Bí quyết làm việc theo nhóm

Làm việc theo nhóm là hoạt động đề cao sức mạnh tập thể, mọi thành viên phải hạn chế cái tôi của bản thân vì mục đích chung. Song không phải vì thế mà từng cá nhân không thể hiện được những điểm nổi trội của mình và gây chú ý với cấp trên.

Những điều kiện để làm việc theo nhóm hiệu quả

Công việc theo nhóm hay còn gọi là việc điều hành tập thể đã trở thành một trong những công cụ hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp. Nó cho phép kết nối các nhân viên, chia sẻ ý kiến, vai trò của nhau cũng như văn hóa tổ chức với điều kiện việc kết nạp thành viên, tổ chức và giám sát tốt và hoạt động nhóm không xa rời các mục tiêu và lợi ích chung.

Thế nào là một nhóm?

Một nhóm là một tập thể làm việc nhằm đạt được một mục tiêu chung thông qua quá trình tương tác và sự đồng bộ giữa các kĩ năng và các ý tưởng.

Nếu được giám sát chặt chẽ, đánh giá toàn diện các công việc đã hoàn thành và đóng góp ý kiến (giao tiếp về kết quả công việc) thì công việc nhóm sẽ điều kiện cho sự phát triển cá nhân và tự hoàn thiện bản thân.

Làm thế nào để làm việc theo nhóm ?

Việc giao tiếp trong nhóm là nhân tố không thể thiếu đối với mọi sự hợp tác. Việc trao đổi thông tin là nền tảng của công việc theo nhóm. Trước tiên, cần phải biết lắng nghe và làm mọi cách để mọi người hiểu nhau.

Mọi thành viên phải chia sẻ ý kiến với nhau, để được bổ sung, để không một thông tin nào bị bỏ sót.

- Làm việc theo nhóm, tức là tập trung vào một mục tiêu chung. Quan trọng là mỗi người phải tự đầu tư vào kế hoạch và đóng góp ý kiến cá nhân để đạt được mục đích.

- Việc phân chia nhiệm vụ phải rõ ràng và được tất cả thông qua, phù hợp hoàn toàn với kế hoạch của mỗi thành viên liên quan.

- Sự tin tưởng là điều kiện cần thiết cho việc trao đổi kiến thức trong nhóm. Nếu không tin tưởng lẫn nhau, ta sẽ không thể giải quyết các vấn đề khó khăn, các mâu thuẫn nội bộ và đặc biệt là không biết cách sáng tạo. Lòng tin sẽ tạo điều kiện để các thành viên chia sẻ kiến thức và học hỏi từ nhau.

- Có ý thức nhóm, tức là đoàn kết và giúp đỡ các thành viên khi họ gặp vấn đề hay khó khăn trong việc hoàn thành nhiệm vụ.

- Phải biết cách giải quyết các mâu thuẫn nội bộ nhằm duy trì sự kết hợp chặt chẽ của nhóm vì đã hợp thành một nhóm có nghĩa là phải biết cách chấp nhận từng cá nhân và làm chủ bản thân.

- Làm việc trong không khí nồng nhiệt và thư giãn. Phát triển nơi mỗi thành viên trong đội niềm hứng khởi mạnh mẽ, niềm vui thú và ý chí làm việc để họ luôn cảm thấy thoải mái.

Nâng cao khả năng làm việc theo nhóm

Làm thế nào để thể hiện mình là người làm việc theo nhóm hiệu quả? Vietnamlearning xin đưa ra một số gợi ý dành cho bạn: Hoàn thành công việc đúng thời hạn: Nếu bạn không hoàn thành công việc đúng thời hạn, bạn có thể làm đình trệ công việc của cả nhóm. Một người làm việc theo nhóm hiệu quả là người mà những thành viên khác trong nhóm có thể dựa vào và tin tưởng được.

Là người vô tư, ngay thẳng: Theo Glem Parker, chuyên gia tư vấn về xây dựng nhóm ăn ý tại Princeton, tác giả cuốn Team players and teamwork: New strategies for developing success, để làm việc theo nhóm hiệu quả, bạn không nhất thiết phải làm theo chỉ đạo của trưởng nhóm mà cần có ý kiến đóng góp riêng, nhất là những ý kiến mang tính xây dựng, để cả nhóm cùng tiến lên.

