Kinh nghiệm phỏng vấn xin việc khách sạn

Ông Andrew Lo, chuyên viên huấn luyện bộ phận buồng của khách sạn Mandarin Oriental Hyde Park cho biết, sau nhiều năm trải nghiệm trong ngành công nghiệp khách sạn, ông đã rút ra một số nguyên tắc mà mỗi nhân viên cần áp dụng để vươn tới thành công trong công việc.

Những kinh nghiệm cần có

1. Có tinh thần làm việc đội nhóm

Trong khách sạn có nhiều bộ phận đảm trách công việc khác nhau. Điều này tạo sự chuyên nghiệp và tăng năng suất công việc. Tuy nhiên mục tiêu chung của mọi bộ phận đều hướng đến tạo niềm vui và sự thoải mái, hài lòng cho khách hàng trong thời gian họ lưu trú tại khách sạn. Do đó, các bộ phận phải như những mảnh ghép ghép lại sao cho thật khớp để vận hành khách sạn một cách suôn sẻ. Để đạt được điều này, nhân viên khách sạn phải luôn có tinh thần làm việc theo nhóm, hay nói cách khác, phải có sự hỗ trợ, hợp tác lẫn nhau trong công việc.

Giả định một tình huống: Một nhóm khách gọi điện đến tiếp tân thông báo 15 phút nữa họ sẽ có mặt tại khách sạn. Bộ phận tiếp tân kiểm tra trên hệ thống để xem còn phòng trống không. Nhưng rất tiếc thời điểm này, những phòng còn trống đang được bộ phận housekeeping lau dọn, chưa sẵn sàng đón khách. Đây là lúc mà bộ phận tiếp tân và housekeeping cùng hợp tác để làm hài lòng khách. Một mặt, trưởng bộ phận housekeeping phải hỏi xem nhân viên mất bao lâu sẽ hoàn tất công việc lau dọn và báo lại ngay cho tiếp tân. Trên cơ sở thông tin về phòng có được, tiếp tân sẽ làm cách nào đó kéo dài thời gian tiếp khách để cho bộ phận phòng có đủ thời gian dọn dẹp. Dĩ nhiên đây chỉ là giả định khá đơn giản, có những vụ việc phức tạp đòi hỏi nhiều bộ phận cùng liên kết chặt chẽ để hoàn thành nhiệm vụ. Do đó, nếu nhân viên không có tinh thần làm việc tập thể sẽ không bao giờ công việc trôi chảy và thành công.

2. Đặt cái tôi sang một bên

Trong quá trình làm việc, bạn sẽ gặp nhiều vị khách chỉ thích soi mói khách sạn, luôn tìm những điều nhỏ nhặt của nhân viên để bắt lỗi. Trước tình trạng ấy, chắc hẳn ai cũng muốn phản ứng để tự vệ. Tuy nhiên, trong ngành công nghiệp khách sạn, nghiêm cấm sự tranh cãi với khách vì dù chúng ta đúng hay sai đều tạo ảnh hưởng không tốt đến thương hiệu khách sạn. Do đó, cần phải cân bằng cái tôi để giải quyết nhu cầu chính đáng trong các tình huống công việc. Nói điều này ra quả nhiên là dễ hơn làm. Vậy để để đối phó với tình huống ấy, nên để khách nói cho hả giận, đừng tranh cãi ngay, và nếu phản biện, trước hết cứ xin lỗi và nói năng nhẹ nhàng, giải thích khúc chiết mọi thắc mắc của khách hàng.

3. Đừng sợ làm sai

Nhân viên khách sạn thường sợ phạm sai lầm vì lúc đó sẽ lọt vào tầm ngắm của vị quản lý, tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến lương, thưởng, vị trí công việc. Tuy nhiên không ai thoát khỏi tình huống này. Đừng sợ. Hãy coi việc sai sót là cơ hội để học hỏi và hiểu thấu đáo công việc. Mạnh dạn hỏi những đồng nghiệp cách giải quyết. Bạn hãy tin cách này rất hiệu quả vì sẽ có nhiều người tốt sẵn sàng giúp bạn. Khi mọi chuyện đã giải quyết xong, hãy suy ngẫm về chúng sẽ giúp bạn thoát khỏi sai lầm lần sau

4. Phục vụ khách hàng vượt mức mong đợi

Hoạt động trong ngành công nghiệp khách sạn có nghĩa là chúng ta xác định tiêu chí phục vụ khách hàng là nền tảng. Mọi khách hàng đều mong muốn hưởng dịch vụ tối ưu. Bạn đừng nghĩ rằng phải làm gì to tát cho khách hàng thì họ mới hài lòng. Bạn nhiệt tình chỉ dẫn những dịch vụ họ không hiểu, nơi mua sắm đáng tin cậy, hỏi han một cách ân cần đủ cho họ cảm thấy thoải mái như đang ở nơi quen thuộc. Những nỗ lực nhỏ qua việc để ý nhu cầu khách hàng một cách tận tâm luôn mang lại kết quả vượt ngoài mong đợi cho triển vọng nghề nghiệp của mình.

