Các bước cần chuẩn bị cho một cuộc đàm phán

Tục ngữ có câu: "Người dựa vào quần áo, ngựa dựa vào yên", trang phục phù hợp có ảnh hưởng rất lớn đến ngoại hình của người đàm phán. Trang phục của người chủ tọa nên chú ý tới: Phong cách ăn mặc chỉnh tề, phẳng phiu; Trang phục vuông vức, quần có xếp ly, cổ áo, tay áo luôn giữ sạch sẽ, đặc biệt là phải  phù hợp với ngoại hình.

Về phương diện ngoại hình, nam giới nên cắt tóc ngắn, gọn gàng, không nên để kiểu tóc quá dài và kì dị. Kiểu tóc để tự nhiên, gọn gàng, khiến mọi người có cảm giác trang trọng. Tóc của nữ giới có thể thay đổi nhiều kiểu khác nhau, tuy nhiên cũng không nên quá kì dị. Đối với nữ giới mà nói, trang điểm nhẹ nhàng sẽ càng tăng thêm vẻ đẹp tự nhiên. Ngược lại, trang điểm quá đậm sẽ tạo cảm giác tầm thường trong mắt mọi người. Cuối cùng, cần chú ý tới sự thống nhất về trang phục, giày tất, kết hợp ví da và mũ.

Yêu cầu thứ hai là chú ý tới lời ăn tiếng nói

Trong quá trình đàm phán, thái độ cũng như lời nói của người đàm phán cần lịch sự. Một người giỏi giao tiếp thì trong khi nói luôn giữ thái độ đúng mực, không lạnh nhạt cũng như không vồn vã, không kiêu ngạo cũng như không tự ti. Ngược lại, khi nói chỉ mong nhanh chóng đạt được yêu cầu hay có cử chỉ vâng vâng dạ dạ thì điều đó sẽ ảnh hưởng xấu đến bản thân.

Trong khi họp mà bạn sử dụng ngôn ngữ bừa bại sẽ biểu hiện thái độ không tôn trọng đối phương, thậm chí gây ra hiểu lầm và xung đột. Đối với người đàm phán, vấn đề trước tiên họ gặp phải chính là cách xưng hô. Nhất thiết phải phân biệt rõ đối tượng để tiến hành đàm phán, tôn trọng những thói quen xưng hô của đối phương, chú ý tới quan hệ thân thuộc, những khác biệt về tuổi tác, tính cách, cũng như cách quan tâm lẫn nhau của họ, đồng thời, khi xưng hô cần biết phân biệt trường hợp để biểu hiện sự tôn trọng với đối phương.

Trong khi đàm phán, nên chú ý tới khoảng cách khi nói, cử chỉ hay âm điệu cũng như cách sắp xếp câu nói cho hợp lý v.v.... Khoảng cách nói quá xa rất dễ dẫn đến tâm lý " gây hấn" hơn là tâm lý " cùng nhau hợp tác ", sẽ làm sự cách biệt ngày càng lớn, và nảy sinh mâu thuẫn. Khoảng cách gần gũi, biểu thị quan hệ đàm phán thân mật giữa hai bên, dễ dàng nhượng bộ và thậm chí có thể làm giảm cảm giác nặng nề. Thông thường, khoảng cách đàm phán nên giữ ở mức độ hơn nửa mét một chút.

Ngoài ra, người đàm phán cần có tư thế, cử chỉ hợp lý. Cử chỉ đóng vai trò chủ yếu trong cuộc đàm phán, khi sử dụng ngôn ngữ cơ thể cần chú ý tới khoảng cách không gian. Đồng thời, người đàm phán cần hiểu rõ dụng ý cử chỉ của đối phương. Bàn tay đung đưa biểu thị sự không đồng ý; ngón tay gõ nhẹ lên bàn biểu thị sự cảm ơn; hai tay xoa vào nhau biểu thị sự vui mừng hoặc vội vàng; giơ tay có nghĩa là không nói nữa. Trong cuộc đàm phán, người đàm phán có thể vận dụng cử chỉ để biểu thị ngôn ngữ, dụng ý của mình, ngón tay cái biểu thị số lượng, sự tán thưởng, sự phê bình, khẳng định và phủ định. Khi vận dụng ngôn ngữ cơ thể cần tránh những cử chỉ khuếch trương thái quá.