Thích nghi nhanh chóng: Trong công ty, bạn có thể tham gia một vài nhóm khác nhau, mỗi nhóm lại tập trung vào những mục tiêu nhất định. Chính vì vậy, khả năng thích nghi nhanh chóng là một phẩm chất cần thiết của một người làm việc theo nhóm.

Ngày nay, cùng với sự phát triển công nghệ, toàn cầu hóa nhanh chóng và tính đa dạng nơi công sở, những người làm việc theo nhóm cần phải linh hoạt, sáng tạo và thích nghi hơn. Một cách thể hiện sự linh hoạt là đưa ra đề nghị thay đổi cách làm việc nếu nó có thể giúp đỡ đồng nghiệp khác.

Tôn trọng phong cách làm việc của đồng nghiệp: Trong một nhóm, mỗi người thích làm việc theo một cách khác nhau. Nhóm làm việc tốt nhất sẽ có sự hòa trộn của nhiều phong cách. Một người có khả năng làm việc theo nhóm tốt là người có thể hiểu và tôn trọng phong cách làm việc của người khác.

Tránh va chạm: Là một thành viên nhóm, bạn đừng để bị phân tâm vì những vấn đề không cần thiết và có thể gây ảnh hưởng đến nhiệm vụ của cả nhóm.

5 lời khuyên giúp làm việc theo nhóm hiệu quả

Nếu một thành viên nói rằng: "Tôi không thích mẫu bạn đang sử dụng cho bài thuyết trình của chúng ta”, nghĩa là người đó đang lo lắng vì bạn đã không hỏi ý kiến ​​của họ trước khi chọn mẫu.

“Teamwork” (làm việc theo nhóm) ngày càng trở thành kỹ năng phổ biến và có tác dụng nâng cao hiệu quả công việc. Khi làm việc theo nhóm, chúng ta có thể tận dụng được điểm mạnh của nhiều người để giải quyết công việc.

Bên cạnh đó, mọi người đều cảm thấy các thành viên trong nhóm đều có đóng góp đáng kể cho thành quả đạt được. Điều này giúp tăng cường quá trình học hỏi lẫn nhau và những đẩy mạnh những cam kết giá trị lớn hơn.

Tuy nhiên, cho dù nhóm làm việc của bạn có các thành viên tài năng như thế nào chăng nữa, nếu không thiết lập các qui tắc chung thì dễ dàng rơi vào trạng thái hỗn loạn. Bởi vậy, để làm việc theo nhóm hiệu quả, bạn cần lắng nghe những bí quyết sau:

Xây dựng niềm tin

Khi người ta tin tưởng ai đó, họ sẽ có cảm giác an toàn và sẵn sàng cống hiến. Nếu một thành viên trong nhóm nói với bạn rằng: "Tôi không thích mẫu bạn đang sử dụng cho bài thuyết trình PowerPoint của chúng ta”, nghĩa là người đó đang lo lắng vì bạn đã không hỏi ý kiến ​​của họ trước khi lựa chọn mẫu. Nên nhớ, làm việc theo nhóm muốn thành công, điều đầu tiên là phải có niềm tin giữa các thành viên với nhau, tin vào người lãnh đạo.

Các nhóm có thể xây dựng lòng tin bằng cách nói chuyện cởi mở với nhau không chỉ về vấn đề công việc mà còn về sở thích, những điều không thích, về nối sợ hãi hay mối quan tâm và thói quen trong cuộc sống hằng ngày...

Niềm tin tăng lên khi các thành viên có thể thoải mái chia sẻ cảm xúc, nhận được sự đồng cảm chứ không phải những phản ứng tiêu cực hay sự khinh bỉ từ những người khác trong nhón.

Thiết lập các quy tắc trao đổi thông tin rõ ràng

Tất nhiên, thông tin trao đổi sẽ trở nên phức tạp hơn khi 5, 10, hoặc thậm chí 15 người đang cùng tiến hành một công việc. Do đó, thiết lập một số nguyên tắc cơ bản để giao tiếp trong môi trường đồng đội là rất quan trọng cho tương tác thành công.

