Cách chọn áo sơ mi nam cho chàng đẹp hoàn hảo
Cách lập kế hoạch tháng giúp bạn chiến thắng bản thân mình
Cách trình bày kế hoạch marketing hiệu quả nhất
Bước đầu tiên là chỉ định một người phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.
Các bước cơ bản lập kế hoạch cho một sự kiện
MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:
Lưu ý khi lập kế hoạch cho một sự kiện
- Bước đầu tiên để lập kế hoạch cho một sự kiện là xác định được mục đích của nó, cho dù đó là cho một đám cưới , công ty, lễ hội , tốt nghiệp hoặc sự kiện nào khác đòi hỏi phải lập kế hoạch mở rộng.
- Từ đó, các kế hoạch sự kiện cần phải lựa chọn phương thức giải trí , địa điểm, danh sách khách mời, diễn giả, và nội dung. Vị trí cho các sự kiện là vô tận, nhưng sự kiện họ có khả năng sẽ được tổ chức tại khách sạn , trung tâm hội nghị, sảnh đón khách, hoặc ngoài trời, tùy thuộc vào sự kiện này.
- Sau khi tất cả điều này là thiết lập các kế hoạch sự kiện có tất cả các chi tiết nhỏ hơn để giải quyết như thiết lập các sự kiện như thực phẩm , đồ uống , âm nhạc , danh sách khách mời, ngân sách , quảng cáo và tiếp thị , trang trí, tất cả các sản phẩm này là những gì cần thiết cho một sự kiện để chạy suốt.
Một kế hoạch sự kiện cần để có thể quản lý thời gian một cách khôn ngoan cho sự kiện này, và thời gian chuẩn bị cần thiết cho sự kiện diễn ra một cách thành công.
Bảng câu hỏi cần thiết khi lập kế hoạch sự kiện
| Tên của sự kiện – những gì(Khai trương ngân hàng, ngày hội thể thao, buổi lễ động thổ, ra mắt của chương trình mới) |
| Ngày của sự kiện |
| Thời gian của sự kiện |
| Vị trí của sự kiện |
| Sự kiện điều phối viên / người liên lạc |
| Đối tượng – ngườ
iAi sẽ tham dự sự kiện này? Những gì khán giả cần phải biết? Những gì sẽ tổ chức quan tâm của họ? |
| Thông tin cung cấp trong sự kiện
Làm những gì bạn muốn nói với đối tượng mục tiêu? Làm những gì bạn muốn họ biết / làm gì? |
| Mục tiêu – lý do tại sao
Hãy rõ ràng về những gì bạn hy vọng sẽ đạt được với sự kiện này. |
| Mô tả sự kiện – những gì |
| Đánh giá rủi ro – những gì
Xác định rủi ro và phát triển các chiến lược để giảm thiểu rủi ro. |
| Tiêu chí đánh giá thành lập
Mục tiêu / mục tiêu của chúng tôi là gì? Chúng tôi đã đạt được những gì chúng tôi đặt ra để làm gì? Nó đã đến trong ngân sách? Các kết quả dự định / không mong muốn là gì? Làm thế nào để chúng tôi đo lường hiệu quả? Những công cụ để chúng tôi sử dụng để đo lường sự thành công của chúng tôi? Lập kế hoạch cho một sự kiện đặc biệt Một sự kiện đặc biệt là một sự kiện đã được dự kiến tiến hành trong một thời gian dài và tập trung chủ yếu vào một mục đích cụ thể như một dịp khai trương nhà hàng, đám cưới, tri ân khách hàng hay các dịp quan trọng khác. Sự kiện đặc biệt cũng có thể được tạo ra với mục đích nhằm các mục tiêu ví dụ như tổ chức hội chợ việc làm, trao giải thưởng hoặc cuộc thi thiết kế logo. Một sự kiện đặc biệt cũng khác với một chương trình vì một chương trình thường có thể kết thúc nhanh chóng, còn sự kiện có thể kéo dài nhiều ngày! Các bước sau đây có thể hướng dẫn bạn tổ chức một sự kiện:
Hãy chắc chắn rằng mục đích cho sự kiện đặc biệt là đủ quan trọng để xứng đáng với thời gian và chi phí cần thiết mà bạn bỏ ra. Sự kiện cũng được diễn ra một cách công khai, trong giai đoạn thích hợp và trong một không gian cần thiết. Các loại hình sự kiện bạn lựa chọn phải đảm bảo phù hợp với mục đích mà sự kiện hướng đến. Bạn phải đảm bảo được rằng các nhân viên sẽ cung cấp đầy đủ và tận tình các sự kiện. Trong việc tổ chức. có thể bạn sẽ phải phân loại đối tượng, có những nhóm đặc biệt và có thể hưởng quyền lợi đặc biệt ví dụ như các nhà tài trợ, chính trị gia, lãnh đạo doanh nghiệp, người già hoặc phụ huynh, … Hãy chuẩn bị kế hoạch của bạn trước 3 tháng hay với những sự kiện to lớn hơn, có khi nó phải chuẩn bị trước khoảng 1 năm, … Dựa vào các số liệu như số tiền đầu tư vào, số khách tham dự, … để lên kế hoạch phù hợp. Thường thì, nếu bạn không đủ thời gian, khả năng để tự lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn có thể thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để giúp bạn làm những điều này! Ước tính ngân sách: Ngân sách được ước tính giúp cho các nhà tổ chức sự kiện lựa chọn được những loại dịch vụ phù hợp; ngân sách chi tiêu vạch ra phải cụ thể, bao gồm các cơ hội kinh doanh ( tài trợ, bán vé, gây quỹ từ thiện, bán hàng giảm giá, …) bên cạnh đó, còn là các chi phí như in ấn, cấp giấy phép, bán bảo hiểm, thực phẩm, bảo đảm trật tự an ninh, … Chú trọng đến ban hậu cần: Với rất nhiều hoạt động diễn ra đồng thời, có nhiều vấn đề đòi hỏi bạn phải kiểm tra và cần tổ chức cho mình một ban hậu cần với số lượng nhân viên phù hợp giúp đảm bảo tốt mọi hoạt động. Các khu vực chính cần xem xét và lập kế hoạch bao gồm: Kích thước của không gian, kích thước khu vực cần xây dựng, các tiện ích hỗ trợ, dịch vụ sử dụng, các bộ phận phối hợp, dọn dẹp, kế hoạch khẩn cấp, giao thông vận tải và dịch vụ công cộng như cảnh sát và dịch vụ cứu hỏa, … Hãy Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường thu thập các thông tin cần thiết về khách hàng, các yêu cầu về sự kiện trước rồi mới thiết lập ra một bảng kế hoạch tố chức sự kiện. Sau khi có kế hoạch cụ thể, bạn cần phân chia công việc cho nhiều người được biết, bên cạnh đó là công bố cho nhiều người để cho họ biết sự có mặt của sự kiện và mong muốn họ đến tham dự. Bạn có đang có gắng PR cho sự kiện này đến nhiều người? Bạn đang cố gắng nâng cao chất lượng dịch vụ của sự kiện? Hay bạn đang muốn tìm các nhà tài trợ cho sự kiện quyên góp quỹ từ thiện lần này? Hoặc đang cố gắng mở rộng các mối quan hệ từ sự kiện? Hãy vận dụng đến tất cả phương tiện truyền thông để mở rộng quy mô tác động sự kiện bạn tác động đồng thời chú trọng đến nhóm đối tượng bạn muốn tác động. Đánh giá sự kiện này: Ngay sau khi sự kiện kết thúc, bạn muốn thăm dò ý kiến các khách mời tham dự để đánh giá chất lượng dịch vụ tố chức sự kiện, vậy hãy tham khảo một số câu hỏi sau: Theo anh/ chị, sự kiện lần này đã giúp hoàn thành mục tiêu chính cần hướng đến chưa? ( Sự kiện tổ chức có thành công không? ) Những hạn chế nhà tổ chức nên rút kinh nghiệm? Các điểm tốt nhà tổ chức sự kiện đã tổ chức được? Những sản phẩm nào chưa được tổ chức tốt? Sự kiện đã mang lại những tác động nào cho khách mời? Cuối cùng, khi sự kiện của bạn đã tổ chức thành công, bạn có thể tổ chức một lễ ăn mừng nhỏ, đồng thời gửi lời cảm ơn đến các nhân viên, khách mời đã góp phần tổ chức sự kiện thành công! |