Cách quản lý thời gian của sinh viên

Để trình bày về cách sử dụng thời gian có hiệu quả ta hãy làm một câu hỏi trắc nghiệm. Hãy tưởng tượng có một cái lọ rộng miệng cỡ 4 lít và một túi chứa những hòn đá cuội to bằng nắm tay. Rồi lần lượt đặt từng hòn đá vào lọ cho đến khi không thể bỏ vào được nữa. “Cái lọ có đầy chưa?”

Cứ tưởng là đầy rồi nhưng bạn hãy tưởng tượng ta có thêm một túi chứa những hòn đá nhỏ hơn. Ta lại tiếp tục cho vào lọ. LẦn này thì đầy chưa nhỉ?

Tiếp theo ta lại có thêm một túi cát mịn nữa. Cho số cát này vào lọ rồi xem kết quả. Vẫn chưa đầy thì phải. Lần này, bạn hãy đổ nước vào cái lọ nhé. Các bạn thấy gì và nghĩ gì?

Vấn đề là cho dù kế hoạch làm việc của bạn có sít sao thế nào đi nữa, nếu cố gắng bạn luôn có thể làm thêm nhiều việc nữa! Bên cạnh đó, bạn có nên đặt những hòn đá cuội vào lọ trước, bạn sẽ có thể nhét chúng vào được không?

Điều gì là những “hòn đá cuội” trong cuộc sống của bạn? Có thể là một dự án, một hoài bão mà bạn muốn thực hiện, thời gian với những người mà bạn thương yêu, học vấn của bạn, sức khỏe của bạn, hạnh phúc của bạn… Nhưng nhớ đặt những “hòn đá cuội” đó vào lọ trước hoặc bạn sẽ không bao giờ nhét chúng vào được. Chúng ta luôn cố gắng làm thật nhiều việc trong khoảng thời gian giới hạn của mình. Nhưng điều quan trọng là những việc mà bạn đang làm thật sự có ý nghĩa hay không?

Câu chuyện trên gợi cho chúng ta về ý nghĩa của việc quản lý thời gian. Ông bà cụ ta ngày xưa và chúng ta ngày nay có câu: “Thời gian là vàng”. Chúng ta được tạo hóa ban cho một tài sản vô cùng quý giá, đó chính là vàng – thời gian. Ai cũng có 24h/ngày, chúng ta sẽ sử dụng chúng như thế nào để có thể sinh ra “vàng” theo nghĩa đen và nghĩa bóng? Đó chính là điều sẽ tạo ra sự khác biệt giữa người thành công và kẻ thất bại trong dòng đời này.

Nhận thức được tầm quan trọng của thời gian như vậy, chúng ta sẽ sử dụng thời gian thế nào cho hiệu quả? Sau đây là một số gợi ý giúp bạn có hướng đi trong công cuộc quản lý thời gian của mình:

1. Biết cách lập kế hoạch khoa học:

Kỹ năng lập kế hoạch sẽ tạo cho bạn định hướng cho một khoảng thời gian nhất định như 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng, 1 năm hay 3 năm, 5 năm, 10 năm. Muốn sắp xếp công việc cho ngày hôm nay, bạn phải biết bạn sẽ phải hoàn thành những công việc gì trong tuần này? Muốn sắp xếp công việc cho tuần này, bạn phải biết bạn sẽ phải hoàn thành những công việc gì trong tháng này? Vì thế, việc đầu tiên để quản lý được thời gian là bạn phải có một kế hoạch cụ thể, rõ ràng và khoa học. Kế hoạch càng chi tiết và rõ ràng, khoa học bao nhiêu, bạn sẽ dễ sắp xếp thời gian hợp lý và hiệu quả bấy nhiêu.

2. To do list trong ngày:

Sau khi có một to do list của từng tháng, từng tuần, bạn phải liệt kê ra to do list trong một ngày dựa vào những to do list lớn. Công việc này nên được thực hiện từ chiều tối của ngày hôm trước. Liệt kê tất cả những công việc cần phải hoàn thành và sắp xếp chúng theo một trình tự hợp lý, ưu tiên hợp lý. Cuối cùng, phân bố thời gian cho từng công việc, nhiệm vụ sẽ phải hoàn thành. Thao tác này giúp bạn có thể làm được tất cả công việc trong ngày, không bỏ sót việc nào và cũng tránh lãng phí thời gian cho những việc không cần thiết. Thật là kỳ diệu phải không?

3. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hợp lý:

Sau khi liệt kê công việc, bạn sẽ sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên hợp lý.

Bạn phải phân biệt được những việc nào quan trọng mình cần phải hoàn thành ngay lập tức, việc nào quan trọng phải hoàn thành sớm, việc nào không quan trọng cũng không nhất thiết phải làm gấp.

4. Xác định thời gian cho mỗi công việc cụ thể:

Chúng ta nên xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc và thời gian bắt đầu, kết thúc thậm chí phải chính xác đến từng phút. Và một điều rất quan trọng các bạn sẽ thắc mắc là trong khi thực hiện công việc này lại bị công việc khác quan trọng hơn xen vào thì giải quyết như thế nào? Theo nghiên cứu chúng ta nên trừ khoảng thời gian 20-25% để dự phòng. Đừng quên những việc nhỏ, tốt nhất hãy tập trung chúng lại. Thao tác phải nhanh, gọn mà vẫn đảm bảo hiệu quả để tránh những khoảng thời gian chết lãng phí vào những việc bé nhỏ, linh tinh.

