Nghệ thuật phỏng vấn nhân viên bán hàng

Những người phỏng vấn chuyên nghiệp thử nhiều nghệ thuật khác nhau để tìm ra những gì họ cần biết về ứng viên. Dưới đây là một số nghệ thuật phỏng vấn:

Một chút căng thẳng

Một cách có chủ ý, tỏ ra bất đồng với khuyết điểm hoặc thất bại của anh ta. Để ý xem anh ta bối rối hay phản ứng lại như thế nào để biết được thái độ của anh ta khi đón nhận những lời phê bình. Một vài người phỏng vấn chờ cho đến hết buổi mới giải thích về điều đó và xin lỗi.

Tỏ ra hững hờ, thiếu nhiệt tình

Điều này sẽ có tác dụng với những người không có những ưu thế đối với công việc bán hàng. Nó cho ta thấy thiện chí của anh ta đối với công việc như thế nào. Hãy đưa ra những bất lợi của công việc để trắc nghiệm động cơ của anh ta.

Tạo ra những khoảng ngừng

Một vài người phỏng vấn cố ý sắp xếp trước những cuộc điện thoại và những ngắt quãng để xem anh ta xử sự như thế nào trước những hoàn cảnh như thế. Anh ta có nắm được những gì đã nói trước đó và hướng bạn tiếp tục với câu chuyện? Sự ngắt quãng có làm anh ta bực mình không?

Những lúc nghỉ hơi lâu và khó xử

Điều này ám chỉ rằng bạn cảm thấy câu trả lời của anh ta ngắn hoặc chưa đủ, khoảng dừng lâu sẽ làm cho anh ta hơi căng thẳng và bắt buộc anh ta phải tiếp tục. Những gì anh ta nói thêm có thể là quan trọng.

Làm cho anh ta đến với bạn

Đây là một cái bẫy của những nhà tâm lý. Họ khăng khăng rằng nhận xét miệng đầu tiên về cuộc phỏng vấn là từ một người khác. Điều này ám chỉ rằng một người khác có quyền chủ động hơn họ. Anh ta sẽ đến với họ (đề phòng: anh ta có thể không thích bị đem ra phê bình).

Những câu hỏi để ngỏ

Ví dụ như là "Hãy nói cho tôi biết về những năm ở trường đại học của bạn". Câu hỏi này sẽ cho ứng viên chọn những gì anh ta thích để nói: chuyên môn của anh ta, thể thao hoặc sinh hoạt xã hội, điều này cho bạn biết những gì là quan trọng đối với anh ta.

Những câu hỏi đào sâu

Người phỏng vấn không phải lúc nào cũng đặt những câu hỏi đầy đủ. Thỉnh thoảng những câu hỏi đơn giản như "rồi sau đó như thế nào?" đủ để khích lệ anh ta nói tiếp (ngược lại "Tôi thấy đủ rồi" có thể làm chấm dứt cuộc đối thoại). Đôi lúc chỉ cần nhắc lại một vài từ quan trọng là đủ.

Ví dụ: "Tôi không thấy tiến bộ trong công việc, vì vậy chúng tôi quyết định tốt nhất là tôi nên nghỉ việc". Người phỏng vấn chỉ cần hỏi: "Chúng tôi quyết định?". "Ồ, ý tôi muốn nói là vợ tôi và tôi bàn chuyện đó và cô ấy nghĩ rằng tốt nhất là tôi nên nghỉ việc".

Tránh hỏi "tại sao"

Thường hay dùng câu hỏi bắt đầu bằng "tại sao" sẽ dễ dẫn đến thái độ tự bảo vệ khác thường ở người ứng viên. Chẳng hạn, "Tại sao anh lại chọn việc bán hàng" thường nhận được những câu trả lời giả tạo. Bạn có thể lái anh ta khỏi những tình cảm cá nhân và đưa ra những câu hỏi mà anh ta sẽ thấy thoải mái hơn "Nghề nghiệp bán hàng so với những nghề nghiệp khác có những gì hay hơn?".

Những câu hỏi có vấn đề

Những câu hỏi này kiểm tra kiến thức và cho thấy thái độ của ứng viên. Năm câu hỏi đã được đề cập ở trên thuộc vào loại này. Những câu trả lời thường chỉ ra rằng người đó có sự ngăn nắp và logic trong ý nghĩ hay anh ta thường lan man, lạc đề.

Câu hỏi 1: Hãy kể cho tôi nghe đôi điều về bạn 
Có đến 98% các cuộc phỏng vấn tuyển dụng bắt đầu bằng câu hỏi này. Đừng bao giờ kể “tràng giang đại hải” về tiểu sử bản thân ở đây! Cái NTD muốn nghe chỉ là một đoạn mô tả ngắn gọn chừng 2-3 phút về bạn và “vốn” bạn đã chuẩn bị để có thể ứng tuyển vào vị trí này (bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, thành tích đã đạt được…). Hãy chuẩn bị một vài điểm nhấn để quảng bá bản thân, nhưng phải phù hợp với vị trí bạn ứng tuyển để tránh gây phản tác dụng. Chẳng hạn, bạn không nên “khoe”: “Tôi vừa hoàn thành một khóa học thiết kế đồ họa với kết quả xuất sắc” khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên kinh doanh hóa chất!

Câu hỏi 2: Tại sao bạn muốn làm việc ở công ty chúng tôi? 
Khi hỏi câu này, NTD muốn kiểm tra xem bạn đã nghiên cứu, tìm hiểu về công ty trước khi đến dự phỏng vấn hay chưa. Đương nhiên là bạn cần nói tốt về công ty, nhưng đừng ca ngợi một cách sáo rỗng hay chỉ nói suông. Chẳng hạn, nếu bạn nêu lý do: “Tôi thích được làm việc trong những doanh nghiệp biết trân trọng người lao động như ở đây” thì nên giải thích thêm bạn dựa vào những thông tin, số liệu nào để đúc kết được điều này.

Câu hỏi 3: Bạn nghĩ lý do gì khiến chúng tôi nên tuyển dụng bạn? 
Đây lại là một cơ hội tốt để bạn quảng bá cho bản thân. Hãy chuẩn bị 3 điểm mạnh để “PR” cho mình. Tuy nhiên, chúng phải cụ thể và phù hợp với vị trí bạn nộp hồ sơ vì NTD luôn muốn tuyển “đúng người” cho “đúng việc”. Chẳng hạn, nếu ứng tuyển vào vị trí giám sát bán hàng, bạn có thể trình bày như sau: “Với 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng và đã giúp công ty cũ tăng doanh thu 20%, tôi tự tin mình sẽ đóng góp được nhiều nếu trở thành nhân viên công ty”.

Câu hỏi 4: Tại sao bạn lại rời bỏ công việc cũ?
Đây là một câu hỏi “nhạy cảm”. Phần đông tài liệu tư vấn nghề nghiệp khuyên bạn tuyệt đối không đề cập đến những điểm tiêu cực trong công việc cũ vì sẽ làm bạn “mất điểm” trong mắt NTD. Thật ra, điều này còn tùy thuộc vào NTD. Chị X, Phụ trách nhân sự ở Văn Phòng Điều Hành Công Trình tại TP. HCM của công ty Bouygues Batiment International (Pháp), đã từng đánh giá rất cao một ứng viên khi cô trả lời như sau: “Em không muốn làm việc trong một công ty mà quyền hành tập trung vào tay một Trưởng phòng (người Việt Nam). Với em, môi trường làm việc như vậy là không lành mạnh. Em cần một môi trường tốt hơn để phát triển sự nghiệp”. Theo chị X, ứng viên này là người thẳng thắn, có bản lĩnh, dám nghĩ dám làm. Vì thế, cách tốt nhất là bạn đề cập một vài điểm tiêu cực (nếu có) ở công việc cũ nhưng đừng quên nhấn mạnh khía cạnh tích cực của lý do bạn ra đi như “Muốn thử sức ở một môi trường mới”.

