Cách sắp xếp tài liệu trong máy tính

I. Một vài thói quen phổ biến nên tránh:

1/ Lưu mọi dữ liệu quan trọng trong My documents hoặc ổ C:

Đồng ý là My documents của Windows là thư mục mặc định trong nhiều soft nên khá hữu ích trong nhiều trường hợp. Tuy nhiên thói quen để hết dữ liệu quan trọng trên ổ c: hoặc my documents sẽ một thảm họa khi cài lại máy. Bạn sẽ phải chọn lọc, di chuyển một loạt thứ trước khi tiến hành format ổ. Mà đặc biệt với tình trạng virus tràn lan thì việc cài lại là chuyện cơm bữa, cho nên thói quen này sẽ lấy đi một phần không nhỏ trong quỹ thời gian của mỗi người về lâu dài…

2/ Vứt tất tần tật mọi thứ ra Desktop:

Đây cũng là một điều hay gặp ở nhiều máy tính, chủ nhân khi cài đặt các phần mềm thường để tự cho nó đặt một vài icon lên màn hình. Và rồi dần dần trên màn hình xuất hiện một núi các icon, shortcut. Mình còn thấy khá nhiều người copy, download hay tạo ra những files mới về thường đặt ngay trên desktop với lý do “cho nhanh” cũng nên xem xét lại. Tất cả những việc trên vừa về lâu về dài đều làm windows chạy chậm hơn, đồng thời làm tốn thời gian hơn của bạn khi tìm kiếm các chương trình cần thiết, đặc biệt đối với những ai ít khi dành thời gian cho việc dọn dẹp máy tính.

3/ Không có một hệ thống thư mục khoa học:

Chắc chắn trên máy tính bạn sẽ có nhiều loại dữ liệu như phim, ảnh, clip, tài liệu văn bản, nhạc, các chương trình, phần mềm đủ thể loại. Theo mình được biết thì nhiều người sắp xếp dữ liệu của họ không theo một quy tắc nhất định nào cả. Đôi khi nhạc, files văn bản ở cùng trong một thư mục. Hoặc các soft, ảnh không chia ra các phân mục rõ ràng… Điều này đôi khi sẽ gây khó khăn co việc truy xuất, tìm dữ liệu khi cần.

4/ Lưu luyến với quá nhiều thứ:

Một đặc tính kiên cố của con người là tham lam, tiếc của. Có nhiều người sưu tập trong máy hàng chục thậm chí hàng trăm gb phim, nhạc, các soft học tiếng anh, các chương trình đồ họa, âm thanh khác mà rất ít khi dùng chúng. Rồi có những người khi làm các dự án như đồ họa, video clip… thường giữ lại cả bộ project (các files dùng trong quá trình thực hiện) với lý do “Biết đâu sau này cần dùng đến”, “Biết đâu người khác cần”… theo mình thì điều này cũng tốt, nhưng không cần thiết lắm, trừ khi máy tính của bạn dung lượng ổ cứng lên tới vài trăm GB thì hẵng sưu tập, lưu trữ lắm đến như vậy.

II. Một số lời khuyên nhỏ giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả:

1/ Hãy nhớ và áp dụng một nguyên tắc “Chỉ giữ lại những gì thực sự cần thiết, những sản phẩm cuối cùng”. Chẳng hạn bạn làm video clip cho lớp thì sau khi hoàn thành 100% (chiếu xong, làm đĩa tặng đâu vào đấy..) thì nên sao lưu thành một file video chất lượng cao và giữ làm kỉ niệm (mình hay dùng wmv, 4000kbps, âm thanh 192kbps, 48000khz). Ngoài ra nếu muốn giữ lại thực sự, hãy sao lưu tất cả ra một đĩa CD/DVD chất lượng cao với đề mục rõ ràng, chứ đừng để hết trên máy tính.

2/ Hãy thiết lập một hệ thống các thư mục riêng cho mình, phân chia bố trí các mục thật rõ ràng. Ví dụ các dữ liệu điện tử có thể chia thành Audiobooks; Ebooks; Video Courses rồi bên trong có thể chia nhỏ tùy theo mục đích của bạn. Ebook học tập; Ebook truyện; Video học tiếng anh; Audio motivate… và lưu ý đừng có đặt nó trên phân ổ mà hệ điều hành đang chạy (thường là ổ C:), bởi nó là trung tâm của virus cộng mọi rắc rối khác…

3/ Hãy lập một thư mục TEMP để chứa các dữ liệu chờ xử lý, chẳng hạn bạn mới download một ebook, một bài hát hoặc tài liệu mới nhận được hoặc một softhay mới phát hiện mà chưa sắp xếp vào đâu hoặc lúc đó sướng quá muốn sử dụng luôn… Và hàng ngày, hãy danh một thời gian nhất định để xử lý các dữ liệu trong đó, xóa những thứ ko cần thiết, move các files vào nơi thích hợp. Nếu không thì dần dần nó cũng trở thành một cái kho tạp nham, đồ sộ…

4/ Hãy sử dụng những trình nén mạnh để backup các dữ liệu cần thiết. Winrar, winzip hiện nay đã trở lên khá thông dụng. Nhưng mình khuyên các bạn sử dụng PowerIso, một chương trình nén và tạo ổ đĩa cd/dvd ảo cực mạnh. File nén .daa của nó tiết kiệm hơn nhiều so với .rar, .zip và một điểm đặc biệt là bạn có thể sử dụng ngay mà không cần giải nén, bởi nó là files cho ổ đĩa ảo.

Ngoài ra, có một cách là dùng các soft có khả năng index, ví dụ như google desktop. Cơ chế hoạt động của nó tương tự như google.com vậy, bạn muốn tìm gì trên máy bạn, chỉ việc gõ từ khóa, enter phát là ra luôn chứ ko lâu và ì ạch như bộ search file tích hợp sẵn của windows. Nhưng nhìn chung là mình khuyến khích các bạn nên có một cách quản lý & xử lý dữ liệu hiệu quả. Vừa rèn cho mình thói quen tổ chức ngăn nắp, lại vừa dễ dàng cho những ngườii sử dụng khác đặc biệt khi đó là tài nguyên chung.

1. Sơ lượt về ổ đĩa cứng trên máy tính cá nhân:
Ổ đĩa cứng, hay còn gọi là ổ cứng (tiếng Anh: Hard Disk Drive, viết tắt: HDD) là thiết bị dùng để lưu trữ dữ liệu của các máy tính như máy tính cá nhân (PC), máy tính xách tay, máy chủ (Server)…
Bên trong ổ cứng có nhiều lá đĩa được xếp chồng lên nhau theo trục đứng. Mỗi lá đĩa chia thành nhiều vòng tròn đồng tâm gọi là track. Trên các lá đĩa, tập hợp các track ở cùng vị trí gọi là cylinder. Các cylinder (vòng tròn) bên ngoài có thể lưu trữ nhiều dữ liệu hơn vì chúng có chu vi lớn hơn. Mỗi track được chia thành nhiều đoạn nhỏ gọi là sector, các sector trên cùng 1 track kết hợp với nhau thành cluster; dữ liệu được lưu trên các cluster này.
Khi dữ liệu của tập tin được ghi, xóa trên ổ cứng hoặc thay đổi kích thước, dữ liệu được lưu vào các cluster trống (hoặc đánh dấu trống) đầu tiên.

1.1 Đĩa từ
Đĩa từ (platter): Đĩa thường cấu tạo bằng nhôm hoặc thuỷ tinh, trên bề mặt được phủ một lớp vật liệu từ tính là nơi chứa dữ liệu. Tuỳ theo hãng sản xuất mà các đĩa này được sử dụng một hoặc cả hai mặt trên và dưới. Số lượng đĩa có thể nhiều hơn một, phụ thuộc vào dung lượng và công nghệ của mỗi hãng sản xuất khác nhau.
Mỗi đĩa từ có thể sử dụng hai mặt, đĩa cứng có thể có nhiều đĩa từ, chúng gắn song song, quay đồng trục, cùng tốc độ với nhau khi hoạt động.

1.2 Trục quay
Trục quay là trục để gắn các đĩa từ lên nó, chúng được nối trực tiếp với động cơ quay đĩa cứng. Trục quay có nhiệm vụ truyền chuyển động quay từ động cơ đến các đĩa từ.
Trục quay thường chế tạo bằng các vật liệu nhẹ (như hợp kim nhôm) và được chế tạo tuyệt đối chính xác để đảm bảo trọng tâm của chúng không được sai lệch - bởi chỉ một sự sai lệch nhỏ có thể gây lên sự rung lắc của toàn bộ đĩa cứng khi làm việc ở tốc độ cao, dẫn đến quá trình đọc/ghi không chính xác.

1.3 Đầu đọc/ghi
Đầu đọc đơn giản được cấu tạo gồm lõi ferit (trước đây là lõi sắt) và cuộn dây (giống như nam châm điện). Gần đây các công nghệ mới hơn giúp cho ổ đĩa cứng hoạt động với mật độ xít chặt hơn như: chuyển các hạt từ sắp xếp theo phương vuông góc với bề mặt đĩa nên các đầu đọc được thiết kế nhỏ gọn và phát triển theo các ứng dụng công nghệ mới.
Đầu đọc trong đĩa cứng có công dụng đọc dữ liệu dưới dạng từ hoá trên bề mặt đĩa từ hoặc từ hoá lên các mặt đĩa khi ghi dữ liệu.
Số đầu đọc ghi luôn bằng số mặt hoạt động được của các đĩa cứng, có nghĩa chúng nhỏ hơn hoặc bằng hai lần số đĩa.

2. Quản lý dữ liệu và cơ chế đọc ghi dữ liệu lên đĩa cứng:
2.1 Cơ chế quản lý dữ liệu trên máy tính tương tự như chúng ta quản lý tài liệu hồ sơ:
Tất cả dữ liệu được lưu trữ trên đĩa cứng thông qua các tập tin (file) và cây thư mục. Có nhiều loại file có các chức năng khác nhau, vị trí lưu trữ cũng khác nhau. Phần đầu tiên hay phân vùng đầu tiên của ổ đĩa cứng luôn được dành cho các file hệ thống của hệ điều hành. Các file hệ thống này nhằm để khởi động và quản lý toàn bộ hệ thống máy tính.
Các loại file dữ liệu như văn bản, âm thanh, hình ảnh, video,…thì được lưu trữ ở những phân vùng dành riêng để lưu trữ dữ liệu. Hệ thống lưu trữ dữ liệu được hệ điều hành quản lý logit và chặt chẽ gần như tuyệt đối. Để quản lý hệ thống file trên đĩa cứng hệ điều hành có giải pháp định dạng ổ đĩa cứng thông thường bằng FAT (File Allocation Table – Bảng xác định vị trí các tập tin trên ổ đĩa cứng) hoặc NTFS (New Technology File System – Qu��n lý hệ thống tập tin theo công nghệ mới). Các phiên bản của FAT như FAT16, FAT32 dành cho các hệ điều hành cũ Windows 3.1, 95, 98,… trở về trước. Còn hệ thống quản lý NTFS được dùng cho các hệ điều hành tiên tiến sau này như Windows NT, XP, Vista, 7, 8,…
Hệ thống NTFS có đầy đủ các tính năng quản lý của hệ thống FAT và bổ sung nhiều tính năng tiên tiến khác như tên tập tin có thể lên đến 255 kí tự, độ dài tập tin cũng lớn hơn, khả năng quản lý dung lượng ổ cứng cũng lớn hơn rất nhiều lần. Đặc biệt là tính năng khắc phục lỗi và bảo mật dữ liệu.
Tại bản FAT hoặc NTFS chứa các thông tin của tập tin như tên file, độ dài file, vị trí của file, loại file (tài liệu, hình ảnh, âm thanh,…),…để khi có yêu cầu truy cập (đọc/ghi) của người sử dụng thì trước hết hệ điều hành sẽ tìm kiếm tên file, xác dịnh vị trí file,…bằng cách tìm ngay trên bảng FAT hoặc NTFS này. Sau đó mới thực hiện đọc/ghi nội dung file và xuất ra màng hình cho người sử dụng điều khiển.
Cũng tương tự như việc quản lý tài liệu hồ sơ của chúng ta. Tài liệu được lưu trữ ngăn nắp (theo ISO 9001:2008) thì cũng phải được lập Danh mục Tài liệu hoặc Danh mục Hồ sơ như hệ thống máy tính thì cần có bảng FAT hoặc NTFS vậy.
Các tài liệu hoặc hồ sơ của chúng ta cũng được phân loại, lưu trữ tại các kẹp hồ sơ, kẹp tài liệu và được đặt ở các tủ Hồ Sơ, Tài liệu khác nhau được đánh số thứ tự nhằm mục đích khi cần lấy hồ sơ, tài liệu thì dễ dàng tìm kiếm.
Việc xây dựng kẹp hồ sơ, kẹp tài liệu, tủ đựng hồ sơ và đánh số thứ tự cho các tủ hồ sơ thì cũng giống như việc chúng ta tạo ổ đĩa cứng, tạo thư mục, đặt tên cho các thư mục trong máy tính.
2.2 Sự phân mảnh đối với ổ đĩa cứng máy tính
Đối với máy tính khi đọc/ghi dữ liệu lên ổ đĩa cứng, trước hết hệ điều hành đọc ngay trên bảng FAT hoặc NTFS là file dữ liệu mà người sử dụng yêu cầu (cần tìm) đang nằm ở đâu (ở ổ đĩa nào, thư mục nào,…), khi đã xác định được vị trí file dữ liệu cần đọc hệ điều hành điều khiển đầu đọc đến vị trí có file dữ liệu đó và thực hiện việc đọc/ghi.
Đối với máy tính mới hoặc ổ đĩa mới được định dạng (format) thì các vị trí lưu trữ dữ liệu chưa được sử dụng, các file được ghi lên ổ đĩa liên tục và gần nhau cũng như hồ sơ tài tài liệu ban đầu ta sắp xếp các kẹp hồ sơ cùng loại thì ta sắp vào tủ hồ ở các vị trí gần nhau. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng con người thường tạo, copy và xóa dữ liệu. Trong quá trình này file dữ liệu không còn được lưu ở vị trí gần nhau nữa mà thay vào đó máy tính sẽ ghi vào các vị trí còn trống (chưa cử dụng trên ổ đĩa cứng). Do vậy, dữ liệu sẽ không còn sắp xếp liên tục nữa, có khi file dữ liệu được chia nhỏ thành gói dữ liệu và được ghi rất nhiều vị trí khác nhau trên ổ đĩa. Cùng một file dữ liệu cần đọc thì hệ điều hành phải tốn thời gian tìm kiếm vị trí chứa dữ liệu cần đọc và phải di chuyển đầu ghi/đọc đến nhiều vị trí khác nhau nên để đọc được một file dữ liệu tốn nhiều thời gian hơn là khi máy tính còn mới (hoặc ổ đĩa mới được định dạng).
Sau thời gian sử dụng, dữ liệu được đọc/ghi trên nhiều vị trí khác nhau (không còn liên tục nữa) người ta gọi quá trình đó là sự phân mảnh ổ đĩa.
Trên thực tế, chúng ta quản lý lưu trữ tài liệu hồ sơ cũng vậy, chắc chắn sẽ không tránh khỏi việc có người lấy hồ sơ chổ này đem để chổ kia (tiện thể), hồ sơ tài liệu mới phát sinh,...Sau thời gian sử dụng chúng ta cần phải sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu, đối chiếu và cập nhật lại Danh mục Tài liệu, Danh mục Hồ sơ để loại bỏ các tài liệu không còn sử dụng để việc sử dụng tìm kiếm hồ sơ tài liệu được nhanh hơn.
Trên quan điểm và hệ tư tưởng của con người, thì hệ thống máy tính được xây dựng cũng dựa trên quan điểm đó. Để khắc phục vấn đề ổ đĩa bị phân mảnh thì có nhiều công cụ khác nhau. Bản thân hệ điều hành Windows cũng có một công cụ tích hợp sẵn nhằm mục đích để sắp xếp lại các gói dữ liệu cùng một file vào các vị trí gần nhau và liên tục để khi đọc/ghi dữ liệu đầu đọc/ghi sẽ không phải di chuyển nhiều nên thời gian đọc/ghi dữ liệu sẽ nhanh hơn. Toàn bộ hệ thống máy tính hoạt động nhanh hơn rất đáng kể.
Ngoài ra, khi sắp xếp lại dữ liệu trên ổ đĩa cứng hệ điều hành sẽ phát hiện chổ bị hỏng hoặc có nguy cơ hỏng thì hệ điều hành thực hiện sửa chữa luôn. Như vậy việc định kỳ sắp xếp dữ liệu cho đĩa cứng vừa làm tăng tốc độ xử của máy tính vừa bảo dưỡng được ổ đĩa cứng làm tăng tuổi thọ của đĩa cứng là việc mà người sử dụng cần phải quan tâm và định kỳ thực hiện.
3. Sắp xếp ổ đĩa cứng bằng công cụ sẵn có của hệ điều hành Windows
Trên hệ điều hành Windows luôn luôn có sẵn một công cụ để sắp xếp dữ liệu trên đĩa cứng, phát hiện và sửa lỗi đĩa cứng. Sau đây, sẽ là hướng dẫn sử dụng chức năng Disk Defragment trong Windows XP và Windows 7 thông dụng (Ngoài ra cũng còn nhiều công cụ khác như Perfect disk, Disk keeper, UltimateDefrag, Smart Defrag… để tăng tốc cho ổ đĩa cứng)
3.1 Hướng dẫn thực hiện sắp xếp đĩa bằng Windows XP
+ Bước 1. Bắt đầu từ Start bạn chọn theo chuỗi hướng dẫn sau:


Màn hình sẽ hiện ra như Hình 2 sau:





+ Bước 2. Bạn muốn chọn sắp xếp ổ đĩa nào thì kích chuột vào ổ đĩa đó. Các ổ đĩa C, D, E, F là hiện có của máy tính.
+ Bước 3: Bạn chọn nút Defragment để thực hiện sắp xếp đĩa.
Quá trình sắp xếp đĩa sẽ diễn ra, bạn có thể tạm dừng việc sắp xếp bằng cách chọn Pause, muốn dùng công việc sắp xếp chọ Stop. Thời gian sắp xếp đĩa có thể từ 15 phút, đến 30 phút, nếu đĩa có dung lượng lớn và chưa thực hiện sắp xếp có thể kéo dài hàng giờ đồng hồ. Bạn cần lưu ý:
- Trước khi chạy chương trình sắp xếp đĩa, bạn cần tắt tất cả chương trình đang mở lẫn các chương trình đang chạy thường trú có biểu tượng trên khay hệ thống, tắt cả chương trình bảo vệ màn hình Screen saver. Tốt nhất và đơn giản nhất là bạn khởi động máy ở Safe mode (nhấn F8 để vào giao diện tùy chọn khởi động của Windows, chọn Safe Mode) rồi chạy chương trình sắp xếp đĩa.
3.2 Hướng dẫn thực hiện sắp xếp đĩa bằng Windows 7
+ Bước 1: Tương tự như Win XP, tuy nhiên tiện ích trên Win 7 có giao diện hơi khác hơn Win XP một tí. Cửa sổ sắp xếp đĩa trên Win 7 như Hình 3 sau:





+ Bước 2: Bạn chọn ổ đĩa cần sắp xếp và chọ nút lệnh Defragment Disk.
+ Trên Win 7 cho phép bạn lập lịch định kỳ hàng ngày, tuần hoặc hàng tháng để máy tự động sắp xếp đĩa bằng cách bạn chọ nút lệnh Configue Schedule… để lập lịch sắp xếp đĩa.
Màn hình để bạn lập lịch như Hình 4 sau:





Mặc dù việc làm rất nhỏ là sắp xếp ổ đĩa cứng (tuy hơi mất thời gian, tùy thuộc vào dung lượng ổ cứng) nhưng sau khi quá trình sắp xếp hoàn thành, bạn sẽ cảm nhận rõ hiệu quả lớn từ sự tăng tốc đối với máy tính của bạn.

1. Sắp xếp các folder

Chúng ta đều biết mỗi khi đang có việc gấp hay đang bận, việc bỏ nhầm file vào folder là chuyện bình thường. Tuy nhiên, có một cách để chắc chắn rằng các file của bạn luôn được sắp xếp ngăn nắp là loại bỏ đống lộn xộn bằng một hệ thống lưu trữ phù hợp với cách sử dụng máy tính của người dùng. Dưới đây là một số mẹo bạn có thể sử dụng:

- Bắt đầu dọn dẹp: Bắt đầu công việc bằng cách đi tìm những file bạn không còn sử dụng, không còn cần tới hiện vẫn đang lưu trên ổ cứng.

- Nghĩ thật kỹ: Bỏ thời gian ra để lên kế hoạch sắp xếp các file một cách tốt nhất. Bạn dành thời gian trên máy tính như thế nào và bạn đã tạo những gì? Bạn có làm việc với những phần mềm chỉnh sửa ảnh, lướt web, viết truyện ngắn, nghiên cứu bài tiểu luận hay chơi game? Những folder bạn tạo trong Documents (gọi là “My Documents” trong Windows XP) có thể dễ dàng giúp người khác đoán được loại dữ liệu bạn hay sử dụng.

- Sử dụng thư mục con: Sau khi đã có ý tưởng về loại dữ liệu bạn tạo và muốn lưu, hãy tạo các thư mục và thư mục con để lưu trữ file. Hãy nhớ sử dụng tên dễ hiểu, logic. Ví dụ, bên trong Documents, bạn có thể tạo một số folder khác như Projects, QuanTriMang, Download. Sau đó, bên trong folder Projects, bạn có thể tạo thêm một số thư mục con cho mỗi một dự án riêng.

- Xóa các file định kỳ: Sau khi đã thiết lập hệ thống file, hãy kiểm tra và xóa chúng thường xuyên. Các tác vụ duy trì thường duyên, ví như xóa file cũ hoặc file trùng, folder trùng và đảm bảo các file quan trọng được đặt ở đúng folder, sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tránh phiền phức.

Đặc biệt, các folder email có xu hướng khó kiểm soát hơn cho người dùng, vậy nên hãy dành chút thời gian để sắp xếp và duy trì chúng. Microsoft Outlook 2010 cung cấp cho người dùng các tính năng rất tiện ích để giúp bạn luôn có Inbox gọn gàng.

Mẹo:

- Để tạo một thư mục con trong Windows 7, Windows Vista, hoặc Windows XP, phải chuột vào bất kì folder nào, kích New, rồi kích tiếp Folder. Điền tên cho folder mới rồi nhấn ENTER.

- Để tạo một thư mục trong Windows 7, trong Windows Explorer, kích New Folder ở trên cùng của bất kì thư viện hay folder nào. Cũng trong Windows 7, kiểu thư viện mới sẽ giúp việc quản lý các file trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Windows 7 giúp việc theo dõi các file và folder trở nên dễ dàng hơn.

2. Dọn dẹp ổ cứng

Sau khi đã sắp xếp các file và folder cũng như dọn dẹp màn hình desktop, giờ đã đến lúc bạn sắp xếp dữ liệu. Windows cung cấp 2 công cụ – Disk Cleanup và Disk Defragmenter – có thể giúp bạn giải phóng dung lượng ổ cứng và giúp máy tính làm việc hiệu quả hơn, hoạt động nhanh hơn.

- Disk Cleanup sẽ nén các file cũ lại để giải phóng ổ cứng.

- Disk Defragmenter sẽ quét ổ cứng và hợp nhất các file đã bị chia nhỏ trên toàn ổ cứng.

Việc sử dụng những công cụ này thường xuyên hay không là tùy ở bạn, nhưng sẽ tốt hơn nếu chạy chúng ít nhất mỗi tháng một lần. Người dùng Windows Vista chú ý: Disk Defragmenter được lên lịch tự động để chạy mỗi tuần một lần (ngày chủ nhật lúc 4h sáng). Nếu muốn, bạn có thể thay đổi thời gian sao cho phù hợp hoặc tắt nó hoàn toàn.

(St)