Hướng dẫn học Word 2003 căn bản cực đơn giản

Ngoài các chức năng cho phép thay đổi kích thước của các dòng và cột, gộp chung và phân chia các ô trong bảng, MS Word còn có một số chức năng cơ bản khác giúp người sử dụng có thể trình bày nội dung trong bảng theo nhiều kiểu khác nhau như thay đổi hướng chữ, định vị bảng, tự động điều chỉnh kích thước của dòng và cột đều nhau,...

Cách tạo bảng có chiều cao của các dòng bằng nhau

• Sau khi chèn bảng vào nội dung, bạn hãy dùng chuột kéo đường ngang nằm cuối của bảng xuống phía dưới đến khi bảng có được chiều cao như ý muốn.

• Dùng chuột chọn các dòng muốn làm đều nhau sau đó nhấn nút phải chuột vào bên trong bảng và chọn Distribute Rows Evenly.

• Các dòng được chọn sẽ có chiều cao bằng nhau.

Cách tạo bảng có chiều rộng của các cột bằng nhau

• Sau khi chèn bảng vào nội dung, bạn hãy dùng chuột kéo đường nét dọc đầu tiên (bên trái) hoặc đường nét dọc cuối cùng (bên phải) của bảng để có được chiều rộng như ý muốn.

• Dùng chuột chọn các cột muốn làm đều nhau sau đó nhấn nút phải chuột vào bên trong bảng và chọn Distribute Columns Evenly.

• Các cột được chọn sẽ có chiều rộng bằng nhau.

Thay đổi hướng chữ của các ô trong bảng

• Khi muốn thay đổi hướng chữ của các ô trong bảng, bạn hãy đặt dấu nháy chuột vào một ô hoặc có thể chọn nhiều ô muốn thay đổi sau đó nhấn nút phải chuột vào bên trong ô hoặc các ô đang chọn và chọn Text Direction.

• Trong hộp thoại Text Direction bạn có 3 lựa chọn để thay đổi hướng chữ, hãy nhấn nút trái chuột vào kiểu nào bạn thích và nhấn Ok để đồng ý.

Canh lề chữ của các ô trong bảng

• Khi muốn canh lề chữ của các ô trong bảng, bạn hãy đặt dấu nháy chuột vàomột ô hoặc có thể chọn nhiều ô muốn canh lề sau đó nhấn nút phải chuột vào bên trong ô hoặc các ô đang chọn và chọn Cell Alignment. Nhấn nút trái chuột vào một trong các kiểu canh lề trong danh sách xổ ra để chọn.

Định vị bảng trong trang văn bản

• Mặc định bảng sẽ nằm bên trái trong trang văn bản, bạn có thể thay đổi cho bảng nằm ở vị trí giữa hay bên phải bằng cách nhấn nút phải chuột bên trong bảng và chọn Table Properties.

• Trong bảng Table, phần Alignment bạn có các lựa chọn vị trí: Left (bên trái), Center (ở giữa) và Right (bên phải).

• Trong phần Text Wrapping cho phép chọn kiểu hiển thị văn bản xung quanh bảng với các lựa chọn: None (bảng nằm riêng) hoặc Around (văn bản nằm xung quanh bảng).

• Nếu chọn Around, bạn có thể nhấn vào nút Positioning để chọn thêm các tùy chọn về khoảng cách khác để trình bày theo ý thích của mình.

Canh lề (Margin) là tạo khoảng cách giữa các cạnh của trang giấy và các dòng chữ bên trong, nó sẽ giúp cho phần trình bày trang được đẹp và không bị mất chữ khi in. Word cho phép thay đổi kích thước lề giấy rất đa dạng, có thể thiết lập cho từng trang khác nhau trong cùng một tập tin văn bản.

Định khoảng cách lề cho văn bản

Truy cập vào Menu File và chọn Page Setup

Trong Page Setup, chọn tab Margins sau đó thiết lập khoảng cách lề trong mục Margins như sau:

• Top: Lề phía trên, khoảng cách từ cạnh giấy phía trên đến dòng chữ đầu tiên.
• Bottom: Lề phía dưới, khoảng cách từ cạnh giấy phía dưới đến dòng chữ cuối cùng.
• Left: Lề bên trái, khoảng cách từ cạnh giấy bên trái đến chữ đầu tiên bên trái.
• Right: Lề bên phải, khoảng cách từ cạnh giấy bên phải đến chữ cuối cùng bên phải.
• Gutter: Là phần gáy sách, phần này thường chỉ dùng khi cần đóng sách.

Sau khi thực hiện xong nhấn Ok để đồng ý.

