Cách giải quyết công việc hiệu quả và khoa học nhất

Bạn đến văn phòng và chán nản khi thấy nhiều công việc ngập đầu đang chờ bạn? Bạn phải giải quyết cùng một lúc nhiều công việc và đang hoang mang không biết bắt đầu từ đâu?

Bài viết sau đây cho bạn những lời khuyên giúp giải quyết công việc hàng ngày một cách hiệu quả và với một tâm trạng bình tĩnh hơn. Những lời khuyên này chủ yếu dành cho các bạn đang đi làm nhưng các bạn sinh viên hay các bạn nội trợ cũng có thể áp dụng trong công việc học tập hay trong việc nhà hàng ngày của mình.

 

Trước khi bắt tay vào giải quyết công việc

Lời khuyên 1: Viết ra những công việc cụ thể cần làm trong ngày

Sau khi đến văn phòng để bắt đầu một ngày làm việc mới, việc đầu tiên là bạn nên ghi ra cụ thể những công việc cần làm trong ngày. Ban có thể ghi ra những công việc này trên giấy sticker và dán trên bàn làm việc của mình. Ghi ra cụ thể những công việc cần làm sẽ giúp bạn: (1) hình dung ra được cụ thể (chứ không phải là mơ hồ) về khối lượng công việc cần làm trong ngày từ đó sẽ giúp bạn bình tĩnh hơn để giải quyết công việc và (2) tránh được việc quên hay bỏ sót công việc.

Lời khuyên 2: Tách công việc lớn và phức tạp ra thành nhiều công việc nhỏ và dễ thực hiện

Khi ghi ra công việc cần làm, bạn nên ghi một cách cụ thể các công việc cần làm, càng cụ thể càng tốt. Đừng nên ghi chung chung như: “Làm việc với tất cả các khách hàng” mà hãy ghi cụ thể “1. Làm việc với khách hàng A”, “2. Làm việc với khách hàng B”.

Nếu phải giải quyết một công việc lớn và phức tạp thì bạn nên chia công việc đó ra thành nhiều công việc nhỏ và dễ thực hiện. Ví dụ nếu giám đốc của bạn yêu cầu bạn viết một báo cáo dài 20 trang về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A thì bạn có thể chia tách ra thành những công việc nhỏ sau đây để dễ thực hiện:

1. Đọc các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A và ghi lại những điểm cần lưu ý, những thông tin thu thập được qua các báo cáo.

2. Gặp và thảo luận với giám đốc Công ty A (và các phòng ban có liên quan) về những thông tin thu thập được qua các báo cáo.

3. Viết báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A.

Trong mỗi công việc ở trên bạn có thể tiếp tục chia tách ra thành những công việc nhỏ hơn. Ví dụ bạn có thể chia tách việc viết báo cáo ra thành các việc: (1) viết phần mở đầu, (2) viết phần nội dung và (3) viết phần kết luận.

Bắt đầu công việc từ đâu?

Lời khuyên 3: Bắt đầu từ những công việc dễ

Nhiều người bắt đầu một ngày làm việc bằng việc giải quyết những công việc khó để rồi chán nản và hoang mang khi gặp khó khăn trong lúc giải quyết những công việc khó này. Trí óc của chúng ta cũng như một cỗ máy, nó thường bắt đầu một cách ì ạch và chỉ được “khởi động” hay “hâm nóng” lại sau một khoảng thời gian làm việc. Như vậy, để khởi động bạn nên bắt đầu từ công việc dễ và chuyển dần sang những công việc khó. Như vậy, khi trí óc bạn đã đi vào guồng máy hoạt động trơn tru thì cũng chính là lúc bạn giải quyết những công việc khó dần.

Một lợi ích khác của việc giải quyết công việc từ dễ đến khó là sau khi hoàn thành những công việc dễ bạn sẽ dần dần tăng thêm lòng tự tin và sự phấn khởi làm việc trong bạn. Và với sự tự tin và phấn chấn được tích lũy dần trong khi bạn làm những công việc dễ, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi giải quyết công việc khó.

Lời khuyên 4: Bắt đầu từ những công việc khẩn cấp

Bạn nên dành thời gian để giải quyết những việc khẩn cấp trước. Những công việc không khẩn cấp bạn nên để sau. Ví dụ nếu bạn cần thiết phải gọi điện cho ai đó thông báo về một việc quan trọng thì ban nên sắp xếp thời gian goi điện ngay trước khi làm các việc khác. Lợi ích của việc giải quyết những công việc khẩn cấp trước là nó sẽ mang lại cho bạn sự bình tình và thanh thản trong tâm hồn để làm việc. Bạn sẽ không phải lo âu hay áy náy về một công việc khẩn cấp chưa giải quyết.

Trong khi giải quyết công việc

Lời khuyên 5: Giải quyết dứt điểm từng công việc

Tại một thời điểm bạn nên tập trung vào giải quyết một và chỉ một công việc mà thôi. Hãy dành toàn bộ sự tập trung cho công việc bạn đang giải quyết và tạm thời quên đi các công việc khác. Đừng lo âu, đừng bồn chồn về các công việc khác. Cho dù các công việc khác có nhiều bao nhiêu thì chúng chỉ được hoàn thành khi bạn từng bước, từng bước hoàn thành từng công việc.

Lợi ích của việc giải quyết dứt điểm từng công việc là bạn sẽ cảm thấy vui hơn và tự tin hơn sau khi hoàn thành mỗi công việc. Càng để dở dang nhiều công việc chưa hoàn thành càng làm cho bạn cảm thấy bồn chồn lo lắng, và chắc chắn điều này sẽ ảnh hưởng không tốt đến khả năng làm việc và chất lượng công việc của bạn.

Tất nhiên, nếu vì một lý do nào đó bạn không thể hoàn thành dứt điểm một công việc (ví dụ chưa có đủ dữ liệu hoàn thành một báo cáo), thì bạn có thể giải quyết một công việc khác trong khi chờ đợi và quay trở lại hoàn thành công việc đó khi có điều kiện.

Sau khi giải quyết xong công việc

Lời khuyên 6: Hãy tự thưởng cho mình sau khi hoàn thành mỗi công việc

Sau khi hoàn thành mỗi công việc nho nhỏ bạn nên tự thưởng cho mình dưới một hình thức nào đó. Bạn có thể đi uống một tách trà hay nghe một bản nhạc trước khi quay trở lại tiếp tục giải quyết công việc khác (tất nhiên là bạn không nên nghe hết cả một đĩa nhạc rồi mới quay lại làm việc :-). Lợi ích của việc làm này là bạn tự tạo ra một động lực cho bản thân để phấn đấu hoàn thành công việc.
Sau khi hoàn thành một công việc tôi vẫn thường lấy bút gạch đi công việc trong danh sách công việc mà tôi dán trên bàn làm việc của mình. Tôi còn ghi bên cạnh công việc hoàn thành 2 chữ “hoàn thành”. Mỗi lần làm như vậy tôi cảm thấy một niềm hạnh phúc mênh mông. Càng có nhiều từ “hoàn thành” được ghi trong danh sách công việc như vậy, tôi càng tiến dần đến mốc hoàn thành tất cả công việc trong ngày. Bạn cũng có thể làm như vậy phải không? Chúc bạn giải quyết các công việc hàng ngày một cách hiệu quả. 

 

Cách làm việc hiệu quả

Để hoàn thành tốt công việc, bạn hãy tạo cho mình một thói quen làm việc hợp lý. Bạn hãy chứng tỏ mình là người có khả năng tổ chức thông qua cách làm việc hiệu quả.

Bạn là một người năng động và tự tin với những công việc được giao, chắc chắn bạn đã biết cách để giải quyết chúng như thế nào. Ở đây, Hiếu Học chỉ xin chia sẻ với các bạn một số cách làm việc hiệu quả.

- Trước hết, bạn hãy lập cho mình kế hoạch làm việc. Các bạn hãy lập một danh sách những công việc cần giải quyết và ưu tiên mức độ quan trọng của từng công việc. Kế hoạch của bạn lập ra càng chi tiết thì phần trăm thành công càng nhiều. Bạn hãy tập trung vào những điểm chính trong bảng kế hoạch làm việc rồi giải quyết chúng thật hiệu quả. Với cách lập kế hoạch này bạn hoàn toàn có thể chủ động về thời gian cho từng phần việc.

- Xác định mục đích làm việc. Bạn xác định được mục đích làm việc của mình, có mục tiêu và định hướng rõ ràng - bạn sẽ thành công. Với mục đích trong tay, bạn sẽ không để thời gian của mình bị lãng phí, thay vào đó là sự nỗ lực làm việc.

- Bạn biết cách tạo cho mình kỹ năng quản lý công việc. Nếu bạn là người có khả năng tư duy và tổ chức tốt thì chắc chắn công việc của bạn sẽ diễn ra thuận lợi. Với những kỹ năng này bạn sẽ chứng minh với mọi người rằng cách làm việc của bạn rất khoa học.

- Biết cách nắm giữ thời gian. Bạn phải biết được tầm quan trọng của thời gian bởi vì không có thời gian chúng ta không thể làm được những gì chúng ta cần. Vì vậy, bạn phải sử dụng thời gian của mình thật hợp lý. Sự tập trung trong công việc sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được thời gian. Bạn đừng để cho các yếu tố khác chi phối bạn khi bạn đang giải quyết một việc gì, mất nhiều thời gian lắm đấy bạn ạ.

- Bạn cần có sự sáng tạo trong khi làm việc. Bạn đã tạo ra cho mình những nguyên tắc nhất định trong khi làm việc, nhưng không phải lúc nào cũng nhất nhất đi theo nguyên tắc đó. Bạn có thể có những điều chỉnh, bổ sung để cảm thấy hứng thú hơn với công việc. Cùng một công việc, bạn có thể đặt ra nhiều phương án giải quyết, xem mức độ khả thi nào cao hơn. Hãy biết cách đặt câu hỏi trong lúc làm việc, biết đâu sẽ xuất hiện ý tưởng nào đó có lợi cho công việc.

- Cuối cùng và quan trọng để có hiệu quả làm việc đó là hãy tạo cho chính bản thân mình không khí thoải mái và đam mê công việc. Bạn hãy tránh làm việc quá căng thẳng mà nên nghỉ ngơi hợp lý. Các công việc nên giải quyết từ từ hàng ngày, không để dồn lại. Như vậy, bạn đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian và năng lượng mà hiệu quả làm việc vẫn được đảm bảo.

Mỗi người đều có một phương pháp, một cách làm việc khác nhau. Dù bằng cách này hay cách khác thì nhân tố bản thân vẫn là điều quan trọng nhất đối với sự thành công của bạn. Có một phương pháp làm việc hiệu quả, chúng ta sẽ thành công hơn trong công việc cũng như cuộc sống.

Cách giải quyết vấn đề trong công việc