5. Đừng làm những việc chưa đủ hiểu biết

Chứng tỏ cho mọi người thấy khả năng xuất sắc của mình là điều tốt. Tuy nhiên nhiều người dễ vướng vào sai lầm khi mới vào làm việc trong một khách sạn nào đó, chưa am hiểu môi trường đã làm những điều ngoài sự hiểu biết của mình, thậm chí gây tai họa đáng tiếc cho khách sạn. Làm tròn công việc được giao và nâng cao kỹ năng nghề nghiệp theo thời gian sẽ tạo các bước thăng tiến cho bạn. Hãy hỏi những gì không biết, chú tâm hết mình vào chuyên môn là đủ ghi điểm với cấp trên của bạn.

Nghề Sale khách sạn

Khi nghĩ về Sales khách sạn, người ta thường hình dung đến những nhân viên trong bộ complê chỉnh tề, và nhiệm vụ của họ là ngồi nói chuyện qua điện thoại trong văn phòng mát lạnh hay đi giao tiếp bên ngoài, quen biết rộng, đến những nơi sang trọng… nhưng đây hoàn toàn không phải là nghề “ngồi mát ăn bát vàng” đâu bạn nhé.

Trong khách sạn, phòng kinh doanh hay phòng thị trường là một trong những bộ phận quan trọng nhất, nó quan trọng vì đây chính là cầu nối giữa khách sạn với khách hàng. Nếu phòng kinh doanh hoạt động tốt và hiệu quả, khách sạn sẽ đông khách hơn, khách đông kéo theo doanh thu tăng, từ đó, khách sạn sẽ tồn tại và phát triển mạnh mẽ, ngoài ra, khi có khách thì các bộ phận khác trong khách sạn mới có thể hoạt động được.

Phòng kinh doanh là trạm trung chuyển thông tin giữa khách hàng và các phòng ban khác trong khách sạn. Người làm Sales khách sạn là người kinh doanh các dịch vụ của khách sạn, chào bán cho khách hàng những sản phẩm về phòng ở, dịch vụ ăn uống, hội thảo, giải trí... Sau khi đã thỏa thuận mua bán, nhân viên Sales sẽ làm xác nhận với khách hàng. Từ đây, thông tin về yêu cầu của khách hàng sẽ được Sales chuyển đến các bộ phận khác trong khách sạn để phục vụ đoàn khách. Nếu các bộ phận trong khách sạn chưa rõ thông tin thì sẽ hỏi lại Sales, còn khách hàng khi sử dụng dịch vụ có điều gì bất cập so với bản xác nhận thì gọi Sales đến để giải đáp thắc mắc.

Nhân viên Sales phải chịu áp lực từ nhiều phía: áp lực tâm lý giữa các bộ phận trong quá trình phục vụ khách, áp lực tâm lý từ những thắc mắc phàn nàn của khách, hay áp lực tâm lý của cấp trên nếu quá trình kinh doanh của khách sạn không tốt. Những trường hợp bộ phận tiếp tân không giải quyết được, hay khách hàng cứ khăng khăng đòi gặp người đã ký bản xác nhận, thì nhân viên Sales chính là người "đứng mũi chịu sào".

Tại một số khách sạn, Sales không chỉ bán dịch vụ và tạo mối quan hệ với khách mà họ còn có dịp trải nghiệm những công việc khác, chẳng hạn như đối ngoại với các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền: đoàn thanh tra, kiểm tra của bên Sở, Tổng Cục Du Lịch đi thẩm định dịch vụ; đoàn vệ sinh an toàn thực phẩm của Sở Y Tế; Công an; Xuất nhập cảnh..., hay là tiếp những đoàn khách đối ngoại của cấp trên. Thỉnh thoảng, Sales khách sạn cũng có thể "hóa thân" thành nhà điều hành tour du lịch, đôi khi còn kiêm luôn cả hướng dẫn viên cho khách đi tour hoặc là các đoàn khách ngoại giao cần có người hướng dẫn.

Sales khách sạn luôn chủ động quan sát, theo dõi thị trường, những biến động của tình hình khách để đổi mới các dịch vụ của khách sạn cho phù hợp với thị hiếu của khách hàng và nghĩ ra nhiều ý tưởng mới để làm sao thu hút được khách đến với khách sạn nhiều hơn. Ngoài ra, Sales là người có mối quan hệ tốt với giới báo chí, truyền thông, hội chợ... để quảng bá cho khách sạn.

