Cách làm việc nhóm của người Nhật nhiều điều học hỏi

Tại sao nước Nhật nhỏ bé với rất ít tài nguyên thiên nhiên lại trở thành một nền kinh tế hùng mạnh khiến mọi quốc gia khác phải kiêng nể? Câu trả lời nằm trong phong cách làm việc của họ:

Cách làm việc nhóm của người Nhật

Độc đáo, khác biệt và hiệu quả. Ở đó có những bài học rất quý giá cho bất kỳ ai muốn thành công.
1. Chiều theo và tôn trọng quyết định của nhóm
          Nhật Bản là một xã hội luôn nhấn mạnh “Chúng tôi” thay vì “Tôi”. Các quyết định quan trọng thường được thảo luận và chỉ khi có sự nhất trí thì mới được đưa ra. Cũng vì mọi kết quả đều là sự nỗ lực của cả một tập thể nên sẽ là không phù hợp khi khen ngợi một cá nhân cụ thể. Thành công là nỗ lực của cả nhóm. Không ai có thể tự thành công. Người Nhật hiểu rõ điều này và nhấn mạnh việc cần phải có mọi người làm việc cùng nhau. Họ ưu tiên một quy trình thảo luận mang tính hợp tác mà đôi khi có thể chậm chạp, nhưng cuối cùng, nó sẽ đảm bảo được rằng tất cả mọi người đều có tiếng nói và đều chung một nhịp.
        Một trong những yếu tố then chốt khi ngoại giao là lắng nghe người khác. Người phương Tây thường quen với việc chỉ ra một vị lãnh đạo sẽ đưa ra các quyết định và nói những người khác cần phải làm gì. Hình thức hoạt động từ trên xuống này không tính đến việc vị lãnh đạo đó cần sự cộng tác của những thành viên cấp cao khác để tiến hành công việc một cách trôi chảy. Người Nhật dường như hiểu được điều này. Họ luôn đảm bảo mọi phần thưởng được chia đều giữa các thành viên, như thế không làm nảy sinh sự ghen tị, so đo. Hãy nhớ không dành lời khen cho riêng một người nào, và bạn sẽ thành công như người Nhật.

        2. Học cách nói giảm nói tránh
        Người Nhật luôn chủ động hạn chế những tình huống đối đầu, vì thế lời nói và phép tắc giao tiếp của họ được kết hợp nhằm tránh gây hiềm khích đồng nghiệp cũng như đối tác. Thay vì đi thẳng vào vấn đề, người Nhật thường gợi ý nhẹ nhàng, nói bóng gió. Đôi lúc, họ nói một cách rõ ràng hơn nhưng càng cẩn trọng để không làm người khác bị phật ý hay tức giận. Văn hóa công sở Nhật Bản nhấn mạnh sự tôn trọng và nhã nhặn. Họ sẽ tìm mọi cách để thể hiện rằng họ đang không áp đặt ý chí của bản thân lên những người khác.

        Để biết cách chỉ ra sự khác biệt giữa cử chỉ lịch sự và biểu hiện sự không quan tâm, bạn cần phải dành thời gian lắng nghe một cách cẩn thận những sắc thái trong lời nói. Hãy tinh tế nhận ra những dấu hiệu của sự không hài lòng trước khi mọi chuyện trở nên tệ hại.
        3. Đúng giờ là thể hiện sự tôn trọng
         Giới công sở xứ hoa anh đào đặt nặng giá trị của "kao", tức là thể diện. Khái niệm “thể diện” bao gồm niềm tự hào cá nhân, danh tiếng và địa vị xã hội. Bất kỳ một hành động nào có thể khiến cho người nhận bị mất mặt sẽ bị coi là độc hại trong môi trường công sở, và sẽ bị cực lực phản đối.  Để giữ được thể diện, bạn phải học cách thể hiện lòng tôn trọng cao nhất. Cách đơn giản nhất là đến đúng giờ đối với bất kỳ cuộc hẹn nào. Người Nhật thường đến sớm một chút.
         Có nhiều thứ mà người phương Tây đã bị “tê” trong khi ở những nơi khác lại coi là quan trọng. Thời gian là một trong số đó.     Đúng giờ là một thói quen mà tất cả chúng ta cần phải rèn luyện. Vì thế, hãy sắp xếp lịch trình một cách hợp lý.
         4. Duy trì liên lạc
        Ở Nhật Bản, việc gọi điện và hẹn gặp sẽ được đánh giá cao hơn rất nhiều so với gửi thư, fax hay email. Dành thời gian riêng để tiếp xúc trực tiếp được xem là dấu hiệu của sự tôn trọng bên kia. Người Nhật cũng coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, vì vậy khi làm việc ở đây, cần phải biết cách duy trì việc liên lạc qua lại, hoặc gián tiếp hoặc trực tiếp.Người Nhật đã đưa việc làm quen và tạo dựng mối quan hệ lên một tầm mới bởi họ hiểu được giá trị của chúng.