Khi đàm phán, âm điệu nói có sự  ngừng ngắt thay đổi, giúp tăng hiệu quả và nội dung ngôn ngữ. Âm điệu lạnh nhạt bình thản thì gây cảm giác xa cách với đối phương. Ngược lại, nếu như âm điệu tự nhiên tình cảm sẽ khiến cho đối phương giảm bớt cảm giác căng thẳng, từ đó dễ dàng tiến hành đàm phán, đem lại một kết cục đàm phán tốt đẹp. Âm điệu không đồng nhất sẽ phản ánh mức độ quan trọng của người đàm phán với cuộc đàm phán.

Người đàm phán cần chú ý tới cách sử dụng từ ngữ trong đàm phán, nắm bắt tốt những cách chào hỏi xã giao như hỏi han, mở đầu, bàn bạc trao đổi hay cách kết thúc cuộc đàm phán, những từ ngữ hay dùng như  " chào ông "; "cảm ơn "; " mong hợp tác lâu dài "; " tạm biệt ". Ngôn ngữ sử dụng phải hợp lý, khéo léo, tránh dùng những từ ngữ cứng nhắc, gượng gạo. Vận dụng những từ ngữ có cảm xúc. Một người đàm phán giỏi có kinh nghiệm ...ngược lại không nên có thái độ cự tuyệt hay tạo cảm giác gây hấn, dễ gây ra sự ghen ghét, khó chịu.

Yêu cầu thứ ba là về phương diện hành vi, động tác

Hành vi của người đàm phán được biểu hiện qua nhất cử nhất động của họ trong suốt quá trình đàm phán, cũng như thái độ và hiệu quả đàm phán.

Người đàm phán cần có tư thế đứng thẳng, vai bằng, thu vai, ngực thẳng, hai mắt nhìn thẳng, miệng và gương mặt tươi tắn, hoà nh•, hai vai thả tự nhiên, không gò bó, vắt hai tay ra sau hoặc đan chéo trước ngực, hai chân các khớp xương gối và hông thả lỏng về trước. Tư thế đứng thẳng cũng phản ánh trạng thái tâm lý, nói lên ý chí hăng hái sôi nổi của người đàm phán, tràn đầy tự tin và sức sống.

Người đàm phán cần có tư thế ngồi lịch sự, đoan trang. Khi đàm phán, tư thế ngồi phù hợp nhất là để hai chân tiếp đất, đầu gối trống thẳng, toàn thân hướng về phía trước, tránh việc vừa ngồi xuống đã dựa ngay vào ghế, hành vi này rõ ràng biểu thị không lịch sự, khi ngồi ghế salông hai chân nên để nghiêng hoặc gác chân lên nhau là thích hợp, nữ giới khi ngồi tránh dạng hai chân, càng không nên mở rộng chân, trông không lịch sự, biểu hiện là người thiếu văn hoá.

Người đàm phán cần có dáng đi tự nhiên thoải mái. Yêu cầu về dáng đi là khi đi hai vai thẳng, ánh mắt nhìn thẳng, gương mặt tươi vui. Tay thả lỏng, bàn tay nắm lại. Hai tay đung đưa một cách tự nhiên.

Những yêu cầu về dáng đi có thể phân biệt được sự đồng nhất giữa chủ và khách: Làm khách, khi vào nhà bước đi chậm rãi, nhìn quanh một lượt, xác định chỗ ngồi và phương hướng thích hợp cho mình; Làm chủ, khi khách vào phòng, nên bước nhanh vào trước, mắt nhìn và đưa ra lời thăm hỏi khách, nhằm biểu hiện tình cảm chân thành, thái độ thiện chí mong muốn cùng hợp tác. Chủ nhà vào phòng trước tiên sau đó để biểu thị lịch sự chủ nhà mời khách ngồi vào chỗ của mình, sau đó tới lượt mình ngồi.

