Các bước chuẩn bị cho cuộc họp chuyên nghiệp nhất

Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt.

Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian…

Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra.

Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau:

• Thuyết phục

Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm:

• Đào tạo và phát triển

Nói chung mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một quyết định, một hành động hoặc một sự thay đổi

Các Nguyên tắc tổ chức một cuộc họp:

• Nguyên tắc 1: Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo.

Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người tổ chức cuộc họp. Người tổ chức phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp và phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc.

Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy, viết để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta sử dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham dự cuộc họp. Trong một số trường hợp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị giấy viết, nên việc chuẩn bị của Bạn sẽ giúp họ không lúng túng và họ sẽ cảm ơn sự chu đáo của Bạn.

Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính, máy chiếu slide (projector), đường truyền internet v.v...bạn phải chuẩn bị trước, chạy thử các thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy hỏng. Mặt khác, đối với các cuộc họp quan trọng, Bạn cần lập phương án backup, với tất cả các thiết bị dự phòng, sẵn sàng thay thế ngay thiết bị hỏng mà không tốn thời gian.

Ngoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu Bạn là người điều hành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các vấn đề liên quan, dự kiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Để làm được như vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp.

• Nguyên tắc 2: không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết

Không nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần thiết. Vì khi nói nhiều về một vấn đề quá mức cần thiết, chúng ta sẽ không còn thời gian để thực hiện các vấn đề khác, thực hiện những gì mình nói cũng như làm những việc khác.

Khi thấy buổi họp kéo dài hơn hai giờ đồng hồ, Bạn hãy đề nghị nghỉ giải lao. Qua hai giờ làm việc căng thẳng sẽ làm mọi người uể oải, không còn tập trung theo dõi cuộc họp. Khi giải lao hãy để các thành viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang cho thoải mái.

Khi thấy có vấn đề nào đó mà các thành viên trong cuộc họp chưa thông, còn phải bàn tiếp, Bạn nên đề nghị với chủ tọa để có một quyết định cuối cùng cho vấn đề đó. Có thể để vấn đề chưa thống nhất lại, đến kỳ họp sau khi có đủ thông tin sẽ giải quyết. Có thể ban lãnh đạo sẽ họp với bộ phận có khúc mắc để giải quyết riêng trong lần họp khác.

Bạn phải chú ý nhấn mạnh vấn đề đang tồn đọng chưa giải quyết trong biên bản cuộc họp và gửi đến tất cả các thành viên cuộc họp. Thiếu sót vấn đề này trong biên bản sẽ khiến cho các thành viên còn ấm ức về vấn đề chưa giải quyết nổi giận vì cho rằng họ bị phủ nhận hoặc bỏ qua.

• Nguyên tắc 3: nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp.

Bạn nên thảo luận sơ với các bộ phận về nội dung buổi họp. Có thể dành khoảng vài phút trước buổi họp để trao đổi qua với nhau. Điều này sẽ giúp chúng ta điều hành buổi họp có hiệu quả hơn, tránh được trường hợp có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau trong buổi họp. Khi có quá nhiều ý kiến trái ngược, người điều hành dễ bị lúng túng và cuộc họp sẽ đi đến thất bại.

Nên thảo luận sơ bộ trước buổi họp chứ không nên vận động trước buổi họp. Chúng ta không nên để các bộ phận phát biểu theo hướng dẫn của mình, cũng đừng gợi ý, sếp muốn thế này, sếp định thế kia, như vậy sẽ không có những ý kiến hay đóng góp cho cuộc họp.

• Nguyên tắc 4: Đúng giờ

Người điều hành cuộc họp luôn phải đến trước cuộc họp khoảng nửa giờ. Nếu có bộ phận nào đến trễ, hãy cứ bắt đầu cuộc họp. Trễ giờ họp có nghĩa là chúng ta đã làm mất thời giờ của những người khác. Đừng nên tạo ra cho những người đi họp trễ cảm giác họ là nhân vật quan trọng, nên mọi người phải chờ đợi. Mặt khác, khởi sự một cuộc họp trễ vì chờ đợi những người đến dự họp trễ là xúc phạm đến những người đi họp sớm và đúng giờ: bắt họ chờ như là trừng phạt họ, trong khi đó kẻ đáng bị trừng phạt là những người đến trễ kia.

Nên chủ động nhắc nhở chủ tọa, hoặc nếu Bạn là chủ tọa cuộc họp, hãy đúng giờ khi cho giải lao. Đừng để các thành viên cuộc họp uể oải liếc nhìn đồng hồ sau hai giờ họp căng thẳng.

Đừng hẹn gặp người khác ngay sau khi cuộc họp kết thúc (theo kế hoạch). Hãy đặt trường hợp cuộc họp có thể kéo dài hơn dự định. Nếu bỏ dở, chắc chắn cấp trên sẽ không hài lòng với tác phong nghề nghiệp của bạn.

Trong lúc diễn ra cuộc họp, người thư ký điều hành phải bám sát giờ giấc đã định trên chương trình nghị sự (Agenda). Nhanh chóng tìm cách kéo dãn hay thu gọn các bài phát biểu để buổi họp ổn định theo chương trình định trước.

Hãy kết thúc buổi họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài. Tâm lý người dự họp luôn thấy bất an khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định. Họ còn nhiều dự định phải giải quyết sau khi họp, đừng bắt họ lỡ những công việc khác, vả lại họ không còn tinh thần để lắng nghe hoặc phát biểu.

• Nguyên tắc 5: biên bản của cuộc họp.

Việc ghi biên bản của cuộc họp rất quan trọng, nếu chưa tìm được người đảm nhiệm, thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm luôn việc ghi biên bản cuộc họp.

Công việc viết biên bản thường chẳng mấy thích thú, nhưng đó là một việc làm cần thiết. Nếu phòng họp có sẵn máy vi tính để nhập liệu biên bản thì rất tốt. Sau buổi họp, người thư ký có thể in biên bản ra thành nhi��u bản để giao cho từng thành viên của cuộc họp. Mặc dù từng thành viên có cách ghi riêng của họ, biên bản chung do thư ký ghi vẫn rất cần thiết, giúp cho mọi người nhớ chính xác những công việc đã được bàn bạc, thảo luận trong suốt cuộc họp.

Nội dung biên bản cần có các chi tiết cần thiết sau:

1. Tên công ty
2. Ngày tháng năm
3. Giờ bắt đầu cuộc họp
4. Thành phần tham dự
5. Thành phần vắng mặt
6. Chủ đề cuộc họp
7. Nội dung: Nên ghi chú rõ phần phát biểu của từng người cùng với phần kết luận của chủ tọa hoặc Giám đốc công ty. In đậm các nội dung cần nhấn mạnh hoặc chú ý.
8. Giờ kết thúc cuộc họp
9. Thư ký cuộc họp ký tên (Người ghi biên bản họp)

Nếu là biên bản họp giao ban hàng tuần với cùng một danh sách thành viên, bạn cần chuẩn bị một mẫu thường dùng tương tự như trên bằng một file.doc để rút ngắn thời gian viết biên bản.

• Nguyên tắc 6: ghi lại những điểm quan trọng

Trong cuộc họp thường xuyên có những nội dung chính thường được đưa ra thảo luận. Những vấn đề thường được chuyển đổi liên tục và nhanh chóng. Có những lúc ta không thể chen ngang để phát biểu những thắc mắc riêng hay những ý kiến riêng của mình. Hãy nhắc nhở các thành viên của cuộc họp ghi lại những câu ghi chú ngắn gọn vào sổ tay. Khi được phát biểu, họ có thể yêu cầu đặt lại vấn đề cho rõ ràng. Như vậy sẽ tránh được việc chen ngang trong khi người khác đang phát biểu.

Nếu việc không cần phải đưa ra cuộc họp, có thể trao đổi với bộ phận liên quan về những chú thích trong sổ tay vào dịp khác.

Các chủ đề quan trọng cần phải đựơc ghi chép cẩn thận, trong đó có cả những ý kiến phản bác từ các thành viên của cuộc họp. Nên nhớ câu châm ngôn "Chân lý phát sinh qua tranh luận", do đó mọi ý kiến đều được trân trọng và đều có giá trị cho người quyết định đưa ra quyết định phù hợp.

• Nguyên tắc 7: hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận

Khi thấy không khí buổi họp ngột ngạt - thụ động, người thư ký điều hành cuộc họp nên nêu ra câu hỏi, nhưng chỉ hỏi những việc mà tất cả mọi người thật sự quan tâm, không hỏi riêng về một người hay một số người nào đó.

Những câu hỏi gợi ý rất giá trị trong trường hợp này, nhiều khi Bạn chỉ cần quay sang người từ đầu đến cuối cuộc họp tỏ ra không chú ý lắm đến nội dung và hỏi: "Theo ý Anh (Chị) thì vấn đề này nên giải quyết như thế nào?". Đó là cách lôi kéo thành viên trở lại nội dung cuộc họp.

Bạn cũng có thể làm tăng tính sôi nổi của cuộc họp bằng cách mời người phát biểu hăng nhất tiếp tục phát biểu: "Ai cũng biết Anh C. luôn là người có sáng kiến táo bạo nhất công ty, mời anh góp ý cho chúng tôi đi chứ". Bằng cách này, Bạn sẽ khuyến khích người ta nói.

Khi phát biểu phải thật ngắn gọn và súc tích. Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, Bạn hãy đề nghị họ không nên làm mất thời gian cuộc họp. Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, người điều hành cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đó.

Biết cách pha trò cũng là một cách hay để phá vỡ không khí ngột ngạt của cuộc họp. Tuy nhiên Bạn nên pha trò bằng các chủ đề vô thưởng vô phạt, không chỉ trích cá nhân và phải mang tính tích cực.

• Nguyên tắc 8: Chuẩn bị hậu cần cho một cuộc họp

Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người tổ chức cần chú trọng các điểm sau:

Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp.

Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt. Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian ấn định cụ thể.

Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp. Có nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp và năng lực quản trị tốt.

In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Gửi đến cho các thành viên dự họp. Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng các thành viên đã nhận được hồ sơ dự họp.

Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo.

Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P. (viết tắt của thành ngữ tiếng Pháp (!) Respond sil vous plait - tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theo tên người liên lạc và số điện thoại, e-mail). Người thư ký cần chuẩn bị thư mời như thế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động được số người dự họp.

Đối với các cuộc họp quan trọng như hội nghị, hội thảo cần tổ chức khâu tiếp khách: nhân viên tiếp tân, kiểm tra thư mời, cài hoa hoặc thẻ đại biểu để phân biệt khách mời.

Nếu cuộc họp tổ chức tại phòng họp tại các khách sạn, nên làm việc chặt chẽ với khách sạn về các phần bao gồm trong dịch vụ mà họ cung cấp. Kiểm tra các thiết bị phục vụ cuộc họp: máy lạnh, đèn chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, các dây dẫn điện, tốt hơn hết hãy đến trước một ngày để kiểm tra bằng cách sử dụng thử hoặc phải được cam kết của phía khách sạn về chất lượng của các thiết bị.

Cách sắp xếp bàn ghế cũng phải yêu cầu khách sạn thực hiện sớm.

Buổi giải khát giữa giờ (Tea Break hoặc Coffee Break) cũng phải được chuẩn bị chu đáo. Các loại thức uống như cà fê, trà... và các loại bánh ngọt phải chuẩn bị nhiều hơn số lượng khách để tránh tình trạng bị hụt.

• Nguyên tắc 9: hãy giúp mọi người trình bày ý kiến

Khi người điều hành cuộc họp thấy nhiều người ngồi chung và tất cả đều có chung một ý kiến, chỉ riêng vài người không đồng tình, hãy cố gắng mời những người không đồng tình mạnh dạn nêu ra ý kiến cá nhân và lý do vì sao họ không biểu quyết.

Người điều hành phải tìm lời lẽ thuyết phục để họ an tâm, đừng im lặng và nên mạnh dạn bày tỏ quan điểm của mình. Nhiều khi một vài đề nghị “bất bình thường” lại mang đến một giải pháp hay mà trước đó chưa ai kịp nghĩ đến. Phải thật tôn trọng những ý kiến đối kháng. Nếu đó là ý kiến hay phải tìm cách áp dụng, nếu là ý kiến không khả thi thì nên để chủ tọa xem xét.

• Nguyên tắc 10: phát biểu trong cuộc họp là nói với tất cả mọi người.

Khi người điều hành cần đặt câu hỏi trực tiếp với một người, hãy nhìn vào gương mặt của tất cả các thành viên tham dự, mọi người đều có cảm thấy là họ đang được nói tới. Vì thế, họ cũng sẽ nhiệt tình đưa ra ý kiến tranh luận. Người điều hành sẽ không cô độc với vấn đề riêng của mình.

Cần chú ý đến đại từ nhân xưng khi phát biểu

Đối với ngôi thứ nhất: Khi đã xác định là nói với tất cả mọi người thì nên xưng tôi, đừng xưng cháu, em, con như khi nói riêng với một đối tượng nào đó.
Nếu người nói thay mặt công ty nói chuyện với các đối tượng khác thì nên dùng chúng tôi.
Đại từ nhân xưng ngôi thứ hai nên dùng số nhiều. Ví dụ: Quý vị, các đồng nghiệp, các anh chị,
Qui tắc này cũng được áp dụng khi người nói được phỏng vấn bởi phóng viên turyền hình. Nên nhớ, khi ta phát biểu là phát biểu với toàn thể khán giả truyền hình, không phải với riêng cá nhân phóng viên.

• Nguyên tắc 11: không nói xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt với những người vắng mặt

Trong cuộc họp, chúng ta không nên bình luận, chê bai hay nói xấu về những người khác, nhất là với những người không tham dự cuộc họp. Người điều hành phải khéo léo nhắc nhở các thành viên tham dự phân biệt giữa việc nói xấu và đóng góp ý kiến. Đóng góp ý kiến luôn mang tính xây dựng và chân thành; nói xấu thường mang tính đả phá, nhỏ nhen và thành kiến. Không cần thiết đóng góp hay nói xấu người vắng mặt, vì họ không hiện diện để tiếp thu, giải trình, phản bác hay chống lại, hay thanh minh cho bản thân họ. Chắc chắn chẳng ai thích người khác nói xấu sau lưng mình.

• Nguyên tắc 12: sau buổi họp, nên gặp từng người trò chuyện thân mật.

Người điều hành cuộc họp nên tìm cách bắt chuyện ngắn gọn với từng người sau buổi họp. Hãy tỏ ra mình rất cần những người như họ tham dự cuộc họp. Người điếu hành có thể nói: “Anh (Chị) đã có những ý kiến rất bổ ích”, hoặc “Anh (Chị) phát biểu về điều đó tốt quá, ý kiến rất hay”.