 Câu hỏi 5: Đâu là điểm yếu của bạn?
Cách hay nhất để trả lời câu hỏi này là thành thật thừa nhận điểm yếu của bạn, nhưng đồng thời phải chỉ ra được cách thức bạn đã khắc phục nó. Chẳng hạn nếu bạn từng yếu trong việc lập kế hoạch và quản lý thời gian thì hãy chỉ ra cách mà bạn đã khắc phục như lên lịch làm việc chi tiết vào đầu ngày rồi xếp mức ưu tiên cho từng công việc. Như vậy, NTD sẽ đánh giá bạn là người luôn quyết tâm cải thiện năng lực bản thân.

Câu hỏi 6: Khả năng làm việc nhóm của bạn có tốt không?
Gần như tất cả mọi người đều trả lời “Tốt” hoặc “Khá tốt” đối với câu hỏi này. Tuy nhiên, chỉ trả lời như thế thôi thì chưa đủ để thuyết phục NTD. Bạn nên nói thêm về lợi ích của làm việc tập thể so với làm việc cá nhân và những yếu tố giúp bạn làm việc nhóm tốt. Đồng thời, bạn cần cho ví dụ về một dự án bạn đã tham gia thực hiện. Chẳng hạn: “Tháng 2 năm rồi, tôi nhận trách nhiệm quản lý dự án sản xuất phần mềm cho một bệnh viện. Do nhóm của tôi có một số người mới nên lúc đầu sự phối hợp giữa các thành viên chưa tốt. Sau đó, tôi cải tiến lại quy trình làm việc, đồng thời gia tăng việc đào tạo cho các thành viên mới. Nhờ vậy, mọi chuyện dần cải thiện. Cuối cùng, phần mềm đó được khách hàng nghiệm thu, đánh giá cao và đưa vào sử dụng ngay.”

Câu hỏi 7: Bạn đã bao giờ có mâu thuẫn với đồng nghiệp chưa? Bạn giải quyết mâu thuẫn này như thế nào?
Lưu ý đối với câu hỏi này, nếu bạn trả lời: “Tôi chưa bao giờ có mâu thuẫn với đồng nghiệp”, NTD sẽ nghi ngờ và tiếp tục “tra hỏi” cho đến khi tìm ra sự thật. Cách tốt nhất là bạn nên “nói giảm, nói tránh” một chút, đồng thời chỉ ra cách giải quyết của bạn, chẳng hạn: “Không đến mức gọi là mâu thuẫn. Tôi chỉ có một vài lần bất đồng ý kiến với đồng nghiệp. Khi chuyện xảy ra, tôi đề nghị được gặp trực tiếp họ và dành thời gian để lắng nghe quan điểm của họ. Sau đó, chúng tôi thảo luận cho đến khi tìm ra một giải pháp khả dĩ nhất cho đôi bên.”

Câu hỏi 8: Mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong vòng 5 năm tới là gì? 
Nếu bạn đã lập kế hoạch nghề nghiệp thì bây giờ chỉ việc sử dụng những thông tin trong đó để giới thiệu với NTD. Ví dụ: “Trong vòng 5 năm tới, tôi muốn trở thành trưởng phòng phân tích tài chính của một doanh nghiệp lớn. Chính vì thế, hiện nay tôi đang theo học một khóa Chartered Financial Analyst (CFA) ở Trung tâm FTMS.”

Câu hỏi 9: Bạn đề nghị mức lương ra sao?
Đây là câu hỏi khó nhất trong tất cả các câu hỏi, đặc biệt với những người ít kinh nghiệm. Để trả lời tốt câu hỏi này, trước khi đi phỏng vấn, bạn hãy tìm hiểu mức lương phổ biến trên thị trường đối với vị trí bạn ứng tuyển. Sau đó kết hợp với mức lương bạn mong muốn và mức lương gần đây nhất của bạn để có thể đưa ra câu trả lời thích hợp nhất. Tốt nhất là bạn nên đề nghị mức lương kiểu “khoảng” hơn là một con số chính xác.

