“Thành viên” trong bộ Microsoft Office, Powerpoint là công cụ hữu ích dùng cho việc thuyết trình tại các cuộc hội thảo, giảng dạy hay ít nhất là cho thuyết trình luận văn tốt nghiệp.
Cách làm bản thuyết trình bằng Powerpoint
|
Đây một phần mềm thông dụng nhất hiện nay đối với không chỉ riêng các cán bộ quản lý, hay giáo viên mà còn cho cả những sinh viên.
Để bắt đầu quá trình khởi tạo một tài liệu thuyết trình (slideshow), cần bật ứng dụng này lên. Nhấn chuột vào Start menu rồi mở trình đơn Programs, tìm đến nhóm Microsoft Office để mở PowerPoint. Tiếp theo, PowerPoint sẽ hiện ra hộp thoại cho lựa chọn các mục nhằm tạo hoặc mở một slideshow theo ý muốn của người sử dụng. - Nếu lựa chọn Template, sẽ cho một số mẫu nền sẵn có cho slideshow của bạn. - Nếu Blank Presentation sẽ cho một slideshow với nền trắng để có thể tuỳ biến dễ dàng. Nên dùng một Blank Page. Sau khi đã có một slideshow nền trắng trên màn hình, cần chọn màu cho nó bằng cách nhấn chuột phải vào đó và chọn Background. Hộp thoại Background mở ra, nhấn vào mũi tên sổ xuống, chọn Fill Effects cho màu nền có độ sâu. Hộp thoại Fill Effects mở ra, ở thẻ Gradient đánh dấu chọn One Color, rồi nhấn mũi tên sổ xuống bên cạnh, chọn More Color, hộp thoại Colors xuất hiện cho phép chọn màu ưng ý. Chọn xong màu rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Fill Effects. Tại hộp thoại này, đánh dấu chọn vào mục From title ở dưới cùng, rồi chọn kiểu trung tâm sáng ngoại vi tối ở mục Variants bên cạnh, xong nhấn OK. Cần lưu ý sử dụng màu sắc cho slideshow rất quan trọng. Màu sắc lòe loẹt sẽ gây khó chịu cho người xem. Bạn nên chọn một màu đơn hơi tối, vừa không chói mắt lại vừa làm nổi bật màu chữ. Một gợi ý là chọn màu xanh dương đậm. Màu và kích cỡ cho Font chữ Tạo trang kế tiếp Để tạo một slide mới: Chọn insert/New Slide hoặc biểu tượng New Slide trên thanh Tollbar hoặc nhấp Ctrl + M. Để tạo màu nền mới: Vào Format/Custom Background rồi chọn màu bạn thích và nhấp Apply cho một hoặc Apply to All cho tất cả các slideshow. Tạo các hình tuỳ thích: Bạn hãy nhấp vào các biểu tượng nằm trên hộp Drawing, sau đó vẽ lên slideshow của mình nhằm tạo các hình theo sở thích. Biểu tượng Textbox để viết các đề mục chính trong bài phát biểu của mình. Bạn cũng có thể xoay các đối tượng của mình bằng cách chọn biểu tượng Free rotate tool, hoặc vào Draw/rotate/flip và chọn các kiểu xoay phù hợp. Tiếp theo bạn có thể thay đổi font thích hợp bằng cách chọn Format/font. Bổ sung hiệu ứng đặc biệt Nhắp vào biểu tượng Fill color, rồi chọn shaded để tạo bóng cho đối tượng, đây là hiệu ứng hết sức bắt mắt để tạo ra những hình ba chiều. Bạn cũng có thể tạo các cách tô vẽ cho đối tượng của mình bằng cách chọn các mục còn lại trong Fill color. Chú ý: bạn không thể làm điều này với các đối tượng đưa vào là hình ảnh. Chọn nút Shawdow on/off để tạo hình bóng của đối tượng lên hình nền. Đây cũng là một cách làm cho đối tượng của bạn thêm phần đẹp mắt. Ngoài việc cắt dán các đối tượng đã hết sức quen thuộc, bạn cũng có thể chèn các đối tượng khác như trong các phần mềm khác của bộ office bằng cách vào insert/object. Bạn có thể chèn một tài liệu Word hoặc bảng tính excel, một bản nhạc, đoạn phim hay bất cứ cái gì bạn muốn. Bạn có thể chèn hình ảnh các bông hoa, hay biểu tượng ngộ nghĩnh cho slideshow thêm bắt mắt . Những hình ảnh đó có thể tải miễn phí tại địa chỉ http://www.animationfactory.com . Một trong những hiệu ứng có kết quả tốt là tạo nên những ấn tượng khi trình bày các đối tượng theo các cách khác nhau, làm tăng hiệu quả trình bày lên rõ rệt. Nhắp vào biểu tượng Animation effect trên thanh toolbar, một bảng nút sẽ hiện ra. Việc tạo hiệu ứng cho slideshow sẽ làm tăng tính hấp dẫn lôi cuốn người xem. Tuy nhiên cần chú ý tới tính hợp lý cho từng mục đích của buổi thuyết trình. Đối với các buổi trình chiếu quảng cáo sản phẩm hay tiếp thị nên sử dụng nhiều hiệu ứng mạnh gây ấn tượng. Còn với buổi trình luận văn tốt nghiệp thời gian thường không dài, vì vậy nếu bạn tạo nhiều hiệu ứng thì sẽ làm mất thời gian vô ích. Do vậy chỉ nên sử dụng 2 đến 3 hiệu ứng, bao gồm 1 hiệu ứng chuyển trang và 2 hiệu ứng cho chữ. Trình diễn sản phẩm Có nhiều cách để trình diễn các slide PowerPoint. Vào View/slide show hoặc nhắp biểu tượng Slide show bên trái phía dưới màn hình. Theo mặc định, đuôi của các file PowerPoint là *.ppt. Khi trình diễn, các đối tượng của slideshow hoặc từng slideshow sẽ hiện ra theo từng cái nhắp chuột hoặc biểu tượng nào đó của bàn phím. Bạn nên cho các tiêu mục hiện ra lần lượt để dễ theo dõi. Bạn có thể dùng bút để vẽ, khoanh tròn các vấn đề quan trọng bằng cách nhắp vào nút có hình mũi tên bên dưới và chọn pen hoặc nhắp nút phải lên màn hình và chọn lựa. Bạn có thể chọn màu cho đường vẽ bằng cách vào pointer options/pen color" và chọn màu thích hợp. |
Slide và kịch bản thuyết trình
Do chuẩn bị bước vào kỳ bảo vệ đồ án/luận văn của sinh viên, các phương pháp và các ví dụ xuyên suốt trong bài viết tập trung chủ yếu vào nhóm các bài thuyết trình bảo về đồ án/luận văn của sinh viên
1. Ý nghĩa slides
Slide thuyết trình mang ý nghĩa là một công cụ bổ trợ cho nội dung được trình bày chứ không phải là nguồn thông tin chính dành cho thính giả. Với tư cách là công cụ bổ trợ nôi dung được trình bày, slides được chia làm 2 dạng:
Do dạng 1 đi quá sâu vào chi tiết nên không có phương pháp cụ thể để làm slides theo mà chỉ có các khuyến cáo để có thể xây dựng slides theo cách tốt nhất. Bài viết này sẽ trình bày về phương pháp xây dựng slides theo dạng 2 (dạng 2 luôn bao gồm cả dạng 1) với tư cách là xương sống của bài thuyết trình và đồng thời đưa ra các khuyến cáo để xây dựng dạng 2 tốt nhất.
2. Chuẩn bị dàn ý, kịch bản thuyết trình
Do slides là xương sống của nội dung thuyết trình, vì vậy chuẩn bị dàn ý cho slides cũng chính là chuẩn bị dàn ý cho bài thuyết trình. Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất để xây dựng slides trở thành căn cứ vững chắc cho toàn bộ bài thuyết trình. Dàn ý được xây dựng bao gồm cả số trang và thời gian trình bày phân bổ cho các mục trong dàn ý tạo thành kịch bản trình bày.
Thông thường dàn ý của một slide (cũng chính là nội dung sẽ trình bày) có các mục chính sau:
Căn cứ theo dàn ý chung nói trên, một bài thuyết trình 15 phút sẽ có dàn ý với số trang và thời gian trình bày phân bổ như sau
| Mục |
Số trang |
Thời gian
tối đa
|
| Tên đề tài | 1 | 00 phút 10 giây |
| Tiểu dẫn/Mở đầu | 1 | 00 phút 50 giây |
| Mục lục | 1 | 00 phút 30 giây |
|
Đặt vấn đề
|
3 | 02 phút 30 giây |
| Lý thuyết chung | 4 | 04 phút 00 giây |
| Giải quyết vấn đề | 4 | 04 phút 00 giây |
| Kết quả đạt được | 2 | 02 phút 00 giây |
| Cảm ơn | 1 | --- |
| Tổng cộng | 17 | 14 phút 00 giây |
Ví dụ về một dàn ý/kịch bản trình bày như sau:
| Mục | Số trang tối đa | Thời gian tối đa |
Tên đề tài
|
1 | 00 phút 10 giây |
Tiểu dẫn/Mở đầu
|
1 | 00 phút 50 giây |
Mục lục |
1 | 00 phút 30 giây |
Đặt vấn đề
→ Ảnh siêu âm 3 chiều là bộ phận của bài toán ảnh y học 3 chiều nhưng có các đặc điểm riêng và bài toán riêng cần giải quyết |
3 | 02 phút 30 giây |
Lý thuyết chung
|
5 | 05 phút 00 giây |
Giải quyết vấn đề
|
2 | 02 phút 00 giây |
Kết quả đạt được
|
2 | 02 phút 00 giây |
Cảm ơn |
1 | --- |
Tổng cộng |
16 | 13 phút 00 giây |
3. Phân bổ thời gian trình bày theo slides
Một bài thuyết trình tốt khi bảo vệ đồ án/luận văn chỉ được phép kéo dài tối đa 15 phút, tuy nhiên tính giả sẽ thích hơn nếu nghe trình bày trong khoảng 10 phút. Lỗi hay mắc phải khi thuyết trình là trình bày vượt quá giới hạn thời gian cho phép. Nguyên nhân của lỗi này chủ yếu là do người trnìh bày không có sự chuẩn bị về dàn ý/kịch bản trình bày trước, dẫn đến bài thuyết trình bị kéo dài, lan man không tập trung vào các vấn đề cụ thể, không xác định được trọng tâm cần trình bày.
Giống như khiêu vũ nếu theo đúng nhịp của bản nhạc, đoàn quân diễu hành theo đúng nhịp trống 1 - , người khiêu vũ và người lính không bị phung phí sức lực để khiêu vũ và diễu hành hàng giờ, hàng ngày; việc chuẩn bị tốt kịch bản trình bày với phân bổ thời gian trình bày theo các slides làm xương sống giống như nhịp nhạc giúp cho người trình bày tránh đi lan man, phung phí nguồn thời gian cho phép. Thực tế cho thấy với việc chuẩn bị kịch bản với phân bổ thời gian trước, do tâm lý hồi hộp người trình bày sẽ nói nhanh hơn bình thường so với dự định nên sẽ kết thúc bài trình bày trước thời gian dự tính. Do đó nếu lên kịch bản trình bày trong 15 phút, người trình bày có thể chỉ mất 10 đến 12 phút để kết thúc nếu đi đúng theo kịch bản, đây là thời gian hợp lý để gây thiện cảm với thính giả.
Mục 2 đã nêu ra kịch bản trình bày với thời gian phân bổ đề nghị, tùy theo tình hình đặc điểm cụ thể của nội dung mà người thuyết trình điều chỉnh phân bổ thời gian cho phù hợp hơn:
4. Các khuyến cáo khi làm slides
5. Một số hướng dẫn sử dụng MS PowerPoint
Ngày này việc sử dụn MS PowerPoint để soạn thảo slides trình bày đã trở nên phổ biến. Mục này sẽ hướng dẫn một số thủ thuật sử dụng Ms.PowerPoint
6. Kết luận
Slides không đơn giản chỉ là công cụ bổ trợ, slides còn là xương sống dàn ý trình bày giúp tăng cường hiệu quả truyền đạt từ người trình bày đến thính giả. Do đó chuẩn bị nội dung slides chính là chuẩn bị nội dung trình bày.
Kinh nghiệm bảo vệ luận văn bằng slide thuyết trình
Khả năng thuyết trình hấp dẫn đem lại một lợi thế cho bạn trong NCKH. Bạn sẽ nổi bật trong đám đông cử tọa khi cho mọi người thấy sự tự tin và sức cuốn hút của bạn.
Hãy làm cho giây phút đầu tiên trở thành đáng nhớ. Bắt đầu bài thuyết trình bảo vệ bằng lời chào cử tọa và Hội đồng, lời giới thiệu về nhóm và đề tài thật sâu sắc. Hãy trình bày với một giọng điệu hùng hồn nhất, thật tự tin và nên sử dụng công cụ giao tiếp bằng ánh mắt.
Bạn nên đứng thẳng người, không nên quá phụ thuộc vào máy chiếu, chỉ nên liếc nhìn để lấy ý. Quân bình trọng lượng trên đôi chân để không phải nghiêng hay ngả người. Bạn chỉ nên dùng một tay duy nhất để cầm micaro, tay còn lại duỗi thoải mái và có những cử chỉ tự nhiên. Tránh xoa tay lên má, gãi đầu, vung tay bừa bãi…
Hãy tạo phong cách riêng của mình, luôn tỏ ra linh hoạt khi phải theo một dàn ý tổng quát của đề tài, đừng nên đọc như một bài diễn văn đúng từng câu, từng chữ. Bạn là người hiểu rõ về đề tài của bạn nhất, hãy thuyết trình một cách tự tin. Bạn cũng cần phải biết lựa chọn, xây dựng cấu trúc bài bảo vệ hợp lý. Với một công trình nghiên cứu trong hơn 6 tháng mà chỉ được trình bày từ 15-20 phút vì vậy bạn phải hiểu rõ mình cần nói gì. Kinh nghiệm là bạn đừng nên sa đà vào chương lý luận, hãy trình bày khái quát và nên tập trung vào chương trực trạng và giải pháp.
Nên dừng lại sau mỗi chương và có phần tiểu kết cũng như dẫn dắt vấn đề vào nội dung mới, cần thiết có thể đưa ra những ví dụ minh họa để làm sống động bài bảo vệ. Để thuyết trình thành công nội dung trình bày phải phù hợp, tập trung vào nội dung chính của đề tài, sử dụng các công cụ hỗ trợ khách quan như các bảng biểu, biểu đồ, lược đồ, hình ảnh, con số, dữ kiện cụ thể.
Cách thức bạn mở đầu và kết thúc sẽ gây ấn tượng đến người nghe. Mở đầu tốt làm cho người nghe thấy thích thú, chú ý và đứng về phía bạn. Kết luận hay sẽ làm tăng tính thuyết phục của toàn bộ bài thuyết trình và để lại ấn tượng tốt cho người nghe.
Khi trả lời câu hỏi của Hội đồng khoa học và của cử tọa hãy bảo vệ quan điểm của mình một cách lịch sự, khẳng định lập trường của mình. Lắng nghe câu hỏi cẩn thận và nếu cần nên ghi chép hay lặp lại câu hỏi. Nên cảm ơn người đặt câu hỏi và trả lời ngắn gọn, đi vào trọng tâm. Khi trả lời nhớ hướng vào mọi người, tránh trả lời cho một người. Khi bị bế tắc, hãy bình tĩnh để đặt ngược lại vấn đề cho người ra câu hỏi và khéo léo lôi cử tọa cùng tham gia giải quyết vấn đề. Nên lựa chọn câu hỏi để trả lời, nếu không thể trả lời câu hỏi thì nên nên báo cho người đặt câu hỏi biết bạn sẽ xem xét và trả lời trong thời gian cụ thể. Đối với các câu hỏi ác ý bạn phải tập trung vào vấn đề và cố gắng kiềm chế cảm xúc của mình.
Có thể bạn sẽ rất hồi hợp, hãy khắc phục nó bằng cách đi từ từ đến vị trí trình bày, kiểm tra sắp xếp tài liệu trước khi trình bày, hít sâu thở chậm và nói từ từ, nắm chặt tay rồi thả lỏng cáng chậm càng tốt. Nếu như bạn chuẩn bị tốt, tập luyện trước thì chắc chắn bạn sẽ tự tin hơn.
Tóm lại, để bảo vệ đề tài thành công bạn phải sử dụng kỹ năng thuyết trình, thuyết phục của mình bằng một giọng nói rõ ràng, dễ nghe, ngôn ngữ cử chỉ hợp lý và sử dụng tốc độ âm lượng vừa phải, biết sử dụng hiệu quả các công cụ truyền thông.. Bạn phải thật sự tự tin và cuốn hút. Hãy cố gắng tập luyện và vượt qua sự hồi hợp lo lắng ban đầu.
Cách thuyết trình bằng tiếng Anh
Cách trang trí slide powerpoimt ấn tượng
Cách thuyết trình hay khiến mọi người chăm chú
(ST)