         Nhiều người trong chúng ta cảm thấy khó chịu hoặc tiếc thời gian khi cố gắng giữ liên lạc với người khác. Chúng ta hạn chế tối thiểu việc phải trao đổi thư từ và đôi khi điều đó thể hiện trong sự thiếu bền chặt của các mối quan hệ.Hãy noi gương người Nhật, hãy quan tâm hơn tới việc phải luôn “giữ ấm” cho mọi mối quan hệ và thể hiện được rằng bạn luôn sẵn sàng kết nối.

Nguyên tắc làm việc của người Nhật

Cách đây không lâu, trên Saga có một bài viết về bí quyết làm ăn với người Nhật. Sự thành công của các doanh nhân Nhật rất đáng để chúng ta tìm hiểu và học hỏi. Nếu không có dịp làm ăn với người Nhật thì những bí quyết thành công trong kinh doanh của người Nhật cũng rất đáng để chúng ta suy ngẫm. Tôi xin chia sẻ với các bạn bài viết cá nhân tôi cảm thấy rất hữu ích.

Người Nhật học tôn trọng chính thẻ card kinh doanh của mình. Ảnh: internet

Người Nhật nổi tiếng thế giới với một phong cách làm việc đặc biệt và hiệu quả. Văn hóa của người Nhật chứa ẩn những điều bí ẩn mà ít ai ở ngoài có thể hiểu hết được.

Người Nhật lại là những người câu nệ một cách cứng nhắc trong những hợp tác làm ăn. Làm việc với người nước ngoài, họ đặc biệt nghiêm khắc và luôn đề phòng. Nhưng bạn hãy để ý, đằng sau công việc ấy là những nụ cười rất thoải mái, thân thiện của người Nhât. Đó lại chính là một trong những phong tục, lễ nghi từ văn hóa và truyền thống Nhật.  Và đó phải chăng cũng là một trong những nền tảng dẫn đến thành công của người Nhật?

Dưới đây là sáu điều có thể gọi là những “bí quyết” mà bạn có thể học được từ văn hóa kinh doanh của người Nhật.

1. Tôn trọng chính thẻ card kinh doanh của mình

Một cuộc gặp gỡ, người Nhật bao giờ cũng bắt đầu bằng việc trao đổi card kinh doanh với kiểu cách trịnh trọng cao. Lễ nghi được gọi là “meishi kokan”. Khi nhận card, người kinh doanh nhận bằng hai tay rồi đọc nó rất cẩn thận, đọc lại những thông tin được in trên card rất to, và sau đó đặt nó vào trong chiếc hộp chuyên để card hoặc đặt nó trên bàn ngay trước mặt của anh ta, sử dụng nó trong cuộc chuyện trò khi cần. Người kinh doanh không bao giờ cất luôn card vào túi. Đó được coi như một điều không tôn trọng người khác.

Bạn học được gì? Việc trao đổi card là một cách chúng ra biểu lộ sự quan trọng trong việc làm ăn kinh doanh. Nó cho chúng ta thấy được giá trị của cuộc gặp, và bạn cũng sẽ nhận được giá trị của nó trong tương lai.

Bạn nên thích nghi thế nào? Nếu ở Bắc Mỹ, trông bạn sẽ thật ngốc nghếch, thậm chí là sẽ bị chế nhạo nếu như bạn thực hiện đầy đủ nghi thức như vậy. Tuy nhiên, khi bạn nhận được card, tức là bạn sẽ nhận được nhiều thông tin quan trọng từ nó. Bạn sẽ không cảm thấy đó là một điều không cần thiết nếu như bạn nhớ được rằng, tên người cần liên lạc thật giá trị. Bạn sẽ bị coi là thật thô lỗ, thiếu tôn trọng người khác nếu “quẳng” ngay chiếc card của họ vào chiếc túi rối đóng “xoẹt” lại.