Câu hỏi 10: Bạn có câu hỏi nào cho chúng tôi không?
Hãy tận dụng cơ hội này để thể hiện sự nhiệt thành của mình với công việc! Hãy hỏi NTD ít nhất một câu, có thể là về chế độ phúc lợi, điều kiện và thời gian làm việc …; chẳng hạn: “Tôi có phải làm việc vào ngày thứ bảy không?”. Không nên nói “Không, anh/chị đã trả lời tất cả các câu hỏi của tôi rồi.” hoặc “Không, tôi không có câu hỏi nào cả.”

Trả lời phỏng vấn tuyển dụng vừa là khoa học vừa là nghệ thuật. Vì là nghệ thuật nên bạn cần nghiên cứu mới biết cách trả lời. Tuy nhiên, do cũng là nghệ thuật nên bạn phải linh hoạt, khéo léo thì mới trả lời phỏng vấn tuyển dụng thật sự tốt được. Vì thế, bạn đừng bao giờ học thuộc lòng những ví dụ trên đây rồi “trả bài” cho NTD! Chúng chỉ đóng vai trò định hướng, gợi cảm hứng cho bạn sáng tạo và tìm ra những cách trả lời phù hợp nhất với bản thân. Chúc bạn may mắn khi tìm việc nói chung và dự phỏng vấn tuyển dụng nói riêng.

Chuyển qua một khía cạnh mới

Tốt nhất là bạn đặt hết những câu hỏi quan trọng cho một khía cạnh cụ thể nào đó cho đến khi bạn hài lòng với nó thay vì nhảy từ đề tài này qua đề tài khác. Tuy nhiên, việc thay đổi đề tài đôi lúc cũng có lợi. Ví dụ: "Chúng ta đang bàn về việc giáo dục của anh, tôi cũng muốn biết đôi chút về cuộc sống gia đình anh" sau đó đặt một câu hỏi chung chung về đề tài đó.

Phỏng vấn tuyển dụng nhân viên bán hàng: Ba câu hỏi không nên sử dụng

Để chủ động khắc phục tình trạng trên, các công ty nên tránh ba câu hỏi sau đây, vốn được các nhà tuyển dụng thường xuyên sử dụng để phỏng vấn ứng viên bán hàng nhưng có thể dẫn đến tình trạng tuyển sai người.

1 Anh (hoặc chị) đã có kinh nghiệm gì trong việc bán sản phẩm hay dịch vụ này? Khi đặt câu hỏi này cho ứng viên, nhà tuyển dụng đang giả định rằng số năm kinh nghiệm sẽ gắn liền với khả năng bán hàng trong thực tế. Tuy nhiên, đây là một câu hỏi không thích hợp vì ba lý do sau: Thứ nhất, một nhân viên bán hàng có thể lặp lại những sai lầm tương tự cho dù đã làm việc bao lâu. Thứ hai, quy trình bán hàng, nhất là môi trường kinh doanh B2B (từ doanh nghiệp đến doanh nghiệp) đã thay đổi rất nhiều trong một thập niên qua, do đó kinh nghiệm trong quá khứ vốn từng giúp nhân viên bán hàng tạo ra doanh số lớn trước đây nay vẫn có thể đã lỗi thời. Cuối cùng, và cũng quan trọng nhất, là nếu ứng viên từng làm việc cho một đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp thì kinh nghiệm của người ấy cũng có thể không phù hợp vì đối thủ cạnh tranh đó có thể đóng một vai trò hoàn toàn khác trên thị trường.

Thay cho câu hỏi trên, các nhà tuyển dụng nên đặt câu hỏi: Anh (hoặc chị) đã có kinh nghiệm gì trong việc bán hàng cho các công ty có quy mô như công ty chúng tôi trong ngành tương tự? Đây là câu hỏi thông minh vì các công ty có quy mô vừa và nhỏ thường sẽ kinh doanh theo cách khác so với các đối thủ cạnh tranh lớn hơn (chẳng hạn như cung cấp dịch vụ nhanh hơn, tốt hơn), nếu không họ sẽ bị loại ra khỏi thị trường. Theo Mary Delaney - Chủ tịch của Personified (một công ty con của CareerBuilder), ngay cả khi các công ty nhỏ cùng cạnh tranh trong một lĩnh vực kinh doanh thì thường vẫn có một công ty đứng đầu về cạnh tranh bằng giá (khi động cơ mua hàng chính của người tiêu dùng là chi phí thấp), lại có một công ty đứng đầu về cạnh tranh bằng nhãn hiệu (khi động cơ mua hàng chính là danh tiếng) và thêm một công ty đứng đầu về cạnh tranh bằng giá trị (khi động cơ mua hàng chính là tác dụng của một giải pháp). “Thay vì lấy người của đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp nên tìm các chuyên gia bán hàng đã từng thành công ở những công ty có cùng quy mô và chiến lược kinh doanh như mình, nhưng thuộc một ngành khác” - Delaney khuyên.