Đây là một công việc đòi hỏi bạn phải có sức khỏe, khả năng giao tiếp tốt và chịu được áp lực cao, những kỹ năng giải quyết tình huống và đặc biệt là lòng đam mê. Một khi có đam mê, bạn đã chạm đến bước đầu của thành công trong sự nghiệp.

Qui trình hoạt động các bộ phận trong khách sạn

Trong khách sạn các bộ phận được phân theo chức năng công việc. Phần bài này trước tiên sẽ đề cập đến cơ cấu tổ chức điển hình của khách sạn cỡ trung có khoảng 500 phòng và tiếp đến là khách sạn cỡ lớn 1000 phòng. Chức năng của các bộ phận được định rõ ràng cũng như cơ cấu tổ chức, quyền hạn, phạm vi kiểm soát, mối quan hệ với nhân viên cũng sẽ được phác họa. Sau đây sẽ đề cập đến các ưu tiên cũng như khuyết điểm của mô hình tổ chức theo chức năng của khách sạn.
Khách sạn được chia theo chức năng thành 5 bộ phận riêng biệt: phòng, các nhà hàng & quầy uống, kế toán, tiếp thị thương mại và nhân sự. Các trưởng bộ phận này báo cáo trực tiếp trên GM. Mỗi bộ phận được chia ra thành các tổ chuyên trách nhỏ. Việc phân nhỏ 5 bộ phận lớn thể hiện sự chuyên môn hóa công việc cao hơn do đó kiến thức các kỹ năng của nhân viên trong mỗi đơn vị nhỏ cũng sâu hơn.
A. Bộ phận phòng:
Bộ phận phòng thực hiện chức năng cho thuê phòng của khách sạn. Khách đăng ký phòng phải được tiếp nhận, tình hình phòng trống, phòng có khách phải được cập nhật hằng ngày. Khách phải được trả lời ngay qua thư từ hoặc qua điện thoại. Khi khách ở khách sạn, vệ sinh sạch sẽ các khu vực công cộng cũng như khu vực tiền sảnh phải được bảo đảm. Nếu khách có thắc mắc gì, phải được giải quyết ngay. Đây là một số chức năng quan trọng của các bộ phận phòng. Để thực hiện, bộ phận phòng được chia thành một công việc chuyên sâu hơn. Trong nhiều trường hợp, các đơn vị nhỏ này cũng được xem như các bộ phận phòng ban:
- Bộ phận giặt ủi (Laundry): Trong một khách sạn 500 phòng có quy mô rất lớn, chịu trách nhiệm giặt sạch và ủi tất cả quần áo của khách, khăn màn của khách sạn và đồng phục của nhân viên. Chức năng của nó rất chuyên sâu nên ít khi những người có kiến thức về kỹ năng trong hoạt động giặt ủi lại chuyển sang các lĩnh vực hoạt động khác của khách sạn.
- Bộ phận tiền sảnh (Front-office): Tiếp đón khách khi khách đến khách sạn để làm thủ tục đăng ký và trả phòng. Các điện thoại viên của khách sạn và các chức năng thông tin liên lạc phục vụ khách đều nằm ở bộ phận Front-office. Nhân viên phụ trách hành lý của khách cũng thuộc bộ phận này.
- Tổ đặt phòng (Reservations): Tiếp nhận khách và theo dõi chặt chẽ các phòng được đăng ký trước ở khách sạn.
- Bộ phận tầng phòng: Chịu trách nhiệm lau dọn phòng ở của khách sạn và các nơi công cộng trong khách sạn.
- Bộ phận bảo vệ: Phụ trách bảo đảm an toàn cho khách.
- Bộ phận kỹ thuật: Phụ trách về việc vận hành và bảo trì toàn bộ cơ sở vật chất của khách sạn, bao gồm: Điện, cơ khí, hệ thống sưởi, máy điều hòa không khí, bơm, thực hiện những sửa chữa nhỏ và tu bổ trang thiết bị.
Trong bộ phận phòng có rất nhiều công việc phụ thuộc lẫn nhau, vì thế rất cần sự điều phối chặt chẽ các hoạt động giữa các đơn vị nhỏ.
Giữa bộ phận tiền sảnh (Front-office) và bộ phận đặt phòng có mối liên hệ mật thiết. Mỗi ngày tổ đặt phòng (Reservations) phải thông báo trước cho bộ phận tiền sảnh (Front-office) số phòng trống để bảo đảm việc luôn cập nhật hóa số lượng phòng trong tình trạng sẵn sàng có thể cho thuê. Ngược lại, bộ phận tiền sảnh (Front-office) phải cho tổ đặt phòng biết số khách tự đến thuê phòng (họ là những người không đặt phòng trước).
Tương tự như thế, giữa bộ phận tiền sảnh (Front-office) và bộ phận phục vụ phòng (Housekeeping) cũng có những mối liên hệ. Các thông tin về tình hình phòng ốc phải có hai chiều: Khi khách làm thủ tục trả phòng (check-out), bộ phận tiền sảnh (front-office) phải thông báo cho bộ phận phục vụ phòng (housekeeping) để bộ phận này lau dọn phòng. Mỗi khi căn phòng được lau dọn xong, Housekeeping phải thông báo cho bộ phận tiền sảnh để họ có thể cho khách thuê. Đó là ví dụ về hình thái quan hệ hỗ tương. Các mắc xích khác trong bộ phận phòng minh họa cho hình thái phụ thuộc liên tục, diễn ra khi đầu ra của một đơn vị kia.
Cũng như thế, bộ phận phòng không thể cung cấp một phòng đủ tiêu chuẩn cho khách nếu bộ phận giặt ủi không cung cấp đủ khăn sạch hoặc drap trải giường.
Một ví dụ khác liên quan đến sự truyền đạt cho nhau những thông tin từ bộ phận này qua bộ phận khác: Bộ phận kỹ thuật không thể nào thay thế một công tắc đèn bị hỏng trong phòng khách nếu bộ phận các tầng phòng không thông báo.
