Để công việc hiệu quả khiến sếp luôn hài lòng về bạn

seminoon seminoon @seminoon

Để công việc hiệu quả khiến sếp luôn hài lòng về bạn

18/04/2015 07:08 PM
162

Bạn luôn cảm thấy thiếu thời gian, công việc luôn ùn tắc mặc dù bạn đã rất chăm chỉ và nỗ lực. Song, hiệu quả công việc luôn làm cho bạn thất vọng, chán nản. Để giúp bạn vượt qua được "lực cản vô hình" đó, bạn hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:


1. Lên danh sách những việc cần làm trong: ngày, tuần, tháng, năm.

Danh sách những công việc cần làm này cần ghi cụ thể ra giấy cho từng khoảng thời gian : ngày, tuần, tháng, năm. Bạn nên thường xuyên theo dõi thời gian biểu này và xoá đi những công việc đã thực hiện. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào thực tế, các kế hoạch này cũng có thể thay đổi linh hoạt: bổ sung hoặc lược bỏ một số việc. Ví dụ: hôm nay bạn không phải đi chợ, nấu ăn vì bạn phải tới thăm một người bạn ốm. Bạn cần thích nghi với sự thay đổi này.

2. Việc cấp bách, quan trọng làm trước.

Sau khi liệt kê những công việc cần làm trong một khoảng thời gian nhất định, bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đó theo thứ tự cấp bách, quan trọng thì làm trước. Và nếu có thể, bạn nên gộp vài việc lại với nhau để cùng giải quyết. Ví dụ: bạn dự định trong tuần sẽ sửa lại nhà bếp, nhổ chiếc răng đau và có một bữa ăn cho cả nhà. Tất nhiên, đến bác sĩ nhổ chiếc răng đau là việc cần làm trước tiên. Việc sửa sang lại nhà bếp, bạn nên tiến hành vào những ngày nghỉ cuối tuần. Và chiều chủ nhật, cả nhà bạn có một bữa ăn chung la hợp lý.

3. Tập trung làm việc

Khi nào làm bất cứ chuyện gì, bạn nên tập trung vào việc đó. Sự tập trung sẽ giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Nói như vậy không có nghĩa là bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, mà bạn còn phải để mắt tới các việc khác nữa, nếu có thể thì kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian. Ví dụ: nếu như đang soạn thảo một công văn, mà trong đầu bạn lại đang lởn vởn nghĩ về cuộc cãi nhau với bạn gái tối hôm qua, thì bạn phải mất đến gần cả buổi mới hoàn thành nó thay vì chỉ mất nửa giờ nếu như bạn tập trung.

4. Việc hôm nay chớ để ngày mai

Bạn nên cố gắng làm xong việc đã có trong kế hoạch của từng ngày. Điều đó sẽ đem lại cho bạn cảm giác thoải mái, hứng khởi để bước sang ngày mới. Nếu trong ngày mọi việc không được giải quyết thì sẽ gây ùn tắc. Những việc đó nếu làm về sau sẽ khó hơn hoặc không thể thực hiện. Những người thành đạt luôn tuân thủ nguyên tắc này một cách triệ để.

5. Tạo tâm trạng hứng khởi khi làm việc

Hiệu quả công việc phụ thuộc rất nhiều vào tâm trạng của bạn khi làm việc. Vì vậy phải tạo cho bạn một tâm trạng thoải mái, hứng khởi khi làm việc, nó sẽ làm cho bạn say mê làm việc và quên hết mệt mỏi. Nếu bạn coi công việc là một thứ nghĩa vụ và chỉ thực hiện bằng trách nhiệm, nó sẽ tạo cho bạn tâm lý nặng nề khi làm việc. Và như thế, công việc dù dễ cũng trở thành khó, còn việc khó sẽ là một việc không thể làm được.

6. Mỗi ngày lợi được một giờ

Bạn cần tạo cho mình thói quen sống ngăn nắp. Điều này sẽ làm cho bạn tiết kiệm được thời gian, sức lực khi làm việc. Bạn đừng cho việc này là nhỏ, vì chỉ cần tìm một tài liệu mà bạn đã bỏ ở đâu đó trong một đống tài liệu mà bạn đang có, bạn đã mất khoảng 10 phút. Nó không chỉ tốn thời gian, sức lực mà còn gây cho bạn sự bực bội, phân tán tư tưởng, làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nếu sống ngăn nắp, gọn gàng, mỗi ngày bạn có thể tiết kiệm được 1 giờ làm việc. Thời gian tiết kiệm đó bạn có thể dành để làm những việc mình yêu thích như: đọc sách, chơi thể thao, đi dạo… bạn sẽ thấy thoải mái, khoẻ khoắn hơn và có một thể trạng tốt để làm việc ngày hôm nay.

7. Có thể lực tốt

Muốn làm việc có hiệu quả, trước tiên bạn phải có một thể lực tốt. Bạn cần tập thể dục, ăn ngủ điều độ, bền bỉ, tránh làm việc quá sức. Không chỉ công việc phổ thông sử dụng cơ bắp, mà công việc đòi hỏi nhiều chất xám cũng cần bạn có một thể lực tốt. Điều này càng cần khi nhịp sống công nghiệp hiện nay đòi hỏi người lao động phải làm việc với một cường độ cao.

