Cách giao tiếp hiệu quả trong công việc

Nhờ có khoa học công nghệ mà chúng ta có nhiều cách thức liên lạc nhanh chóng như email, điện thoại, tin nhắn... Tuy nhiên, dù giao tiếp bằng cách nào, vẫn có một số nguyên tắc nhất định được áp dụng nhằm làm giảm sự hiểu lầm và gia tăng năng suất làm việc.

CÁCH GIAO TIẾP HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC

Ảnh minh họa.

Vì vậy, giao tiếp hiệu quả sẽ giúp bạn tăng cường những mối quan hệ không chỉ tốt cho cá nhân bạn mà còn tốt cho công việc và công ty của bạn.

Hiểu rõ quan điểm của chính bạn

Nếu bạn muốn nói chuyện thật thuyết phục, điều đầu tiên bạn phải biết là bạn đang nói về điều gì. Hiểu rõ quan điểm của bản thân, biết rõ điều cần nói bạn mới có thể có được một cuộc thương thuyết thành công theo ý muốn.

Hiểu đối tác

Cần phải hiểu rõ người mà bạn đang nói chuyện, họ thích và không thích điều gì. Bạn không thể lấy lòng người khác khi không biết họ muốn nghe những gì. Một yếu tố cực kỳ quan trọng trong ngoại giao là nói những điều người khác muốn nghe.

Sử dụng tốt ngữ điệu

Dù là nói chuyện với những người lạ hay bạn bè, đối tác, những ngữ điệu của bạn cũng sẽ giúp bạn truyền tải những gì mà bạn muốn nói. Những ngữ điệu trong khi nói chuyện cũng sẽ giúp người nghe cảm thấy thoải mái và thú vị hơn khi lắng nghe những gì bạn nói. Ngoài ra, ngữ điệu cũng góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

Ánh mắt

Nhìn thẳng một cách tự tin vào người mà bạn đang nói chuyện. Điều đó cho thấy bạn là con người ngay thẳng và đáng tin cậy. Cử chỉ này cũng là một biểu hiện tôn trọng người nghe và làm cho họ cảm thấy bạn đánh giá cao sự hiện diện của họ.

Trang phục

Cách ăn mặc cũng góp phần quan trọng trong việc giao tiếp của bạn. Hãy đảm bảo là bạn luôn gọn gàng, lịch sự thì mới có thể tự tin đứng trước mặt mọi người trình bày vấn đề của bạn. Đứng thẳng, nói chuyện rõ ràng và tự nhiên cũng là những điểm nên chú ý khi nói chuyện với người khác.

Đừng thao thao bất tuyệt

Bất kể khi bạn đang bàn bạc công việc, hay nói chuyện gì đó với những người xung quanh, đừng bao giờ nói thao thao mà chẳng để cho người khác có cơ hội chen vào. Hãy khuyến khích mọi người cùng đặt câu hỏi và bày tỏ quan điểm của mình. Có như vậy, cuộc nói chuyện của bạn mới thực sự đạt kết quả.

Bí quyết giao tiếp hiệu quả

Một trong những bí quyết để trở thành một người giao tiếp tốt là “uốn lưỡi 7 lần trước khi nói”. Hãy luôn dừng một chút trứơc khi đưa ra câu trả lời.

Một khoảng dừng ngắn (từ 3 đến 5 giây) sẽ mang lại cho bạn cả ba lợi ích sau:

- Thứ nhất, bạn tránh được hành động khiếm nhã là ngắt lời của người đang trò chuyện khi họ chỉ muốn nghỉ lấy hơi một chút trước khi tiếp tục nói.

- Thứ hai, với việc không chen ngang vào cuộc trò chuyện, bạn thể hiện mình suy nghĩ nghiêm túc trước những lời nói của người đối diện.

