Kỹ năng làm việc theo nhóm

Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Hơn nữa, chẳng ai có thể cáng đáng hết mọi việc. Người phương Tây luôn xem công việc và bạn bè khác nhau do đó trong khi làm việc rất thoải mái. Tuy nhiên, không khí làm việc khá căng thẳng đôi khi mâu thuẩn với nhau gay gắt do họ rất coi trọng cá nhân.

QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHÓM ( www.kynang.edu.vn)
1. Tại lần họp đầu tiên
- Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến.
- Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ.
- Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn bị cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.

2. Những lần gặp sau.
- Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người.
- Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung.

3. Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc
- Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên.
- Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp.
- Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.

THỰC TRẠNG
Đối với người Việt trẻ, từ “teamwork” đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉ được “nghe nói” chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt.

NGUYÊN NHÂN
Quá nể nang các mối quan hệ.
Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẵn lộn. Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công trình bị chậm tiến độ.

Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý
Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi xơi nước. Ai cũng hài lòng còn công việc thì không hoàn thành. Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuôn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình. Bạn sẽ chọn đi với 10 người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý

Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác
Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, dáng suốt hơn và không nói ra. Trong kỳ dọn dẹp công sở cuối năm, khi công việc đươc tuyên bố”toàn công ty dọn dẹp phòng làm việc” thì sau một tuần phòng vẫn đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi. Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buổi là OK. Vì sao? Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chứ không thể đùn cho ai khác! Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn còn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trach nhiệm! Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân công việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sợ sai.

Không chú ý đến công việc của nhóm
Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ_những_người_giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia. Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm. Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình.

7 kỹ năng cơ bản để làm việc nhóm một cách hiệu quả

7 kỹ năng được trình bày sau đây sẽ dùng trong suốt quá trình nghiên cứu mức độ “ăn rơ” của các thành viên trong nhóm:

1. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến giữa các thành viên.

2. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ.

3. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình.

4. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.

5. Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau.

6. Sẻ chia: Các thành viên đưa ra ý kiến và tường thuật cách họ nghĩ ra nó cho nhau.

7. Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra.

Nâng cao kỹ năng làm việc theo nhóm

Sự hiểu biết và hoà hợp với người khác có vai trò rất quan trọng trong hầu hết mọi lĩnh vực kinh doanh, chứ không chỉ trong bán hàng hay nhân sự. Trên thực tế, kỹ năng này gồm nhiều kiến thức phức tạp và đa dạng hơn so với rất nhiều người tưởng tượng. 

Một cuộc điều tra quy mô lớn về khía cạnh con người trong kinh doanh đã cho thấy rằng các cá nhân có thể làm tốt nhất công việc của họ nếu công việc đó phù hợp với sự yêu thích của họ. Thông qua các tiêu chí phân tích hợp lý, một phương pháp phân tích thống kê chúng tôi đã phát hiện ra 4 yếu tố hình thành nên một con người có năng lực trong các mối quan hệ. Đó là:

Khả năng gây ảnh hưởng tới người khác.

Các nhà lãnh đạo được điểm cao trong lĩnh vực này thường có xu hướng phát triển và mở rộng phạm vi ảnh hưởng của khả năng hoà hợp với mọi người của họ. Họ thấy rất vui mừng khi thuyết phục, đàm phán và cũng thích thú khi có khả năng đưa ra các thông tin hay ý tưởng quý giá. NộI dung của khả năng này là thay đổi quan điểm hoặc hành động của người khác. Cho dù đang nói chuyện với khách hàng hoặc với đồng nghiệp hay khi đang diễn thuyết về một sản phẩm, dịch vụ, ý tưởng thì những người này dường như sinh ra để thuyết phục và gây ảnh hưởng tới người khác. Hãy nghĩ tới vị giám đốc trong công ty bạn, người mà luôn có khả năng tuyển chọn nhiều nhân lực giỏi cho dự án của ông ta hơn những người khác. Hoặc thử hình dung về ông chủ cũ của bạn người luôn luôn có thể khiến nhân viên nhiệt tình trong mọi nhiệm vụ cho dù nhiệm vụ trước đã làm họ mệt nhoài.

Khả năng tạo ra thuận lợi để hòa hợp với người khác.

Đây thường là yếu tố đầu tiên mà mọi người thường nghĩ tới khi họ xem xét những người có kỹ năng hòa hợp với người khác. Những người đạt điểm cao ở tiêu chí này thường tự điều chỉnh bản thân cho thích nghi với môi trường làm việc. Họ, bằng khả năng trực giác, thường rất chú ý tới những gì mà người khác đã phải trải qua. Rất tự nhiên, họ sẽ hỏi bản thân những câu hỏi như: “kết hợp nhóm như thế nào để hoàn thành công việc tốt nhất ?”, “tại sao Joe thường lớn tiếng phê phán trong các cuộc họp nhưng lại làm việc không tốt lắm?”, ”Miriam cần làm những công việc gì để phát huy được hết khả năng của cô ấy?”. Những vấn đề như thế này thường không có trong các bản báo cáo nhưng như các nhà quản lý đã biết, giải quyết những vấn đề đó một cách hiệu quả là rất cần thiết đối với sự thành công của công ty.

Khả năng sáng tạo trong quan hệ với người khác.

Về bản chất, khả năng này là khả năng thiết lập mối quan hệ với các nhóm người khác nhau thông qua lời nói và hình tượng. Kỹ năng này rất cần thiết khi nhóm phụ trách quảng cáo thực hiện một chiến dịch quảng cáo, khi giám đốc marketing phát triển một chiến lược để giành được một phân đoạn thị trường mục tiêu, khi thư ký của tổng thống soạn thảo bài phát biểu cho tổng thống hay khi một vị giám đốc tiến hành kế hoạch khuyến khích nhân viên làm việc.

Khả năng lãnh đạo nhóm

Những người đạt điểm cao ở khả năng này là những người cần phải gặp gỡ và tiếp xúc với người khác thường xuyên để luôn cảm thấy thoải mái. Ngược lại, nếu họ dành cả ngày trước màn hình vi tính họ sẽ cảm thấy mệt mỏi và làm việc kém năng suất đi. Những chuyên gia quản lý có sự đam mê công việc quản lý nhóm rất thích điều hành những nhóm làm việc có cường độ làm việc cao trong môi trường dịch vụ bận rộn, họ cũng rất thích thú được làm việc với cả nhóm lẫn với khách hàng. Công việc lý tưởng cho những người này là quản lý một khu du lịch hay một cửa hàng bán lẻ đông khách.

Cũng cần chú ý rằng 4 kỹ năng trên không tách rời nhau. Một người có thể giỏi về một hoặc hai khả năng hoặc không giỏi khả năng nào trong lĩnh vực này. Tuy nhiên, việc giỏi tất cả các kỹ năng này lại chưa chắc đã tốt, có những kỹ năng không cần thiết, thậm chí còn có hại cho một số loại công việc. Trên đây, chúng tôi đã nêu ví dụ về một số người rất có năng khiếu trong một vài kỹ năng nhưng lại không được điểm cao trong một số kỹ năng khác.

(St)