Các thành viên trong nhóm nên thống nhất một quy tắc chung về việc họ nên trả lời người khác như thế nào, phân chia, theo dõi công việc từng mảng ra sao và khi có vấn đề nảy sinh thì cần rà soát từ đâu. Các thành viên nên trả lời tin nhắn văn bản hoặc thư điện tử trong vòng vài giờ hay trong một thời gian cụ thể? Mỗi thành viên phải cam kết tìm kiếm và chia sẻ thông tin cho nhau như thế nào.

Cuối cùng, các nhóm làm việc cần phải cố gắng hoạc cách nói chuyện thẳng thắn, trao đổi thông tin trung thực và đơn giản. Giao tiếp nhóm nên được chia sẻ chứ không phải là để gây ấn tượng.

Chấp nhận nhiều kiểu giao tiếp khác nhau

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng giao tiếp của từng người như tuổi tác, giới tính, ngôn ngữ, văn hóa và cá tính. Nếu không hiểu điều đó, những khác biệt này có thể tạo ra rào cản đáng kể khi giao tiếp nhóm, khiến công việc kém hiệu quả.

Một số thành viên trong nhóm có thể thích nói chuyện, thường đưa ra các ý tưởng cao xa trong khi họ vẫn đang suy nghĩ về một chủ đề. Vài thành viên khác lại thích nghiên cứu kĩ thông tin và tổng hợp chúng trước khi nói, bởi họ muốn có sự chắc chắn, rõ ràng. Họ có thể không đưa ra ý kiến trong cuộc họp, nhưng lại thường có thể tổng hợp ý kiến ngẫu nhiên của người khác.

Không chỉ cá nhân các thành viên trong nhóm phân tích phong cách giao tiếp của mình mà cả nhóm nên nói chuyện cởi mở về những khác biệt để tìm cách thích ứng với tất cả mọi người, tạo điều kiện cho mỗi thành viên phát huy được thế mạnh của bản thân, đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung.

Xây dựng quy trình xử lý xung đột

Các thông tin liên lạc giữa các thành viên với nhau cũng như với những người ngoài nhóm yêu cầu phải rõ ràng và cởi mở để không có cơ hội cho sự bất đồng do hiểu nhầm. Mâu thuẫn của các thành viên cần phải giải quyết triệt để, theo một quy trình rõ ràng và căn cứ vào đó để áp dụng về sau.

Việc giữ những cá nhân không liên quan nằm ngoài các cuộc xung đột là điều cần thiết nhưng có vẻ không dễ thực thi. Toàn đội cần phải chắc chắn rằng, lời nói và hành động từ các thành viên không làm tăng thêm mâu thuẫn.

Nếu ai đó trong nhóm cảm thấy bị tổn thương hay giận dữ, mọi thành viên khác nên giúp người đó trực tiếp tìm hiểu nguồn gốc vần đề hơn là đưa ra lời phê bình gay gắt hoặc nói xấu đồng nghiệp.

Dành thời gian giao tiếp cá nhân ngoài công việc

Mối quan hệ thân tình giữa các thành viên trong nhóm là những đóng góp quan trọng vào thành công của nhóm và giúp giảm thiểu sự xuất hiện cũng như mức độ xung đột. Mặc dù mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm chủ yếu là về công việc, các nhóm sẽ mạnh hơn, gắn kết hơn khi các thành viên coi trọng và đánh giá cao mối quan hệ mang tính cá nhân.

Tìm các lĩnh vực cùng quan tâm, trao đổi về các chủ đề bên ngoài công việc có thể xây dựng sự gắn kết. Thể hiện mối quan tâm đối với bệnh tật của người thân hoặc chúc mừng thành tích của con cái trong gia đình các thành viên của nhóm... là cách thúc đảy một bước tiến dài hướng tới việc tạo ra một đơn vị vững chắc, gắn bó.

Bí quyết quản lý nhóm làm việc hiệu quả cao

Nhóm làm việc hiệu quả cao, đặc biệt những người đã có một thời gian dài cùng làm việc thường tôn trọng và trung thành với quy tắc của riêng họ. Mặt nào đó, điều này là bí quyết tạo ra hiệu quả, song mặt khác, một khi nhóm này phớt lờ mệnh lệnh trực tiếp từ người quản lý, điều đó có thể gây ra những rắc rối.

Người quản lý của những nhóm như vậy được ca ngợi với năng suất làm việc hiệu quả, nhưng cũng vất vả khi phải làm việc với thái độ làm những gì họ muốn khi họ muốn làm của nhóm. Điều này gây ra sự bất hoà ảnh hưởng xấu đến tính hiệu quả của tổ chức.