2 Anh (hoặc chị) có thể cung cấp vài thông tin tham chiếu về năng lực làm việc của mình từ khách hàng cũ? Logic đằng sau câu hỏi này khá đơn giản: nếu ứng viên biết cách làm cho khách hàng trước đây của họ hài lòng thì họ cũng sẽ biết cách làm cho khách hàng của doanh nghiệp mới hài lòng. Tuy nhiên, đây cũng là một câu hỏi sai lầm vì ngay cả những nhân viên bán hàng tồi nhất cũng có vài khách hàng sẵn sàng khen ngợi họ. Trong tình huống tệ hơn, khách hàng khen ngợi lại chính là một người thân hay bạn bè của ứng viên.

Trong trường hợp này, câu hỏi thông minh hơn sẽ là: Chúng tôi có thể liên lạc với các nhà quản lý trực tiếp của anh/chị trước đây được không? Nhà tuyển dụng nên đặt câu hỏi này vì các nhân viên bán hàng có thành tích kém thường có những vị sếp bất mãn về họ. “Đừng bao giờ tuyển dụng một ứng viên nếu chưa liên hệ được với nhà quản lý trực tiếp của anh ta trước đây và chưa được người này xác nhận rằng nên tuyển dụng ứng viên đó. Các rắc rối trong tuyển dụng thường phát sinh khi chúng ta tuyển dụng những ứng viên vì chúng ta thích họ và chúng ta muốn tin rằng họ có những khả năng mà thật sự họ lại không hề có”. Đó là chia sẻ của Jerry Acuff - tác giả của cuốn sách thuộc hàng best-seller The Relationship Edge: The Key to Strategic Influence and Selling Success (tạm dịch: Bí quyết tạo ra ảnh hưởng lâu dài và thành công trong lĩnh vực bán hàng).

3 Tổng thu nhập của anh (hoặc chị) khi làm công việc cũ được bao nhiêu? Mục đích của nhà tuyển dụng khi đặt ra câu hỏi này là để đưa ra một đề xuất tuyển dụng có tính cạnh tranh. Tuy nhiên, vấn đề thu nhập trong nghề bán hàng luôn là “một sự so sánh táo với táo, lê với lê”. Nếu doanh nghiệp không có một cơ chế lương thưởng tương tự như đối thủ cạnh tranh thì cũng khó có thể so sánh thu nhập của ứng viên tại công ty của mình với thu nhập của người ấy trước đây, ngay cả trong trường hợp ứng viên có thể đạt cùng một doanh số bán hàng sau khi được tuyển dụng. Ngoài ra, ứng viên cũng có thể thổi phồng thành tích của mình trong quá khứ để thương lượng một mức thu nhập cao hơn.

Thay cho câu hỏi trên, nhà tuyển dụng nên hỏi: Chỉ tiêu về doanh số của anh (hoặc chị) trước đây là bao nhiêu? Anh (hoặc chị) có thường đạt chỉ tiêu đó không? Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng hiểu được ứng viên có thành tích bán hàng ổn định và đạt kế hoạch thường xuyên hay không, đồng thời đánh giá được tính trung thực của ứng viên. “Trước khi tuyển dụng một ứng viên nào đó, nên kiểm tra mức độ trung thực của người ấy bằng cách đặt ra cùng một câu hỏi theo nhiều chiều hướng khác nhau. Nếu có mâu thuẫn giữa các câu trả lời, nhà tuyển dụng sẽ biết được ứng viên đang được phỏng vấn có thể không hoàn toàn trung thực” - Delaney khuyên.

(St)