Đó là những ví dụ mối phụ thuộc hỗ tương và liên tục tồn tại giữa các đơn vị riêng lẻ trong bộ phận phòng. Để quản lý một cách hiệu quả trong trường hợp có những mối phụ thuộc trên, đòi hỏi kế hoạch, thủ tục, chương trình hành động phải được tiêu chuẩn hóa và thời gian được quy định rõ ràng. Việc phối hợp giữa các đơn vị ấy phải thường xuyên liên hệ trực tiếp với nhau.
B. Bộ phận nhà hàng & quầy uống:
Chức năng chính của bộ phận nhà hàng & quầy uống là cung cấp thức uống và đồ uống cho các thực khách của khách sạn. Khi lữ quán chỉ có một phòng ăn thì công việc rất đơn giản.
Nhưng với một khách sạn 500 phòng thì mọi việc sẽ phức tạp hơn nhiều. Có thể sẽ có một quầy giải khát xinh xắn bên bờ hồ bơi, một tổ phục vụ tại phòng (chuyên phục vụ thức ăn, đồ uống tại phòng), một quầy rượu ở phòng đọc báo, một quầy rượu ở khu vực tiền sảnh v.v… Đó là những khu vực đem lại lợi tức cho bộ phận nhà hàng & quầy uống, đôi khi tổng cộng có đến 19 điểm phục vụ thức ăn và đồ uống riêng biệt, không kể tổ phục vụ tại phòng! Hầu như tất cả những điểm phục vụ này đều có chức năng riêng của mình trong hoạt động rộn ràng của khách sạn. Một số nơi khác, không chỉ đơn giản về chức năng phục vụ ăn uống bình thường mà còn có những chức năng phục vụ khác trong chu kỳ 24 tiếng đồng hồ. Do đó, có thể nói là hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống là những hoạt động hết sức đa dạng và phong phú. Ngoài ra, yêu cầu về kỹ năng trong bộ phận này cũng rất đặc biệt. Vì có nhiều phần việc có chức năng khác nhau trong bộ phận nhà hàng & quầy uống.
- Hãy bắt đầu với tổ chức “chế biến sản phẩm” hay là bộ phận “nhà bếp”. Trong khách sạn 500 phong, người đứng đầu của đơn vị này là bếp trưởng (executive chef) người này trong bất cứ mỗi khách sạn hạng nhất nào cũng có địa vị và quyền hạn lớn. Dưới bếp trưởng là một loạt các đầu bếp phụ trách các khu vực bếp khác nhau. Khách sạn càng lớn bao nhiêu thì tổ chức nhà bếp cũng phức tạp bấy nhiêu.
- Phục vụ khách trong nhà hàng là nhiệm vụ của bộ phận riêng biệt: Bộ phận “phục vụ bàn”. Trong khách sạn lớn, thường có một trợ lý Giám Đốc các nhà hàng riêng lẻ của các quầy rượu và quầy thực phẩm, quản đốc nhà hàng, các nhân viên “phục vụ bàn” và nhân viên dọn dẹp. Ở các khách sạn tầm cỡ còn có bộ phận đặc biệt chỉ chịu trách nhiệm việc “phục vụ tại phòng”. Vì lợi nhuận đối với thức uống có cồn cao cho nên khách sạn còn thành lập một bộ phận riêng để phục vụ và bán đồ giải khát có cồn.
Hầu hết hội nghị có tầm cỡ và những buổi tiệc tùng, chiêu đãi v.v… thường được tổ chức tại các khách sạn có đủ loại dịch vụ.
Một hội nghị, theo đúng tiêu chuẩn, thường sử dụng các phòng họp để tổ chức chuyên đề tổng quát và những phương tiện lớn khác cho các buổi đại tiệc. Cũng có khi khách chỉ cần tổ chức những buổi tiệc nhỏ, lễ cưới hoặc các cuộc họp của giới kinh doanh v.v… Do đó, khách sạn phải sẵn sàng để phục vụ mọi yêu cầu của khách.
Cuối cùng, việc lau chùi, vệ sinh ở bộ phận nhà hàng và quầy uống, lau rửa chén đĩa được giao cho một đơn vị gọi là bộ phận “quản lý các vật dụng nhà bếp”.
Về mặt tổ chức của bộ phận nhà hàng và quầy uống cấn quan tâm đến hai yếu tố:
1. Sự khác biệt về chuyên môn trong từng bộ phận nhỏ.
2. Sự phụ thuộc lẫn nhau của các đơn vị.
Sau đây là một số khác biệt về kỹ năng chuyên môn ở bộ phận nhà hàng và quầy uống: Tổ “quản lý vật dụng bếp” phải có kỹ năng về trông coi sắp xếp.
Kỹ năng tiếp xúc với khách rất cần thiết đối với nhân viên phục vụ nhà hàng.
Bộ phận phục vụ hội nghị và “tổ chức tiệc” phải biết tổ chức và biết tính toán về hiệu quả của công việc.
Quản đốc “quầy uống” phải biết kiểm soát và có trách nhiệm với công việc.
Mặc dù có sự chuyên môn hóa cao trong công việc ở các bộ phận nhỏ, nhưng phải có sự hợp tác và phối hợp liên tục giữa các bộ phận này thì mới có thể thực hiện có hiệu quả được.
Một hội nghị chiêu đãi không thể nào tổ chức được nếu không có những cố gắng của tổ phục vụ hội nghị và tổ phục vụ “chiêu đãi tiệc” cùng với nhà bếp, các quầy rượu và tổ “quản lý các vật dụng nhà bếp” v.v…
Cũng như bộ phận phòng, mối liên hệ giữa các hình thái phụ thuộc, liên tục và hỗ tương tồn tại trong nhiều khâu chức năng khác nhau là rất phức tạp trong bộ phận nhà hàng & quầy uống. Đó là một gánh nặng đối với các quản đốc và cả đối với nhân viên trong việc điều phối ở bộ phận này.
C. Thương mại & Tiếp thị:
Bộ phận này thường nhỏ nên việc điều phối trong nội bộ dễ dàng hơn. Bộ phận này lại ít quan hệ với hoạt động hàng ngày của các bộ phận khác. Tuy nhiên, sự phân công cho các nhân viên điều hành tổ tiếp thị thường dựa trên các loại khách hàng mà khách sạn đang cố gắng chào mời thu hút. Các trưởng điều hành thương mại đôi khi cũng được chia thành các tổ nhỏ dựa trên các vùng địa lý quốc gia. Tuy vậy, các nhân viên tiếp thị và thương mại làm việc độc lập trong phần thị trường được phân công, do đó ít có vấn đề trong nội bộ.
