Các bước chuẩn bị cho buổi họp báo

Họp báo là một hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông và cộng đồng. Để có một buổi họp báo ấn tượng đòi hỏi phải tiến hành một khối lượng công việc không nhỏ.

Các bước cho buổi họp báo thành công

Nếu cảm thấy khoản kinh phí bỏ ra cho việc thuê một công ty PR chuyên tổ chức dịch vụ họp báo là quá tốn kém, bạn hoàn toàn có thể tự trang bị cho mình những kiến thức để tự tổ chức một buổi họp báo trang trọng và gọn nhẹ, lôi cuốn được giới truyền thông đến tham dự.

Nhiều nhà quản lý đã phải loay hoay khá lâu khi nhận được yêu cầu tổ chức một buổi họp báo. Khái niệm họp báo đã quen thuộc với hầu hết mọi người, xuất hiện liên tục trên truyền hình, mặt báo, nhưng làm thế nào để có được một buổi họp báo đàng hoàng, đạt yêu cầu, thì vẫn còn là khái niệm xa lạ với nhiều người.

Để bắt tay vào việc tổ chức một cuộc họp báo, bạn hãy nắm kỹ 7 bước cơ bản sau:

1. Chuẩn bị phần nội dung Giới nhà báo đến với sự kiện của công ty bạn là để lấy thông tin.

Bạn nên nhớ thông tin là “nhân vật” chính của mỗi cuộc họp báo. Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo rằng phần thông tin được giới thiệu trong sự kiện này là những thông tin xác đáng nhất. Hãy thử hình dung, nếu bạn mời các nhà báo nhưng rất ít người, hoặc không một ai đến dự, thì chắc chắn lý do chính là ở phần nội dung không đáng được quan tâm. Trước khi bạn bắt đầu triển khai buổi họp báo, hãy thăm dò thái độ của giới phóng viên về phần nội dung chính của sự kiện này. Chẳng hạn như, bạn gọi qua một số báo và đài truyền hình mà chỉ nhận được lời hứa ậm ừ: “Chúng tôi sẽ cố gắng cử phóng viên đến đưa tin...”, thì đó là lúc bạn cần xem lại phần nội dung sự kiện.

2. Địa điểm tổ chức họp báo

Có rất nhiều lựa chọn cho buổi họp báo của công ty bạn. Một điều bạn cần phải nhớ là tiêu chuẩn của một phòng họp báo là phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu thanh... Các trung tâm hội nghị, phòng họp của các khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường là sự lựa chọn hàng đầu của các công ty ngày nay. Bên cạnh các yếu tố kỹ thuật, thì phải đảm bảo điều kiện về ánh sáng, trang trí lịch sự, không phô trương. Một số công ty vì muốn “chơi trội”, đã lựa chọn các không gian ngoài trời cho cuộc họp báo. Tuy nhiên, bạn nghĩ sao về cuộc họp báo ngổn ngang: không có bục đứng tác nghiệp cho quay phim, phóng viên ảnh và âm thanh thu về chỉ toàn nghe... tiếng gió.

3. Mời khách (phóng viên)

Lời mời, thường dưới dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp và thật ngắn gọn: Chủ đề, địa điểm, thời gian, những nhân vật có mặt và tham gia trả lời phỏng vấn trong buổi họp báo. Cần chủ động email, Fax cho các cơ quan báo chí từ trước đó 1 tuần đến 10 ngày trước khi gửi giấy mời chính thức. Hãy cố gắng để cơ quan báo chí... không bỏ quên lời mời của bạn.

4. Chuẩn bị tư liệu họp báo

Tư liệu họp báo cần phải được chuẩn bị thật khoa học, rõ ràng để nhà báo theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu được các thông tin đến chủ đề họp báo, có thể bao gồm: kế hoạch họp báo (nội dung đi kèm thời gian), lý lịch trích ngang của nhân vật chính và các nhân vật có bài phát biểu, hình ảnh, biểu đồ, bào phát biểu soạn trước của nhân vật chính. Thi thoảng các tài liệu được phát theo từng phần của buổi họp báo để tráng tình trạng giới phóng viên đến và nhận hết những tài liệu cần có để rồi... về luôn. Đơn giản là họ hoàn toàn có thể tác nghiệp, viết bài với những thông tin trong tài liệu này.

5. Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Một hoặc hai ngày trước buổi họp báo, bạn cần gặp gỡ trước với những nhân vật có bài nói quan trọng trước báo giới, có thể đấy chính là lãnh đạo của bạn. Lý do là nhà tổ chức buổi họp báo cần phải xem trước những nội dung nào được phát ngôn. Bạn cần góp ý với những bài nói dài lê thê, đi xa trọng tâm chủ đề buổi họp. Hướng dẫn các nhân vật cách trả lời các câu hỏi khó khăn của báo giới khi họ trình bày bài phát biểu của mình, hoặc làm thể nào để tháo gỡ các vấn đề gây tranh cãi. MC của buổi họp báo phải thoả mãn tiêu chí: Giới thiệu đúng và nói rành mạch để mọi người nghe được. MC không cần và không nên nhắc lại hoặc tổng hợp lại quan điểm của các người phát biểu bởi phần tổng hợp ấy có thể... bị sai, gây nhiễu thông tin cuộc họp. MC có thể làm giảm không khí căng thẳng của cuộc họp báo bằng nụ cười, tác phong nhẹ nhàng, lịch sự. Mọi cử chỉ vui nhộn, hài hước không nên diễn ra trước mặt báo giới.

6. Diễn tập

Họp báo là sự kiện quan trọng để bạn nâng cao hình ảnh công ty mình trong mắt báo giới, do đó bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trong tất cả mọi khâu. Diễn tập chính là lúc bạn phát hiện, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo. Chẳng hạn như MC đã làm đúng yêu cầu giới thiệu chưa, hệ thống âm thanh hoạt động có tốt không, ánh sáng có quá chói mắt người dự và phóng viên không, mọi thứ khi lên hình đã đạt yêu cầu chưa, hoặc thời gian phát tài liệu cho khách tham dự có chiếm nhiều quá hay không?...

7. Buổi họp báo bắt đầu

Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên. Buổi họp báo phải được bắt đầu đúng giờ, bất chấp có bao nhiêu người tham dự. Hãy vận dụng những tình huống bạn đã phòng bị sẵn ở khâu diễn tập để ứng phó cho buổi họp báo.

Bạn cần lịch sự nhắc nhở phóng viên bởi một ai đó có thể đề nghị được nêu câu hỏi trong khi chưa đến thời gian cho phần hỏi đáp. Khi nhiều phóng viên đặt nhiều câu hỏi dồn dập, để tránh lộn xộn, bạn cần sắp xếp thứ tự phù hợp: chẳng hạn như các phóng viên sẽ lần lượt tác nghiệp theo danh tính và tên cơ quan, theo vị trí chỗ ngồi…

Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông những lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo. Sau đó, bạn có thể yên tâm ra về và chờ xem TV buổi tối hoặc các báo ngày hôm sau, để có được những thông tin nóng hổi nhất về chính công ty của bạn.

MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

Sáu bước chuẩn bị vào cuộc họp

Đừng bỏ qua các cuộc hội họp. Hội họp là “mạch liên kết” giữa bạn và đồng nghiệp. Trong một số nghề, bạn có thể được thăng chức nhờ thể hiện năng lực của mình trong những tình huống như vậy.

Nếu có thể được, luôn tranh thủ cơ hội này. Tuy nhiên, không phải ai cũng có năng khiếu ăn nói ở những nơi hội họp, tốt nhất bạn nên chuẩn bị trước những việc cần làm cho cuộc họp, và hãy để sự chuẩn bị này thành thói quen bạn nhé.

Để luôn thành công trong cuộc họp, các chuyên gia khuyên bạn bạn nên chuẩn bị trước 6 bước sau:

1. Nắm kỹ mục đích, nội dung sẽ đưa ra bàn. Nếu được, bạn nên tập hợp các tài liệu liên quan vào bìa sơ mi, trong cuộc họp bạn có thể giở ra xem khi quên và điều quan trọng là nó sẽ giúp bạn tự tin hơn.

2. Chuẩn bị ý kiến để phát biểu đóng góp. Đây là khâu quan trọng nhất chứng tỏ năng lực và tài phán đoán của bạn.

3. Tập nói trước đám đông. Không nói nhỏ quá, nhanh quá. Giọng run run, hụt hơi thường không gây ấn tượng nơi đồng nghiệp. Nói chậm rãi, lên giọng xuống giọng, nhấn mạnh ở những điểm bạn cho là quan trọng cần truyền đạt đến đồng nghiệp.

4. Không nói vòng vo, dài dòng vì đồng nghiệp không đủ kiên nhẫn để “giải mã” những điều bạn nói. Tốt nhất nên tóm tắt trước nội dung, phần trọng tâm định nói và cố gắng diễn đạt bằng thứ ngôn ngữ đơn giản nhất.

5. Mỗi nghề đều có những thuật ngữ riêng. Bạn cần nắm vững các thuật ngữ này vì chúng sẽ giúp bạn diễn đạt ý nghĩ tốt hơn và chứng tỏ bạn là người quan tâm đến công việc.

6. Nếu có ý kiến phản bác, không nên căng thẳng. Hãy luôn nhớ rằng cái đầu “mát mẻ” sẽ giúp bạn có những lập luận chắc chắn để bảo vệ ý kiến của mình, và hơn nữa nó làm cho bạn thân thiện hơn trong mắt đồng nghiệp.

Bản lĩnh trong phòng họp

Không ít lần bạn rời khỏi phòng họp trong tâm trạng ấm ức vì chưa kịp trình bày ý kiến, hay chưa hài lòng về thái độ mình đã thể hiện. Hãy dành sự tập trung để bắt đầu chuẩn bị cho kế hoạch thay đổi tình thế cho cuộc họp tiếp theo.

Làm sao để tự tin phát biểu trong các cuộc họp? Làm cách nào để trình bày ý kiến đúng cách thu hút sự tham gia góp ý thảo luận của mọi người?... Những câu hỏi chưa phải là khó trả lời nếu có những gợi ý sau:

Chuẩn bị trước khi cuộc họp bắt đầu. Bạn cần phải hoàn toàn hiểu rõ và nắm được toàn bộ những vấn đề sắp đem ra bàn luận. Nếu bạn là người hay e thẹn hoặc không quen nói chuyện trước đám đông có thể viết ra những giấy những điều cần góp ý trước khi bước chân vào phòng họp

Xem trước nội dung cuộc họp. Xem trước nội dung và các tài liệu tham khảo, đừng chờ đến khi ngồi vào bàn mới bắt đầu nghiên cứu giấy tờ. Nếu không, bạn chẳng những sẽ không có thời gian đóng góp ý kiến mà còn để lại hình ảnh thiếu nghiêm túc trong mắt cấp lãnh đạo. Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu người chủ trì cuộc hợp xếp thời gian biểu cho phần trình bày ý kiến của mình để có thêm thời gian chuẩn bị.

Tự đề nghị cuộc họp. Tại sao chỉ có những người quản lý là người đưa ra đề nghị tổ chức các cuộc họp. Bất cứ nhân viên nào cũng có quyền đề nghị các buổi gặp mặt để đánh giá quá trình làm việc hay muốn đóng góp ý tưởng của mình cho những kế hoạch mới. Chủ động đề nghị, bạn sẽ có thêm tự tin và mạnh dạn đưa ra ý kiến trong cuộc họp thậm chí có thể đóng cả vai trò chủ trì.

Tận dụng các phương tiện hỗ trợ minh họa. Nếu bạn không có kinh nghiệm giới thiệu kế hoạch trong cuộc họp thì nhớ đừng bỏ qua tiện ích của những phương tiện hỗ trợ như: bảng, biểu đồ, đèn chiếu… Như thế, bạn sẽ đỡ lúng túng và trình bày những ý tưởng của mình rõ ràng mạch lạc hơn.

Khéo léo cướp "diễn đàn". Đôi khi chỉ vì lịch sự, chúng ta không dám tranh lời của các đồng nghiệp thích nói dông dài, đành ngao ngán ngồi chờ cho đến cuối giờ. Tại sao chúng ta phải chịu đựng hàng giờ liền để ngồi nghe những ý kiến mang đầy tính huênh hoang và bất tận. Hãy khéo léo cướp lời và tìm cơ hội trình bày quan điểm của mình. Trong hoàn cảnh này, cách cư xử của bạn hoàn toàn không thể xem là một hành động khiếm nhã.

Trình bày lại một lần nữa nếu những ý kiến bạn đưa ra chưa nhận được thông tin phản hồi ngay lập tức. Không khí các cuộc họp nói chung đôi khi hơi thiếu phần sôi động, trong đó nhiều nhân viên thường tham gia cho có mặt.

Chính vì thế, nếu sau khi bạn hoàn tất phần trình bày của mình và mời mọi người góp ý mà vẫn không nhận được sự phản hồi nào bạn càng phải cố gắng khoấy động bầu không khí lên thay vì buông xuôi chấp nhận kết thúc cuộc họp.

Bạn có thể lặp lại phần trình bày của mình một lần nữa, dẫn giải chú thích rõ ràng, hoặc sử dụng những từ ngữ dễ hiểu hơn nhằm giúp mọi người hoàn toàn nắm được ý của bạn để dễ dàng góp ý thảo luận.

Làm tăng giá trị cho các ý kiến của mình. Nếu như mọi người vẫn không đưa ra thông tin phản hồi hoặc tham gia thảo luận về ý tưởng bạn mới đưa ra, lúc này bạn đừng để mình rơi vào cảm giác chán nản hay giận dữ. Bạn vẫn có thể gợi cho các đồng nghiệp quan tâm đến bảng kế hoạch của mình bằng cách cảm ơn sự ủng hộ và tham gia của họ vào cuộc họp.

Nếu bạn muốn ý kiến của mình được đón nhận và lắng nghe thì hãy chuẩn bị và sãn sàng làm để đạt được mục tiêu đề ra. Kết thúc mỗi cuộc hop, hãy tự hỏi mình xem đã hài lòng và đạt được những mục tiêu đã đề ra chưa. Ghi chú lại những đánh giá để chuẩn bị cho cuộc họp kế tiếp.

Liễu Nham "vác bụng bầu" đến họp báo
Thanh Hằng lái xế bạc tỷ đi dự họp báo Next Top -

Ngọc Trinh kín đáo đi họp báo với tư cách Giám đốc thương hiệu
Ngô Thanh Vân rực rỡ trong họp báo
Họp báo của Huyền Chip:

(ST)