Thiết lập kích thước lề mặc định chon văn bản

• Nếu muốn sử dụng khoảng cách lề giấy này làm chuẩn mặc định trong tất cả các văn bản từ nay về sau thì cũng thực hiện các bước như trên nhưng sau khi thực hiện xong thì nhấn vào nút Default. Khi xuất hiện hộp thông báo thì nhấn Yes để đồng ý.

Text Box là một khung văn bản thường được chèn vào nội dung khi cần trình bày văn bản theo dạng nhóm, khối, sơ đồ,... Text Box có thể giúp trình bày nội dung văn bản rất đa dạng, dễ dàng khi di chuyển và nhất là khi muốn sắp xếp một hoặc nhiều khối văn bản ở những vị trí nào đó bất kỳ.

Chèn Text Box vào nội dung văn bản

• Khi muốn chèn Text Box vào nội dung văn bản, bạn hãy truy cập vào trình đơn Insert và chọn Text Box.

• Một khung vẽ (Drawing Canvas) sẽ hiện ra, khung vẽ này giúp cố định các Text Box với nhau, bạn hãy chèn Text Box bên trong khung vẽ này bằng cách nhấn và giữ nút trái chuột sau đó tiếp tục kéo chuột về phía dưới và sang bên trái để vẽ một khung Text Box đến khi nào vừa ý thì thả nút chuột ra.

• Bây giờ bạn có thể nhấp chuột vào khung Text Box để nhập văn bản vào đó.

Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ khung vẽ và Text Box bằng cách chọn chúng sau đó nhấn và giữ nút chuột vào một trong các nút nằm tại bốn góc của chúng rồi kéo vào trong để thu nhỏ hoặc kéo ra ngoài để phóng to.

Định dạng Text Box

• Theo mặc định ban đầu thì khung vẽ không có đường nét và màu sắc bên trong và các Text Box sẽ có đường nét (Line) màu đen và bên trong (Fill) là màu trắng (nếu là hình cơ bản), bạn có thể thay đổi màu sắc bằng cách chọn khung vẽ hoặc Text Box và truy cập vào trình đơn Format và chọn Drawing Canvas (khung vẽ) hoặc Text Box.

• Trong bảng Colors and Lines của hộp thoại Format Text Box, bạn sẽ được thay đổi màu sắc bên trong (Fill Color) và độ trong suốt (Transparency), màu của đường nét (Line Color), kiểu đường nét (Style), thay đổi nét liền hay nét đứt (Dashed) và độ dày của đường nét (Weight).

• Ngoài ra bạn còn có thể thay đổi kích thước của Text Box trong bảng Size và kiểu trình bày của Text Box trong bảng Layout.
• Bạn cũng có thể định dạng văn bản trong Text Box, cách thực hiện giống như khi định dạng văn bản thông thường.

Liên kết các Text Box với nhau

MS Word cho phép bạn liên kết các Text Box với nhau. Chức năng liên kết Text Box sẽ cho phép bạn trình bày văn bản liên tục trong các Text Box với nhau. Thí dụ bạn nhập văn bản vào Text Box đầu tiên, khi hết chỗ thì văn bản sẽ tự động chuyển sang Text Box thứ hai,...

• Muốn liên kết Text Box trước hết bạn cần phải chèn ít nhất 2 khung Text Box, sau đó nhấp chuột để chọn khung Text Box thứ nhất và nhấn vào nút Create Text Box Link trên thanh công cụ Text box, thanh công cụ này sẽ tự động hiện ra khi bạn chọn Text Box.

• Lúc này biểu tượng của con trỏ chuột sẽ chuyển sang hình một ca nước, bạn hãy di cuyển biểu tượng này vào khung Text Box thứ hai và nhấn nút trái chuột để liên kết hai Text Box với nhau.

• Bạn có thể tiếp tục liên kết Text box thứ hai với Text Box thứ ba nếu muốn.
• Bạn có thể chuyển giữa các Text Box bằng cách nhấn vào nút Previous Tex box và Next Text Box.

Ngắt liên kết giữa các Text Box với nhau

• Khi muốn ngắt liên kết Text Box, bạn hạy chọn Text Box đầu tiên và nhấn vào nút Break Forward Link.

• Sau khi ngắt liên kết Text Box, văn bản trong khung Text Box thứ hai sẽ trở về lại trong khung Text Box thứ nhất.

Thay đổi chiều văn bản trong Text Box

Một trong những chức năng rất hay của Text Box là cho phép thay đổi chiều văn bản (Change Text Direction).

• Khi muốn đổi chiều văn bản trong Text Box, bạn hãy chọn Text Box và nhấn vào nút Change Text Direction.