Thách thức với nhà quản lý là phải gắn chặt với những nguyên tắc cũng như tăng cường sự tôn trọng đối với năng lực và thành công của toàn nhóm. Dưới đây là một số gợi ý cho việc tận dụng sự hiệu quả của toàn nhóm nhưng vẫn duy trì được sự thống nhất của cơ cấu.

Ngợi khen

Công nhận những gì đội đã đạt được. Hãy làm cho mỗi cá nhân trong đội biết bạn tôn trọng họ và công việc của họ như thế nào. Hãy hết lòng để làm họ cảm thấy họ được chào đón. Hãy khen ngợi những thành công của họ ở mức cao. Tóm lại, hãy làm cả nhóm cảm thấy rằng họ đặc biệt. Phần thưởng chỉ phản ánh việc doanh nghiệp đánh giá cao đóng góp của đội như thế nào.

Truyền đạt giá trị

Điều quan trọng đối với thành công là sự liên kết trong nhóm, cùng nhau hướng tới cái tốt hơn. Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho những nhóm làm việc trong tổ chức. Hãy nói rõ rằng không có nhóm nào được đặt lên trên toàn công ty. Nhưng cùng lúc đó cũng phải công nhận sự thật rằng những cá nhân sẽ trung thành, gắn kết với các thành viên trong nhóm hơn với thành viên của các nhóm khác. Một ông chủ thông minh sẽ tìm ra cách để thúc đẩy sự gắn kết của nhóm để đem lại lợi ích cho toàn doanh nghiệp bằng cách đặt nhóm làm việc vào vị trí mà thành công của nhóm sẽ được phản ánh tốt trên toàn doanh nghiệp.

Tôn trọng cách làm việc

Nhóm làm việc hiệu quả cao thích làm việc theo cách của riêng họ. Đây là nguyên nhân chính cho thành công của họ. Cho phép cả nhóm cũng như với mỗi cá nhân chỉ ra những điều cần thiết cho bản thân nhóm và tiến hành ý tưởng theo cách của riêng mình. Tuy nhiên, hãy nói rõ rằng cho dù nhóm làm gì đi nữa thì cũng phải hoàn thành công việc đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Ngoài ra, hãy yêu cầu cả nhóm minh bạch với những kết quả tốt cũng như xấu.

Cuối cùng, cố gắng đạt được sự cân bằng giữa sáng tạo và nguyên tắc. Bạn muốn thử thách toàn nhóm để họ suy nghĩ và hành động sáng tạo bởi vì nhóm có năng lực làm những việc theo một cách khác để tạo ra thành công. Cùng lúc đó, sự sáng tạo của nhóm phải phục vụ cho mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Đó là, cả nhóm có thể “tự do” về mặt phương pháp nhưng phải giữ vững mục tiêu chung. Các dự án mà nhóm tiến hành phải bổ sung hoàn thiện nhiệm vụ của tổ chức.

Hãy đối mặt với sự thật. Khi hoàn cảnh thúc ép, một nhóm làm việc hiệu quả cao cần phải có được quyền hạn cần thiết để thành công. Hãy coi nhóm này là nhóm phù hợp nhất trong số các nhóm tương đương nhau. Tất cả các thành viên cần phải được đối xử công bằng nhưng những người có nhiều đóng góp hơn thì xứng đáng được đối xử đặc biệt hơn. Vì vậy thường thì thành công chung của nhóm làm việc hiệu quả giúp toàn tổ chức thành công.

Cuối cùng, một nhà quản lý thông minh sẽ tạo điều kiện cho một nhóm làm việc hiệu quả cao để họ thành công. Những người quản lý có kinh nghiệm biết giới hạn mà họ có thể giữ cho tất cả các nhóm, chứ không chỉ riêng gì một nhóm hiệu quả cao, vừa duy trì được niềm tự hào của riêng từng nhóm vừa mang lại lợi ích cho toàn tổ chức.

Kỹ năng làm việc độc lập
Cách sắp xếp bàn làm việc hợp lý 
Lấy lại động lực làm việc
Phụ nữ nên làm nghề gì?
Giảm áp lực công việc
Bí quyết lấy lòng sếp
Cải thiện không gian làm việc


(st)