Nếu bạn thực hiện theo 7 nguyên tắc, bạn sẽ là người thành công!


Cùng một vị trí, một khối lượng công việc, nhưng có người lúc nào cũng tất bật, người lại làm như chơi. Tại sao? Tất cả tùy thuộc vào cách làm của bạn. Sau đây là những nguyên tắc giúp bạn giải quyết tốt lượng công việc được giao:

Không “ôm” việc:

Có thể điều này tốt cho bạn ở mặt nào đó, nhưng lại làm ảnh hưởng đến tiến độ chung, tinh thần đồng đội. Mỗi người một tay sẽ mang lại kết quả nhanh hơn và giúp đồng nghiệp gắn bó với nhau.

Biết tận dụng điện thoại:

Chỉ cần ngồi một chỗ bạn vẫn có thể “đi” được nhiều nơi, nhận nhiều thông tin. Tuy nhiên, đừng quá lạm dụng công cụ này. Có những cuộc giao tiếp đòi hỏi bạn phải đến tận nơi, không chỉ để gặp đối tác mà còn tạo lập mối quan hệ, kiểm chứng, xem xét nhiều vấn đề liên quan. Có nhiều người đã “hố” to khi tin hoàn toàn vào những lời qua điện thoại.

Chủ động trong mọi tình huống:

Đừng bao giờ ngồi chờ việc đến tay mới làm. Như thế chẳng khác nào bạn tự đặt mình vào thế bị động, không làm chủ được thời gian. Là người nắm rõ đường đi của từng việc, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát, đốc thúc và hoàn thành nhiệm vụ của mình để đẩy nhanh tiến độ chung.

Biết sắp xếp:

Điều này nghe có vẻ đơn giản, ai cũng biết, nhưng không phải ai cũng làm được. Thông thường, mỗi người đều phải có kế hoạch làm việc cụ thể cho một tuần, một tháng hoặc quý, thậm chí cả năm. Theo đó, bạn hoàn toàn có thể chủ động thu xếp những gì cần làm trước, sau và hoàn thành từng điều một.

Trong trường hợp này, người khéo léo sẽ biết cách nắm bắt thời cơ thuận lợi để... vượt rào, kết hợp “tiêu diệt” nhiều việc cùng lúc. Tuy nhiên, cần lưu ý, sự vượt rào phải nằm trong giới hạn cho phép, không thể tùy tiện vì có thể ảnh hưởng đến những người khác.

Đừng vội đầu hàng:

Khi nản chí, bạn chẳng làm được gì ra hồn. Công việc đã ùn tắc lại càng bí lối. Như chiếc xe chạy trên đường, muốn đến đích, bạn phải vượt qua nhiều chướng ngại vật. Điều quan trọng là tìm cách vượt qua. Đừng chọn sự đánh đổi bằng cách gây tai nạn cho người khác để tìm an toàn cho mình. Bạn cần biết cách chấp nhận lùi lại hoặc đứng yên, nhưng luôn ý thức đó chỉ là giải pháp tạm thời. Đôi khi, thành công không phải là đạt được mọi điều mong muốn. Vì thế, bạn hãy mỉm cười với những gì đã làm được, dù nhỏ. Đây cũng là cách tự khích lệ tiếp thêm năng lực cho mình.

Brian Tracy, bậc thầy về nghệ thuật quản lý thời gian, nói rằng “chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc mình muốn, nhưng chúng ta luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất! Khả năng tập trung vào những việc quan trọng nhất, và hoàn thành những việc đó với kết quả tốt nhất chính là chìa khóa đem lại thành công.”

Vậy làm thế nào để có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất? Và làm thế nào để chúng ta trở nên hiệu quả hơn?

Hãy áp dụng nguyên tắc 80/20 mà Brian Tracy đã chia sẻ trong “Eat That Frog”.

Nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian
80% kết quả của bạn sẽ đến từ 20% công việc bạn làm. Có nghĩa nếu bạn có danh sách 10 việc cần làm, chỉ 2 việc trong số đó đem lại cho bạn nhiều giá trị hơn toàn bộ 8 việc còn lại. Brian Tracy so sánh 20% công việc đem lại giá trị cao nhất là những "con ếch" xấu xí nhất, khủng khiếp nhất. Khi nhìn nó, bạn sẽ cảm thấy ngán ngẩm và không hề muốn "thưởng thức". Thực tế là những công việc mà chúng ta thường né tránh vì phức tạp hay khó khăn chính là những việc quan trọng và giá trị nhất.

Từ bây giờ, hãy tìm và "ăn" những "con ếch" xấu xí nhất nếu bạn muốn thành công.

20% "con ếch" xấu xí nhất
Trước hết, bạn cần xác định mục tiêu của mình trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu của hôm nay, tuần này, tháng này, năm này là gì?

“Trong hôm nay, tôi phải hoàn thành báo cáo doanh thu theo sản phẩm của tháng 10”.
“Mục tiêu của tôi là tăng thêm 5 khách hàng mới trong tháng này”.

Khi đã xác định rõ mục tiêu, bạn lập ra danh sách những việc mình cần làm trong ngày, tuần, tháng và năm. Trong danh sách này, hãy phân tích, chọn ra những việc giúp bạn đạt được mục tiêu và đánh thứ tự ưu tiên. Nhờ những thứ tự ưu tiên này, bạn sẽ biết đâu là 20% "con ếch" xấu nhất cần phải "ăn". Bạn cần phải rà soát danh sách những-việc-cần-làm thường xuyên để nhắc nhở mình những việc quan trọng và tập trung thực hiện cho đến khi hoàn thành. Bạn cần kiên nhẫn vì những việc quan trọng nhất, đem lại giá trị cao nhất là những việc khó khăn nhất.

Nếu bạn đang cần gọi điện cho 5 khách hàng quan trọng, đừng kiểm tra email; vì khi kiểm tra email, bạn dễ dàng bị lôi cuốn từ email này qua email khác, và sau khoảng 1 tiếng đồng hồ “la cà”, bạn quên mất mình cần gọi điện thoại cho 5 khách hàng đã định. Vậy kết quả là hoặc bạn sẽ gọi cho 3 người thay vì 5 người; hoặc bạn vẫn gọi cho 5 người nhưng sẽ phải bỏ qua một công việc quan trọng khác.

Nhìn trước kết quả
Đa số chúng ta có thói quen bắt tay vào công việc mà không cân nhắc kỹ lưỡng. Việc gì đến trước làm trước. Việc dễ làm trước, việc khó làm sau. Đơn giản vì việc dễ thì dễ làm. Hơn nữa, với suy nghĩ, việc gì cũng cần phải làm, chúng ta dễ dàng rơi vào bẫy “bận rộn nhưng không hiệu quả”.

Nếu bạn là nhân viên kinh doanh, việc gọi điện cho khách hàng A đang than phiền và cần hỗ trợ quan trọng hơn hay việc thảo một email chúc mừng sinh nhật khách hàng B? Dĩ nhiên viết email chúc mừng sinh nhật dễ hơn nhiều. Nhưng trong thời điểm này, nếu vấn đề của khách hàng A không được giải quyết, bạn có nguy cơ mất luôn khách hàng này, và hình ảnh thiếu chuyên nghiệp của bạn và công ty bạn trong mắt họ có khả năng lan tỏa đến hơn 40 khách hàng khác trong network của họ. Hãy cân nhắc thật cẩn thận.

Khi cân nhắc cẩn thận kết quả/ hậu quả khi làm hay không làm một công việc nào đó, bạn sẽ biết công việc nào sẽ đem lại 80% giá trị cho mục tiêu mình đặt ra. Nhờ nhìn thấy được kết quả, bạn cũng sẽ biết những việc mình không cần làm.

Khi tôi áp dụng nguyên tắc 80/20, lịch làm việc được sắp xếp khoa học hơn, rõ ràng hơn và hiệu quả hơn. Và tôi thấy mình "có thêm nhiều thời gian hơn" để có thể "ăn" nhiều "con ếch" xấu xí hơn, từ đó có thể hoàn thành những việc đem lại nhiều giá trị hơn. Khi bạn tạo ra nhiều giá trị, giá trị của chính bạn sẽ tăng lên.

Luôn đặt ra cho mình câu hỏi “Việc quan trọng nhất mình cần phải làm lúc này là gì?” Tập trung vào việc đó cho đến khi hoàn thành. Cân nhắc để thực hiện những việc đem lại nhiều giá trị và biết từ chối những công việc không mang lại giá trị. Nếu thực hiện thường xuyên, bạn sẽ thấy những thay đổi tích cực.


Những kiều nữ của Ưng Hoàng Phúc

Dấu hiệu chàng muốn cưới bạn

Dấu hiệu chàng muốn quay lại với bạn

Dấu hiệu chàng có người khác

Vì sao trẻ chậm mọc răng

Cách học bài nhanh thuộc giúp trẻ rèn luyện thói quen ghi nhớ lâu

Cách chữa ong đốt hiệu quả, giúp bạn hết đau buốt

Cách chữa nấc cho trẻ các mẹ nên biết

Chữa sâu răng dân gian hiệu quả

Ý nghĩa của các nụ hôn

Cách trang trí tường nhà thật đẹp

Trang trí căn hộ chung cư giúp bạn cải thiện không gian sống

Những kiểu tóc của Mai Phương Thúy

Chọn áo choàng cho người thấp

Cách làm vòng tay may mắn làm quà tặng bạn bè

Cách chọn áo sơ mi nam chuẩn không cần chỉnh

Tự làm giò sống ngon đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm

Cách làm nhút Thanh Chương món đặc sản khó quên

Tự làm kem dưỡng da tay đảm bảo an toàn, không lo mùa hanh khô đến

Cách làm bình hoa bằng giấy cực đẹp

Cách làm kẹo lạc ngon hơn ngoài hàng

Cách làm okonomiyaki món ngon đến từ Nhật Bản

(ST).

Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý