Form kế hoạch tổ chức sự kiện

Form kế hoạch tổ chức sự kiện. Những gợi ý cho bạn về việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện trọn vẹn nhất

Lập kế hoạch chủ trì một sự kiện

Bước đầu tiên là chỉ định một người phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện các nhiệm vụ khác nhau.

Sau đó, quyết định về chủ đề của sự kiện :

-Mục đích của sự kiện là gì?
-Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì?
-Bạn muốn tạo ra những tác động gì?
-Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau của sự kiện.
-Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?
-Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?
-Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?
-Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời?

Tổ chức họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng các công việc đang được triển khai. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị, sự kiện càng lớn thì càng phải đến sớm hơn. Nhưng luôn phải có người phụ trách của bạn có mặt tại nơi tổ chức vài giờ trước sự kiện để họ có thể thực hiện được những thay đổi vào phút chót.
Sau sự kiện, hãy viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại biểu quan trọng và nhân viên.
Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức các sự kiện trong tương lai.
 

 Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có các cá nhân kinh nghiệm

Liệt kê công việc tổ chức cho một sự kiện

-Yêu cầu gửi lời mời bằng văn bản.
-Tìm hiểu sự kiện sẽ diễn ra khi nào và ở đâu và ngày giờ có được khẳng định chắc chắn hay không.
-Làm rõ mục đích của sự kiện và vai trò của khách mời khi tham dự.
-Xem xét có cần mời báo giới tham dự không.
-Yêu cầu cho biết số lượng khách mời và các đại biểu khác.
 

Địa điểm tổ chức sự kiện

Khi bạn đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, bạn cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến công chúng.

Ví dụ, nếu một sự kiện liên quan đến một tuyên bố về lĩnh vực giáo dục, địa điểm tốt nhất có thể là một trường học, bạn hãy xem xét những vấn đề sau:

-Lớp học nào là tốt nhất để tổ chức sự kiện?
-Nên để cho học sinh lớn hơn hay nhỏ hơn tham gia?
-Tôi muốn tạo ra một hình ảnh như thế nào; loại biểu ngữ nào thích hợp nhất cho mục đích đó và phù hợp với thông điệp?
-Cần có những ai khác ở đó để giúp xây dựng nội dung thông điệp. Ví dụ, có giáo viên, cán bộ quản lý, hay là bộ trưởng giáo dục để làm diễn giả hoặc là khách mời không? Hãy quyết định khi nào nên mời họ, ai sẽ mời họ và họ sẽ đóng vai trò gì, nếu có, trong sự kiện.
 

Sách giới thiệu tóm tắt sự kiện

Cuốn sách này do nhân viên của của người tổ chức sự kiện chuẩn bị. Cuốn sách được chuẩn bị nhằm mục đích thu hút sự tham gia tối đa của mọi người và tránh gây ra những bất ngờ.

Thường thì một cuốn sách giới thiệu tóm tắt cung cấp những thông tin sau:

Mục đích của sự kiện.
Trang phục khi tham dự – tự do, công sở, nghi lễ.
Số lượng đại biểu tham dự.
Khả năng mời báo giới tham gia. Khả năng có quay phim và ghi hình.
Địa điểm tổ chức sự kiện.
Tên nhân viên điều phối sự kiện cùng với số điện thoại cố định và điện thoại di động.
Tên, chức danh và cơ quan của các đại biểu tham dự, và một bản tóm tắt những việc họ sẽ làm hoặc nội dung mà họ sẽ phát biểu trong sự kiện. Cung cấp tiểu sử, nếu thích hợp, cùng với cách phát âm chính xác tên của đại biểu nếu thấy cần thiết.
Một chương trình chính xác tới từng phút của sự kiện.
Những câu hỏi nào mà báo giới hoặc đại biểu có nhiều khả năng hỏi cùng với các phương án trả lời.
Danh mục các vấn đề cần được đề cập và những vấn đề cần tránh.
Tên của những người mà quan chức đó cần lưu ý trong số đại biểu.
Một sơ đồ khu vực sân khấu, bao gồm cả nơi quan chức ngồi và đứng, và ai ngồi bên cạnh.

Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện

Kịch bản cho event khác với kịch bản phim và kịch bản gameshow. Viết kịch bản cho event phải có đầu óc tổ chức và hình dung. Một kịch bản tốt là kịch bản bao quát được chương trình một cách đầy đủ và chi tiết. Bắt đầu với công việc lên kế hoạch thì bạn phải làm quen với việc viết kế hoạch và kịch bản chương trình.

Có nhiều loại hình event khác nhau, và với mỗi loại hình event thì có một kịch bản chương trình tương ứng. Một event hội nghị buổi tối sẽ khác với một event cộng đồng vào ban ngày, vì thế, biến đổi kịch bản sao cho phù hợp theo tính chất của chương trình cũng là một kĩ năng của người làm sự kiện.

Viết kịch bản là một trong những công việc mà những event planner

phải làm quen khi bước chân vào công việc này

Mỗi kịch bản cũng nên chia làm 2 loại là kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết, kịch bản tổng quát là để bao quát hết các công việc chung cho một chương trình, kịch bản này dùng cho phía khách hàng để họ tiện quản lý lịch trình sự kiện hoặc các bên cung cấp âm thanh ánh sáng, màn hình máy chiếu nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị cho phù hợp. Một kịch bản chi tiết, hay thường gọi là kịch bản MC, trong đó có kèm lời dẫn MC và phần phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện.

Phải phân ra 2 kịch bản là vì phần kịch bản chi tiết thường chỉ sử dụng cho MC và nội bộ, tránh để các bên không liên quan biết quá nhiều nội dung hoặc kịch bản lọt ra ngoài – đây là vấn đề bảo mật của một số công ty.

Xin giới thiệu một vài loại kịch bản để các bạn tham khảo

Sự kiện hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tổng kết cuối năm:

Với kịch bản này, chia theo các nội dung như sau: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Âm thanh, Ánh sáng, Ghi chú đối với kịch bản dành cho khách hàng, Âm thanh – ánh sáng, Quay phim chụp hình để họ nắm được khung chương trình. Bổ sung thêm MC Script cho kịch bản MC và Phụ trách đối với team chạy chương trình.
Tham khảo thêm kịch bản chương trình
 

Sự kiện khánh thành, động thổ, khai trương:

Tương tự như hội nghị ở trên nhưng đối với các chương trình tổ chức ban ngày thì bỏ bớt các hạng mục về ánh sáng.

Sự kiện truyền hình trực tiếp:

Truyền hình trực tiếp thì độ chính xác phải được tính bằng giây, nên ngoài việc phải cực ki chi tiết trong nội dung thì các hạng mục cũng phải được chi tiết trong phần việc của từng người.

(St)

Các bước chuẩn bị cho hội nghị khách hàng
Các bước tổ chức lễ khởi công thành công nhất
Các bước lập kế hoạch event hoàn hảo
Các bước chuẩn bị để tổ chức một sự kiện thành công