- Thứ ba, bạn sẽ lắng nghe người đang trò chuyện tốt hơn. Nhờ vậy, những lời nói của họ sẽ ngấm sâu vào tâm trí bạn và bạn sẽ hiểu rõ điều họ đang nói. Với một khoảng dừng ngắn trước khi trả lời, bạn thể hiện mình là một người biết cách giao tiếp.

Đặt câu hỏi khi cần

Một cách nữa để trở thành một người giao tiếp tốt là đặt câu hỏi để làm rõ vấn đề. Đừng bao giờ tự cho mình đã hiểu hết những gì người khác đang nói hay muốn nó



i


Hãy hỏi: “Ý bạn muốn nói gì?” nếu bạn chưa hiểu rõ điều họ trình bày.

Người trò chuyện với bạn khó lòng mà từ chối trả lời câu hỏi này. Khi bạn hỏi “Ý bạn muốn nói gì?”, mọi người sẽ giải thích ý họ rõ ràng hơn. Dựa vào đó, bạn có thể hỏi tiếp những câu hỏi mở khác và khiến cuộc trò chuyện được tiếp nối một cách liền mạch.

Nhắc lại và ngắn gọn hơn
Bí quyết thứ ba để trở thành một người giao tiếp tốt là nhắc lại lời của người trò chuyện với bạn một cách ngắn gọn hơn và bằng ngôn từ của chính bạn. Sau khi gật đầu và cười, bạn có thể nói: “Để xem tôi có hiểu đúng ý bạn không. Bạn muốn nói là …”

Nhắc lại lời người khác nói một cách ngắn gọn hơn thể hiện bạn đang thật sự chú tâm và nỗ lực để hiểu ý nghĩ hay cảm xúc của họ. Điều tuyệt diệu là khi bạn biết cách lắng nghe, mọi người sẽ thấy bạn thật cuốn hút. Họ sẽ muốn tiếp xúc với bạn vì họ cảm thấy thoải mái và vui vẻ khi có bạn bên cạnh.

Luôn luôn lắng nghe
Sở dĩ lắng nghe là một công cụ hữu hiệu trong việc phát triển kỹ năng và nghệ thuật giao tiếp vì nó giúp bạn xây dựng lòng tin. Bạn càng lắng nghe người khác chăm chú, người ta càng tin tưởng bạn hơn. Ngoài ra, lắng nghe cũng góp phần làm người đối diện cảm thấy được tôn trọng hơn.

Cuối cùng, lắng nghe giúp rèn luyện tính kỷ luật của con người. Do trí óc của bạn có thể xử lý từ ngữ ở tốc độ 500 – 600 từ một phút, và mọi người chỉ có thể nói ở tốc độ 100 - 150 từ một phút nên bạn sẽ phải nỗ lực nhiều mới có thể duy trì sự tập trung khi lắng nghe những lời người khác nói. Nếu bạn không luyện tính kỷ luật trong giao tiếp, trí óc của bạn sẽ nhanh chóng “phiêu du” nơi khác. Rèn luyện kỹ năng lắng nghe chính là một cách hay để bạn phát triển tính cách và nhân cách của chính bạn.

Bài tập dành cho bạn
Đây là hai bài tập bạn có thể thực hiện ngay để luyện kỹ năng giao tiếp:
- Đầu tiên, hãy tập thói quen luôn dừng 3 đến 5 giây sau khi nghe người khác nói rồi hãy trả lời.
- Thứ hai, hãy luôn hỏi “Ý bạn muốn nói gì?” nếu bạn chưa hiểu rõ những điều mọi người nói. Việc này sẽ giúp bạn lắng nghe họ tốt hơn.

 

Điều cần nhớ để làm việc nhóm hiệu quả

 

Mẹo” giao tiếp hiệu quả hơn trong công việc

Dưới đây là 7 nguyên tắc như vậy:

Gặp nhau trực tiếp

Tận dụng lợi ích của điện thoại, email mà thậm chí những người làm việc trong cùng một văn phòng không cần nói chuyện trực tiếp với nhau. Tuy nhiên, việc “gần mà xa” thế này có thể gây ra hiểu lầm khó giải quyết và mối quan hệ đồng nghiệp không phát triển thân thiết. Chỉ cần một cuộc nói chuyện 5 phút sẽ làm sáng tỏ những bất đồng. Tại nhiều công ty hiện nay, sếp làm việc trong cùng một không gian với nhân viên và cho rằng ở gần nhau tạo điều kiện cho mọi người dễ dàng chia sẻ quan điểm với những người xung quanh.

Cung cấp thông tin rõ ràng

Trước khi chuyển thông tin cho người khác, hãy đảm rằng đó là những chi tiết chính xác và đầy đủ. Điều này có vẻ là thừa, tuy nhiên, đôi khi vì tưởng rằng người kia đã biết mình nói tới dự án nào nên bạn có thể cung cấp thiếu thông tin, dẫn tới những rắc rối có thể nảy sinh sau này. Hãy nhớ rằng sự không rõ ràng sẽ tạo ra nhầm lẫn và phả hỏng cuộc giao tiếp.

Đặt câu hỏi

Đề nghị sự giải thích là dấu hiệu của một người giao tiếp tốt. Bạn không nên e ngại việc đặt câu hỏi để xác nhận những điều mình chưa rõ. Đặt câu hỏi cũng là cách thể hiện cho đối phương biết rằng bạn lắng nghe, hiểu và muốn chắc chắn về những điều mình nghe được.

Lắng nghe

Hãy thực sự lắng nghe bằng cả con người bạn khi người khác nói, tức là nhìn vào đối phương và tập trung vào điều họ đang nói, chứ không phải nghĩ về cuộc họp tiếp theo, về những việc phải làm hay điều bạn sẽ nói. Nhiều người đã phạm sai lầm khi mải nói mà quên lắng nghe. Trong khi đó, một cuộc đối thoại hiệu quả đòi hỏi cả nói và nghe. Thêm nữa, khi nói chuyện với người khác, hãy để anh/ cô ấy biết rằng bạn đang tập trung lắng nghe qua ngôn ngữ cử chỉ và phản ứng như “Anh/ chị hãy tiếp tục nói”.

Tạo cơ hội cho những người khác lên tiếng

Chắc hẳn bạn đã từng tham gia cuộc họp chỉ một người nói trong khi không ai lên tiếng bày tỏ quan điểm. Những cuộc họp “độc thoại” như này chắc hẳn sẽ không mang lại hiệu quả cao. Đặc biệt, những người lãnh đạo cần lưu ý vấn đề này. Nếu mọi người không được khuyến khích thể hiện ý kiến của mình, cuộc họp sẽ rơi vào bế tắc, nhàn chán, thất vọng và sự chống đối. Vì vậy, dù bạn là sếp hay nhân viên, hãy lắng nghe những ý kiến khác nhau và tạo điều kiện cho người khác nói lên suy nghĩ của mình.

Trung thực

Mọi người lắng nghe người họ tin tưởng. Vì vậy, trung thực là nguyên tắc đơn giản và hiệu quả nhất trong giao tiếp. Khi thông tin được chia sẻ một cách thẳng thắn, chân thành với sự tôn trọng, bạn có thể kiểm soát những tình huống xấu có thể nảy sinh.

Xác nhận kết luận cuối cùng

Khi nói chuyện với ai đó trong công việc, hãy đảm bảo rằng từng điểm đều được xác nhận rõ ràng và khi dự án/ nhiệm vụ kết thúc, hãy thống nhất lại tất cả để chắc chắn rằng không có gì còn vướng mắc.




Nguyên tắc trong kỹ năng giao tiếp
Bí quyết để tự tin trong giao tiếp
Làm sao để cải thiện khả năng giao tiếp
Cách giao tiếp với cấp trên thông minh, khôn khéo nhất
Cách ứng xử trong giao tiếp tạo sự thân thiện khéo léo
Nghệ thuật bắt tay trong giao tiếp
Cách giao tiếp trong bán hàng


(ST)