D. Nhân sự:
Bộ phận nhân sự không phụ thuộc khách hàng, không dính dáng gì đến kinh doanh nhưng nó đóng một vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động có hiệu quả. Bộ phận nhân sự được chia thành ba bộ phận chức năng nhỏ hơn: khâu tuyển mộ nhân viên, khâu đào tạo và khâu quản lý phúc lợi. Giám đốc nhân sự được xem như chuyên gia về luật lao động của Nhà nước, có thể làm công tác cố vấn cho giám đốc các bộ phận khác về vấn đề này. Mặc dù ba đơn vị chức năng nhỏ trên có mối liên hệ với nhau, nhưng không có vấn đề nan giải trong các hình thái phụ thuộc dây chuyền. Khó khăn của bộ phận nhân sự nảy sinh khi nó tác động vào các bộ phận khác trong khách sạn.
Chẳng hạn mặc dù bộ phận nhân sự tuyển mộ, phỏng vấn và sàng lọc các nhân viên có triển vọng, nhưng quyết định thuê nhân viên lại nằm trong các bộ phận tiếp nhận. Cũng giống như vậy quyết định thăng cấp hoặc kỷ luật, sự đóng góp của bộ phận nhân sự chỉ được giới hạn trong phạm vi cố vấn hoặc diễn giải các vấn đề mang tính pháp lý. Hiệu quả của bộ phận nhân sự tùy thuộc phần lớn vào khả năng của Giám đốc các bộ phận khác.
E. Bộ phận kế toán:
Ở một số khách sạn, bộ phận kế toán thực hiện hai chức năng “Cố vấn” và “Điều hành” trực tiếp. Vai trò truyền thống của bộ phận kế toán ghi chép lại các giao dịch về tài chính, chuẩn bị và diễn giải các bản báo cáo định kỳ về các kết quả hoạt động đạt được. Nhiệm vụ thường xuyên bao gồm việc chuẩn bảng lương, kế toán thu và kế toán chi. Chức năng này là nhiệm vụ của người trưởng phụ tá kiểm soát tài chánh. Ngoài ra bộ phận kế toán còn có chức năng liên quan đến các lĩnh vực khác của khách sạn: Đó là kế toán giá thành và kiểm soát các chi phí của toàn bộ hoạt động trong khách sạn. Thực tế, công việc này là của bộ phận kiểm soát chi phí & giá thành hơn là bộ phận kế toán. Hai khu vực mà bộ phận nhà hàng & quầy uống.
Tổ thu ngân (cashier) ở bộ phận tiền sảnh (front-office) của bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ tất cả việc thu tiền, tính tiền vào tài khoản của khách. Mỗi ngày nhân viên kiểm toán ca đêm phải kiểm tra, vào sổ tất cả các hóa đơn chi tiêu & mua hàng của khách ở bộ phận khác nhau của khách sạn. Mặc dù những nhân viên này làm việc tại bàn tiếp tân nhưng nhiệm vụ là thâu ngân bằng cách tiếp xúc với khách hàng để thu tiền, vì họ là nhân viên của bộ phận kế toán nên phải báo cáo công tác lên người trợ lý kiểm soát các quầy thu.
Bộ phận kế toán cũng có mối quan hệ với các hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Người kiểm soát giá và thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống đều làm việc trong bộ phận kế toán, họ theo dõi các doanh thu lẫn chi phí của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống báo cáo lên người trợ lý kiểm soát các quầy thu. Kiểm soát viên giá thành trong bộ phận nhà hàng & quầy uống là xác định tính chính xác và hợp lý của tất cả các khoảng doanh thu từ nhà hàng & quầy uống. Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ và viết báo cáo hàng ngày các khoảng chi phí về thực phẩm và thức ăn được sử dụng. Trong nhiều trường hợp, bộ phận kế toán cũng chịu trách nhiệm thiết kế hệ thống kiểm soát và bố trí khắp khách sạn.
Qua trình bày trên, bộ phận kế toán chỉ là một đơn vị thụ động được gắn liền với việc lưu giữ tài liệu kế toán hàng ngày. Thật ra nó gắn liền hoạt động với hai bộ phận phòng và nhà hàng & quầy uống. Ngoài ra, bộ phận kế toán còn có trách nhiệm đối với hệ thống thông tin quản lý trong toàn khách sạn.
Hai điểm cuối về trách nhiệm của kế toán cần được nêu là:
- Bộ phận kế toán đảm nhiệm việc thu nhập và báo cáo hầu hết các bản thống kê tài chính và hoạt động doanh thu của khách sạn. Qua chức năng này, nó đóng một vai trò tham mưu quan trọng cho toàn khách sạn bằng cách cung cấp các dữ kiện cho việc đưa ra các quyết định chuẩn bị ngân sách.
- Người đứng đầu của bộ phận kế toán có nhiệm vụ kép: không chỉ chịu trách nhiệm với Tổng Giám Đốc của khách sạn mà còn chịu trách nhiệm với phó chủ tịch về tài chính của tập đoàn khách sạn hay với chủ đầu tư. Vì người kế toán phải cung cấp cho tập đoàn khách sạn một bản xác minh (độc lập với Tổng Giám Đốc) về tính chính xác của các kết quả hoạt động về tài chính khách sạn. Do vậy, khái niệm về tính thống nhất các mệnh lệnh bị vi phạm thường xuyên đối với người kiểm soát tài chính khách sạn (vì có hai lãnh đạo).

