Câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính

Tìm hiểu về công việc hành chính văn phòng:

Giới thiệu chung

Hành chính văn phòng là một bộ phận phụ trách các công việc như: mua sắm và quản lý các loại tài sản của doanh nghiệp, tiếp nhận và gửi thư từ, sắp xếp phòng họp, vệ sinh văn phòng, cơm nước tại văn phòng, theo dõi hệ thống điện, nước, quản lý và tổ chức xe ô tô đưa đón, sửa chữa văn phòng, tổ chức…

Công việc của nhân viên hành chính

- Mua sắm các tài sản, thiết bị cho daonh nghiệp: từ bàn ghế, tủ, máy điều hòa, máy vi tính, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm ...

- Bố trí phòng họp, tiếp khách,...

- Theo dõi và quản lý các công việc hậu cần như tài xế, tạp vụ v.v..

- Tổ chức và theo dõi công tác phòng cháy, chữa cháy, thiết lập mối quan hệ với các ban, ngành, chính quyền địa phương…

Môi trường công việc

Nhân viên hành chính phải thực hiện và quản lý nhiều việc, thường phải đi lại nhiều và đi công tác bên ngoài. Chịu nhiều áp lực khi có nhiều công việc cần phải giải quyết một lúc.

Những tố chất cần thiết

- Có khảnăng tổ chức và giao tiếp tốt ;

- Trách nhiệm, nhiệt tình trong công việc;

- Biết về quản lý và kỹ thuật là một lợi thế;

- Không đòi hỏi học vấn cao.

Triển vọng nghề nghiệp

Nghề hành chính văn phòng là nghề ít được biết đến, bạn thường nghe về Hành chính, nhân sự nhiều hơn. Quản lý các công việc hành chính là một nghề khó, đòi hỏi về khả năng sắp xếp và kỹ năng tổ chức công việc. Nhu cầu về nghề này khá lớn, đặc biệt tại các tổ chức, công ty có quy mô lớn. Từ vị trí nhân viên hành chính, nếu bạn có khả năng có thể thăng tiến lên các vị trí cao hơn như: Trợ lý hành chính, Phó phòng, Trưởng phòng, Giám Đốc hành chính.

Bài trắc nghiệm phỏng vấn dành cho các nhân viên hành chánh

Bài phỏng vấn sau đây sẽ gồm những câu hỏi chuyên biệt dành cho các ứng viên làm trong lĩnh vực hành chính. Phần trao đổi dưới đây sẽ cho bạn cơ hội được thử nghiệm các câu trả lời của mình trong một môi trường thật sự an toàn để bạn chuẩn bị sẵn sàng cho một cuộc phỏng vấn thật. Hãy thử tham gia bài phỏng vấn này nhé, chắc chắn nó sẽ rất hữu ích cho bạn. Bắt đầu.

1. Anh/Chị sử dụng thời gian như thế nào khi sếp đi công tác ?

a. Dù sếp có ở công ty hay không, tôi luôn là người người bận rộn, tuy nhiên khi ông ta không có nhà , tôi có thể làm một số công việc theo ý mình. Ví dụ, tôi tập hợp tất cả các hồ sơ và nhập vào máy tính. Ngoài ra, tôi còn có thể lưu lại các file trên đĩa mềm hay laptop của ông ta để tránh tình trạng thất lạc sau này. Ông ta đã thực sự cảm động trước nỗ lực này của tôi .

b. Thật là khó đối với tôi khi sếp đi công tác, vì tôi thích được hỗ trợ ông ta trong công việc. Bao nhiêu chuyện đều dồn vào tôi. Thỉnh thoảng, tôi phải bỏ dỡ công việc đang làm để giúp đỡ các đồng nghiệp. Tôi và ông ta giữ liên lạc hàng ngày qua e-mail, fax hay điện thoại, tuy nhiên mọi chuyện không thể tốt như có ông ta ở đây.

c. Đây chính là lúc tôi có cơ hội làm việc độc lập. Tôi quản lý tất cả các cuộc gọi, thư từ và lịch làm việc của ông ta. Tôi cũng có thể làm một vài chuyện riêng (dĩ nhiên là được cho phép). Vấn đề chính là mọi việc đều trở lại ngăn nắp khi ông ta trở về. Quan điểm của ông ta là nếu tôi đã hoàn thành mọi công việc, tôi có thể làm bất kỳ điều gì mình muốn.