Văn hóa kinh doanh của người Nhật luôn coi trọng giá trị của những người đi trước. Ảnh: internet

2. Học tập từ những người đi trước

Trong những cuộc gặp gỡ của người Nhật, họ luôn trực tiếp đưa ý kiến của mình tới người có cấp bậc cao nhất để giải trình dự định chứ không phải vì mục đích tăng sự chú ý của sếp với anh ta. Khi cúi chào, theo lễ phép chào hỏi của người Nhật, càng với người lớn tuổi, thâm niên lâu năm hơn, bạn càng phải cúi chào thấp hơn.

Bạn học được gì? Văn hóa kinh doanh của người Nhật luôn coi trọng giá trị của những người đi trước vì sự hiểu biết, từng trải và cả những kinh nghiệm đáng quí mà họ cung cấp cho công ty. Dù bạn có ở thang bậc nghề nghiệp cùng nhau, nhưng những người tuổi lớn hơn bạn vẫn luôn quan trọng hơn bạn.

Bạn nên thích nghi thế nào? Học tập từ những người đi trước, hay những người trên bạn trong cùng một tập thể, môi trường làm việc. Nếu như bạn không bằng lòng với người quản lý, hãy thẳng thắn góp ý với riêng cá nhân đó, và không bao giờ đòi hỏi quyền thế của ông ấy trước đám đông. Hiểu biết sẽ giúp con người tiến bộ lên những bậc cao hơn bởi những kỹ năng và kinh nghiệm mà chúng ta tích lũy được.

3. Nâng cao tinh thần bằng những khẩu hiệu

Rất nhiều doanh nghiệp của Nhật bắt đầu ngày làm việc của họ với một buổi sáng tập hợp tăng cao tinh thần hăng hái làm việc, nơi những công nhân thường xếp hàng và đồng hô khẩu hiệu của công ty. Đó là một cách gây cảm hứng hăng hái, tạo động lực và tạo lòng trung thành trong công việc. Và điều này cũng giúp cho mục tiêu của công ty luôn được giữ vững trong tâm trí của mỗi người.

Bạn học được gì? Bề ngoài của lễ nghi này xem ra có vẻ giống một sự truyền bá tôn giáo, nhưng đó lại chính là những lời cổ vũ tinh thần trong công việc đối với người Nhật. Một cuộc tập hợp vào buổi sáng hàng ngày sẽ thay cho lời nhắc nhở một chiến lược, mục tiêu lâu dài của công ty, những lời có thể gây ra sự mơ hồ nếu cứ nhắc nhở từng cá nhân như một nghiệm vụ bắt buộc hàng ngày.

Bạn nên thích nghi thế nào? Hãy nhắc nhở bản thân mỗi khi bạn đặt mình ngồi xuống ghế rằng mục tiêu công việc của bạn là gì. Hãy định lại trong đầu một mục tiêu lâu dài cho chính bạn, hãy nhận thức sự cần thiết sẽ đạt được của một tập nhóm cùng làm việc. Hãy liệt kê những khẩu hiệu bằng tay do chính bạn làm ra và sử dụng chúng khi bạn cảm thấy nản chí hay thiếu tự tin.

Người Nhật làm việc với một tinh thần nghiêm túc. Ảnh: internet

4. Khuôn mặt nghiêm khắc

Ngoại trừ những dịp làm cho người người Nhật thả sức cười, những nhân viên Nhật thường không diễn tả cảm xúc vui đùa trên khuôn mặt thay vào đó là một khuôn mặt khiêm khắc. Đặc biệt trong các cuộc họp, họ nói nhỏ, giọng nói rất thận trọng, và thường nhắm mắt khi chú ý gần tới người nói. Thói quen này với người nước ngoài thể hiện dấu hiệu của sự khó chịu.

Bạn học được gì? Người Nhật hầu hết đều có những sự kính trọng trong tín ngưỡng ngay cả ở những nơi làm việc. Sự hài hước hiếm khi được vận dụng, ngoại trừ những câu nói đùa trong những giờ nghỉ. Rất khó có khó những sự động chạm cơ thể giữa những đồng nghiệp.

