Cách thức quản lý thời gian hiệu quả

seminoon seminoon @seminoon

Cách thức quản lý thời gian hiệu quả

19/04/2015 01:12 PM
428

Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó.




Quản lý thời gian là gì?

Đã bao nhiêu lần bạn nói rằng: "Giá mà thời gian trong ngày dài hơn thì tốt!".

Bạn luôn phải đối mặt với những thời gian chót cũng như các vấn đề cần phải giải quyết. Lúc nào cũng phải làm cho kịp thời hạn, phải giải quyết cho xong các vấn đề và lúc nào cũng có các đòi hỏi đặt ra trên quỹ đạo thời gian của bạn.

Nhưng thành thật mà nói nhiều người trong chúng ta đã phải công nhận rằng chúng ta chưa bao giờ dành thời gian để suy nghĩ về cách thức sử dụng thời gian của mình sao cho tốt hơn. Chúng ta làm việc theo những kiểu nhất định chúng ta tìm cách để đương đầu với công việc hằng ngày và tự bằng lòng để mọi việc diễn ra như là chúng vốn thế.

Trong số tất cả các nguồn lực mà nhà quản lý có thể sử dụng, thời gian là thứ quý giá nhất và cũng là thứ khó nhất để có thể sử dụng sao cho tốt. Khi thời gian trôi đi vô ích nó sẽ không bao giờ có thể quay lại nữa.

Có thể chắc chắn một điều là nếu bạn không quản lý và kiểm soát được thời gian của chính mình, bạn sẽ thấy khó khăn hơn trong việc kiểm soát và quản lý những thứ khác.


Để quản lý thời gian tốt hơn, chúng ta cần đặt câu hỏi:

- Chúng ta đang cố gắng đạt điều gì?

- Những gì cản trở ta đạt đến điều đó?


Mục tiêu cần đạt:

- Nhận diện các cách gia tăng hiệu suất và hiệu quả thông qua việc quản lý thời gian tốt hơn.

- Phân biệt được sự khác nhau giữa các đòi hỏi đối với quỹ thời gian của bạn và xác định ưu tiên của chính bạn.

- Biến nhiều mục tiêu của bản thân thành hiện thực hơn bằng cách sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

- Phân tích các vấn đề liên quan đến việc quản lý thời gian và đưa ra cách giải quyết chúng.

Phương pháp quản lí thời gian để hoàn thành công việc tốt hơn !

Nếu bạn phải uống nước tăng lực hay 3 đến 4 tách cà phê một ngày để hoàn thành công việc, có lẽ đã đến lúc cần thay đổi. Nhưng cắt giảm công việc của bạn có thể không phải là một sự lựa chọn hợp lí. Trong môi trường việc làm cạnh tranh như hiện nay, nếu bạn muốn thăng tiến, bạn phải đảm nhận nhiều trách nhiệm và đạt được những kết quả hơn mong đợi của nhà tuyển dụng.

" Những người luôn ưu tiên công việc lên hàng đầu hoặc dành quá nhiều thời gian cho công việc có thể gây ra những tác động tiêu cực đến sức khỏe cũng như giảm năng suất làm việc" ông Joyce Marter, đồng chủ sở hữu của Dịch vụ tư vấn cách cân bằng cuộc sống” (Urban Balance Counseling Service, LLC) nói . "Đó là lý do tại sao việc sắp xếp những nhiệm vụ cần ưu tiên, xây dựng một thời khóa biểu hợp lí và quản lí thời gian một cách hiệu quả là hết sức quan trọng.

Mọi người thường nghĩ làm việc trong thời gian dài và chăm chỉ là cách để hoàn thành nhiều công viêc, nhưng thực tế lại có những phương pháp tốt hơn để đối phó với tình trạng quá tải công việc.

Các chuyên gia đã đưa ra những cách thức hiệu quả để thực hiện nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn. Sau đây là 4 phương pháp quản lí thời gian tuyệt vời :

1. Phương pháp “Pomodoro”.

Ý tưởng này liên quan đến việc tách thời gian làm việc thành những khoảng 25 phút, bởi vì đó là khoảng thời gian mà bạn tập trung hiệu quả nhất. Tác giả của phương pháp này, nhà kinh doanh và cố vấn Francesco Cirillo gọi khoảng nghỉ này là "pomodoros."

