Cách viết thư xin việc bằng tiếng anh hiệu quả

BĐể có một bức thư xin việc và CV (sơ yếu lý lịch) hoàn hảo, gây ấn tượng và thuyết phục, bạn phải “bán cái người khác cần mua, bán cái thị trường cần, chứ không nên rao bán cái mình có”.

Trước hết, phải tuân thủ nguyên tắc trình bày thư đã quen thuộc với hầu hết người nước ngoài, đó là thứ tự và căn chỉnh các đoạn. Để tránh rườm rà, hãy thực hiện căn trái toàn bộ nội dung, dùng font chữ chân phương, chẳng hạn Times New Roman (13 points). Bên trên cùng, ghi địa chỉ liên lạc và số điện thoại của bạn, sau đó đến ngày viết thư, rồi tên người nhận. Nội dung thư được trình bày trong diện tích còn lại của trang A4, nên ngắn gọn, rõ ràng.

Văn phong tiếng Anh có đặc thù là đi vào mục đích chính ngay khi mở đầu nội dung. Vì vậy, bạn nên “đặt tên” thư bằng một dòng in nghiêng, mở đầu bởi từ dẫn Reference, ví dụ: Re: Salesman post. (Dự tuyển vị trí nhân viên bán hàng). Chú ý, câu này sẽ được sắp xếp ngay sau địa chỉ người nhận và trước khi bắt đầu trình bày thư.

Tổ chức nội dung thư có nhiều cách khác nhau và còn tuỳ thuộc vào các yếu tố: kiến thức cá nhân của người viết, yêu cầu của nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, để tránh lan man, chỉ nên gói gọn lại trong 3 đoạn, lần lượt nói về nguyên nhân đăng ký thi tuyển, những hiểu biết về chuyên môn của bạn và một số điểm mạnh cá nhân (thông minh, nhanh nhẹn, sẵn sàng công tác xa...).

Kết thúc thư, hãy khẳng định với nhà tuyển dụng rằng bạn mong muốn được gặp trực tiếp họ trong một buổi intervew (I am looking forward to an intervew at your office).

MẪU 1:
 

Cách viết CV xin việc dành cho sinh viên.

Đó là nguyên tắc đầu tiên mở màn cho chặng đường xin việc.

Những việc đầu tiên cần thực hiện đó là cần phải tìm hiểu về nhà tuyển dụng, phải biết họ cần gì, họ muốn gì. Những thứ họ cần bạn có không, nếu có, hãy nêu bật chúng, tận dụng chúng tối đa để làm nhà tuyển dụng hài lòng.

Đối với nhà tuyển dụng, điều quan trọng là tuyển được người có khả năng phù hợp với công việc. Họ không cần một người bằng cấp đầy mình nhưng lại chẳng ăn nhập gì với công việc cả. Vì vậy, dù bạn có rất nhiều bằng cấp cũng đừng nghĩ rằng cứ liệt kê hết ra là đủ.

Đừng quá phô trương bản thân nhưng phải biết chú trọng vào những điểm mạnh của mình, tránh để lãng phí chúng.

Hồ sơ xin việc thuyết phục

HS xin việc thường bao gồm:

- Đơn xin việc (Cover Letter)
- Sơ yếu lý lịch (Curriculum Vitae /Resumé)
- Bằng cấp - Thư giới thiệu.
- Các tài liệu chứng minh thành tích.

Thư giới thiệu hay còn gọi là Thư tiến cử. Có nhiều cách để bạn có được thư này. Thư này có thể được viết bởi người quản lý bạn trong công ty bạn vừa mới nghỉ việc. Thư tiến cử cũng có thể được viết bởi người cấp trên của của bạn trong công tác Đoàn Hội, hay chính là giáo viên bộ môn mà môn đó bạn học xuất sắc. Thư tiến cử chắc chắn sẽ là một lợi thế của bạn so với các ứng viên khác.

Curriculum Vitae (CV) thuyết phục

Có 4 kiểu CV cơ bản: CV kiểu kỹ năng, CV theo trình tự thời gian, CV theo kiểu chức năng, CV kiểu hình tượng.

Các nội dung chính của một CV:

1. Thông tin cá nhân: Họ và tên, giới tính, năm sinh, địa chỉ liên hệ, email, số điện thoại.

2. Học vấn: Cao học (Đại học), chuyên ngành, năm tốt nghiệp, các khóa ngắn hạn có liên quan. Thành tích nổi bật, cho kèm bằng khen (nếu có).

3. Kinh nghiệm làm việc: Bạn có thể sắp xếp theo nhiều cách: Theo thứ tự từ công việc gần nhất, theo thứ tự kinh nghiệm liên quan quan trọng nhất. Các thành quả đạt được trong công việc. Thêm kinh nghiệm bán thời gian hoặc tình nguyện.

4. Các kỹ năng có liên quan đến công việc:

Khả năng giải quyết vấn đề. Ví dụ: “Tôi đã tham gia đề tài giải quyết vấn đề nghỉ học của sinh viên. Tôi đã phỏng vấn một số sinh viên để tìm ra nguyên nhân và đưa ra một số giải pháp để hạn chế sinh viên bỏ học. Kết quả là lượng sinh viên bỏ học đã giảm 20% sau 3 tháng áp dụng”.

Khả năng giao tiếp - kỹ năng thuyết trình. Hãy liệt kê các dịp phát biểu trước công chúng, các bài thuyết trình ở hội thảo. Ví dụ: “Tôi đã từng được mời phát biểu trong kỳ Đại hội Hội Sinh viên TP.HCM năm 2005”.

Khả năng trình bày.

Khả năng quản lý thời gian.

Khả năng quản lý dự án.

Một số kỹ năng ngoài, những sở trường đặc biệt, ít người có.

5. Ngôn ngữ: Ngôn ngữ cần sử dụng súc tích, tránh dài dòng, bóng bẩy hay thái quá, ngoa ngôn.

6. Sở thích, mối quan tâm: Chỉ ghi khi thực sự cần thiết hoặc có liên quan hay mang tính đặc trưng cho nghề nghiệp.

7. Người tham khảo: Là người sẵn sàng chứng thực cho bạn về những khả năng tuyệt vời mà bạn có. Người đó phải sẵn sàng tiếp đón đại diện công ty mà bạn ứng tuyển nếu công ty đó có nhu cầu thẩm tra về bạn. Người tham khảo có thể cũng chính là người viết Thư giới thiệu cho bạn.

Cần nêu rõ chức vụ, họ tên, nơi công tác, số điện thoại và địa chỉ liên lạc của người tham khảo.

Thư xin việc thuyết phục

Thông thường thư xin việc chỉ nên trình bày trong một trang, trong đó bạn phải nêu rõ vị trí dự tuyển, các điểm chính trong CV bạn vừa viết xong, nhấn mạnh các kỹ năng chính có liên quan đến công việc. Làm cách nào công ty có thể liên lạc được với bạn. Một vài lời hứa hẹn chân thành. Bày tỏ mong muốn thật sự được đóng góp cho công ty.

Ngôn ngữ nhẹ nhàng, giản dị, chân thật. Sử dụng câu ngắn gọn, dễ hiểu. Tránh tuyệt đối việc sai lỗi chính tả và các dấu chấm câu. Chú ý xuống dòng ở những chỗ cần thiết. Trình bày thoáng, đẹp mắt.

Bước cuối cùng là hoàn thiện hồ sơ: Đọc và kiểm tra lại hồ sơ của mình. Nếu có phần mềm kiểm tra chính tả thì càng tốt. Để chắc chắn, bạn có thể nhờ bạn bè kiểm tra hoặc nhân viên tư vấn giúp bạn.

Thông tin cá nhân
Người ta không cần quan tâm bạn sinh ở đâu và bố mẹ bạn làm gì đâu, điều quan trọng là chính bạn. Phần thông tin cá nhân cơ bản chỉ cần ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ và số điện thoại liên lạc là đủ. Sếp tuyển dụng chỉ cần biết bấy nhiêu đó để liên lạc với bạn hẹn phỏng vấn mà thôi.

Quan điểm - nguyện vọng nghề nghiệp

Phải nêu rõ ràng và nổi bật công việc bạn thích, phù hợp khả năng, kể cả môi trường làm việc mà bạn yêu cầu. Khi xin vào làm việc tại một công ty hiện đại thì đây là phần ăn điểm vì chúng ta dám yêu cầu, đòi hỏi và hoàn toàn tự tin khi đề nghị công việc cho chính mình.

Khả năng và bằng cấp

Một CV tốt là phải phản ánh được khả năng, sở trường của bạn, kể cả những thành tựu đã đạt được. Viết thật đơn giản, tránh khoa trương nhưng phải đảm bảo chỉ ra được bạn làm được những gì. Bằng cấp thì chỉ nên nêu những bằng có giá trị và có liên quan đến công việc đang xin.

Kinh nghiệm làm việc

Sinh viên Việt Nam hơi thiếu khoản này. Vì vậy, ngay bây giờ phải gấp rút lăn xả vào thực tế, hòng kiếm cái để ghi vào mục này đi nhé. Không cần phải liệt kê tất tần tật những công việc lớn nhỏ mà bạn đã làm qua. Chỉ cần lựa chọn một hai công việc có giá nhất và thành tựu lớn nhất đạt được là đủ.

Hoạt động ngoại khóa

Đây là phần quan trọng không kém, nó thể hiện cá tính và năng lực của bạn. Có thể trình bày cả hobby của bạn trong phần này. Thành tích hoạt động càng nhiều càng có cơ hội việc làm.

Ngày tháng tốt nghiệp đại học: là phần kết thúc cái CV hiện đại của bạn. Đừng che giấu cá tính của mình trong CV. Bây giờ nó không khô khan như trước kia nữa, CV đi tiền trạm cho bạn và nó quyết định tương lai của bạn.(Phần viết địa chỉ liên lạc của ứng viên)

(Phần viết tên người tiếp nhận tuyển dụng
Địa chỉ nhà tuyển dụng)

Thưa ông/bà...,

Tính cách hướng ngoại, kinh nghiệm bán hàng và bằng cấp tôi mới đạt được gần đây là những lý do tại sao tôi là ứng viên tiềm năng cho vị trí môi giới bảo hiểm trong công ty California Investments, Inc.

Tôi mới tốt nghiệp chuyên ngành marketing trường Đại học Oregon và tôi cũng là chủ tích Hiệp hội Lãnh đạo Tương lai Hoa Kỳ và Hiệp hội Marketing Hoa Kỳ tại trường.

Dù mới tốt nghiệp, tôi không giống các sinh viên mới ra trường khác. Tôi đã từng học tại các trường ở bang Michigan, Arizona, and Oregon. Và tôi trang trải chi phí học tập tại các trường này bằng các công việc làm thêm như bán quảng cáo trên radio, bán đăng ký mua báo dài hạn và làm nhân viên phục vụ quầy bar.

Tôi có tính cách trưởng thành cũng như các kỹ năng, năng lực để bắt đầu công việc môi giới bảo hiểm và tôi muốn làm công việc này tại California, quê hương tôi.

Tôi sẽ trở về California vào cuối tháng này và tôi rất muốn trao đổi thêm với ông về công việc tại California Investments. Sau khi gửi thư này, tôi sẽ gọi điện cho ông để xem chúng ta có thể sắp xếp thời gian gặp gỡ.

Cảm ơn ông đã dành thời gian và xem xét.

Kính thư,

John Oakley

Các bước cơ bản để có được CV tốt.






Công sở tương lai II” là tên chuỗi chương trình gồm 3 hội thảo sẽ diễn ra vào tháng 4 tới, do câu lạc bộ Nguồn Nhân Lực, Đại học Ngoại thương tổ chức. Chuỗi chương trình đã gây một tiếng vang lớn đối với sinh viên Ngoại Thương nói riêng và cộng đồng sinh viên của 7 trường trong khối ngành kinh tế trên địa bàn Hà Nội nói chung vào lần đầu tiên tổ chức năm 2008. Ba hội thảo của “Công sở tương lai” được tổ chức xen kẽ nhau, như một hành trình của sinh viên đến với môi trường công sở, bắt đầu từ việc viết VC, đi phỏng vấn, đến làm bài test tuyển dụng và thích nghi với văn hoá công ty. Tiếp nối thành công của “Công sở tương lai I”, câu lạc bộ Nguồn Nhân Lực, Đại học Ngoại Thương tiếp tục tổ chức “Công sở tương lai II” năm 2010. Hội thảo cuối cùng được tổ chức vào ngày 25/4/2010 mang tên “Hành trình công sở”. Hội thảo sẽ đem lại cho sinh viên những kiến thức cơ bản để viết một CV hoàn chỉnh. Đến với hội thảo, bạn có thể tìm thấy những kỹ năng viết CV cần thiết.

Viết một hồ sơ xin việc (resume) cũng giống như tập thể dục. Nó đòi hỏi sự sáng tạo, sức lực và sự hết mình. Tuy nhiên về lâu dài, nỗ lực của bạn sẽ được đền bù và bạn sẽ có cơ hội đặt chân vào công ty bạn hằng mơ ước.

Tại sao bạn không thử tập viết hồ sơ để nâng cao triển vọng nghề nghiệp của mình với năm bước viết resume cơ bản:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Mục đích cuối cùng của người tìm việc là một công việc tốt. Hãy bắt đầu bằng việc đưa mục tiêu nghề nghiệp của bạn lên hồ sơ. Mục này phải thể hiện rõ được mục tiêu nghề nghiệp của bạn và khả năng của bạn cho vị trí đó. Dù đây không phải là mục bắt buộc, việc nêu mục tiêu nghề nghiệp cho phép bạn điều chỉnh hồ sơ theo mô tả công việc.

Bạn cần đảm bảo rằng nội dung của mục tiêu hướng tới công ty và công việc bạn đang ứng tuyển. Ví dụ: “Tôi tìm kiếm một vị trí khởi đầu tại một tạp chí cho tôi cơ hội áp dụng các kiến thức tiếng Anh và kinh nghiệm ba năm làm biên tập viên cho tờ báo trường.”

Bước 2: Hãy làm nổi bật năng lực của mình


Phần lớn các công ty muốn ứng viên trình bày kinh nghiệm làm việc của họ theo trình tự ngược, bắt đầu bằng công việc gần đây nhất. Đừng quên đưa thông tin về vị trí công việc, công ty, địa điểm, và thời gian làm việc. Sử dụng các động từ mô tả thành tích và trình bày chi tiết bạn đã tạo ảnh hưởng tốt như thế nào tới công ty. Ví dụ thay vì nói:”Tăng doanh thu khu vực phụ trách lên cao hơn so với mục tiêu của công ty” bạn hãy nói “Tăng doanh thu khu vực phụ trách thêm 25% trong vòng sáu tháng, vượt chỉ tiêu ban đầu là 15%”, như thế sẽ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn.
Nếu bạn đã không đi làm trong một thời gian hoặc đang muốn chuyển nghề, hãy sử dụng mẫu hồ sơ theo chức năng công việc thay vì theo trình tự công việc đã làm.

Bước 3: Loại bỏ các thông tin thừa


Đừng làm kiệt sức người đọc bằng những thông tin không liên quan tới công việc. Ví dụ, nếu bạn đang làm một công việc về tài chính và là fan hâm mộ xiếc, chẳng có lý do gì để bạn kể về sở thích đu dây của mình. Hoặc nếu bạn muốn nêu một kỹ năng đặc biệt chưa nhắc đến trong mục quá trình công việc, như khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm Microsoft, hãy liệt kê các khóa học bạn đã tham gia và các bằng cấp bạn đã nhận. Đừng đưa vào các sở thích cá nhân không liên quan tới công việc.

Bước 4: Đừng quên bước gút cuối cùng

Sau khi viết xong hồ sơ, bạn nên kiểm tra lại lần cuối ngữ pháp, dấu chấm câu, chính tả và lỗi đánh máy. Định dạng hồ sơ sao cho chúng trông dễ đọc và bắt mắt. Chỉ sử dụng font in đậm cho tên các mục, tên công ty và chức danh công việc, chừa đủ khoảng trống để phần trình bày không bị dày đặc chữ.

Nếu bạn nộp hồ sơ qua email, chuẩn bị file dưới dạng văn bản thuần túy để có thể đọc được trên mọi hệ thống máy tính. Không dùng các định dạng màu mè như gạch chân, in đậm và thay các dấu đầu dòng bằng hoa thị hay gạch đầu dòng.

Bước 5: Nhờ người khác kiểm tra hộ


Trước khi nộp hồ sơ, đưa cho bạn bè hoặc chuyên gia trong lĩnh vực xem qua và hỏi xem nó đã nhấn mạnh được các kinh nghiệm và kỹ năng của bạn chưa. Người ngoài có thể dễ dàng phát hiện những lỗi mà bạn đã bỏ qua.

Viết hồ sơ là một thách thức, nhưng đừng để nó đè nặng lên vai bạn. Hãy chia nhỏ ra thành từng bước, bỏ thời gian và tập trung công sức cho mỗi bước. Chỉ cần một chút nỗ lực và ý chí, bạn có thể tăng cơ hội nhận được công việc bạn hằng mong muốn.

Nhà tuyển dụng trông đợi gì khi xem CV của bạn?

  - Cũng như hầu hết các ứng viên , bạn muốn biết quá trình tuyển dụng của các công ty như thế nào? Bạn thắc mắc nhà tuyển dụng nghĩ gì khi đọc hồ sơ của bạn? Tại sao họ lại chọn hoặc bỏ nó? Thông thường khi xem một bộ hồ sơ xin việc , nhà tuyển dụng sẽ để ý đến những điểm sau....

