Nguyên nhân làm việc nhóm kém hiệu quả

Đối với người Việt trẻ, từ “teamwork” đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉ được “nghe nói” chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt.

Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản là vì không ai hoàn hảo cả, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Hơn nữa chẳng ai có thể cáng đáng mọi việc.
Đối với người Việt, từ “ teamwork “ có nghĩa làm việc theo nhóm đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉ được “nghe nói” chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt.

Nguyên nhân :

Quá nể nang trong các mối quan hệ :

Người Việt Nam hay chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng hoặc nếu có đôi khi cãi nhau vặt vì chuyện công tư lẫn lộn. Còn đối với Sếp, tranh luận coi như là một biểu hiện của việc không tôn trọng, không biết trên biết dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. Và đã làm việc chung với nhau thì việc tranh luận để chọn lọc ra ý kiến tốt nhất thì hết sức cần thiết, nếu quá nể nang sẽ không thể tranh luận một cách thực sự được. Người Việt quan trọng việc xây dựng một mối quan hệ tốt giữa các thành viên hơn việc một công trình bị chậm tiến độ.

Người Việt thường khó tách biệt giữa công việc và tình cảm:

Thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm xẻ bảy hoặc ai làm thì làm, những người khác thì ngồi chơi xơi nước. ai cũng rất hài lòng nhưng công việc thì không hoàn thành. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình.

 Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác :

Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghi đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng ý thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, sáng suốt hơn nhưng lại không nói ra.
Ví dụ như trong kỳ dọn dẹp công sở cuối tuần phòng vẫn đầy rác, cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buồi là xong? Vì sao. Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chú không thể đùn đầy cho ai khác. Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói đâu ? ý tưởng của mình vẫn còn cất giấu trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trách nhiệm. Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phán công việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sơ sài.

Tính bảo thủ cá nhân, không chú ý đến công việc của nhóm :

Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng chịu chấp nhận ý kiến của bất kỳ ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng chỉ nên bàn luận trong nhóm nhỏ những người giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia. Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm.
Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau

Áp dụng cứng nhắc :

Thêm nữa, chúng ta có thói quen bê nguyên mô hình làm việc của nhóm Phương Tây vào Việt Nam và áp dụng một cách cứng nhắc mà quên mất rằng Việt Nam chúng ta cũng có tập quán , có bản sắc và tính cách riêng. Nên áp dụng thế nào thì phải linh hoạt và phù hợp, giống như “Đôi giày của Lọ Lem rất đẹp nhưng chỉ có cô ấy đi vừa thôi”

Thiếu tin cậy

* Tin cậy :Tin cậy là sự tin tưởng giữa các thành viên, không có sự đề phòng, luôn tin rằng ý định của đồng đội là tốt và có thể thoải mái chia sẻ điểm yếu và những vấn đề riêng tư.

* Biểu hiện :Biểu hiện của sự thiếu tin cậy là:
- Làm một mình, miễn cưỡng yêu cầu hỗ trợ, giúp đỡ
- Thiếu sự khai thác, học hỏi, chia sẻ
- Sợ chê khi thất bại
- Lãng phí thời gian để gây dựng ấn tượng cá nhân
- Ngại những công việc và hoạt động tập thể
- Thiếu xung đột, ngại tranh cãi, tâm lý đề phòng
- Khi tranh luận không tập trung vào vấn đề chính
- Giành nhiều thời gian giải quyết các mối quan hệ với các thành viên khác trong đội do luôn nghi ngờ và đề phòng
* Nguyên nhân :
- Từ phía cá nhân:
+ Mục đích cá nhân chưa gắn với mục đích tập thể
+ Sợ bộc lộ yếu điểm, sợ mất hình ảnh và các mối quan hệ
- Môi trường Team:
+ Thiếu lắng nghe, chia sẻ
+ Biến cố trước đó: Thất bại hoặc scandal gây tâm lý hoang mang, lo lắng
+ Sự phá hoại: cố tình gây chia rẽ, nói xấu…

* Giải pháp

- Chia sẻ thông tin
- Hướng đến kết quả

  Không quan tâm đến kết quả công việc

* Biểu hiện

- Làm việc không có kết quả
- Trì trệ, thường xuyên thất bại
- Hướng đến mục tiêu cá nhân
- Những người hướng đến mục đích chung lần lượt ra đi

* Nguyên nhân
+ Mục đích tầm nhìn không rõ ràng
+ Tính cá nhân quá cao
+ Các thành viên lẩn tránh trách nhiệm

* Giải pháp

- Chỉ rõ lợi ích cá nhân trong lợi ích tập thể
- Phần thưởng xứng đáng
- Đưa ra kết quả rộng rãi và cụ thể

Lẩn tránh trách nhiệm (cố tình và vô tình)

* Biểu hiện

- Tránh việc khó
- Luôn cho rằng đó không phải là việc của mình
- Không làm hết mình, tư tưởng làm lấy được, làm cho xong
- Khuyến khích người khác làm những cái bình thường
- Thói quen đổ lỗi
- Bỏ lỡ những hạn chót: Không hoàn thành công việc đúng kỳ hạn đã đặt ra hoặc đã cam kết, thường xuyên gia hạn thời gian.
- Dồn việc cho lãnh đạo

* Nguyên nhân

- Sợ thất bại, sợ mất quan hệ, sợ mất hình ảnh bản thân.
- Tiêu chuẩn của đội xói mòn, các cá nhân rời rạc, nhiệt huyết giảm, tinh thần đi xuống
- Sự mơ hồ trong vai trò, nhiệm vụ của thành viên trong đội
- Thiếu tính cam kết
- Thiếu sự tin tưởng, sợ sai
- Trách nhiệm cá nhân chưa gắn liền với trách nhiêm tập thể
- Quản lý chưa tốt, phân công công việc không rõ ràng

* Giải pháp

- Công khai mục tiêu, tiêu chuNn của đội và của từng công việc cụ thể
- Lãnh đạo giao quyền, trao quyền cho các thành viên, làm rõ và công khai quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng cá nhân trong công việc được giao (hoặc nhận), đồng thời rà soát, giám sát, thúc ép hoàn thành công việc đúng thời hạn.


Thiếu trách nhiệm

* Biểu hiện

- Không nhận việc đồng thời phân tích lý do một cách thái quá
- Trì hoãn kéo dài và không cần thiết
- Đối với mỗi công việc, phải thảo luận và quyết định nhiều lần
- Hay đàm tiếu
- Đánh giá cao phân tích nghiên cứu hơn là thực hiện
- Đưa ra khó khăn mà không có giải pháp
- Hay bàn lùi
- Thường không chú ý và làm người khác mất tập trung

* Nguyên nhân

- Thiếu tự tin, sợ thất bại nên không dám làm, tìm cách trốn tránh ngay khi có thể.
- Sợ ảnh hưởng đến quyền lợi cá nhân, không thấy quyền lợi cá nhân trong công việc tập
thể
- Thiếu tích cực trong phân tích thông tin
- Nghi ngờ và thiếu tin tưởng vào tập thể
- Mong muốn đồng thuận
- .....

* Giải pháp

- Lắng nghe và xem xét các ý kiến từ mọi góc độ
- Lãnh đạo lên tiếng khi bế tắc
- Truyền đạt cặn kẽ, chi tiết tất cả các vấn đề và ý kiến liên quan
- Phân tích tình huống ngẫu nhiên, xấu nhất, bàn luận và đưa ra giải pháp
- Liệu pháp đối diện nguy cơ thấp
- Không có thời hạn chọn
- Đưa ra các yếu tố tích cực

  Sợ xung đột


* Biểu hiện

- Thiếu tranh cãi
- Xuất hiện thông tin ngoài luồng và công kích cá nhân
- Bỏ qua những vấn đề cần được tranh luận
- Mất thời gian cho sự giả tạo để tránh mâu thuẫn xung đột
- Các cuộc họp nhàm chán, chủ yếu là ý kiến một chiều, tâm lý bầy đàn, hưởng ứng theo số đông, luôn ủng hộ ý kiến lãnh đạo.
- Các thành viên ít đóng góp ý kiến

* Nguyên nhân
- Thiếu tin tưởng lẫn nhau và tin tưởng vào đội
- Không chia sẻ và đồng thời không hiểu nhau
- Tâm lý cầu an, sợ công kích
- Sợ mất quyền lợi, mất hình ảnh, sợ bị tẩy chay

* Giải pháp

- Chủ động sẻ chia và cởi mở với các thành viên trong đội.
- Gây dựng niềm tin
- Lãnh đạo không áp đặt
- Tạo không khí cởi mở, thân thiện, an toàn.
- Chủ động tạo xung đột, khích lệ xung đột và kiểm soát, giải quyết xung đột.

Để làm việc nhóm hiệu quả hơn

Bạn đã bao giờ tự hỏi rằng nguyên nhân nhân nào dẫn tới tình trạng nhóm của mình làm việc không hiệu quả?Thực tế là đã có rất nhiều nhóm được thành lập nhưng những gì mang lại cho họ chỉ là sự thất bại trong việc cộng tác chung.



Trong thể thao, các nhóm thường bao gồm những cá nhân có thành tích xuất sắc nhất. Đã có khá nhiều nhiều người đã áp dụng một cách máy móc mô hình nhóm trong thể thao vào lĩnh vực kinh doanh, và điều đó thường chỉ mang lại sự thất bại trong việc cố gắng lắp ghép nhiều người với các chuyên ngành khác nhau vào cũng một nhóm. Bởi thông thường, để tạo ra một nhóm, bạn cần phải xem xét tới rất nhiều yếu tố. Trên đây là một số nhận định về tình trạng thất bại khi làm việc theo nhóm ở nhiều công ty. Vậy giải pháp cho vấn đề này như thế nào? Bạn có thể tham khảo một số lời khuyên dưới đây để có thể tạo dựng cho mình một đội ngũ cộng tác làm việc một cách ăn ý.

Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả

Để xây dựng được một nhóm làm việc hiệu quả, bạn cần phải tìm hiểu rất kỹ về các đối tượng mà bạn muốn đưa vào nhóm của mình. Hãy xây dựng một cơ sở dữ liệu của riêng mình dựa trên những cuộc phỏng vấn và thông qua các bản khảo sát. Đưa ra câu hỏi rằng liệu họ cảm thấy phù hợp nhất với vị trí nào? Và vị trí nào mà họ quan tâm và có khả năng thể hiện được hết khả năng của mình?

Tìm hiểu xem ai là người có ý muốn làm quản lý nhóm và ai là người muốn được quản lý.

Đặt ra các câu hỏi về vị trí phù hợp nhất với công việc của họ thường làm. Điều cần thiết cho quá trình này chính là tìm hiểu rõ về từng cá nhân: họ muốn làm cái gì nhất, không thích làm cái gì nhất, từ đó để bạn có thể đưa ra được sự hỗ trợ trong quá trình quản lý. Sau khi thực hiện xong, bạn sẽ có trong tay nhưng thông tin thực tế về từng cá nhân trong công ty từ đó có thể lựa chọn được những thành viên phù hợp nhất cho nhóm của mình.

Khuyến khích và ủng hộ

Khi thành lập một nhóm, mọi người cần dành thời gian cho việc tìm hiểu sứ mệnh và làm rõ các mục tiêu cần đạt được của nhóm. Tiếp đó, nhóm làm việc sẽ hoạt động dưới hình thức tự quản lý, họ có thể thực hiện quá trình làm việc mà không cần tới quản lý ở mức vi mô, chính vì vậy sự ủng hộ, khuyến khích của trưởng nhóm là điều vô cùng quan trọng

Khuyến khích tinh thần cộng tác chứ không phải cạnh tranh

Một nhà quản lý giỏi phải là người ứng xử một cách bình đẳng với mọi thành viên trong nhóm. Cả nhóm cần tự hiểu rõ mục tiêu cần đạt được. Khi đó, bản thân công việc sẽ trở thành một phần thưởng cho họ. Nếu phần thưởng cần chia sẻ, hãy phân chia một cách công bằng cho từng thành viên trong nhóm để thúc đẩy mọi người cùng hướng tới một mục tiêu chung. Việc khuyến khích tinh thần cạnh tranh giữa các thành viên có thể làm gia tang tình trạng bất đồng hoặc xung đột trong quá trình làm việc. Vì thế, mọi người cần đồng tâm nhất trí, nêu cao tinh thần hợp tác giữa các thành viên.

Đặt ra mục tiêu cụ thể cho nhóm

Người quản lý tốt sẽ biết là cần phải dành một khoảng thời gian để giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ được tầm nhìn, mục tiêu của nhóm cũng như cách thức để hoàn thành mục tiêu đó. Nếu không có một tầm nhìn rõ ràng, các thành viên sẽ dần mất tập trung, đi lệch hướng và kết quả thu được sẽ không được như mong muốn.

Tổ chức tốt hơn các cuộc họp

Các cuộc họp nhóm thường được tổ chức theo hai dạng. Một là những cuộc họp được tổ chức thường xuyên, định kỳ với nội dung tổng kết công việc đã làm và đưa ra kế hoạch, và các bước đi sắp tới, ví dụ như họp hàng tuần, hàng tháng, hàng quý... Hai là những cuộc họp mang tính đột xuất, cả nhóm họp bàn để cùng nhau đưa ra hướng giải pháp cho một vấn đề bất ngờ, ngoài tầm kiểm soát. Chính bởi vậy các cuộc họp là rất cần thiết để mọi người có thể trao đổi thông tin với nhau, giao tiếp với nhau.

Hy vọng với những lời khuyên bên trên, bạn sẽ xây dựng được cho mình một nhóm làm việc thành công.

Hãy học những kỹ năng làm việc nhóm, để không bị đánh bật khỏi cuộc sống hiện đại. Làm việc nhóm là kỹ năng không thể thiếu đối với một con người hiện đại. Làm việc nhóm không chỉ được áp dụng trong việc học ở trường và công sở mà còn là phương pháp hiệu quả trong những hoạt động tập thể.

Để là một thành viên nhóm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:

1. Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian.

2. Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung.

3. Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải một cá nhân riêng lẻ. Thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Luôn ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi người.

4. Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc.

5. Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, chỉ có là họ đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng, không phải bằng cảm xúc.

6. Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn có thấy nó thiếu thực tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả.

7. Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lòng của cả nhóm, kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác bỏ. Việc này không thể nhanh chóng đạt được mà phải cần có thời gian.

8. Hãy cố gắng tôn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung.

Làm việc nhóm không chỉ mang lại hiệu quả cao cho công việc mà còn tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như công sức. Chính vì vậy mà nhiều công ty đã cho áp dụng hình thức làm việc nhóm. Là một nhân viên trong xu thế hội nhập, chúng ta cần phải có những kiến thức cũng như kỹ năng làm việc nhóm.

Quá trình làm việc theo nhóm

Tại lần họp đầu tiên

- Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến.

- Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ.

- Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.

Những lần gặp sau

- Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người.

- Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung.

Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc

- Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên

- Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp.

- Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.

Đối với người Việt trẻ, từ "teamwork" đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉ được "nghe nói" chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhi���u bộ phận chuyên biệt.

Nguyên nhân khiến làm việc nhóm không hiệu quả

Quá nể nang các mối quan hệ.

Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẫn lộn.

Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. "Dĩ hoà vi quý" mà, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công trình bị chậm tiến độ.

Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi xơi nước. Ai cũng hài lòng còn công việc thì không hoàn thành.

Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuôn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình. Bạn sẽ chọn đi với 10 người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý

Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác

Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, dáng suốt hơn và không nói ra. Trong kỳ dọn dẹp công sở cuối năm, khi công việc đươc tuyên bố "toàn công ty dọn dẹp phòng làm việc" thì sau một tuần phòng vẫn đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi.

Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buổi là OK. Vì sao? Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chứ không thể đùn cho ai khác! Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn còn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trach nhiệm! Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân công việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sợ sai.

Không chú ý đến công việc của nhóm

Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bất kì ai khác. Một số thành viên trong nhómvho rằng giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ những người giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia. Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm.

Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình.

Nguyên tắc làm việc nhóm

Tạo sự đồng thuận

Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm. Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức.

Những điểm cần ghi nhớ:

- Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về việc phải nhắm tới.
- Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện.
- Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu, nhưng nên phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm.
- Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục tiêu riêng.

Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị

Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản. Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là:

- Người bảo trợ chính của nhóm
- Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan
- Và bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm

Khuyến khích óc sáng tạo

Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của họ. Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo.

Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.

Phát sinh những ý kiến mới

Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi.

Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ những ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi.

Những điểm cần ghi nhớ:

- Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành động nhóm”.
- Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo.
- Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp.
- Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải pháp đáng giá.
- Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo.
- Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra.

Học cách ủy thác

Sự ủy thác cói hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành.

Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặc cho họ và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu.

Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó.

Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:

- Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm.
- Có khả năng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ.
    Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi được ủy nhiệm.
- Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này hẳn là hỏng to.

Khuyến khích mọi người phát biểu

Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó.

Chia sẻ trách nhiệm

Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời. Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên thống nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc.

Cần linh hoạt

Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng như người khác.

Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm.

Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành.

Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối.

Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình.



Cải thiện không gian làm việc
Nghề thích hợp nhất với phụ nữ
5 mẫu đồng nghiệp "khó chịu"
Lấy lại cảm hứng làm việc'
Tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng bằng "kỹ năng
Chiến lược thăng tiến


(st)