Phương pháp này trở nên phức tạp khi bạn nghiên cứu sâu hơn vào nó, nhưng hãy bắt đầu bằng việc quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ này. Tiếp theo, cài đặt đồng hồ đếm giờ cho 25 phút và làm việc cho đến khi nào đồng hồ kêu. Sau đó, nghỉ ngơi năm phút. Sau khoảng 4 lần như vậy, bạn nên nghỉ ngơi dài hơn (15-20 phút).

2. Phương pháp “18 phút”.

Phương pháp này là sản phẩm trí tuệ của Peter Bregman- Giám đốc điều hành công ty tư vấn quản lý toàn cầu Bregman và là tác giả của “18 phút”: tập trung, điều tiết được sự phân tâm, và làm việc đúng đắn.

Năm phút vào buổi sáng: Hãy ngồi xuống và suy nghĩ về những gì bạn cần làm ngày hôm nay. "Những gì bạn thật sự có thể làm để hướng đến mục tiêu của mình và để sau một ngày nhìn lại bạn thấy mình đã làm việc rất năng suất và thành công?" Bregman viết trong cuốn sách của ông. "Sau đó, hãy đưa những điều đó ra khỏi danh sách công việc phải làm của bạn và sắp xếp chúng vào lịch làm việc cụ thể của bạn."

Một phút một giờ: tái tập trung. Cài đặt đồng hồ báo giờ và khi nghe tiếng bíp, hít một hơi thật sâu và tự hỏi mình liệu bạn đã sử dụng một giờ vừa qua một cách hiệu quả nhất chưa, ông viết. "Quản lý ngày của bạn theo từng giờ. Đừng để giờ giấc quản lý bạn."

Năm phút vào buổi tối: Tắt máy tính của bạn và xem xét ngày hôm nay đã diễn ra như thế nào. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi như: Ngày hôm nay tôi đã làm được những gì? hay Tôi đã học được những gì?...

3.Phương pháp “COPE”.

Chuyên gia Peggy Duncan đã đưa ra phương pháp Clear-Organized-Productive-Efficient (rõ ràng-có tổ chức-năng suất-hiệu quả). "Hệ thống của tôi kết hợp được việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ của lý do tại sao bạn không có đủ thời gian để làm việc và những gì bạn có thể làm để cải thiện điều đó," Duncan nói. "Bạn phải đổi mới cách bạn làm việc." Bắt đầu bằng cách phân tích làm thế nào để bạn có một ngày hiệu quả như loại bỏ những khoảng thời gian lãng phĩ và các hoạt động không cần thiết. Sau đó, xem xét tất cả mọi thứ xung quanh bạn, ưu tiên các nhiệm vụ chính và cố gắng hoàn thành những mục tiêu đó chứ không phải làm quá nhiều việc cùng một lúc

Duncan cũng đề nghị bạn có thể thiết lập một hệ thống cho tất cả những nhiệm vụ lặp đi lặp lại của bạn. Ví dụ, bạn có thể tạo nên những email mẫu. Đó là một cách rất hay để bạn có thể tiết kiệm thời gian khi liên lạc cho những người khác nhau nhưng có mục đích tương tự nhau.

4.Phương pháp kết hợp ABC & Pareto Combo.

Marter- nhà quản lý kinh doanh khuyên bạn nên kết hợp phương pháp ABC và nguyên lí Pareto. Đối với kĩ năng này yêu cầu bạn phải phân loại từng nhiệm vụ của bạn bằng với các mức độ A, B, hoặc C:

A: Nhiệm vụ đó đang rất cấp bách và quan trọng.

B: Nhiệm vụ đó là quan trọng nhưng không khẩn cấp.

C: Nhiệm vụ đó không khẩn cấp cũng không quan trọng.

Bắt đầu với cột A, áp dụng nguyên lí Pareto bằng cách làm nổi bật công việc sẽ tốn nhiều thời gian nhất trong nhóm này. "Nguyên lí Pareto cho thấy rằng 80% nhiệm vụ có thể được hoàn thành trong 20% thời gian và 20% còn lại sẽ cần 80% thời gian để hoàn thành," Marter nói. "Năng suất sẽ cao hơn nếu các nhiệm vụ mà mất ít thời gian được hoàn thành trước."

Nói cách khác, hoàn thành những thứ dễ dàng đầu tiên trước sẽ giúp đạt được năng suất tối đa. Sau đó, bạn hãy chuyển sang làm những việc ở nhóm B.


MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM

13 mẹo quản lý thời gian



Quản lý thời gian cũng là cách để quản lý chính bản thân bạn. Vì vậy, trong phần tiếp sau của bài viết, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách thức làm việc có tổ chức hơn, biết duy trì độ tập trung và tận dụng tốt nhất có thể quỹ thời gian của bạn.

Tuân thủ kế hoạch đã đặt ra

1. Lên danh sách việc cần làm

Cần có một danh sách việc cần làm và tạo thói quen bổ sung thường xuyên. Với danh sách nhắc việc đó, bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì. Luôn mang theo danh sách này bên mình, có thể lưu trong thiết bị cầm tay (như di động, PDA, v.v.) hoặc sổ kế hoạch làm việc. Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hoá các dự án, chương trình dài hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, tránh ghi chung chung, đại khái.

2. Ước tính thời gian thực hiện các công việc

Cần xác lập khung thời gian cần thiết dành cho từng công việc và cả ngày đáo hạn để hoàn thành. Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, bạn có thể tranh thủ lúc rảnh rỗi để làm một số việc khác, chẳng hạn, bạn có thể lướt net tìm kiếm thông tin trong khi chờ cuộc họp sắp diễn ra.

3. Tự mình đặt kỳ hạn cho mình và nghiêm túc tuân thủ

Khi đặt ra các điểm đáo hạn cho công việc của mình, bạn cần tính toán hết sức thực tiễn và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kỳ hạn. Bất cứ việc gì cũng phải dành cho một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Đã bao giờ bạn thấy mình phải đọc báo cấp tốc, đưa ra các quyết định công việc ngay trước kỳ nghỉ hay vội vàng hoàn thành những nhiệm vụ được giao?

Dù rằng ai trong chúng ta cũng đều có trăm công nghìn việc phải làm và chịu chung áp lực nhưng cách tốt nhất để giảm căng thẳng và chuyên nghiệp hoá hơn trong công việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch làm việc của mình.

Tránh lãng phí thời gian

4. Tận dụng thời gian thông minh

Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư voice mail để nhận các cuộc gọi khác thay vì mất tới vài tiếng bị gián đoạn khi đang làm việc. Nếu có thể, đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn email bất kỳ. Đừng bao giờ mở mail trừ khi bạn có thời gian để đọc hay thực hiện các thao tác khác như trả lời, xoá, lưu lại hay chuyển tiếp cho ai...

5. Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp

Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà còn phải ngăn nắp ngay với các file, các thư mục lưu trữ dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản email để bạn có thể lấy ngay mọi thứ khi cần. Rất nhiều người mất thời gian để tìm kiếm những thông tin đã không còn tồn tại trong kho dữ liệu máy tính của họ. Về điều này, bạn có thể học hỏi một câu nói rất nổi tiếng của Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi thứ nhưng tất cả mọi thứ phải có chỗ riêng của nó”.

6. Tránh bị ngắt quãng công việc

Nếu phòng làm việc có cửa, thỉnh thoảng bạn nên đóng cửa lại. Nếu cứ thi hành “chính sách” mở cửa với tất cả mọi người thì sẽ có lúc bạn không còn đủ thời gian để nghe hết các câu hỏi cũng như thắc mắc của họ. Nếu có ai đó tới chỗ bạn lúc bạn đang bận, đừng ngần ngại đề nghị họ trở lại gặp bạn lúc khác.

Luôn đảm bảo tiến độ công việc

7. Cộng tác và hợp tác

Các đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách được hoàn tất đúng hạn mà không có bất cứ trì hoãn nào. Tất nhiên, với họ bạn cũng có suy nghĩ này. Vì vậy, để đảm bảo nhất, hãy luôn dành thời gian “dôi ra” cho các khung thời gian dự kiến để có thể linh hoạt xử lý bất cứ những trục trặc nảy sinh trong quá trình thực hiện. Chẳng hạn nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc của bạn là ngày 25 thì hãy cố gắng để mọi thứ xong xuôi vào ngày 23.

8. Tránh những tham gia không cần thiết vào việc của người khác

Nếu bạn đã giao việc gì cho người khác, hãy cứ để họ tự do hành động trừ khi bạn có trách nhiệm cần phải giám sát nó. Trong cuộc sống, có không ít người phung phí thời gian vàng ngọc vào việc ngồi nghe hay đọc các bản báo cáo của người khác. Nếu các trách nhiệm công việc đó không ảnh hưởng tới nhiệm vụ hàng ngày của bạn, tới các mục tiêu sự nghiệp của bạn thì bạn cũng chỉ nên dừng ở cách bày tỏ sự quan tâm qua việc trò chuyện, khuyến khích đồng nghiệp mà thôi.

9. Bỏ những cuộc họp không nhất thiết phải tham gia

Bạn cần tự xác định xem cuộc họp nào bạn nhất định phải có mặt, cuộc họp nào không. Nếu cần họp, bạn phải lên lịch dành thời gian cho nó, kể cả lúc bắt đầu và kết thúc cuộc họp. Còn nếu bạn không nhất thiết phải tham gia, bạn có thể hỏi riêng sếp là liệu bạn có thể được miễn dự họp hay không từ trước.

Duy trì mục tiêu của bạn

10. Luôn tạo sự bận rộn cho mình

Bạn cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho mình, thậm chí có hai hoặc thêm nữa còn tốt hơn. Bằng cách đó, bạn có cơ hổi chuyển đổi công việc và tập trung vào được nhiều thứ khác nhau. Cùng một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ sẽ giúp bạn luôn có công việc để làm, nó sẽ khiến đầu óc bạn minh mẫn, linh hoạt và luôn tươi mới.

11. Biết lựa chọn công việc tham gia

Hãy luôn cố gắng để công việc của bạn thực sự có ích với công ty và tận dụng tối đa được các khả năng của bạn. Có nhiều lý do để bạn có thể từ chối một đề nghị hay yêu cầu mà bạn cho là không cần thiết, những người thành công trong sự nghiệp luôn là những người biết nói “không” đúng lúc.

Hãy tự hỏi bản thân, “công việc này có giúp ích gì cho sự nghiệp của mình không?” và “Liệu mình có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ này hay không?” Nếu biết lựa chọn và hoàn thành tốt công việc, bạn sẽ giành được cảm tình cũng như sự tôn trọng của mọi người. Đừng khiến bạn quá tải trong một đống công việc để rồi tá hoả lên khi không thể hoàn thành bất cứ điều gì.

12. Đừng trì hoãn việc gì

Trì hoãn những công việc chẳng hay ho gì vốn là bản tính của con người. Để tránh điều này, bạn cần lập kế hoạch làm những phần việc vui vẻ bên cạnh những phần “không vui vẻ mấy”.Chẳng hạn, nếu không thích tính toán, bạn có thể sắp xếp phần việc này vào buổi sáng, thời gian bạn minh mẫn và sảng khoái nhất, ít khi cảm thấy nản lòng, khó chịu trước công việc.

Nếu bạn vẫn cứ tiếp tục trì hoãn mọi việc hoặc không hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn được giao, có lẽ bạn nên tự mình xem xét lại công việc hiện thời, các mục tiêu đã đặt ra, tình trạng sức khoẻ cũng như mức độ quan tâm tới công việc của bạn. Trì hoãn thường xuyên tới mức thành thói quen thường là biểu hiện của sự bất mãn, không vừa lòng với thực tại.

13. Biết tự thưởng bản thân

Biết quản lý thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn liên quan tới chuyện lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn, giải lao, lên giây cót lại tinh thần cũng như thể chất. Hãy tự biết thưởng cho bản thân sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ công tác. Đơn giản chỉ là thư giãn đôi chút với một tách cà phê sau khi đọc xong bản báo cáo kỹ thuật hay lập kế hoạch nghỉ ngơi, vui chơi cùng gia đình sau khi hoàn tất một công việc...

Tận dụng thời gian để thành công

Bạn cần hết sức kiên quyết trong vấn đề chú trọng việc tận dụng thời gian trong công việc. Nên tránh thái độ trì hoãn, duy trì mức độ tập trung cao nhất và rèn luyện khả năng tổ chức tốt công việc, làm được như thế, bạn sẽ khiến các cộng sự ghi nhận năng lực cũng như tôn trọng bạn. Thành công sẽ đến với những người chăm chỉ làm việc và biết quản lý tốt quỹ thời gian vàng ngọc của mình.

Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả

Bạn có thể không ngờ rằng nhiều cách thức quản lý thời gian lại đang lãng phí thời gian của bạn. Khi liệt kê ra những việc cần làm, lên lịch công việc, sắp xếp các cuộc hẹn…, có khả năng bạn đang lãng phí phần lớn thời gian của mình. 

Theo quy luật Pareto, hay còn gọi là quy luật 80/20, trong hầu hết các trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Quy luật này được đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý Vilffredo Pareto, người đã quan sát 80% đất ở Ý là thuộc sở hữu của 20% dân số. Đây cũng là qui luật phổ biến trong kinh doanh, chẳng hạn 80% doanh thu là từ 20% trong số các khách hàng.

Một trong những ví dụ phổ biến khác cho qui luật này là trong các nhóm bán hàng, 80% doanh số được tạo ra từ nhóm 20% nhân viên bán hàng. Ngoài ra, còn hàng tá các ví dụ khác mà bạn có thể bắt gặp trong cuộc sống thường ngày, từ việc phân phối của cải cho đến các thiệt hại đến từ thiên tai.

Hãy suy nghĩ lại về bảng danh sách “Các công việc phải làm”

Nhiều cách quản lý thời gian bắt đầu với việc lập bảng danh sách “Các việc cần làm”, tuy nhiên, nhiều danh sách lại có xu hướng đánh đồng nỗ lực giải quyết 20% các công việc tạo ra hiệu quả cao như với 80% các công việc không tạo ra nhiều tác động. Chỉ đơn giản liệt kê ra các công việc cần làm sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian cho các công việc không thật sự tạo ra hiệu quả cao.

Ngay cả khi bạn ưu tiên hóa các công việc theo mức độ quan trọng, không hẳn bạn sẽ quản lý thời gian hiệu quả. Nhiều công việc quan trọng chiếm quá nhiều thời gian và công sức của bạn đến nỗi, cuối cùng, chúng không đáng để bạn dành nhiều thời gian đến vậy.

Sau đây là cách Qui luật Pareto có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Bảng xếp hạng thứ tự công việc theo qui tắc Pareto:



Khi lập danh sách các công việc cần thực hiện, bạn hãy ưu tiên hóa các công việc theo mức nỗ lực dành cho công việc đó (từ 1 đến 10, với 1 là mức nỗ lực ít nhất cần phải bỏ ra) và hiệu quả dự kiến sẽ đạt được (từ 1 đến 10, với 10 là mức hiệu quả cao nhất).

Sau khi đã có 2 dãy số: (1) mức độ công sức phải bỏ ra và (2) hiệu quả dự kiến của công việc, bạn lấy số công sức chia cho kết quả dự kiến để có được thứ tự ưu tiên thực hiện công việc đó. Hãy thực hiện những công việc có số thứ tự ưu tiên thấp nhất đầu tiên. Ví dụ:

•    Công việc 1: Viết báo cáo cuộc họp.
Nỗ lực = 10, Hiệu quả = 2, Thứ tự ưu tiên = 5
•    Công việc 2: Chuẩn bị phần trình bày cho phòng Marketing
Nỗ lực = 4, Hiệu quả = 4, Thứ tự ưu tiên = 1
•    Công việc 3: Gọi khách hàng để tham khảo thông tin
Nỗ lực = 1, Hiệu quả = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1

Giờ đây bạn đã có thể thấy được mức độ ưu tiên các công việc cần phải thực hiện. Bạn thực hiện công việc 3 đầu tiên, tiếp đó đến công việc 2 và sau cùng là công việc 1.

Cách thức đơn giản này sẽ bảo đảm 20% nỗ lực của bạn dành cho những công việc quan trọng sẽ luôn được ưu tiên thực hiện trước. Đối với 80% các công việc không thực sự tạo ra hiệu quả cao sẽ được lùi thứ tự ưu tiên.
Điều này nghe có vẻ khá đơn giản, thậm chí là quá đơn giản. Tuy nhiên, tôi có thể nói với các bạn rằng từ kinh nghiệm của bản thân tôi, chưa có phương pháp nào lại đem đến hiệu quả cao cho công việc của tôi như cách thức ưu tiên hóa công việc này. 




Kĩ năng quản lý thời gian hiệu quả
Cách sắp xếp thời gian hợp lý và thông minh nhất
Cách tiết kiệm thời gian hiệu quả thông minh nhất
Phong cách giao tiếp của người quản lý giỏi
Cách lập kế hoạch thời gian hiệu quả nhất
Sắp xếp công việc hợp lý


(ST)

Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý