Cách viết một bức thư bằng tiếng Anh tốt nhất

1. Thông tin cá nhân của người viết:

Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc bên phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty.

2. Ngày tháng:

Hãy cẩn thận khi viết ngày tháng trong bức thư. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Cách viết theo kiểu số này có thể gây nhầm lẫn. Vì thế, tốt hơn hết là bạn viết thứ ngày tháng đầy đủ ( 4 February 2000 hoặc February 2nd, 2000). Cách viết này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn lich sự hơn cách chỉ dùng số.

3. Tên và địa chỉ người nhận:

Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bầy tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đầu thư. Chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay chính giữa.

4. Mã thư bạn hồi âm:

Vì số lượng thư giao dich trong ngày rất nhiều nên các bức thư thương mại thường có mã số riêng. Khi bạn viết trả lời, đừng quên ghi mã số bức thư bạn muốn hồi đáp (Your ref: 01234). Nếu muốn hãy ghi mã số thư của bạn trong trường hợp người nhận muốn hồi đáp lại cho bạn (My ref: 56789 hay Our ref: 56789).

5. Cách xưng hô đầu thư:

Một bức thư tiếng Anh thường bắt đầu bằng “Dear…” nếu bạn không quen người nhận. Ví dụ: Dear Mr. Smith Dear Mrs. Smith Dear Miss Smith Dear Ms. Smith Dear Sir Dear Madam Dear Sirs Dear Gentlemen

6. Tiêu đề:

Tiêu đề bức thư sẽ rất hữu ích nhưng không phải là phần bắt buộc phải có trong thư.

7. Nội dung:

Nội dung bức thư sẽ được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc , rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây.

8. Cuối thư:

Cuối thư giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như: Yours sincerely Yours faithfully Yours truly

9. Chữ ký:

Bạn nên ký bằng mực đen hoặc mực xanh, tốt nhất là dùng bút mực.

10. Tên họ đầy đủ của người viết:

Bạn nên viết tên họ đầy đủ của mình vào ngay dưới chữ ký. Ví dụ: Nguyen Van A Le Thuy B

11. Chức danh của người viết:

Chức danh của người viết trong thư giao dịch thương mại thưòng được viết ngay dưới tên họ đầy đủ của người đó.

12. Ghi chú tài liệu gửi kèm:

Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ví dụ: Enc: 2..

Kỹ năng viết thư bằng Tiếng Anh

Khi viết văn thư giao dịch bằng tiếng Anh: thư tín thương mại (business letter): thư xin việc (application letter), thư mời (inviting letter), đơn hàng (Purchase Order), thư khiếu nại (letter of complaint), thư trả lời khiếu nại (letter of answer) .... ta cần chú ý và tuân thủ một số quy tắc sau:

1. Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, ... không được viết I'am, I'll, I don't, I've seen

2. Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, ...

3. Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, ...

4. Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu

5. Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.

6. Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).

7. Tránh lỗi đặt câu rườm rà: Xảy ra tình trạng trong 1 câu không biết danh từ nào làm chủ cho động từ nào, hoặc không biết động từ nào thể hiện hành động của chủ từ nào, và không biết hành động đó tác động đến đối tượng nào.

8. Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả

9. Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.

10. Cuối thư:
- Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
- Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa "chân thành"
- Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa "trung thành"

Cách viết một bức thư cảm ơn bằng tiếng Anh sau khi nhận được quà.

Thư cảm ơn thường khá ngắn. Bạn có thể viết địa chỉ của bạn ở góc trên bên trái của tờ giấy, nhưng bạn không cần phải viết địa chỉ của người nhận. Bạn cũng có thể viết ngày dưới địa chỉ của bạn.

- Thường dùng Dear… để bắt đầu bức thư, và theo sau là tên của người nhận.

- Đoạn đầu thư bạn nên cảm ơn món quà của người tặng và nói điều gì đó về món quà.

Ví dụ:

Thank you for the book tokens. I'm looking forward to choosing a book with them.

Cảm ơn bạn về các phiếu đổi sách. Tôi đang mong chờ lựa được một quyển sách bằng cách dùng những phiếu này.

Thank you for the wall calendar. It will be very useful to me this year!

Cảm ơn bạn về cái lịch tường. Nó sẽ rất cần cho tôi trong năm nay!

Thank you very much for the beautiful soaps. I'm looking forward to relaxing in a hot bath!

Cảm ơn bạn rất nhiều về mấy cục xà phòng xinh đẹp. Tôi mong được thư giãn trong bồn tắm nước nóng!

Thank you very much for the lovely photo frame. It will look very nice on my chest of drawers.

Cảm ơn bạn rất nhiều về khung ảnh đáng yêu. Nó sẽ trông rất đẹp trên chiếc tủ có ngăn kéo của tôi.

Thank you very much for the elegant scarf you sent me. It's exactly what I need for special occasions.

Cảm ơn bạn rất nhiều về chiếc khăn thanh lịch bạn đã gửi cho tôi. Đó chính xác là những gì tôi cần cho những dịp đặc biệt.

- Trong đoạn hai, bạn có thể cung cấp tin tức chung về việc bạn đã sử dụng thời gian nghỉ như thế nào. Bạn cũng có thể hiện sự quan tâm đến kỳ nghỉ của người khác.

Ví dụ:

We had a very quiet and relaxing Christmas at home. The kids ate too many chocolates as usual, so now we're all on a diet! I hope your Christmas was as good, and that you were able to relax for a few days.

Chúng tôi đã có một Giáng sinh rất yên tĩnh và thư giãn tại nhà. Bọn trẻ ăn quá nhiều sô-cô-la như thường lệ, vì vậy giờ tất cả chúng tôi đều phải ăn kiêng! Tôi hy vọng Giáng sinh của cô cũng vui, và rằng cô đã có thể thư giãn trong một vài ngày.

- Trong đoạn ba bạn có thể nói tin tức tổng quát về gia đình hoặc cá nhân.

- Trong đoạn cuối, bạn nên cảm ơn lần nữa về món quà, và gửi những lời chúc trong năm mới (nếu có).

Các cụm từ hữu ích

- Bạn nên bắt đầu bức thư của bạn với Dear… và sau đó là tên của người đó

üDear Tom hoặc Dear Uncle Bill

Chào Tom hoặc Chào chú Bill

- Bạn có thể kết thúc bức thư của bạn bằng bất kỳ những cụm từ sau:

üWith love (from)

üWith much love (from)

üLots of love (from)

üLove (from)

Và bên dưới là tên của bạn.

- Bạn thường kết thúc bức thư với lời cảm ơn và lời chúc trong năm mới:

üThank you again for my present.

Cảm ơn bạn một lần nữa về món quà dành cho tôi.

üThank you again for such a thoughtful gift.

Cảm ơn bạn một lần nữa về một món quà chu đáo như vậy.

üWishing you a happy New Year.

Chúc bạn một năm mới hạnh phúc.

üWith all my best wishes for a happy New Year.

Với tất cả những lời chúc tốt nhất cho một năm mới hạnh phúc.

Cách viết và trình bày hiệu quả thư giao dịch bằng tiếng Anh
 

Yêu cầu của một bức thư giao dịch rất đơn giản: trình bày đúng cách, nội dung ngắn gọn và chặt chẽ. Mặc dù có thể tùy biến theo mục đích, hoàn cảnh sử dụng và tính cách mỗi người nhưng để viết một bức thư giao dịch hiệu quả cũng cần tuân theo các quy tắc sau: 

Nội dung cần ngắn gọn, rõ ràng và phân chia thành các ý, các  đoạn tách biệt cho dễ hiểu. Không nên viết một bức thư quá 1 trang giấy, trừ trường hợp các nội dung cần trao đổi đặc biệt dài. Trình bày thư làm sao để bố cục có thể như thế này:

Trong thư không viết tắt, trừ khi là các cụm từ chuyên môn hay được sử dụng. Một số cụm từ viết tắt cũng có thể được chấp nhận trong các thư giao dịch, tuy nhiên nên hạn chế:

-         asap = as soon as possible

-         cc = carbon copy (gửi thêm bản sao thư tới một số người liên quan ngoài người nhận chính)

-         bcc = blind carbon copy (gửi thêm bản sao tới một người nhận ẩn danh)

-         enc. = enclosure (tài liệu gửi kèm)

-         pp = per procurationem (ký thay)

-         pp = postscript (khi muốn bổ sung thêm nội dung sau khi đã viết xong và ký tên)

-         pto = please turn over (không được trang trọng lắm, viết ở cuối trang đầu đối với thư được in 2 mặt)

-         rsvp = répondez s'il vous plaît (bắt nguồn từ tiếng Pháp, có nghĩa là Please reply/respond)

Trình bày một bức thư hiện đại thường khá đơn giản, chỉ cần chú ý các bố cục như sau (lưu ý rằng trình bày thư hiện đại không thụt lề):

1. Địa chỉ:

- Địa chỉ gửi được viết bên phải bức thứ (bao gồm các thông tin liên quan như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax…), thường không viết tên người gửi.

- Địa chỉ nhận được viết bên trái, thấp hơn địa chỉ gửi một vài dòng. Địa chỉ nhận thường có chi tiết tên, chức danh người nhận và các thông tin tương tự địa chỉ gửi.

2. Ngày tháng:

Ngày tháng có thể được viết bên phải, bên trái thư tùy theo thói quen mỗi người, cách dưới phần địa chỉ một vài dòng. Lưu ý, để tránh nhầm lẫn và cũng làm cho thư trông “lịch sự” hơn, phần tháng cần được viết bằng chữ. Ví dụ: 30 May 2011hoặc May 30^th, 2011.

3. Phần chào hỏi:

- Chúng ta dùng Dear Sir/Madam đối với những người chúng ta không biết tên.

- Chúng ta dùng Dear Mr. X / Ms. Y đối với những người chúng ta biết tên. Lưu ý rằng người Việt Nam chúng ta hay xưng hô bằng tên, nhưng đối với người nước ngoài thì X, Y ở đây chính là họ của của người nhận. Nên dùng Ms. và Ms. có thể dùng cho những người đã có và chưa có gia đình.

4. Nội dung thư:

Phần nội dung thư có thể dài ngắn tùy từng trường hợp. Có thể bao gồm 2, 3 đoạn hoặc nhiều hơn. Thông thường, đoạn đầu sẽ là đề cập vấn đề, đoạn 2 sẽ là trình bày rõ hơn về vấn đề đã nói ở trên, đoạn 3 sẽ là đề xuất, ý kiến cho vấn đề đó.

5. Kết thư:

Kết thư liên quan đến phần chào hỏi đầu thư:

-  Đầu thư dùng Dear Sir/Madam (không biết tên người nhận) thì ta sẽ dùng “Yours faithfully,”.

- Đầu thư dùng Dear Mr. X / Ms. Y (biết tên người nhận) thì ta sẽ dùng “Yours sincerely,”.

6. Ký tên:

Sau phần kết thư, chúng ta sẽ để chừa ra vài dòng để ký, ngay dưới chữ ký sẽ đề tên của người gửi. Nên ký tên bằng bút mực hoặc bút bi ngòi to.

Tên được viết đầy đủ, ngay dưới chữ ký. Chức danh cũng được viết ngay dưới tên người viết.

Nếu trong trường hợp ký thay, thì phía trước tên người được ký thay ta thêm pp.

Nếu đã hoàn thành thư mà muốn bổ sung gì đó, ta thêm ps. và bổ sung phần nội dung đó vào.

Trong trường hợp thư gửi kèm các tài liệu, văn bản khác, cuối thư ta thêm enc. và liệt kê các tài liệu, văn bản đó vào.

Một số mẫu thư Tiếng anh
 

Writing an informal letter – Viết thư tay thân mật

Hãy bắt đầu lá thư của bạn bằng từ Dear (thân mến) sau đó là tên thường gọi của người bạn định gửi đến, ví dụ:

Dear Mark,	Mark thân mến!
Dear Jane,	Jane thân mến!

Đây là những câu bạn có thể nói:

Thanks for your ...	Cám ơn bạn vì ...
letter	lá thư bạn đã gửi
postcard	tấm bưu thiếp bạn đã gửi
present	món quà bạn đã gửi
invitation	giấy mời bạn đã gửi
Sorry it's taken me so long to write.	Xin lỗi vì mãi tôi mới viết thư cho bạn.
I hope you're well.	Tôi hi vọng bạn vẫn khỏe.
Good to see you again last week.	Rất vui đã gặp lại bạn tuần trước.
Look forward to seeing you soon!	Rất mong sớm được gặp lại bạn!

Đây là một số cách điển hình để kết thúc bức thư thân mật:

Best wishes,	Thân mến,
Kind regards,	Thân mến,

Nếu viết thư cho thành viên trong gia đình, bạn đời, hoặc bạn thân, bạn có thể dùng cách sau:

Love,

Yêu nhiều,

Kết thúc bằng chữ ký tên thường gọi.

Writing a formal letter – Viết thư trang trọng

Nếu bạn biết tên của người bạn định gửi thư đến, hãy bắt đầu bằng Dear Mr (Kính gửi ông ...) (cho đàn ông), Dear Mrs (Kính gửi bà ...) (cho phụ nữ đã có gia đình), Dear Miss (Kính gửi cô ...) (cho phụ nữ chưa có gia đình), Dear Ms (Kính gửi cô ...) (cho phụ nữ chưa có gia đình hoặc nếu không rõ tình trạng hôn nhân), sau đó là tên họ, ví dụ:

Dear Mr Smith,	Kính gửi ông Smith!
Dear Mrs Jones,	Kính gửi bà Jones!
Dear Miss Richards,	Kính gửi cô Richards!
Dear Ms Shepherd,	Kính gửi cô Shepherd!

Nếu bạn không biết tên, hãy bắt đầu bằng một trong những cách sau:

Dear Sir,	Kính gửi ông!
Dear Madam,	Kính gửi bà!
Dear Sir or Madam,	Kính gửi ông hoặc bà!

Đây là một số ví dụ về những câu bạn có thể nói trong lá thư trang trọng:

I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice.	Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà.
Further to our conversation, I'm pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January.	Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.
I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.	Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.

Cách trả lời email bằng tiếng anh tốt nhất cho bạn
Cách dạy con học tiếng anh hiệu quả trẻ hào hứng, yêu thích
Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng anh hiệu quả nhất
Hướng dẫn viết Cv xin việc bằng tiếng Anh
\Những hình ảnh đẹp trong phim Trái tim mùa thu đáng nhớ
Cách viết số thứ tự trong tiếng anh chuẩn nhất
Cách viết thư mời dự tiệc bằng tiếng anh cực hay



(ST)