Bạn nên thích nghi thế nào? Với chúng ta, dường như những nơi làm việc quá nghi thức như vậy dường như thật khó chịu và quá ngột ngạt. Bạn không muốn biến nơi làm việc thành những mảnh đất thiêng liêng, nhưng không có lý do nào để biến nó thành những nơi giống như nhà dành cho những người bạn. Vẻ chuyên nghiệp và tư cách cá nhân sẽ làm tăng sự kính trọng công việc, và vì thế cũng sẽ tăng sức sản xuất trong doanh nghiệp.

5. Làm hết mình, chơi hết mình

Sau những ngày làm việc căng thẳng, mệt nhoài, những nhà kinh doanh của Nhật đều sẵn sàng “xả hơi” cho mình tới các quán bar sau những giờ làm việc. Nếu nơi bạn làm việc quá cứng nhắc hoặc lễ nghi, thì những người kinh doanh Nhật sẽ ghé tới để giải thoát tinh cách hà khắc mang từ công ty về. Một sở thích được ưa chuộng là tới các quán bar karaoke, nơi mọi người có thể thả sức hát tới tận nửa đêm thậm trí tới lúc giọng không còn để mà hát. Bên cạnh các địa điểm vui chơi giải trí để cân bằng với công việc, các câu lạc bộ khiêu vũ, hộp đêm còn là nơi những người cộng sự,đồng nghiệp chia sẻ thông tin, kí kết giao kèo để tăng cường mối quan hệ gắn bó lẫn nhau.

Bạn học được gì? Một điều quan trọng là không để công việc chi phối quá nhiều cuộc sống của bạn. Thời gian rỗi là một phần quan trọng trong ngày của bạn. Nó giúp bạn giải tỏa đi sự căng thẳng và là thời gian yên tĩnh để bạn xua đi những lo âu.

Bạn thích nghi thế nào? Hãy quên đi công việc trong một khoảng thời gian nhỏ dù chỉ là một lúc, thậm chí khi bạn đang ở cùng đồng nghiệp. Tận hưởng những giờ phút hạnh phút và tham dự những buổi tiệc tùng của công ty. Giao lưu cùng cả bạn bè bên ngoài công ty, cùng các hoạt động xã hội sẽ giúp bạn trở nên tự nhiên, giảm tính cứng nhắc.

Giao thiệp rất quan trọng với người Nhật. Ảnh: internet

6. Mối quan hệ được đặt lên hàng đầu

Giao thiệp rất quan trọng với người Nhật, nó thường được đề cập đến đầu tiên với mỗi mối quan hệ mới. Đặc điểm chung của những nhà kinh doanh Nhật là khả năng thích ứng cao trong các cuộc đàm phán. Và đặc biệt khả năng diễn thuyết của họ rất tốt nên dễ chiến thiện cảm của đối tác, thành công dành được hợp đồng cũng chiếm tỷ lệ cao. Làm quen, giao tiếp với những người có thanh thế, địa vị là khía cạnh mà người Nhật rất quan tâm để có thêm nhiều cơ hội làm ăn mới.

Bạn học được gì? Hoàn thành bài phát biểu đầy trọng lượng sẽ mang lại cho bạn sự tin cậy và khả năng thành công lớn. Người Nhật cảm thấy nghĩa vụ của họ là phải trung thành với những hợp đồng đã ký, ngay cả sau khi ký kết, họ vẫn tôn trọng đối tác của mình.

Bạn thích nghi thế nào? Chúng ta thường gọi đó là sự phô trương thanh thế bằng cách tự nhận là quen biết những nhân vật nổi danh, nhưng đây lại không được xem như là một thói quen đáng trọng. Bạn không muốn bị gọi là người khoác lác, nhưng thực tế đó lại là một điều quan trọng khi chúng ta ở trong một tổ chức. Xây dựng cầu nối mọi nơi, bạn sẽ nâng giá trị của mình lên. Một ngày bạn chỉ nhắc tới những thành công và bạn sẽ nhanh chóng đạt được giấc mơ trong sự nghiệp.

Mỗi nền văn hóa khác nhau lại hé mở cho chúng ta những điều, những bí quyết thành công riêng sẵn có trong mảnh đất tự nhiên của họ. Cũng giống như vị của loại thức ăn lạ sẽ mang lại cảm giác thích thú, thêm nữa, những yếu tố của trong cuộc sống công việc của người nước ngoài mà bạn gom nhặt được khiến tầm nhìn của bạn thêm mở rộng và phong phú. Áp dụng những bí quyết của người Nhật sẽ khiến bạn nổi bật tại nơi mà bạn làm việc đấy.

MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

13 điều đáng học hỏi ở người Nhật

1. Bạn có biết rằng trẻ em Nhật làm vệ sinh trường học của chúng mỗi ngày trong vòng 45 phút cùng giáo viên, điều này mở ra một thế hệ người Nhật khiêm tốn và ưa thích sự sạch sẽ.

2. Bạn có biết rằng bất cứ công dân Nhật nào mà có nuôi chó thì phải mang theo túi đựng và túi đặc biệt để hốt phân chó khi chúng ị ra trên đường. Họ giải quyết chuyện đó rất vệ sinh và quyết liệt.

3. Bạn có biết rằng những người lao công (công nhân vệ sinh) ở Nhật được gọi là “Kỹ Sư Sức Khỏe”; họ có thể yêu cầu một mức lương từ 5000 tới 8000 Đô la Mỹ mỗi tháng. Và một người lao công cũng phải trải qua các bài kiểm tra miệng và kiểm tra viết.

4. Bạn có biết rằng nước Nhật không có các nguồn tài nguyên thiên nhiên, và họ phải chịu đựng hàng trăm trận động đất mỗi năm, nhưng những điều đó cũng không ngăn cản Nhật trở thành cường quốc kinh tế lớn thứ 2 trên thế giới trong nhiều năm liền (hiện nay phải tạm đứng thứ 3 vì sự trỗi dậy của Trung Quốc).

5. Bạn có biết rằng thành phố Hiroshima chỉ cần 10 năm đã trở lại thời phát triển kinh tế đầy sôi động của mình sau khi xảy ra vụ ném bom nguyên tử của Mỹ.

6. Bạn có biết rằng Nhật ngăn cấm việc nói chuyện điện thoại trên các tàu điện và xe bus. Ngồi trong tàu điện hay xe bus ở Nhật Bản lúc nào cũng yên tĩnh y như trong 1 thư viện. Mọi người đọc sách, nghe nhạc, nhắn tin, làm việc, ngủ gật... nhưng không ai gây ồn ào hay làm phiền người khác. Nếu có nói chuyện cũng rất nhỏ nhẹ và khẽ khàng.

7. Bạn có biết rằng học sinh Nhật Bản từ năm đầu cho tới năm thứ 6 tiểu học phải học về những nguyên tắc xử thế (tạm gọi là đạo đức học thiết thực) để giao tiếp với những người xung quanh.

8. Bạn có biết rằng người Nhật tuy là dân tộc giàu có hàng nhất nhì thế giới, họ cũng không có người giúp việc (osin). Trong gia đình thì cha mẹ chịu trách nhiệm chăm lo nhà cửa và con cái.

9. Bạn có biết rằng không có bất cứ kỳ thi nào từ lớp 1 cho tới lớp 3 ở cấp tiểu học; bởi vì mục tiêu của giáo dục là truyền đạt các khái niệm và xây dựng nhân cách, không phải là thi thố và nhồi sọ.

10. Bạn có biết rằng nếu bạn đến một nhà hàng ăn món tự chọn tự phục vụ (buffet) ở Nhật, bạn sẽ thấy người ta chỉ ăn vùa đủ mà không lãng phí. Không có thức ăn thừa.

11. Bạn có biết rằng tỷ lệ tàu lửa hay tàu điện đến trễ ở Nhật chỉ khoảng 7 giây mỗi năm! Người Nhật trân trọng giá trị thời gian, đến từng phút từng giây.

12. Bạn có biết rằng trẻ em từ khi học mẫu giáo đã tự làm sạch răng và chải răng sau mỗi bữa ăn ở trường; chúng duy trì việc tự chăm sóc sức khỏe ngay từ thuở nhỏ.

13. Bạn có biết rằng sinh viên/học sinh Nhật dành ra khoảng nửa tiếng để ăn một bữa, để đảm bảo cho việc ăn chậm và tiêu hóa tốt. Khi được hỏi về vấn đề này, người Nhật nói: Vì những sinh viên/học sinh đó là tương lai của nước Nhật!