1. Hồ sơ của bạn đã phù hợp với yêu cầu chưa?

Đó thực sự là câu hỏi dễ trả lời đối với bất kỳ ứng viên nào chỉ cần bạn chú ý một chút. Ví dụ, nếu một công ty đang tìm kiếm một lập trình viên máy tính chắc chắn sẽ không mời bạn phỏng vấn khi hồ sơ của bạn cho thấy bạn học chuyên ngành nhân sự . Hoặc một công ty cần tuyển một nhân viên có kinh nghiệm nhưng đọc hồ sơ họ thấy bạn là sinh viên mới ra trường và chưa từng trải qua một việc làm thêm nào thời sinh viên.

Mọi yêu cầu trong quảng cáo tuyển dụng dù nhỏ đến đâu cũng ảnh hưởng đến việc hồ sơ của bạn bị bỏ lại đằng sau. Vì vậy trước khi viết hồ sơ xin việc cho bất kỳ vị trí nào bạn cần xem rõ yêu cầu về kỹ năng và bằng cấp của họ sau đó so sánh với những điều bạn có. Điều này sẽ giúp bạn viết một hồ sơ với những thông tin nhà tuyển dụng cần chứ không phải viết một hồ sơ với những thông tin đẹp. Đặc biệt bạn cần tránh viết duy nhất một hồ sơ nhưng lại gửi cho nhiều công ty khác nhau.

2. Hồ sơ đó có chứng tỏ bạn có thể làm việc lâu dài không?




Việc tuyển dụng nhân viên mới luôn tốn thời gian, tiền bạc của các công ty. Bởi vì chi phí tốn kém như vậy nên nhà tuyển dụng muốn tìm kiếm những ứng viên có ý định làm việc lâu dài, có những kế hoạch phát triển chiến lược trong công việc chứ không muốn nhận một nhân viên chỉ tìm việc làm một thời gian. Họ sẽ tìm những bằng chứng trong hồ sơ của bạn có thể cho họ thấy bạn không phải người hay nhảy việc.

Nếu bạn không phải là người hay nhảy việc hãy chú trọng đến thời gian bạn từng làm ở những công ty cũ khi viết hồ sơ . Ví dụ: “Làm trợ lý giám đốc công ty A: 3 năm”.

Nếu bạn là người thích thay đổi, bạn đổi công việc mỗi năm một lần thì trong hồ sơ bạn nên tập trung vào tính chất công việc bạn từng làm. Ngoài ra bạn cần tự trả lời trước một vài câu hỏi như “Tại sao bạn lại bỏ công việc trước đây?” vì nhà tuyển dụng có thể hỏi bạn khi đi phỏng vấn.

3. Bạn có phải là ứng viên số 1 cho vị trí đó?

Bạn thử tưởng tượng xem khi bạn muốn thuyết phục ai đó mua một sản phẩm chỉ bằng những miêu tả bằng lời của bạn nhưng lại không cho họ nhìn thấy hoặc kiểm tra sản phẩm. Như vậy liệu họ có muốn mua chúng không? Đó cũng chính là thách thức của bạn khi viết hồ sơ xin việc. Chỉ qua vài trang giấy bạn phải làm cho nhà tuyển dụng thấy bạn là người họ đang tìm kiếm trong số hàng trăm hồ sơ này.

Vì thế trong hồ sơ của bạn không được có bất cứ một lỗi nào dù là nhỏ như lỗi chính tả, đánh máy,… Họ không có thời gian kiểm tra lại chúng và hơn thế họ còn đánh giá bạn là người không cẩn trọng khi làm việc. Ngoài ra bạn cần trình bày chúng có trật tự, dễ đọc và dễ ghi nhớ.

Trước khi bạn định gửi hồ sơ đi hãy nhờ bạn bè hay người thân đọc qua hồ sơ của bạn rồi hỏi họ những câu hỏi như “Họ có nhớ được bạn có những kinh nghiệm gì? Với những kinh nghiệm đó bạn có phù hợp với công việc bạn định xin tuyển không? Họ có nhớ mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì không?...” Nếu họ trả lời được thì bạn đã thành công còn nếu họ không trả lời được những câu hỏi đó bạn cần xem lại lần nữa hồ sơ đó.



Hướng dẫn viết Cv xin việc bằng tiếng Anh
Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng anh hiệu quả nhất
Hướng dẫn viết CV xin việc bằng tiếng Việt
Cách trang trí hồ sơ xin việc thật hoàn hảo và chuyên nghiệp
Những điều nên tránh khi viết đơn xin việc
Cách viết Email xin việc ấn tượng
Kinh nghiệm phỏng vấn xin việc lần đầu cực hữu ích


(ST)