Cách giao tiếp trong đàm phán cực hiệu quả

1. Thời gian

Nhiều người cho rằng đàm phán thương lượng là một việc làm phải có thời gian bắt đầu, có số lượng thời gian và thời gian kết thúc. Thực tế không hoàn toàn như vậy. Cuộc đàm phán - thương lượng giữa Việt Nam - Mỹ ở Paris (Pháp) về hòa bình ở Việt Nam là một ví dụ về tính vô chừng về thời gian trong đàm phán - thương lượng.

Thông thường thì các cuộc đàm phán - thương lượng được kết thúc vào 1/5 cuối cùng của tổng số thời gian thương lượng. Như vậy bao nhiêu công sức của 4/5 tổng số thời gian kia đều dồn hết về một phần nhỏ cuối cùng của tổng số thời gian. Đối với những cuộc đàm phán - thương lượng lớn thì người ta gọi đó là thời gian lịch sử.

Giống như một phiên tòa kéo dài cả tuần, cuối cùng bản tuyên án là lời kết cho tất cả và mọi người hồi hộp chờ đón giây phút quan trọng đó.

Như vậy ta có thể thấy: Những gì ta làm trong 1/5 thời gian đàm phán - thương lượng cuối cùng bằng cả 4/5 thời gian đàm phán - thương lượng kia.

Thời gian và thời hạn có thể giúp bất kỳ bên nào trong đàm phán - thương lượng tùy theo hoàn cảnh và trường hợp. Sau đây là một số kinh nghiệm và cũng là lời khuyên cho một người đi đàm phán - thương lượng, có thể dùng trong việc tranh thủ thời gian , tạo lợi thế cho mình.

* Đầu tiên là phải biết kiên nhẫn và bình tĩnh , không được nóng vội, bởi vì như đã nói ở trên , việc quyết định vấn đề thường xảy ra ở 1/5 thời gian cuối cùng của tổng số thời gian trong đàm phán - thương lượng. Biết điềm đạm và chọn đúng thời điểm để hành động là một chiến thuật không thể thiếu của một người ngồi vào bàn đàm phán.

* Nếu như một việc giải quyết nhanh một cuộc đàm phán - thương lượng mang lại một lợi ích tốt thì ta cần giải quyết nhanh không nên dây dưa và kéo dài.

* Không nên cứng nhắc, phải tuân theo thời hạn do mình đặt ra trong đàm phán. Bạn có thế thay đổi thời hạn của bạn. Khi cứng nhắc làm theo thời hạn do mình đặt ra nhiều khi sẽ mang đến bất lợi. Đó là khi ta chưa có đủ các yếu tố để ra quyết định.

* Trong đàm phán - thương lượng bạn nên biết thời hạn của bên kia, tức là họ dự tính thời gian cuối cùng họ sẽ quyết định là bao giờ, nhưng lại không được để cho bên kia biết được thời hạn quyết định của bạn. Khi biết được thời hạn của bên kia thì bạn sẽ thấy càng đến gần thời hạn thì mức độ "sốt sắng" của bên kia càng lên cao và họ dễ nhượng bộ.

Ví dụ: Một người thế chấp một căn nhà cho ngân hàng để vay tiền kinh doanh. Hạn trả lại tiền là hai năm. Căn nhà trị giá theo thị trường là 100 "cây" nhưng ngân hàng chỉ định giá trị là 65 "cây". Người kia làm ăn thua lỗ, mất tiền nên phải tính bán nhà trả nợ. Anh ta đòi tới 100 "cây". Nhưng chỉ còn một tháng nữa là đến hạn ngân hàng lấy nhà. Vào những ngày cuối anh ta phải chịu bán với giá 75 "cây", còn hơn là để ngân hàng lấy mất 10 "cây".

* Luôn luôn nhớ rằng, thông thường thì bạn khó có được kết quả nhanh chóng trong đàm phán - thương lượng. Nếu bạn dự định cố gắng đạt được kết quả trong một thời hạn nào đó mà không đạt được, thì nên bền chí và kiên nhẫn kéo dài thời gian.

2. Thông tin

Trong đàm phán - thương lượng, thông thường thì ai có nhiều thông tin hơn, người đó có kết quả khả quan hơn.

Đàm phán - thương lượng không phải chỉ là một việc làm đơn giản mà nó là một quá trình, bắt đầu từ tìm hiểu, thăm dò rồi đến mặt đối mặt để đàm phán...Tại sao bạn lại cần phải chuẩn bị thu thập thông tin trước? Bởi vì khi đi vào bàn đàm phán - thương lượng phía bên kia sẽ giấu giếm các ý đồ, mối quan tâm, nhu cầu và động cơ thật của họ. Lúc đó bạn không thể nào mà biết thêm một điều gì. Chính bạn sẽ bị rơi vào lúng túng.

Thu thập thông tin càng sớm thì càng có nhiều lợi thế. Bạn có thể thu thập thông tin qua nghiên cứu các bằng chứng, các số liệu thống kê, hỏi han những người đã làm việc, đã đàm phán - thương lượng với đối tác hoặc với anh em, bạn bè và bất kỳ ai biết về họ.

3. Chuẩn bị trước khi vào đàm phán - thương lượng

Chuẩn bị trước khi vào đàm phán - thương lượng là việc làm rất quan trọng. Bạn phải chuẩn bị sao cho càng có nhiều thông tin càng tốt. Đồng thời, bạn cũng cần phải xác định trước các mục tiêu trong cuộc đàm phán - thương lượng. Mục tiêu đó phải bó gọn trong phạm vi thông tin mà bạn có được. Sau đây là những chủ điểm mà bạn cần chuẩn bị thông tin và dữ liệu trước khi gặp nhau đàm phán - thương lượng.

Những việc cần chuẩn bị trước Phía mình

  Phía đối tác hay phía "bên kia"

* Chủ đề của cuộc đàm phán - thương lượng là gì?

* Những dữ liệu và số liệu đã có

* Những vấn đề cần phải đàm phán - thương lượng

* Người đàm phán cần chuẩn bị những gì

* Ưu thế của đối tác về những vấn đề
cần đàm phán - thương lượng

* Chiến lược và chiến thuật cần áp dụng

4. Năng lực và ưu thế trong đàm phán - thương lượng

4.1. Các loại năng lực và ưu thế

Có mười loại năng lực và ưu thế có thể ảnh hưởng tới kết quả đàm phán - thương lượng. Ta cần chú ý ở đây là mọi cái chỉ "có thể", bởi vì nếu như một người có một số năng lực và ưu thế tốt mà không biết sử dụng chúng cũng coi như không.

* Ưu thế

Cương vị và chức vụ trong một tổ chức hay công ty mang lại những lợi thế nhất định cho một người. Ví dụ ông trưởng phòng kỹ thuật có tiếng nói rất trọng lượng và ảnh hưởng rất lớn tới mọi quyết định trong phạm vi phòng kỹ thuật nhưng lại ít hoặc rất ít trọng lượng cũng như ảnh hưởng tới phòng tài chính - kế toán.

* Quyền lực và tính pháp lý

Quyền lực và tính pháp lý tạo cho người đàm phán - thương lượng những ưu thế nhất định. Người ta sẽ đánh giá thấp những ai và những gì không hợp pháp. Ví dụ như những ai tự phong chức vụ cho mình để đi đàm phán - thương lượng khi bị phát hiện ra, người ta coi anh ta chằng ra gì.

* Kiến thức và kinh nghiệm

Những người có kiến thức và kinh nghiệm có những ưu thế rất lớn trong đàm phán - thương lượng. Một người thông minh và khôn ngoan là người biết sử dụng các kiến thức và kinh nghiệm của mình đúng lúc và đúng chỗ nếu không, những kiến thức và kinh nghiệm của mình sẽ trở nên vô tác dụng, thậm chí lại làm hại cho chính bản thân. Ví dụ một người có kiến thức uyên bác mà đi đâu cũng vỗ ngực ta đây thì sẽ bị cho là kiêu căng, tự phụ và bị cô lập, ghét bỏ.

* Bản chất con người

Bản chất con người càng trung thực bao nhiêu thì càng có lợi bấy nhiêu, nhất là trong đàm phán - thương lượng. Bao giờ người ta cũng quan tâm đến những gì anh đã làm theo lời hứa chứ không ai đánh giá chỉ có lời hứa không. Chúng ta thường nói với nhau "Hãy xem những gì anh ta làm, đừng nghe những gì anh ta nói".

* Khen thưởng và khuyến khích

Khen thưởng và khuyến khích là một yếu tố quan trọng để tạo nên ưu thế. Nhiều người lãnh đạo chỉ thích dùng khen thưởng để điều hành thay cho cho mệnh lệnh.

* Phê bình và phạt

Phê bình và phạt cũng là một cách tạo nên ưu thế trong đàm phán - thương lượng. Người công nhân sẽ nhận nhiệm vụ và làm việc tốt mặc dù giám đốc chỉ mới đàm phán - thương lượng với công nhân thôi, bởi vì nếu không thì ông ta sẽ phạt hoặc cúp lương theo quyền hạn mà ông ta có.

* Giới tính

Nếu hai bên là cùng giới tính thì là một chuyện, nhưng khác giới nhiều khi là một chuyện khác. Chiến thuật "nghiêng nước nghiêng thành" nhiều  khi phát huy tác dụng trong đàm phán - thương lượng. Ngoài ra, người phụ nữ thường được hưởng cái "quyền ưu tiên" hơn. Người phương Tây thường có câu "Lady first" trong một giao tiếp xã hội và kinh doanh.

* Cách xử lý

Chúng ta có các xử lý sau đây:

a. Có phân tích, định hướng và giải quyết có phương pháp.

b. Định hướng nhiệm vụ và mục tiêu, tập trung vào vấn đề cơ bản.

c. Giúp đỡ, định hướng các mối quan hệ, tập trung vào tình cảm.

d. Kết hợp cả ba cách trên.

Tùy vào từng trường hợp và hoàn cảnh cụ thể mà ta có cách xử lý phù hợp.

Có người ly dị gia đình vì một lý do nào đó nhưng vẫn giữ được các mối quan hệ tốt với vợ (hoặc chồng) và con cái. Cách cư xử ở đây thuộc vào cách (c) nói trên. Biết cư xử đúng, phù hợp với hoàn cảnh và trường hợp cụ thể là tạo ra một sức mạnh hỗ trợ cho người đàm phán đạt được thành công.

* Không dùng sức mạnh (vũ lực)

Trong nhiều trường hợp, không dùng sức mạnh có khi lại mang những lợi thế to lớn. Một bài học lịch sử mà dân tộc ta đã trải qua là trong cuộc chiến tranh chống Mỹ cứu nước, đế quốc Mỹ đã sử dụng các sức mạnh quân sự dã man nhất hòng làm khuất phục dân tộc ta.  Nhưng thực tế cho thấy dân tộc ta hoàn toàn không sợ, "thà hy sinh tất cả chứ không chịu mất nước". Đế quốc Mỹ đã mất uy lực quân sự trước dân tộc Việt Nam.

Trong đàm phán - thương lượng thái độ chân tình nhiều khi sẽ mang lại sự dễ cảm thông, dễ hiểu biết và dễ dẫn đến có kết quả hơn, thay vì dùng có sức mạnh để đe dọa.

* Cách đối xử kỳ dị

Nhiều trường hợp cách đối xử kỳ dị cũng mang lại lợi thế nhất định. Cơ quan tôi có một người cán bộ có tính cách đối xử kỳ dị, hay nóng giận thất thường. Có những trường hợp  cần bảo vệ quyền lợi của cơ quan trước các đối tác hay hiềm khích, thủ tướng tôi thường phân công người đó ra tiếp khách và giải quyết vấn đề. Kết quả là hầu hết các đối tác đều phải "ngao ngán" mà "bỏ của chạy lấy người".

Phần lớn chúng ta có nhiều năng lực và ưu thế hơn chúng ta nghĩ. Giữa lòng tự trọng và năng lực đàm phán - thương lượng của mỗi người có một mối liên hệ. Người nào có lòng tự trọng cao thì dễ có nhiều khả năng thành công trong đàm phán - thương lượng. Ngược lại, người nào có lòng tự trọng thấp thì sẽ khó thành công hơn, cũng giống như những người cho rằng họ không có năng lực trong đàm phán - thương lượng, họ thờ ơ lãnh đạm trước các cơ hội.

4.2 Các nguyên tắc thể hiện năng lực và ưu thế

Khi đàm phán - thương lượng, người đàm phán - thương lượng phải nhớ một số nguyên tắc về năng lực và ưu thế sau đây:

* Rất ít khi một bên nào đó có toàn bộ năng lực và ưu thế. Thường thì mỗi bên, dù là mạnh nhất, cũng có những điểm yếu nhất định. Ví dụ như Mỹ chẳng hạn, là nước giàu có và mạnh nhất thế giới bây giờ vẫn có những điểm yếu, đó là tệ nạn xã hội ngày càng cao, suy thoái kinh tế kéo dài...

Một cán bộ chính quyền tham nhũng hách dịch thì thế mạnh của ông ta sẽ yếu đi và đó cũng là điểm yếu của ông.

* Năng lực và ưu thế có thể biểu hiện thật nhưng cũng có khi chỉ biểu hiện bề ngoài thôi chứ không có thật.

Hẳn chúng ta ai cũng biết vụ "CONGTYLUA" (công ty lừa) mà các báo chí đã đăng tải. Khi chúng ta mở cửa nền kinh tế, nhiều tên lừa đảo "có hạng" đã đóng giả bề ngoài là các doanh nhân giàu có và uy tín, chúng đã lừa được cả những cán bộ có học vị tiến sĩ và cương vị lãnh đạo cao của một vài địa phương lớn ở ngoài Bắc.

* Nhiều lúc thời thế tạo ra năng lực và ưu thế.

Chúng ta thường có câu nói: "Thời thế tạo anh hùng". Câu này đúng trong một số trường hợp và hoàn cảnh nhất định.

Ví dụ: Trong bàn cờ, quân Xe được coi như quân có nhiều lợi hại nhất, mang lại những ưu thế to lớn cho người đánh cờ, còn con Tốt thì tạo ra ít lợi thế nhất. Ấy vậy mà khi gặp thế thuận lợi, con tốt cũng làm đảo lộn tình thế, chiếu tướng giành phần thắng.

Trong đàm phán - thương lượng cũng vậy. Nhiều khi sự thắng lợi là ngẫu nhiên khi bên kia bỏ cuộc.

* Năng lực và ưu thế cũng thay đổi theo thời gian.

Cùng thời gian, năng lực và ưu thế có thể tăng và cũng có thể giảm. Đó là một thực tế. Khi bắt đầu cuộc kháng chiến chống Pháp, thì năng lực và thế lực của ta thực sự là yếu như " những bóng ma" mà thực dân Pháp đã gọi. Nhưng với thời gian, ý chí của Đảng và dân tộc ta đã đưa chúng ta lên địa vị làm chủ đất nước.

* Thực tiễn cuộc sống và lao động (trí óc và chân tay) sẽ chứng minh năng lực của từng người.

Nhiều sinh viên tốt nghiệp loại ưu nhưng khi ra công tác lại là người làm không tốt công việc được giao dù có đúng nghề đi chăng nữa. Mọi người phải tự khẳng định mình trong thực tế phức tạp và khó khăn. Trong nền kinh tế thị trường thì điều đó trở nên rất quan trọng. Các công ty tư bản phương Tây ở Việt Nam khi tuyển nhân viên, bao giờ họ cũng yêu cầu trình độ tiếng Anh rất cao. Bạn có bằng C quốc gia hay chứng nhận Tofel trên 500 điểm thì cũng không bao giờ họ nhận ngay. Tất cả đều qua phỏng vấn trực tiếp. Họ sẽ trực tiếp kiểm tra khả năng hay năng lực vận dụng những gì đã học của bạn vào một số hoàn cảnh cụ thể.