Học cách kiềm chế nước mắt hiệu quả
Cách làm hết sưng mắt sau khi khóc hiệu quả rất nhanh
Mẹo chữa ngủ há miệng hiệu quả
Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học
Phân loại, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu là một kỹ năng cần thiết và rất quan trọng đối với dân văn phòng. Để thực hiện tốt kỹ năng này, cần tiến hành theo trình tự sau:
Chọn tủ hồ sơ:
Với lượng hồ sơ, giấy tờ lớn, đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ, đến một thời điểm, mọi việc sẽ ngoài tầm kiểm soát của bạn. Nên:
+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng những tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
Phân loại hồ sơ:
Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
+ Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề, ví dụ như: Báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm, ví dụ như: Cụm quý 1, 2, 3, 4...
+ Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm, ví dụ như: Nhóm quý 1, 2, 3, 4...
Sắp xếp hồ sơ:
Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:
+ Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
|
Sau khi phân loại hồ sơ, cần sắp xếp một cách hợp lý |
+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: Thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị.
+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. Ví dụ:
- Hồ sơ bình thường, hồ sơ mật, hồ sơ tối mật…
- Hồ sơ chưa giải quyết, hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm, hồ sơ đã giải quyết xong…
Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính
+ Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.
Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, có thể biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.
Lưu trữ hồ sơ:
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần có thể truy cập nhanh chóng, thuận tiện. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này, có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Dùng bút đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.
+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:
Bí quyết quản lý hiệu quả nguồn nhân lực
Trao quyền thực sự cho người dưới quyền.
Là lãnh đạo, chắc chắn phải có tầm nhìn, khả năng nhận định cơ hội, khả năng lên kế hoạch và triển khai. Nhưng có một điều nhà lãnh đạo không thể bỏ qua là sự ý thức về tầm quan trọng của việc nhìn ra được người giỏi và ủy thác những quyền hạn nhất định để họ có thể làm việc tốt. Một khi đã quyết định ủy thác trách nhiệm cho ai, người lãnh đạo phải thực sự tin tưởng họ và để cho họ làm công việc của mình chứ không nên "dòm ngó" hoặc gây khó dễ họ.
Quản lý theo định hướng con người và minh bạch.
Quản lý theo định hướng con người sẽ giúp cho nhân viên tối ưu hóa được khả năng nếu nhà quản lý biết tạo ra chế độ tưởng thưởng cho sự sáng tạo và dám chấp nhận rủi ro (có tính toán). Kiểu quản lý này chú trọng đến tâm lý nhân viên, thông cảm với nhu cầu của họ, cân nhắc giữa việc xây dựng phát triển đội ngũ nhân viên sao cho nhu cầu của h�� thống nhất với nhu cầu của doanh nghiệp. Quản lý một cách minh bạch có nghĩa là người lãnh đạo chia sẻ với nhân viên những thông tin về hướng phát triển, tình hình thực tế cũng như những thách thức và cơ hội mà doanh nghiệp đang phải đối mặt. Bằng cách truyền đạt công khai, các quyết định của doanh nghiệp sẽ được sự đồng tình và ủng hộ của nhân viên. Nhân viên cần hiểu trách nhiệm, quyền lợi của mình cũng như biết rõ các mục tiêu mà mình phải đạt được cùng với doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải xây dựng và công bố các tiêu chuẩn đánh giá công việc một cách rõ ràng để mọi người yên tâm phát huy sự sáng tạo mà không sợ bị tranh công hay trù dập. Phát huy được sự sáng tạo trong nhân viên sẽ giúp cho doanh nghiệp nâng cao được khả năng cạnh tranh.
Xây dựng một môi trường làm việc tôn trọng lẫn nhau.
Môi trường làm việc gồm có hai phần cứng và mềm. Môi trường mềm chính là mối quan hệ giữa người với người trong doanh nghiệp, bao gồm tinh thần tôn trọng, tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau để giải quyết nhiều vấn đề và để gắn bó với nhau. Nói một cách khác, môi trường mềm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau của mọi thành viên trong một tổ chức.
Môi trường cứng bao gồm cơ sở vật chất, văn phòng, phương tiện vận chuyển, bàn ghế, thiết bị máy móc… Môi trường này lệ thuộc rất nhiều vào tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Môi trường mềm quan trọng hơn môi trường cứng rất nhiều vì không thể giải quyết tất cả vấn đề bằng tiền được. Mà muốn cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp phải có môi trường mềm thật tốt. Một trong những lý do chính mà doanh nghiệp Việt Nam thường không tìm ra được người giỏi hoặc để mất người cho doanh nghiệp nước ngoài là do môi trường mềm chưa được tốt.