu cần loại hủy? Công việc này cũng có ý nghĩa tương tự như việc bạn dọn sẵn một con đường cho mình.

- Thứ 3: Tạo khoảng trống trong kho. Dù kho của bạn có chật nhưng hãy cố gắng để dành một lối đi “tương đối” giữa các giá tài liệu (ít nhất là 0,5m). Mặc dù hiện nay đã có loại giá hiện đại có thể dùng tay quay để di chuyển, nhưng hãy tưởng tượng nếu bạn vào kho và nhìn thấy các giá tài liệu để sít vào nhau, bạn sẽ có cảm giác ngột ngạt. Điều đó sẽ không tốt cho công việc của bạn. Nếu diện tích kho hẹp và cơ quan bạn không được bố trí giá quay tay, bạn có thể kê mỗi 2 giá sát vào nhau và để lối đi 2 bên. Nếu có giá quay tay, bạn có thể kê 3 giá gần nhau (nhưng mỗi lần tìm tài liệu ở giá giữa bạn sẽ phải di chuyển một trong 2 giá còn lại).

- Thứ 4: Bạn phải giả định được tình huống bố trí kho trước khi quyết định bố trí lại kho lưu trữ. Bạn hãy đưa ra một số phương án và cùng với bạn bè, đồng nghiệp lựa chọn ra phương án tối ưu. Điều này giúp bạn tránh gặp phải những sai sót sau khi bố trí lại kho, ví dụ như sau khi bố trí lại vẫn không thấy hợp lý. Những Phông (hoặc khối tài liệu) có liên quan chặt chẽ với nhau nên bố trí gần nhau. Những tài liệu cũ chưa chỉnh lý và những tài liệu mới thu về cần bố trí ở nơi thuận tiện cho việc chỉnh lý (tất nhiên là bạn phải có kế hoạch chỉnh lý chúng).

- Thứ 5: “Đặt tên” cho các giá tài liệu. Tên các giá tài liệu này chính là tên khối tài liệu, tên Phông hoặc đặc trưng nào đó của khối tài liệu mà bạn dễ “nhận dạng” nhất (Tên này thông thường đã được liệt kê trong danh mục tài liệu trong kho lúc ban đầu) số thứ tự của giá tài liệu (để cố định trật tự của chúng trong kho và thuận tiện cho việc tra tìm).

Trên đây là một số ý kiến chủ quan của cá nhân tôi trong việc sắp xếp kho lưu trữ. Mong rằng các đồng nghiệp đóng góp ý kiến để tôi được học hỏi và hoàn thiện hơn kỹ năng nghề nghiệp của mình.

Chọn tủ hồ sơ:

Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:

+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:

Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:

Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

+ Sử dụng những mẩu giấy ghi chú:

Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là "Báo cáo", nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.


Phân loại hồ sơ:

Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:

+ Phân loại theo chủ đề:

Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…

+ Phân loại theo cụm:

Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.

+ Phân loại theo nhóm:

Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.


Sắp xếp hồ sơ:

Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:

+ Sắp xếp theo thời gian:

Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.

+ Sắp xếp theo mẫu tự:

Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.

+ Sắp xếp theo tính chất:

Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.
Ví dụ:
- Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật…
- Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong…


Lập danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác:

Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính

+ Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.

Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.


Lưu trữ hồ sơ:

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.

+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.

+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.

+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.

+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.


Chọn công cụ lập kế hoạch hợp lý

Bạn có thể  dùng nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng (Microsoft Schedule); lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn… Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút.

Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi. Lịch làm việc là vật bất ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc. Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó – mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được.

Rèn luyện óc tổ chức

Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau:

Bạn có biết chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không?

Bạn có biết 9 giờ sáng ngày mai bạn sẽ làm gì hay không?

Bạn có nhớ được hết ngày sinh của mọi người trong gia đình hay không?

Nếu bạn trả lời là: không hoặc không biết thì bạn chưa có óc tổ chức công việc. Giải pháp đơn giản: rèn luyện. Bạn nên viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình đều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của bạn thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.

Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính

Bạn hãy thiết lập hệ thống thư mục lưu giữ tài liệu một cách hợp lý, thuận tiện giúp bạn có thể nhanh chóng truy xuất khi cần. Tổ chức thư mục theo dạng hình  cây là một trong những cách rất hiệu qủa.

Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documént. Để dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn.

Sắp xếp bàn làm việc

Có nhiều người thường để bàn làm việc bừa bộn, đầy những tài liệu mà không được sắp xếp theo bất kỳ nguyên tắc nào. Do vậy, khi tìm kiếm rất vất vả và hậu quả đương nhiên là mọi thứ lại thêm một lần “lộn tùng phèo”. Để tránh tình trạng này, bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu trên đó. Mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc

Có bốn phương pháp cơ bản:

·Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh sô (1), việc bình thường đánh số (2), việc không đánh số (3).

·Dùng bút để đánh dấu công việc: Việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.

·Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.

·Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ Găng.

Ngoài ra, bạn cũng nên xác định đâu là việc quan trọng. Đây là một việc khó, đòi hỏi nhà quản lý phải có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng  nảy sinh rắc rối. Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng.

Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc

Nếu bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối. Nhiều khi người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc.

Cảnh giác với các phương tiện “giết thời gian”

Mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt. Internet mang lại nhiều tiện ích cho cuộc sống, tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu bạn say mê thì nó sẽ ngốn không biết bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác.

Ngày cuối tuần “nhớ thăm em”

Cuối tuần, với khoảng 15 phút sắp xếp lại tài liệu sẽ giúp bàn làm việc của bạn sáng sủa hẳn. Muốn vậy, bạn hãy trả lời ba câu hỏi sau: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này chưa? Tài liệu này có ích không?

Nếu câu trả lời là: Không hoặc không biết thì hoặc bạn cho luôn tài liệu đó vào thùng rác hoặc bạn cho vào một “khu đệm” để lúc nào có thời gian thì phân loại, sử dụng tiếp hay quyết định vứt bỏ.

Bạn hãy thử xem. Bạn sẽ thấy những biện pháp đơn giản ấy có hiệu quả không ngờ.

(St)


Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý