1
Quan hệ công chúng rất quan trọng để mang san phẩm của bạn đến gần với người tiêu dùng. Sau đây là các bước lập kế hoạch cụ thể. Cùng tham khảo nhé!
KẾ HOẠCH QUAN HỆ CÔNG CHÚNG:
Xác định rõ mục tiêu (Mission)
Một kế hoạch quảng cáo phải bắt đầu từ việc xác định rõ các mục tiêu mà doanh nghiệp nhắm đến: Doanh nghiệp muốn tạo nhận thức cho khách hàng về nhãn hiệu, muốn thông tin về sự có mặt của sản phẩm mới trên thị truờng, muốn thuyết phục khách hàng của mình về thuộc tính đặc trung của sản phẩm hay muốn nhắc nhở khách hàng về sự thỏa mãn của họ trong quá khứ… Các mục tiêu này sẽ quyết định cách thức quảng cáo và phong cách quảng cáo – là quảng cáo thông tin hay quảng cáo thuyết phục, quảng cáo so sánh hay quảng cáo nhắc nhở.
Xác định ngân sách (Money)
Ngân sách quảng cáo nhiều hay ít sẽ quyết định đến việc lựa chọn phuơng tiện quảng cáo hay phối hợp các phuơng tiện để hình thành một chiến dịch quảng cáo nhất quán. Phuơng pháp phổ biến hiện nay là xác định ngân sách dựa trên tỷ lệ % theo doanh số. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp mới tham gia vào một thị truờng, ngân sách chi dựa trên các khoản chi cho việc thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ quảng cáo.
Lựa chọn phuơng tiện quảng cáo (Media)
Việc chọn một hay vài phuơng tiện hợp lý cho phép doanh nghiệp đua thông tin đến đúng đối tuợng mà mình quan tâm.
Quảng cáo đuợc thực hiện thông qua nhiều phuơng tiện nhu: truyền sóng ( radio, truyền hình), phuơng tiện in ấn: báo chí, tạp chí, ấn phẩm, quảng cáo ngoài trời (outdoor): panô, bảng điện, quảng cáo qua buu phẩm (direct mail), trang vàng niên giám, quảng cáo trên internet vv… Mỗi phuơng tiện đều có những uu điểm và nhuợc điểm riêng khi thể hiện các thông điệp. Do đó, khi lập kế hoạch về phuơng tiện quảng cáo, đòi hỏi xem xét nhiều yếu tố nhu: mục tiêu quảng cáo, ngân sách, đặc điểm khách hàng mục tiêu, phạm vi, mức độọ hoạt động,đặc điểm khán giả , chi phí quảng cáo trên mỗi phuơng tiện… Ví dụ: quảng cáo cho câu lạc bộ chơi golf qua direct mail sẽ có hiệu quả hơn qua báo chí.
Nếu hạn chế về tài chính, doanh nghiệp có thể tập trung nỗ lực vào một phuơng tiện duy nhất dễ gây ảnh huởng hơn là trải đều thông điệp trên nhiều phuơng tiện.
Thông điệp quảng cáo (Messages)
Thông điệp phải ngắn gọn, dễ nhớ, dễ hiểu; có tính độc đáo, giữ hình ảnh và phải nhắm đến khách hàng mục tiêu của sản phẩm .
Nhiều mẫu quảng cáo độc đáo đã sử dụng hiệu quả yếu tố hình ảnh mà không cần đến thuyết minh dài dòng (nhu quảng cáo Biti’s, Bia Sài Gòn, Bột ngọt Vedan…).
Một mẫu quảng cáo muốn tạo ấn tuợng đối với khách hàng phải có ý tuởng chủ đạo, có điểm nhấn….Đôi khi một mẫu quảng cáo quá tập trung vào nhân vật nổi tiếng mà làm lu mờ đi hình ảnh đặc điểm của sản phẩm thì cũng không phải là tốt.
Đo luờng và đánh giá tác động của quảng cáo (Measurement)
Đánh giá tác động của quảng cáo để xác định thông điệp quảng cáo có đến đúng đối tuợng mà doanh nghiệp mong muốn hay không, họ đã tiếp nhận thông điệp đó nhu thế nào và tác động của thông điệp đến nhận thức, hành vi và thói quen mua sắm của họ. Qua đó các doanh nghiệp có phuơng huớng duy trì hay điều chỉnh kế hoạch quảng cáo trong luơng lai. Tuy nhiên, quan điểm về hiệu quả quảng cáo không phải mọi doanh nghiệp đều nhận thức đúng đắn. Tác động của quảng cáo phải đánh giá qua hai mặt: hiệu quả về kinh tế (doanh số bán, thị phần, số luợng đơn đặt hàng) và hiệu quả về truyền thông (mức độ quan tâm, ua thích quảng cáo, nhớ về quảng cáo…).
Không có một khuôn vàng thuớc ngọc nào cho mọi doanh nghiệp khi thực hiện quảng cáo. Tuy nhiên nếu thực hiện theo mô hình 5M trên, sẽ tránh đuợc sự lãng phí quảng cáo do không có mục tiêu rõ ràng, thông tin không đến khách hàng mà mình mong muốn và quảng cáo không để lại một ấn tuợng nào vì không có chủ đề, không tạo một dấu ấn cho sản phẩm hay cho doanh nghiệp trong lòng nguời tiêu dùng.
MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:
10 bước cơ bản lập kế hoạch cho một sự kiện
Bước 1:
Xác định loại sự kiện / hoạt động mà bạn muốn làm.
Bước 2 :
Xác định mục tiêu của sự kiện và những gì bạn muốn đạt được.
Xác định mục tiêu và kết quả của sự kiện hay hoạt động.
Xác định đối tượng mục tiêu và điểm cần chú ý: Giáo dục, Y tế ...
Bước 3:
Quyết định vào một ngày và thời gian cho các sự kiện hay hoạt động.
Bước 4:
Hãy xem xét các vị trí và cơ sở vật chất phù hợp để tổ chức sự kiện.
Xác định việc sử dụng không gian và sắp xếp chỗ ngồi và chỗ trống cần thiết cho sự kiện hay hoạt động.
Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm để đảm bảo cơ sở vật chất
Bước 5 :
Hãy xem xét thiết lập quan hệ đối tác với các tổ chức khác hoặc người dân hỗ trợ việc thực hiện các sự kiện.
Xác định vai trò của mình khi xác định quyết định quan trọng.
Bước 6 :
Tạo một khoản ngân sách cho sự kiện / chương trình.
Xác định các nguồn và các khoản doanh thu và chi phí tiềm năng.
Rà soát để chi phí thật sự thực tế và cần thiết và cập nhật doanh thu.
Bước 7 : Dự kiến thời gian sự kiện.
Vạch ra tất cả các quyết định cần thiết / hoạt động theo một thứ tự tuần tự từ điểm xem xét ban đầu để quyết định được hoàn thành và quyết định được thực thi.
Thông báo thời gian để tất cả mọi người tham gia thực hiện sự kiện này.
Bước 8: Xác định các quyết định quan trọng , tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện dưới đây:
Xác định thứ tự của các hoạt động cần phải xảy ra tại sự kiện hay hoạt động.
Xác định xem ai sẽ thực hiện hoặc thực hiện các chương trình nghị sự.
Xác định các chủ đề của thông tin được chia sẻ.
Quyết định khung thời gian cho mỗi bài thuyết trình hay nói.
Quyết định loại thông tin liên lạc nên phối hợp với dẫn chương trình, khi nó cần phải xảy ra và ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và theo dõi.
Xác định thiết bị cần thiết cho sự kiện hay hoạt động.
Xác định các nguồn tiềm năng để đảm bảo thiết bị cần thiết.
Đánh giá chi phí của thiết bị.
Quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm nhận và trả thiết bị.
Xác định những tài liệu cần thiết, và xác định các nguồn tiềm năng mua chúng.
Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm thu mua, chuẩn bị và lưu trữ các vật liệu.
Xác định những người sẽ nhận được giải thưởng.
Quyết định danh mục giải thưởng và xác định các nguồn để mua chúng.
Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm mua giải thưởng.
Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động.
Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phát hành tờ rơi, thông cáo báo chí, email, vv
Quyết định ai sẽ là người liên lạc cho các yêu cầu thông tin công khai trên các sự kiện hay hoạt động.
Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.
Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu .
Bước 9 :
Hãy xem xét những bổ sung các mặt hàng nếu cần thiết:
Thực phẩm
Âm nhạc
Huy chương
Hoa
Nhiếp ảnh / video
Dụng cụ làm sạch ...
Bước 10: Bạn đã lên kế hoạch tốt và sẵn sàng để thực hiện. Chúc bạn có một sự kiện thành công !
lập một kế hoạch tiếp thị hoàn hảo
Bước 1: Xác định đối tượng
Khi mô tả khách hàng mục tiêu, cố gắng dùng từ càng cụ thể càng tốt, như thể bạn đang nói về một người rất thân quen với mình.
Bước 2: Định vị
Nghiên cứu thế mạnh của mình và tìm hiểu xem khách hàng mục tiêu mong muốn những gì. Có thể đó là cách bạn phục vụ một phân khúc hẹp hoặc chọn bao bì sản phẩm. Nếu bạn không rõ, nên tiếp xúc với 3-4 khách hàng thân thiết để xem tại sao họ chọn sản phẩm/dịch vụ của bạn. Viết một thông điệp thật súc tích để làm nổi bật sự khác biệt của bạn.
Bước 3: “Đào tạo” khách hàng từ các công cụ tiếp thị
Mọi tài liệu, công cụ tiếp thị mà bạn dùng, bao gồm cả website, nên tập trung vào cách “huấn luyện” khách hàng. Mỗi câu chữ nên hướng đến khách hàng và bám sát thông điệp tiếp thị chính.
Bước 4: Không bao giờ lôi kéo khách hàng
Quảng cáo nên được tạo ra theo hướng thu hút khách hàng tiềm năng. Bạn cần tìm cách “uốn nắn” khách hàng theo mình trước khi bán hàng. Khách hàng mục tiêu trước tiên cần phải biết giá trị bạn mang lại và tại sao các sản phẩm/dịch vụ của bạn hoàn toàn xứng đáng với mức giá bạn yêu cầu. Một mẩu quảng cáo sẽ không đủ “đất” chuyển tải hết những thông điệp này. Do đó, quảng cáo nên khiến họ muốn tìm hiểu thêm thông tin, sau đó bạn có thể bán hàng. Đây là lúc bạn “trưng” tất cả các thông điệp “đào tạo” trước các khách hàng mục tiêu.
Bước 5: Thu hút giới truyền thông
Lập danh sách các nhà báo chuyên viết bài về lĩnh vực bạn hoạt động, và xây dựng quan hệ với từng người để biến họ thành nguồn đăng tin đáng tin cậy. Bạn có lên kế hoạch trước một năm cho tất cả những gì bạn muốn quảng bá trên báo theo sự kiện hoặc theo mùa.
Bước 6: Xây dựng mạng lưới người giới thiệu
Bạn có thể biến mỗi khách hàng hay thành viên thành đại diện bán hàng miễn phí cho sản phẩm/dịch vụ của mình. Bạn cần để cho tư duy “giới thiệu” ăn sâu vào văn hóa công ty. Những khách hàng trung thành có thể giúp bạn làm được điều này.
Bước 7: Thực hiện theo lịch đã đề ra
Sau khi đã hoàn thành xong 6 bước đầu tiên, bạn cần kiên trì biến mọi kế hoạch thành hành động. Một lịch trình tiếp thị thường niên sẽ giúp bạn theo dõi những gì cần làm trong tuần, tháng hoặc quý, nhờ đó bạn sẽ không bỏ sót điều gì trong kế hoạch của mình.
Các bước lập kế hoạch đối phó với khủng hoảng PR
Bước 1: Thành lập nhóm chuyên phụ trách với công việc khắc phục sự cố.
Nhóm này gồm những người có liên quan đến vụ việc, có khả năng giải thích, trình bày, có chuyên môn trong công việc đối ngoại, quan hệ công chúng.Thường, nhóm này phải có người đứng đầu, chịu trách nhiệm cao nhất trong doanh nghiệp (đặc biệt là những sự cố nghiêm trọng).
Đây là nhân vật mà sự xuất hiện của ông ta (bà ta) được trông đợi và có khả năng trấn an công chúng. Sau đó, nhóm này sẽ ngồi lại với nhau để xác định bản chất của khủng hoảng và phương hướng đối phó.
Bước 2: Xác định vấn đề cần giải thích, đối thoại trước công chúng.
Nên nhớ rằng trong hầu hết trường hợp khủng hoảng, sự chân thành trong đối thoại, kể cả thừa nhận sai lầm của mình, sẽ được công chúng đón nhận và tha thứ dễ dàng hơn là những dối trá có tính toán.
Bước 3: Thông tin cởi mở trước báo giới và công chúng.
Đừng chọn phương cách im lặng hay lẩn tránh khi sự cố xảy ra. Có nhiều trường hợp vụ việc “để lâu hóa bùn” thật. Song với đa số, sự lẩn tránh hoặc im lặng của doanh nghiệp chỉ làm tình hình tồi tệ thêm.
Bởi khi bạn im lặng, báo chí và dư luận có quyền hiểu, nghi ngờ theo suy đoán của họ. Từ đó, doanh nghiệp cũng không thể ngăn được những tin đồn thất thiệt, tai hại hơn cho mình.
Bước 4: Hãy cân nhắc và công khai thái độ, giải pháp của doanh nghiệp đối với các đối tượng bị ảnh hưởng bởi sự cố này.
Một lần nữa, xin lưu ý đến sự chân thành. Cho dù hậu quả của sự cố tồi tệ đến đâu, thì sự chân thành của doanh nghiệp trong thái độ và nỗ lực bù đắp cho các “nạn nhân” cũng sẽ làm công chúng cảm động.
Trong trường hợp khủng hoảng là do những tin đồn thất thiệt, nghĩa là doanh nghiệp bạn là nạn nhân của một sự cố khách quan hay chủ quan của ai đó, bạn càng nên công khai chia sẻ những khốn khổ, thiệt hại mà bạn đã, đang phải gánh chịu. Điều này càng giúp bạn dễ tìm được sự cảm thông của công chúng và mau xoay chuyển “thế cờ” hơn.
Bước 5: Hãy duy trì chặt chẽ mối quan hệ hai chiều - doanh nghiệp và công chúng.
Điều này vô cùng quan trọng bởi không chỉ công chúng muốn nghe bạn giải thích, mà doanh nghiệp của bạn còn cần lắng nghe mọi động thái từ dư luận để biết được tình cảm, quan điểm của công chúng đối với mình.
Đối phó khủng hoảng là một việc làm phức tạp, đòi hỏi sự chuyên nghiệp, bản lĩnh, khéo léo cao độ, Mỗi trường hợp cần một giải pháp riêng. Song đừng bao giờ quên nguyên tắc chung, tối thượng của đối phó khủng hoảng là: Sự chân thành.
Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng
Các bước chuẩn bị cho tổ chức sự kiện thành công
Cách lập kế hoạch phát triển công ty
Xây dựng mối quan hệ trong công sở
(ST)