Làm việc ở khách sạn


 Hãy hình dung bạn mặc lên người bộ đồng phục được thiết kế riêng, đi lại trong một khung cảnh sạch sẽ, trang trí đẹp mắt, mỗi ngày tiếp xúc với nhiều khách lạ, làm những việc không đòi hỏi phải vận dụng tri thức và vận động cơ bắp nhiều trong một bầu không khí vui tươi, lịch thiệp, trang trọng.

Đồng thời bạn nhận một đồng lương cao hơn mức thu nhập bình quân của khối công chức nhà nước và có nhiều cơ hội tham gia vào việc tổ chức những sự kiện vui vẻ.

Khách sạn là một trong ít ngành bạn có thể khởi nghiệp với học vấn phổ thông, tích lũy thêm kinh nghiệm và kiến thức trong quá trình làm việc và từng bước đi lên các bậc thang thăng tiến. Nếu những điều kiện như thế chưa đủ hấp dẫn thì chúng tôi xin cung cấp thêm một thông tin “nóng”:, ngành Khách sạn đang trở thành một ngành dịch vụ “mũi nhọn” trong cơ cấu kinh tế – xã hội của cả nước trong thời gian 2005 –2010, cung cấp cho xã hội hàng chục ngàn đơn vị tuyển dụng và hàng chục nghề khác nhau.

Công việc của những người trẻ 8x

Theo thống kê của Bộ Lao động Mỹ, khoảng 12,4 triệu người lao động nước này đang làm việc trong ngành khách sạn; con số này được dự đoán là sẽ còn tăng thêm 17% tính đến năm 2014.

Nếu bạn cũng đang tìm kiếm một công việc trong ngành này thì dưới đây là 10 loại công việc phổ biến nhất bạn có thể tham khảo:

1. Giám đốc khách sạn:

Chỉ đạo mọi việc như các hoạt động trong khách sạn từ nhỏ đến lớn, báo cáo kết quả tài chính, lập ra quy tắc trong việc quản lý nhân sự, quản lý tỷ lệ phòng bán ra và phòng còn trống, khu vực thực phẩm,…

2. Thư ký khách sạn:

Thực hiện phân loại các dịch vụ cho khách khi sử dụng khách sạn như việc đăng ký phòng hay trả phòng, chọn phòng phù hợp với yêu cầu của khách. Trả lời các thắc mắc của khách hàng về những dịch vụ của khách sạn.

3. Người trực tầng khách sạn:

Đưa khách mới đến khách sạn lên phòng của họ, xách hành lý, nói qua thông tin về những dịch vụ và cơ sở vật chất trong khách sạn như các loại hình giải trí, điều kiện phòng,…

4. Người tổ chức các cuộc hội thảo:

Lên kế hoạch cho các hội nghị, sự kiện đặc biệt ở mọi quy mô. Họ sẽ phải điều phối ngân sách, sắp xếp người phát biểu, giờ nghỉ, phương tiện đi lại, trang thiết bị, đồ ăn và đồ uống nhẹ trong giờ nghỉ cùng một vài vấn đề liên quan sao cho hợp lý.

5. Người chuyên hỗ trợ và thực hiện mọi yêu cầu của khách hàng (Concierge):

Giúp đỡ khách hàng với mọi yêu cầu của họ như đặt bàn ăn tối, mua vé xem hòa nhạc hay giúp họ chọn và đặt các tour đi du lịch.

6. Trưởng bộ phận bồi bàn:

Người sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp bàn ăn cho khách hàng, nhận đặt bàn trước và đảm bảo rằng mọi nhân viên bồi bàn đều làm hài lòng khách.

7. Trưởng bộ phận bếp:

Quan sát tất cả mọi hoạt động diễn ra trong bếp như lên thực đơn, quản lý nhân viên bếp, lựa chọn thực phẩm, sắp xếp thứ tự món ăn trong thực đơn, ước lượng số khách và lượng thực phẩm cần dùng và quan trọng không kém đó là kiểm tra chất lượng thức ăn đã nấu chín.

8. Bộ phận tiếp nhận đặt vé:

Trả lời các cuộc điện thoại và thư điện tử thắc mắc gửi đến, đưa ra những thông tin và gợi ý về việc sắp xếp chương trình đi du lịch như lên lịch cụ thể, giá phòng và loại phóng, phương tiện đi lại và đặt trước phòng khách sạn.

9. Nhân viên bộ phận vệ sinh:

Dọn dẹp buồng, và các sảnh, lối đi trong khách sạn, thu dọn và đánh rửa một số trang thiết bị trong khách sạn như cửa kính, đồ trang trí trong hành lang,.. và cung cấp một số vật dụng thiết yếu trong phòng như khăn tắm.

10. Ngoài ra, hiện nay, công việc thu hút nhiều người lao động nhất trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn chính là: Công việc Tiền sảnh. Chúng tôi xin cung cấp một số thông tin giúp các bạn hiểu thêm về đặc điểm, tính chất và yêu cầu của công việc này.

Công việc tiền sảnh bao gồm các vị trí sau:

- Nhân viên tiếp tân

- Nhân viên đặt phòng

- Nhân viên gác cửa

- Nhân viên giao tế

- Nhân viên tổng đài

- Nhân viên đại diện ở sân bay. 

Tính chất công việc

Đây là những vị trí quan trọng đối với cả khách hàng và khách sạn. Đối với khách, họ là người gần như thay mặt khách sạn liên hệ với khách trong suốt quá trình khách lưu lại và làm cho khách cảm thấy thoải mái dễ chịu trong thời gian đó. Đối với khách sạn, việc làm của họ rất quan trọng bởi vì công việc kinh doanh của khách sạn dựa trên uy tín và tần số khách quen quay lại.

Gặp gỡ, tiếp xúc trực tiếp giúp đỡ khách hàng là nội dung quán xuyến công việc của những người trong bộ phận Tiền sảnh: từ người khách du lịch ba lô ở các khách sạn mini cho đến những doanh nghiệp hàng đầu và những nghệ sĩ nổi tiếng trong các khách sạn sang trọng. Tất cả phụ thuộc vào việc họ giúp đỡ khách tìm hiểu thông tin và có được những điều khách mong muốn trong thời gian nghỉ ngơi, du lịch như thế nào. Nhân viên bộ phận này làm việc dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Tiền sảnh. Ở các khách sạn nhỏ, nhân viên tiếp tân có thể làm việc xa quầy, thực hiện những công việc hành chính có liên quan. 

Chức năng nhiệm vụ

- Chào và đón tiếp khách.

- Giao phòng và chìa khóa phòng.

- Liệt kê giá thuê phòng và sử dụng máy tính hoặc các file đặt phòng trong công tác này.

- Trả lời các câu hỏi của khách và giải quyết những thắc mắc khiếu nại.

- Thu tiền mặt, thu đổi ngoại tệ, hoặc thu nhận qua thẻ tín dụng.

- Lưu giữ các chứng từ tài chính, nhất là khi làm việc với các kiểm toán viên.

- Chuyển lời nhắn và phân loại thư từ giao dịch của khách và khách sạn.

- Lập, kiểm tra các báo cáo và bảng đăng ký hàng ngày.

- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. 

Các kỹ năng cần có của nhân viên tiền sảnh 

- Viết thạo và nói tiếng Anh lưu loát.

- Khả năng giao tiếp tốt, biết cách diễn đạt vấn đề một cách rõ ràng, mạch lạc.

- Có khả năng ứng phó tốt, giải quyết khéo léo các khiếu nại và than phiền của khách, tìm kiếm được những giải pháp tốt nhất cho các sự việc phát sinh.

- Có khả năng chú ý đến các chi tiết khi làm công việc đặt phòng và tính toán tiền nong.

- Khả năng tổ chức công việc.

- Nắm được các kỹ năng tính toán.

- Kỹ năng máy tính văn phòng.

- Khả năng ghi nhớ các chi tiết. 

Các kiến thức bổ trợ cho công việc 

- Hiểu biết về cơ cấu tổ chức và hoạt động của một khách sạn.

- Hiểu biết về các mặt trong cuộc sống địa phương nơi mình sống hoặc làm việc như những kiến thức lịch sử, những điểm tham quan du lịch v.v.

- Biết thêm một ngoại ngữ thì càng tốt.

- Có những kiến thức căn bản về công tác kế toán.

Đặc điểm tính cách
- Thân thiện, kiên nhẫn, quan tâm và vui lòng giúp đỡ người khác.
- Tự tin, chu đáo đến từng chi tiết và có thể làm việc dưới áp lực công việc.
- Luôn đúng giờ, chính xác và nhạy cảm với yêu cầu của khách thuộc những thành phần khác nhau và đến từ những nền văn hóa khác nhau.
- Có hứng thú trong làm việc và tiếp xúc với người lạ. 

Thể chất

Nhân viên làm việc trong bộ phận này cần có ngoại hình dễ mến, vệ sinh thân thể tốt, đầu tóc gọn gàng. 

Môi trường làm việc

Trừ khi bạn làm ở vị trí trực tổng đài hoặc đại diện ở sân bay, còn thì hầu hết thời gian làm việc bạn phải đứng để chào đón hoặc gặp gỡ khách hàng. Môi trường làm việc giới hạn trong phạm vi tiền sảnh, khu vực đẹp nhất, trang trọng nhất, điều kiện vệ sinh và nhiệt độ ở mức tốt nhất.

Kinh nghiệm tuyển dụng: 6 điều cần tránh khi đi phỏng vấn

6. Bắt tay một cách yếu ớt. Vì sao mọi người nghĩ bạn sẽ là một nhân viên tệ, nếu bạn đưa ra cái bắt tay yếu? Điều này nghe như không hợp lôgic, đúng không? Đơn giản là vì nó không để lại một ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Vì vậy, hãy bắt tay một cách mạnh mẽ và tự tin nhưng cũng đừng bóp chặt tay họ và giật mạnh. Nếu bạn không muốn làm hỏng cuộc phỏng vấn thì đừng thế.


Kinh nghiệm phỏng vấn đi Mỹ
Kinh nghiệm phỏng vấn bằng tiếng anh
Kinh nghiệm phỏng vấn xin việc qua điện thoại
Kinh nghiệm phỏng vấn việc làm cực hữu ích
Kinh nghiệm phỏng vấn xin việc bán hàng
Kinh nghiệm phỏng vấn đi du lịch Mỹ


(st)