Hướng dẫn học Word 2010 cơ bản

Một số thủ thuật trong Word 2010

Khi văn bản chứa nhiều hình, bản biểu thì việc đánh số thủ công sẽ rất tốn thời gian, nhất là khi có sự điều chỉnh. Vậy sao bạn không thực hiện việc đánh số tự động để nâng cao hiệu quả công việc. Phần này sẽ giúp bạn các thao tác đánh số và tạo mục lục cho bảng biểu, hình vẽ. Ngoài ra phần này còn hướng dẫn bạn cách tạo ra các nút check box phục vụ cho mục đích thăm dò.

4. ĐÁNH SỐ VÀ TẠO MỤC LỤC CHO HÌNH, BẢNG BIỂU

Khi văn bản chứa nhiều hình, bản biểu thì việc đánh số thủ công sẽ rất tốn thời gian, nhất là khi có sự sự điều chỉnh. Vậy sao bạn không thực hiện việc đánh số tự động để nâng cao hiệu quả công việc. Cách làm khá đơn giản, đầu tiên bạn bấm chọn bảng hay hình sẽ đánh số rồi vào thẻ References, tại nhóm Captions bạn bấm Insert Caption.

Trong hộp Caption bạn bấm New Label.

Bạn nhập tên của nhãn (Hình, Bảng) vào rồi bấm OK.

Trở ra, bạn chọn vị trí chèn tại Position là Below selected item đối với hình (chèn dưới hình) và với bảng thì chọn Above selected item (chèn trên bảng) rồi bấm OK để chèn, sau đó nhập chú thích vào.

Kể từ lần thứ hai trở đi thì bạn chỉ cần chọn vào đối tượng rồi bấm Insert Caption và chọn OK để chèn. Nếu thực hiện cho cả bảng và hình thì bạn tạo hai nhãn khác nhau và thêm bước chọn Bảng hay Hình ở Label.

Muốn tạo mục lục cho hình, bảng thì bạn đặt trỏ chuột đến vị trí muốn chèn rồi vào thẻ References, tại nhóm Captions bạn bấm Insert Table of Figure.

Ở Caption label bạn chọn nhãn (nếu tạo nhiều nhãn) rồi bấm OK. Việc cập nhật cho mục lục này tương tự như đã trình bày.

5. CÁCH TẠO PHIẾU THĂM DÒ

Để tạo phiếu thăm dò bằng Microsoft Word, bạn vào thẻ File > Options để mở phần tùy chọn lên. Bạn chọn Customize Ribbon rồi đánh dấu vào Developer ở phần Customize the Ribbon và bấm OK.

Bạn nhập câu hỏi rồi đưa chuột đến vị trí đặt dấu check rồi sau đó vào thẻ Developer, ở nhóm Controls bạn bấm vào nút sẽ có danh sách nút lệnh xổ ra và bạn chọn .

Khi đã chèn xong, cũng trong thẻ Developer bạn bấm Restrict Editing ở nhóm Protect. Khi đó phía bên phải trang sẽ xuất hiện panel, tại phần Editing restrictions bạn đánh dấu chọn Allow only this type of editing in the document và ở danh sách bên dưới bạn chọn Filling forms. Tiếp đó, bạn bấm Yes, Start Enfording Protection.

Bạn nhập mật khẩu bảo vệ vào các trường Enter new password (optional) và Reenter password to confirm rồi bấm OK. Microsoft Word cho phép bỏ trống phần này nhưng bạn nên nhập để tránh có sự thay đổi nội dung khi thực hiện khảo sát.

Lúc này, người xem chỉ có thể thực hiện đánh dấu vào các lựa chọn của bạn đưa ra.
 

Ở đây, chúng tôi thực hiện trên Microsoft Office 2010, nếu dùng Microsoft Office 2007 hay cũ hơn thì sẽ có một chút sai khác, bạn hãy dùng các lựa chọn tương đương để làm.

Đây là điều tối cần thiết, để bạn tiết kiệm được thời gian mỗi khi tạo một văn bản mới cũng như để cho văn bản có hình thức phù hợp. Đầu tiên, bạn vào thẻ File > Options để mở Word Options lên.

1. THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Bạn chọn Advanced rồi tại phần Display bạn bấm vào mũi tên ở Show measurements in units of bạn chọn Centimeters hay Milimeters tùy vào thói quen, trong ví dụ này sẽ chọn Milimeters.

Tiếp theo, bạn vào Save rồi tại Default file location bạn bấm Browse để chọn thư mục bạn thường xuyên làm việc nhất. Để tránh các sự cố đáng tiếc thì thư mục này không nên đặt ở ổ đĩa cài đặt Windows (thông thường là ổ C:). Save files in this format là nơi bạn có thể thay đổi định dạng mặc định Word 97-2003 Document (*.doc) để lưu tập tin thay cho .docx. Tuy nhiên, chỉ khi thường xuyên đọc tập tin trên các máy tính không cài đặt Microsoft Office 2007/2010 thì bạn mới đổi vì ở định dạng này một số tính năng sẽ bị vô hiệu hóa.

Một điểm hay gặp khi soạn thảo văn bản là các “lăn quăn” chạy dưới chân chữ, mặc dù khi in văn bản thì các đường này không có nhưng thật sự làm bạn cảm thấy khá khó chịu vì nhìn văn bản rối hơn. Đây chính là tính năng cảnh báo đối với từ ngữ sai chính tả, tuy nhiên hiện Microsoft Office vẫn chưa hỗ trợ tiếng Việt; bạn có thể vô hiệu hóa bằng cách vào Proofing rồi tại phần When correting spelling and grammar in Word bạn bỏ dấu chọn ở Check spelling as you type, Mark grammar errors as you type và Check grammar with spelling. Xong, bạn bấm OK để lưu lại tất cả các lựa chọn đã thực hiện từ đầu.

Trở ra, bạn vào thẻ Page Layout và bấm ở nhóm Page Setup.

Tại thẻ Margins bạn đặt các canh lề trong phần Margin, thông thường bạn có thể thiết lập ở Top (lề trên), Bottom (lề dưới) khoảng 20-25 mm, Left (lề trái) từ 30-35 mm và Right (lề phải) từ 15-20 mm. Khi có quy định đặc biệt hay tùy vào bố trí trang mà bạn thay đổi cho phù hợp. Để đặt canh lề mặc định, bạn bấm Set As Default.

Bạn chọn Yes trong thông báo của Microsoft Word rồi bấm OK để hoàn tất việc canh lề mặc định cho trang.

Bước cuối cùng là bạn chọn font chữ mặc định bằng cách vào thẻ Home rồi tại nhóm Font bạn bấm . Để thao tác nhanh hơn, bạn nên ghi nhớ tổ hợp phím tắt Ctrl + D.