5. Đi tìm “kẻ cắp thời gian” và đánh bại chúng:

Những “kẻ cắp thời gian” rất quen thuộc với chúng ta như là: tám điện thoại quá lâu, chơi dở một trận game, lang thang mua sắm vớ vẩn không cần thiết và ngủ nướng vào buổi sáng… Tất cả những “kẻ cắp” này sở dĩ vẫn tồn tại là do sự dễ dãi, tùy tiện của bản thân mà không tuân theo một trật tự, kỷ luật nào. Vì thế, một điều tất yếu của việc thực hiện mục tiêu và sử dụng thời gian hiệu quả là bạn phải tuân thủ chính xác những gì kế hoạch và thời gian biểu của bạn đã xây dựng sau đó thẳng tay loại bỏ những kẻ cắp thời gian bằng mọi cách. Bạn biết cách lập kế hoạch mà không có tính kỷ luật trong quá trình thực hiện, bạn vẫn chưa là người biết quản lý thời gian hiệu quả.

Thiết Lập Thời Gian Biểu Hợp Lý

Nhìn chung, đa số các nhà lãnh đạo đều vô cùng bận rộn. Nhưng họ khác nhau ở cách tổ chức quỹ thời gian hạn hẹp của mình.

Nhiều quản lý thích lên lịch làm việc trong ngày theo đơn vị phút vì họ nghĩ rằng bằng cách này họ có thể tận dụng triệt để tất cả thời gian mà họ có.

Tuy nhiên, nhiều người lại không thích lập thời gian biểu cố định vì họ cho rằng điều này sẽ khiến họ mất linh hoạt trong việc xử lý nhanh các vấn đề đột xuất phát sinh.

Vậy giữa 2 cách thức trên, cách thức nào tốt hơn? Các chuyên gia cho rằng câu trả lời tùy thuộc vào mỗi người.

Theo Ben Dattner, người đứng đầu công ty tư vấn Dattner Consutling LLC kiêm trợ giáo tại đại học New York, chúng ta nên kết hợp cả 2 cách thức trên.

Hãy linh hoạt

Dattner cho rằng lập thời gian biểu là rất tốt nhưng điều đó không có nghĩa là ta lệ thuộc hoàn toàn vào thời gian biểu của mình. Nếu đột xuất có 1 đám cháy xảy ra thì bạn phải dập tắt ngay đám cháy thay vì vẫn tiếp tục tiến hành cuộc họp như đã định.

Dattner nói: “Là nhà quản lý, bạn cần cho người khác biết rằng bạn luôn sẵn sàng tiếp nhận thông tin mới. Và chính thời gian biểu của bạn sẽ phải phản ánh được điều này.”

Theo Earl Taylor, chuyên gia huấn luyện các kỹ năng làm việc cần thiết của Dale Carnegie cho biết, nếu lên lịch 1 chương trình làm việc quá sức, bạn sẽ không chú tâm vào những công việc thật sự quan trọng. Ông nói: “Khi cố lên lịch làm việc theo đơn vị phút tức bạn đang tập trung vào công việc hơn là quan tâm đến kết quả.”

Phân biệt mức độ quan trọng của từng công việc để dành thời gian giải quyết  sao cho hợp lý là việc làm không dễ dàng gì. Taylor nói: “Bạn thường dành quá nhiều thời gian cho các công việc không thật sự quan trọng và do đó không đủ thời gian để giải quyết các vấn đề ‘hạng nặng’ khác.”

Ngoài ra, bạn cũng nên xem lại thời gian biểu sau khi đã thực hiện. Theo Dattner, thời gian biểu phải phục vụ cho 2 mục đích: một là cho bạn biết chương trình làm việc trong ngày của bạn, hai là ghi chép lại những công việc bạn đã làm trong ngày. Ông nói: “thời gian biều phải cho bạn biết được những việc bạn sẽ làm và đã làm. Hãy thường xuyên theo dõi thời gian biểu của bạn kể cả khi bạn thay đổi lịch làm việc.”

Thời gian chết

Dù thích lập thời gian biểu cố định theo đơn vị phút nhưng bạn cũng nên có 1 khoảng ‘thời gian chết’ (tức để trống 1 khoảng thời gian). Như vậy, bạn sẽ có thời gian để tán gẫu thân mật với các nhân viên và đồng nghiệp của mình. Dattner cho rằng khái niệm cũ – “Quản lý bằng cách đi dạo quanh công ty”- ngày nay vẫn rất hiệu quả.

Nếu bạn không theo được chính sách ‘mở cửa’ mọi lúc thì bạn có thể dành ra một số giờ ở văn phòng, khi đó nhân viên của bạn sẽ thấy thoải mái hơn khi vào gặp bạn.

Trong 1 số trường hợp, bạn không cần phải tổ chức lại 1 cuộc hẹn đã bị hoãn trước đó. Taylor nói: “Điều này vô cùng hiệu quả”. Nếu bỏ lỡ cuộc họp mặt thông thường, bạn có thể chờ đến cuộc họp lần sau.

Dattner nói: “Thỉnh thoảng, có nhiều cuộc họp quan trọng bị trì hoãn và không bao giờ được tổ chức lại, ví dụ như cuộc họp tổng kết thành tích năm với các nhân viên.”

Đôi khi, vì 1 lý do nào đó mà những cuộc họp quan trọng như thế bị trì hoãn, và sau đó không được tổ chức lại. Điều này là 1 sai lầm. Ông cho rằng: “Việc tổ chức lại các cuộc họp quan trọng là điều vô cùng cần thiết. Tất cả mọi việc đều nên giải quyết rõ ràng, không nên mập mờ.”




Cách quản lý thời gian hiệu quả cho sinh viên
Ý tưởng kinh doanh độc đáo của sinh viên
Cách tiết kiệm tiền hiệu quả cho sinh viên
Cách viết CV xin việc cho sinh viên mới ra trường
Kinh nghiệm phỏng vấn xin việc lần đầu cực hữu ích
Kĩ năng quản lý thời gian hiệu quả


(ST)