2. Mẫu đăng tuyển hấp dẫn Anh/Chị ở điểm nào?

a. Tôi cố gắng đọc qua tất cả các mẫu đăng tuyển hàng tuần. Tôi thường gửi khoảng 20 lá đơn xin việc và resume. Tôi rất may mắn và nhận được nhiều lời phản hồi, trong đó có công ty của quý Ông. Sau khi nhận thấy có thể đáp ứng các yêu cầu, tôi đã nộp đơn vào vị trí này.

b. Chiến lược tìm kiếm công việc của tôi cũng giống như chiến lược làm việc. Trước hết, tôi suy nghĩ về các kỹ năng có thể sử dụng cho công việc mới, ngành nghề và địa điểm làm việc mong muốn. Tôi tìm hiểu về công ty và nhận thấy đây chính là nơi tôi cần sự nghiệp và tương lai của mình.

c. Tôi thật sự không nhớ nỗi nguyên nhân tại sao. Tôi chỉ biết tôi có thể làm công việc này vì các kinh nghiệm trước đây.

3. Khi nào Anh/Chị cảm thấy hài lòng với công việc nhất?

a. Tôi hài lòng với tất cả các công việc khi bắt đấu, tuy nhiên khi đã thành thạo, chúng dần trở nên vô vị. Tôi là người học hỏi rất nhanh chóng. Tôi phải thay đổi công việc để tạo ra thách thức cho bản thân.

b. Sự trưởng thành trong công việc làm tôi hài lòng nhất. Khi mới chập chững bước vào công việc hành chánh, tôi đã học tập rất chăm chỉ cũng như lắng nghe lời khuyên từ những người đi trước. Tôi đã trải qua một chặng đường dài và trở nên linh hoạt hơn khi xử lý các tình huống khó khăn. Tôi đang iiếp tục học hỏi những điều mới thông qua các khoá huấn luyện và kinh nghiệm thực tiễn.

c. Tôi thực sự chưa bao giờ hài lòng với công việc; luôn có thứ gì đó làm tôi bận tâm. Tôi vẫn đang tìm kiếm một công việc có thể sử dụng tất cả các điểm mạnh và năng lực vốn có. Vì thế, tôi nghĩ đây chính là công việc dành cho tôi. Nếu có được cơ hội này, tôi chắc chắn sẽ rất hài lòng.

4. Trách nhiệm chính của một nhân viên hành chính là gì?

a. Dạng công việc này đòi hỏi khả năng linh hoạt cao của người nhân viên. Sau nhiều năm làm việc trong môi trường tập thể, tôi đã học được cách làm chủ tình hình. Trước đây, tôi cũng đã từng gặp một tình huống khó khăn. Lúc ấy, cả 15 kỹ sư trong công ty đều muốn tôi hoàn thành công việc của họ cùng lúc. Sau khi suy nghĩ, tôi quyết định bàn bạc với từng người, giải thích tình huống hiện tại của tôi và yêu cầu họ ưu tiên cho các công việc khẩn cấp. Hầu hết họ đều thông cảm vì từ trước đến giờ tôi là người rất có tinh thần trách nhiệm. Tôi đã hỗ trợ mọi người bằng cách sắp xếp lịch làm việc linh hoạt.

b. Luôn bận rộn và đối diện với các thách thức là trách nhiệm chính của nhân viên hành chánh. Nếu không có việc gì làm, tôi thường hỏi mọi người xem có việc gì cần giúp đỡ- nhờ thế, thời gian sẽ trôi qua nhanh hơn. Tôi thích học hỏi những điều mới và luôn tìm kiếm các thử thách trong công việc.

c. Điều này phụ thuộc vào đối tượng tôi cùng làm việc. Nếu làm việc tập thể, tôi sẽ cố gắng quan hệ tốt nhất với từng người. Nếu làm việc các nhân, tôi là người rất đắc lực. Tôi cố gắng đọc các suy nghĩ của cấp trên. Nhờ đó, tôi có được lòng tin của họ. Tôi là người rất trung thành.

5. Nhiệm vụ khó khăn nào Anh/chị đã hoàn thành nhờ sử dụng các kỹ năng vi tính?

a. Tôi thông thạo tất cả các phần mềm Microsoft Office. Thỉnh thoảng, sếp yêu cầu tôi thiết kế bài trình bày cho ông ta. Tôi phải làm việc chăm chỉ để có được các yêu quả mong muốn. Tôi mất nhiều giờ để chạy thử và kiểm tra. Tuy nhiên, tôi rất thích làm công việc này. Mỗi lần làm là một lần học hỏi. Tôi có cảm giác như mình đã trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực này.

b. Đó là một dự án liên quan đến việc thu thập các dữ liệu từ nhiều cá nhân. Mỗi người có một quan điểm khác nhau và tôi có nhiệm vụ tổng hợp chúng lại. Tôi đã sử dụng đồ thị, hình ảnh ,clip art để minh hoạ và các bảng tính để theo dõi tiến độ công việc. Cuối cùng, dự án đã thành công tốt đẹp, và tôi được thưởng một buổi ăn tối thật thịnh soạn.

c. Tất cả các công việc tôi đã làm qua đều quan trọng và khó khăn như nhau. Khi được giao một nhiệm vụ nào đó, tôi thường suy nghĩ và vạch ra hướng giải quyết trước khi sử dụng máy tính. Khi đã chuẩn bị xong, tôi chọn một chương trình và làm việc hết sức để hoàn thành. Tôi chưa hề thất bại trong một nhiệm vụ nào. Kỹ năng vi tính của tôi rất tốt

6. Anh/Chị có câu hỏi nào không? (thường được nêu ra khi kết thúc buổi phỏng vấn)

a. Tôi không có câu hỏi nào. Ông/ Bà đã trình bày tất cả những điều tôi quan tâm. Tôi chắc rằng khi bắt đầu làm việc ở đây, tôi sẽ có nhiều câu hỏi hơn.

b. Tôi thắc mắc về một số vấn đề như tiền thưởng, khi nào tôi được hưởng chế độ này? Trợ cấp hàng năm? Công ty có chính sách cho người nghỉ hưu không? ….

c. Vâng. Xin ông/ bà cho tôi biết những thuận lợi khi làm việc tại công ty ? Bộ hành chánh có vai trò gì trong công ty? Vì sao vị trí này lại cần tuyển dụng nhân sự? Tôi có thể xem qua bảng mô tả công việc không ?

7. Anh/chị đã từng đối đầu với đồng nghiệp chưa? Hãy nói cho chúng tôi nghe về kinh nghiệm này

a. Tôi chưa từng phải đối đầu với các đồng nghiệp. Tôi có gắng phớt lờ những người làm tôi cảm thấy bực mình. Thỉnh thoảng tôi đi thả bộ nếu bị quấy rầy hay lãng tránh họ nếu cần. Thật ra, tôi đang cố gắng quan hệ tốt với mọi người.

b. Tôi đã từng gặp vướng mắc với một người đồng nghiệp, cô ta không tập trung làm việc do đó làm ảnh hưởng đến công việc của tôi. Tôi đã sắp xếp một cuộc nói chuyện với cô ta. Nhờ đó, tôi biết rằng, cô ta không hề cố ý và thật sự cần có một ai đó giải thích để nhận ra điều này. Đã không còn rắc rối nào xảy ra kể từ ngày hôm ấy, chúng tôi vẫn quan hệ tốt với nhau.

c. Một trong các đồng nghiệp của tôi thường bê trễ trong công việc. Tôi nghĩ đây là điều không thể chấp nhận được. Tôi đã nói cho anh ta suy nghĩ này của mình. Từ đó chúng tôi không trò truyện với nhau nữa.

8. Hãy kể lại một kinh nghiệm khi Anh/Chị phải hy sinh chất lượng công việc để hoàn thành đúng thời hạn

a. Thời hạn hoàn thành công việc rất quan trọng với tôi. Tôi thường cảm thấy thất vọng khi không đạt được điều này. Tôi lập kế hoạch cho từng ngày để không bao giờ có sự trễ nãi. Tôi luôn hoàn thành đúng hạn mặc dù phải bỏ qua một vài khía cạnh.

b. Thời hạn càng chặt chẽ , tôi lại càng làm việc chăm chỉ. Tôi gần đây phải làm việc thêm vào cuối tuần để hoàn thành một công việc gâp rút. Thời hạn không thể dịch chuyển và lịch làm việc cũng thế. Tôi chỉ có thể cố gắng hết mình để hoàn thành đúng hạn. Nhiều đêm, tôi về nhà rất muộn, tuy nhiên cuối cùng mọi việc đều tốt đẹp. Tôi có thể đã phạm lỗi khi phải làm việc gấp rút, tuy nhiên tôi đã cố gắng để làm việc thông minh và nhanh chóng. Đây là điều thách thức nhất mà tôi phải đối mặt khi làm việc.

c. Thỉnh thoảng, bạn không thể hoàn thành tất cả mọi việc, Tôi làm hết sức mình, tuy nhiên thỉnh thoảng có chậm đi đôi chút vì bị cắt ngang hay có các công việc khác được ưu tiên hơn. Tôi thà làm chậm mà đúng còn hơn làm kịp mà sai.

9. Hãy nói cho chúng tôi biết về kinh nghiệm của anh/chị?

a. Tôi xin ra và lớn lên tại TP. Hồ Chí Minh. Tôi lập gia đình và định cư tại đây. Tôi đã tốt nghiệp đại học và làm việc cho công ty sản xuất mô tô được 2 năm. Sau đó tôi chuyển đến làm việc tại một công ty bảo hiểm với vai trò là trợ lý hành chánh. Hiện, tôi muốn tìm một công việc mang đến nhiều cơ hội học tập những điều mới mẻ.

b. Tôi rất yêu thích vai trò của nhân viên hành chánh. Tôi thích làm việc trong tập thể và có khả năng giao tiếp với nhiều người. Tôi đã làm việc với nhiều người chủ khác nhau và nhận được những lời khen ngợi. Kỹ năng vi tính của tôi rất tốt. Tôi có thể chịu được áp lực, hoàn thành công việc đúng hạn và đảm nhận nhiệm vụ cùng lúc.

c. Tôi có 6 năm kinh nghiệm làm trợ lý hành chánh trong các ngành kinh doanh khác nhau. 2 năm vừa qua, tôi làm việc trong lãnh vực công nghệ. Kỹ năng vi tính của tôi rất tốt, đặc biệt là Excel. Tôi có thể viết báo cáo,quan hệ tốt với các đồng nghiệp, khách hàng hay đại lý . Tôi chấp nhận thử thách và đã nhận được nhiều lời khen ngợi từ mọi người. Tôi là người rất cẩn thận và có kinh nghiệm về các dữ liệu tài chính. Tôi đang tìm kiếm một công việc có thể tận dụng các kinh nghiệm trong quá khứ và tiếp tục phát triển cùng công ty.

10. Hãy đưa ra một ví dụ khi Anh/Chị thực hiện hơn vượt trên công việc được yêu cầu.

a. Tôi là một người rất có tổ chức. Tôi không bao giờ trễ nãi trong công việc. Tôi đến công ty sớm, không bao giờ nghỉ giải lao (trừ giờ ăn trưa ). Tôi cố gắng hết mình để thực hiện các kế hoạch. Tôi có cả một quyển sổ tay nhắc nhở. Tôi rất thích công việc của mình và cố gắng làm thật tốt.

b. Mặc dù sếp và tôi thường đề ra các mục tiêu vào đầu năm, tôi luôn cố gắng hoàn thành tốt hơn điều được mong đợi.Có lần chúng tôi đang xử lý các chứng từ ghi sổ, tôi chợt nảy ra ý tưởng về một hệ thống nhằm cải thiện quy trình này. Đó là phương thức quản lý trực tuyến giúp giảm bớt thời gian và công việc giấy tờ. Tôi trình bày ý tưởng này với sếp và ông ta vô cùng tán thành.

c. Tôi luôn nhận được những đánh giá tốt từ cấp trên và làm công việc theo yêu cầu đã đề ra. Tôi cảm thấy tinh thần đồng đội rất quan trọng, vì thế, tôi cố gắng giúp đỡ mọi người bất kỳ khi nào họ gặp vấn đề. Tôi rất tận tâm với công việc và là người rất cẩn thận, chính xác. Tôi nghĩ mình sẽ là chỗ dựa đáng tin cậy của các nhân viên..

(St)