Cách giao tiếp với cấp dưới khôn ngoan của người quản lý giỏi

Ứng xử với những người dưới quyền (những người quản lý cấp dưới và những người lao động) là một trong những yếu tố có tầm quan trọng hàng đầu., Ở đây nghệ thuật ứng xử là cơ sở, là nền tảng để người lãnh đạo thu phục người khác.

Ứng xử với cấp dưới

Biết lắng nghe những người dưới quyền

Giao tiếp giữa nguời lãnh đạo và những người dưới quyền là một quá trình tác động tương hỗ. Đó là một quá trình mà cả người lãnh đạo và những người thừa hành đều là những chủ thể tích cực. Có như vậy thì giao tiếp mới đạt hiệu quả cao. Điều đó có nghĩa là, khi nguời lãnh đạo truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh hay quyết định nào đó cho những người thừa hành thì cần phải quan tâm đến thái độ, phản ứng và mức độ thực thi các chỉ thị, mệnh lệnh đó của họ.

Trong giao tiếp, kênh thông tin từ dưới lên trên, tức là từ phía những người thừa hành lên đến người lãnh đạo cũng quan trọng như kênh thông tin từ trên xuống dưới (từ phía người lãnh đạo xuống những người thực hiện). Vì qua đó, người lãnh đạo hiểu được tâm trạng, nguyện vọng, thái độ và phản ứng của người dưới quyền. Tuy vậy, trong thực tế ở nước ta hiện nay, không phải người lãnh đạo nào cũng quan tâm đến kênh thông tin từ dưới lên trên, mà thuờng chỉ chú ý tới việc đưa ra chỉ thị, mệnh lệnh và yêu cầu truyền đạt chúng từ cấp dưới. Thực trạng này xuất phát từ những nguyên nhân sau:

Thứ nhất, ảnh hưởng của tư tưởng phong kiến và Nho giáo. Những người lãnh đạo (quan lại) thường coi mình như những người “quan phụ mẫu”, ban phát lợi ích cho dân chúng. Khi quyền lực của người lãnh đạo càng lớn thì tư tưởng này thể hiện càng rõ. Điều này ở trong các doanh nghiệp thể hiện rõ hơn các cơ quan hành chính sự nghiệp, vì ở các doanh nghiệp thu nhập và việc làm của người lao động phụ thuộc trực tiếp vào quyền lực của người lãnh đạo.

Thứ hai, ảnh hưởng của cơ chế cũ. Trong cơ chế bao cấp, kế hoạch hóa được tập trung đến cao độ. Cấp trên giao chỉ tiêu, kế hoạch và cấp dưới có nhiệm vụ được thực hiện. Chính cách thức quản lý này đã tạo nên một phong cách quản lý cho những người lãnh đạo – phong cách chỉ biết ban hành, ra chỉ thị, mệnh lệnh xuống dưới mà ít quan tâm đến chiều ngược lại.

Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, kỹ năng biết lằng nghe ý kiến của người dưới quyền là một nghệ thuật – một nghệ thuật không đơn giản và không phải là người lãnh đạo nào cũng có thể thực hiện được. Kỹ năng lắng nghe cấp dưới đòi hỏi những yêu cầu sau:

- Người lãnh đạo hết sức chú ý tới những điều mà người dưới quyền trình bày, tránh thái độ ngắt lời, trừ khi hỏi l���i những điều cấp dưới trình bày chưa rõ, tránh thái độ nghe hờ hững, chiếu lệ, hình thức.

- Nên biểu lộ tình cảm ghi nhận, thân thiện và khích lệ cấp dưới qua ánh mắt, nụ cười. Nên dùng những từ “vâng, đúng vậy”, “à ra thế”, “vâng tôi hiểu”…Cách thức ứng xử này sẽ làm cho những dưới quyền tự tin và mạnh dạn nói ra những suy nghĩ và tâm tư của mình.

- Giữ thái độ bình tĩnh, điềm đạm trước những vấn đề cấp dưới trình bày mà người lãnh đạo không hài lòng. Tránh thái độ chỉ trích một cách vội vàng, tránh thái độ khuyên bảo và chỉ dẫn. Vì những thái độ này của người lãnh đạo sẽ làm cho những người dưới quyền e ngại không dám bộc lộ những suy nghĩ, tâm trạng của mình và như vậy người lãnh đạo không có cơ hội để hiểu họ.

- Người lãnh đạo đừng vội suy đoán thiên lệch , sai lầm hay vội vàng quyết định khi chưa nghe hết câu chuyện, khi chưa thu thập đủ dữ kiện.

- Khi có vấn đề gì mà người lãnh đạo cần yêu cầu cấp dưới làm rõ thì có thể đặt những câu hỏi tế nhị, khéo léo để cấp dưới trình bày vấn đề một cách rõ hơn.

- Trong quá trình nói chuyện, người lãnh đạo cần ghi chép lại những điểm quan trọng của câu chuyện để nhắc lại hoặc đặt câu hỏi cho đối tượng giao tiếp.

Khi người lãnh đạo biết nghe những người dưới quyền, anh ta không chỉ thu được những thông tin cần thiết, hiểu được tâm tư, nguyện vọng của cấp dưới, để có những chính sách, giải pháp phù hợp trong quá trình quản lý, mà còn là hình thức động viên, khích lệ rất lớn để họ làm việc tốt hơn. Vì cấp dưới thấy rằng họ được tôn trọng.
 

Kiên nhẫn và biết thuyết phục

Trong ứng xử với những người dưới quyền, kiên nhẫn là một đức tính không thể thiếu được với người lãnh đạo. Nó là cơ sở của thành công. Balzac đã nói: “Mọi quyền lực đều được xây dựng bằng kiên nhẫn và thời gian”. Napoleon cũng từng nói “Ai bền gan thì thắng”, hay theo Maiacopxki thì “Trên đường đời, hành lý của con người cần mang theo là lòng kiên nhẫn và tính chịu đựng”…

Kiên nhẫn có ý nghĩa quan trọng và cần thiết trong ứng xử giữa người lãnh đạo và cấp dưới vì:

- Giúp người lãnh đạo bình tính, sáng suốt trong việc giải quyết những tình huống xảy ra trong họat động quản lý, đặc biệt là những tình huống có tính mâu thuẫn, xung đột trong tổ chức. Vì người lãnh đạo có thời gian để tìm hiểu vấn đề một cách đầy đủ hơn, toàn diện hơn những nguyên nhân nảy sinh và các biện pháp giải quyết nó.

- Trong ứng xử với cấp dưới, sự kiên nhẫn sẽ giúp cho người lãnh đạo hiểu được cấp dưới nhiều hơn, lắng nghe cấp dưới được tốt hơn, tránh được những căng thẳng có thể nảy sinh trong quan hệ giữa người lãnh đạo và người dưới quyền. Như vậy, uy tín của người lãnh đạo được nâng cao, nhân cách của người lãnh đạo được cấp dưới tôn trọng.

Trong ứng xử với những người dưới quyền thì khả năng thuyết phục cũng là một phẩm chất tâm lý không thể thiếu được. Có thể nói, lãnh đạo là một quá trình phát triển nghệ thuật thuyết phục, lôi cuốn và tập hợp mọi người thực hiện những mục đích chung của tổ chức.

Nhận thức của con ngừoi là một quá trình. Khả năng thuyết phục của người lãnh đạo sẽ làm cho những người dưới quyền hiểu đúng vấn đề, yên tâm thực hiện các nhiệm vụ đuợc giao.

Khả năng thuyết phục của người lãnh đạo rất cần thiết trong việc cảm hóa và sử dụng những người đứng đầu các nhóm đối lập trong tổ chức, để biến họ trở thành những người có cùng định hướng và hành động với tập thể. Để cảm hóa được những cá nhân này, đòi hỏi người lãnh đạo không chỉ có khả năng thuyết phục, mà còn có lòng kiên nhẫn.


Lòng nhân ái và sự quan tâm đối với mọi nguời

Đối với mỗi chúng ta, lòng nhân ái là một phâm chất không thể thiếu được. Đối với người lãnh đạo, yếu tố này lại càng có ý nghĩa. Trong một tổ chức, khi người lãnh đạo có những mối quan hệ sâu sắc, nhân ái với mọi người thì sẽ tạo nên sự hợp tác rộng rãi của các thành viên đối với mình. Khi người lãnh đạo có tình thương đối với mọi người thì doanh nghiệp sẽ có sức mạnh – sức mạnh được tạo nên từ phía những người thừa hành.

Lòng nhân ái của người lãnh đạo thường dễ thể hiện trong các nhóm nhỏ, trong phạm vi hẹp. Đối với các tổ chức có quy mô càng lớn thì lòng nhân ái và tình yêu thương cấp dưới của người lãnh đạo càng khó thể hiện, khó có điều kiện bộc lộ.

Lòng nhân ái và tình yêu là một nhiệm vụ không thể thiếu được trong hoạt động quản lý của người lao động. Sẽ là đúng khi chúng ta nói rằng, một người lãnh đạo tốt là người có tình yêu thương, có lòng nhân ái với mọi người trong tổ chức do người đó quản lý. Tình yêu thương của người lãnh đạo không chỉ là một cảm giác, không chỉ thể hiện trên lời nói, mà phải được thể hiện qua những việc làm, những hành động cụ thể.Trong ứng xử với cấp dưới, sự thể hiện lòng nhân ái, quan tâm của người lãnh đạo phải dựa trên sự hiểu biết về hoàn cảnh, nguyện vọng, chứ không phải mang tính tự phát. Người lãnh đạo nào hình thành được thói quen ứng xử mang tính nhân ái và chân thành đối với cấp dưới thì người đó sẽ có được tình cảm sâu sắc. rộng lớn trong quan hệ với các thành viên của tổ chức.

Có thể nói, người lãnh đạo cần sử dụng linh họat và có hiệu quả tình cảm của mình để tạo nên những mối quan hệ có hiệu quả nhất với các thành viên.


Đánh giá những người dưới quyền.

Đánh giá là một công việc cần thiết của hoạt động quản lý, nhất là đối với các doanh nghiệp. Bởi vì, những lợi ích vật chất của người lao động gắn trực tiếp với sự đánh giá về mức độ hoàn thành nhiệm vụ của họ. Trên cơ sở đánh giá của người lãnh đạo sẽ hình thành nên những phuơng thức để xác định lương, tiền thưởng, đề bạt, cất nhắc vào các vị trí quản lý, cử đi học…

Khi người lãnh đạo đánh giá công minh thì những người được đánh giá phấn khởi, tập thể đoàn kết thống nhất. Khi con người phấn khởi thì làm việc không biết mệt mỏi, có năng suất và hiệu quả cao. Khi một tập thể đoàn kết, thống nhất thì những khó khăn sẽ dể dàng được khắc phục và mọi người sẽ làm việc với nhiều sáng kiến hơn.

Khi người lãnh đạo đánh giá thiên vị, thiếu khách quan thì những cá nhân được đánh giá sẽ có tâm trạng buồn chán, bi quan và tập thể có thể xuất hiện các mâu thuẫn, xung đột. Khi con người có tâm trạng tiêu cực, thì làm việc chóng mệt mỏi, năng suất và chất lượng thấp, nhiều khi có những phản ứng tiêu cực gây khó khăn cho hoạt động quản lý của người lãnh đạo. Khi tập thể mâu thuẫn, xung đột thì việc thực hiện các mục tiêu đề ra rất khó khăn và sự phát triển của tổ chức gặp nhiều trở ngại.

Có thể nói, việc đánh giá con người là một công việc phức tạp và khó khăn. Là một nghệ thuật mà không phải người lãnh đạo nào cũng làm được.

Sử dụng lời khen với cấp dưới

Lời khen ngợi chân thành của người lãnh đạo sẽ có tác dụng động viên, khuyến khích những người dưới quyền phấn khởi, làm việc hăng hái hơn và giảm đi những khuyết điểm của họ. Trong ứng xử với cấp dưới, người lãnh đạo không chỉ cần sử dụng những lời khen mà còn cần có thái độ đúng mức. Người lãnh đạo không nên ra lệnh với cấp dưới. Một giám đốc không nên nói với cô văn thư : “Này, cô mang ra đánh máy cho tôi văn bản này, sau một tiếng nữa là phải xong”, mà nên nói “Cô có thể đánh máy giúp tôi văn bản này, sau một tiếng nữa là xong phải không?”. Cách ứng xử này làm cho cấp dưới cảm thấy mình được tôn trọng, vui vẻ, không tự ái, thấy mình quan trọng và như vậy họ sẽ vui vẻ hợp tác với người lãnh đạo.


Phong cách làm việc của người lãnh đạo

Trong ứng xử của người lãnh đạo doanh nghiệp với những người dưới quyền thì phong cách làm việc của người lãnh đạo cũng là một vấn đè cần được quan tâm. Người lãnh đạo nên làm việc với phong cách nào thì có hiệu quả nhất?

Phong cách làm việc quyết đoán, thể hiện ở chỗ người lãnh đạo tự ra các quyết định quản lý trên cơ sở các thông tin mà mình có được, không quan tâm đến những ý kiến của người khác trong tập thể. Phong cách này có thể giúp cho người lãnh đạo có những quyết định kịp thời trong những tình huống đòi hỏi những quyết định nhanh chóng, nhất là chớp lấy những thời cơ trên thị trường. Song về lâu dài, phong cách này tạo nêm sự độc đoán, chuyên quyền của người lãnh đạo và sẽ dẫn tới những phản đối của những người dưới quyền, không tranh thủ được trí tuệ của tập thể.

Phong cách làm việc dân chủ thể hiện ở chỗ người lãnh đạo cố gắng tranh thủ các ý kiến, sự bàn bạc của những người dưới quyền trước khi ra những quyết định quản lý. Phong cách này có ưu điểm là tranh thủ được trí tuệ của tập thể, tạo ra sự đồng thuận, nhất trí trong tập thể. Nhưng, nhược điểm của phong cách này là không có được những quyết định quản lý kịp thời trong thời điểm khẩn cấp, khó chớp được các thời cơ kinh doanh.

Do mỗi phong cách làm việc đều có những mặt mạnh và mặt yếu, nên trong quản lý doanh nghiệp, người lãnh đạo không nên tuyệt đối hóa một phong cách nào, mà phải biết kết hợp hài hòa, hợp lý hai phong cách làm việc này.

Từ phân tích một số khía cạnh về ứng xử giữa người lãnh đạo doanh nghiệp và những người dưới quyền, ta thấy đây là một công việc phức tạp và khó khăn. Chúng ta hoàn toàn có cơ sở để nói rằng, ứng xử giữa người lãnh đạo và cấp dưới là một nghệ thuật – nghê thuật khơi gợi, tập hợp và lôi cuốn con người, hơn nữa còn là văn hóa trong lối sống của đời sống xã hội.

Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa.

Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau.

Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết để thành công khi giao tiếp nơi công sở.

Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp ở nơi làm việc:

Chú ý vào "nội dung trao đổi" chứ không phải "người phát ngôn"

Đôi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt. Nếu bạn đã có thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng nghe thông tin mà họ chia sẻ.

Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoại qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện. Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng "quan trọng là họ nói gì chứ không phải họ là ai"!

"Tại sao" chứ không chỉ là "cái gì"?

Một khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. Ví dụ: sếp bạn ra thông báo kể từ đầu năm nay, công ty áp dụng giờ làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8 giờ đến 9 giờ và không quá 9 giờ. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dung thông tin, bạn có thể sẽ cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu tự đặt câu hỏi "tại sao" bạn sẽ hiểu thêm và thấy được lợi ích của quy định này. Giờ làm việc như vậy sẽ giúp bạn linh động về thời gian làm việc hơn và thử nghĩ xem, lỡ có bị kẹt xe thì bạn cũng sẽ tránh được việc đi làm trễ giờ.

Lắng nghe rồi mới đánh giá

Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe.

Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được

Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngoài ra, những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn.

Thông tin đơn giản và dễ hiểu

Nghĩa là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thông tin. Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt được hiệu quả giao tiếp.

Tiếp nhận phản hồi

Việc chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích người kia phản hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm bắt được vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từ đó bạn sẽ khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi sai hoặc hiểu lầm.

Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau

Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn.

Lưu ý cấp bậc trong giao tiếp

Bạn cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó.ới các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.




Đối xử với nhân viên cấp dưới thế nào cho đúng mực
Nguyên tắc trong kỹ năng giao tiếp
Giải quyết mâu thuẫn với cấp dưới
Cách giao tiếp với cấp trên thông minh, khôn khéo nhất