Cách từ chối khéo léo trong công việc

Nhiều khi sếp, khách hàng hay đối tác, thậm chí đồng nghiệp thỉnh thoảng vẫn đặt ra cho chúng ta những vấn đề mà thực tế đó là những ý tưởng tồi, hoàn toàn lãng phí thời gian. Tuy nhiên, thật không dễ dàng khi chúng ta muốn họ hiểu ra điều đó. Dianna Booher, tác giả cuốn sách "Tự tin trong giao tiếp: Nói khéo mọi lúc" đã đưa ra một vài gợi ý về cách xử lý các yêu cầu khó thực hiện như sau:

Nói "Được, nhưng…"

Thay vì nói "không" ngay lập tức, bạn nên học cách để nói "có" và trong mọi trường hợp, hãy cố gắng nói "có" trước đã. Sau đó, bạn có thể gợi ý điều chỉnh những điều bạn mong muốn trong công việc, những thay đổi, bổ sung để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Luôn thận trọng, đừng vội vàng phản ứng ngay, mà nên nhẹ nhàng nhận lời rồi giải thích cho hợp tình hợp lý. Học cách nói "có" kèm điều kiện.

Xây dựng thái độ tích cực

Hãy nhớ giữ cho ngôn ngữ cơ thể, ngữ điệu lời nói phù hợp, trong tầm kiểm soát và đưa ra một ý tưởng mới để hỗ trợ khách hàng hoặc người đối diện. Đừng vội chê bai hay tỏ thái độ tiêu cực, khiến người khác cảm thấy bạn đang là một "ideal killer" – người luôn phản đối ý tưởng. Nhớ rằng đôi khi thái độ phê phán gay gắt bị hiểu lầm là cầu thị dẫn tới mọi công việc, ý tưởng sẽ được dồn vào tay bạn giải quyết. Bạn nên điềm tĩnh, cho mình chút thời gian để nghiền ngẫm những ý kiến của người khác và tính xem có cách nào giải quyết vấn đề tối ưu.

 

                                                                            Ảnh minh họa

Sẵn sàng giải thích rõ ràng

Đôi khi, mọi người đặt ra những yêu cầu không hợp lý bởi họ không nắm hết được số lượng công việc mà chỉ đi vào một số dự án mang tính tổng quan. Chỉ khi bắt tay vào cụ thể, họ mới thấy hết được công việc nhiều tới mức nào. Vì thế, giúp họ hiểu được các bước và thời gian, cách thức tham gia, nếu có, hãy cho họ giải pháp để không ảnh hưởng đến công việc tổng thể. Đây là lúc cần chú ý đến cử chỉ, điệu bộ của bạn sao cho thật tự nhiên và chân tình. Giải thích cho người khác hiểu không nên chỉ đưa ra lý do, cũng không nên chỉ tập trung vào việc thiếu thời gian hoặc khả năng để thực hiện một nhiệm vụ nhất định.

Đề xuất giải pháp thay thế

Bạn nên tập trung tìm ra những giải pháp giúp cho công việc của họ được xuôi chèo mát mái. Với việc hiểu rõ mục tiêu của đối tác, bạn sẽ đưa ra lựa chọn thay thế giúp cho chi phí hiệu quả hơn, kịp thời trong quản lý và giải quyết mọi việc. Bằng cách đưa ra những tùy chọn này, bạn cũng có thể được xem như là một nhân vật có uy tín đối với cả trong và ngoài công ty. Bởi lẽ về bản chất, đôi khi người trong cuộc không thể đưa ra được hết các hướng giải quyết cũng như không có cách nhìn sáng suốt như người ngoài.

Kết thúc trong thiện chí

Dù ý kiến người khác đưa ra có nhiều vấn đề, nhưng bạn vẫn nên cố gắng kết thúc buổi trò chuyện ấy với một thái độ tích cực, vạch ra cho họ thấy những gì bạn có thể làm được và các bước tiếp theo sẽ triển khai như thế nào. Nếu không có sự lựa chọn thay thế, hãy hẹn họ trong một buổi thảo luận ở tương lai gần, cho họ thấy rằng bạn sẵn sàng là một đối tác trong dự án sắp tới.

Trong công việc, không phải ai cũng dám từ chối vì sợ mất lòng hay ảnh hưởng xấu đến hình ảnh bản thân, và rất ít trong số đó biết cách xử lý hòa nhã nhất. Nói "không" cũng cần có nghệ thuật và bí quyết riêng để đối tác không cảm thấy quá khó chịu. Sau đó, bạn có thể giải thích làm thế nào để điều người khác mong muốn trở thành hiện thực, phải thay đổi, bổ sung những gì để hoàn thành nhiệm vụ được giao.