Ngoài ra, thái độ của người đàm phán có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của cuộc đàm phán cũng như cảm xúc hai bên đàm phán. Nếu như một bên đối tác có thái độ không tốt hay quá cứng nhắc, thậm chí có thái độ đả kích đối phương, sẽ khiến cho cuộc đàm phán bị rơi vào bế tắc. Nếu thái độ hai bên đối tác hoà thuận, thân thiết, sẽ không khó để xây dựng một không khí đàm phán hoà hợp. Đồng thời, các hành vi, hoạt động của người đàm phán cũng phản ánh hiệu quả đàm phán.

Tóm lại, người đàm phán xây dựng được những hình tượng tốt sẽ nắm trong tay quyền chủ động và đạt được thành công rực rỡ trong cuộc đàm phán.

Nói về phong độ và khí chất đàm phán. Phong độ và ngoại hình có liên quan mật thiết với nhau, một người có những cử chỉ tự nhiên, tinh thần hăng hái, và tràn đầy sức sống, sẽ dễ dàng thu hút được sự quan tâm của người khác. Đồng thời, một người đàm phán có phong cách hấp dẫn, quyến rũ, ngoại hình tự tin, luôn luôn ngăn nắp, không kiêu căng cũng không tự ti khiến cho đối phương luôn có một cách nhìn tôn trọng và khâm phục, càng thêm trân trọng cuộc đàm phán. Người đàm phán  xây dựng được một hình ảnh diện mạo tốt, thêm một chút kinh nghiệm đàm phán và tự tin, thì có thể nói rằng người đó cũng có một phong độ tốt. Ngược lại, một người có diện mạo trung bình lại không chú ý đến cách ăn mặc thì người đó không có phong độ tốt. Phong độ chính là biểu hiện bên ngoài của một người khi người đó kinh nghiệm phong phú, và một tầm hiểu biết sâu rộng sau một quá trình tích luỹ lâu dài. Đó cũng là biểu hiện hoàn hảo nhất trong sự kết hợp giữa ngoại hình và phẩm chất bên trong mỗi con người.

Một người có phong độ và khí chất hoàn hảo, thì cho dù họ không nói gì, chỉ cần đứng hay ngồi ở một nơi nào đó, lập tức sẽ thu hút được sự chú ý, ấn tượng sâu đậm và cảm tình đặc biệt của mọi người. Cố tướng quân Geoger John Marshall - người Mỹ là một người có khí chất đặc biệt. Theo lịch sử, chỉ khi tướng quân Marshall xuất hiện, lập tức ông trở thành tâm điểm chú ý của các tướng sĩ, ai cũng có thể cảm nhận thấy vẻ uy nghiêm vô hình của ông mà cảm phục ông, giọng nói trầm ấm, thận trọng vững vàng nhưng đầy tinh thần quyết tâm, những phẩm chất đặc biệt trời phú của ông đã được biểu hiện rất rõ trong khi đàm phán, khiến ai ai cũng phải kính sợ, nể phục. Ngoài tướng quân Marshall thì Napoleon cũng có một khí chất như vậy, Napoleon vừa vào phòng tất cả mọi người lập tức nín thở, tinh thần căng thẳng, không ai dám động một tiếng, trong tim như có cảm giác kính sợ không nói lên lời. Vẻ đẹp ngoại hình và khí chất bên trong con người dường như không có liên quan gì đến nhau, trên thực tế thì Napoleon chỉ cao 1,6m, người thấp nhỏ.

Một người đàm phán có khí chất phi thường, có khả năng làm người khác kính sợ sẽ khiến đối phương luôn có cái nhìn tôn trọng

Khí chất đặc biệt của người đàm phán luôn được biểu hiện thông qua các động tác cơ thể ví dụ như dáng đứng, dáng ngồi hay dáng đi, phong cách nói chuyện hay nụ cười. Hành động tự nhiên gợi ra cảm giác quyền uy, giống như sợi dây kết nối với đối phương, khiến đối phương bị khất phục bởi bạn.

Trong cuộc đàm phán, người đàm phán có những suy nghĩ thận trọng hay cái bắt tay chắc chắn, tinh thần tràn đầy tự tin và diện mạo đẹp, đó cũng chính là những nhân tố biểu hiện phong độ và khí chất của người đó. Sức thu hút tiềm ẩn đó khiến đối phương có cảm giác " được đàm phán với bạn là niềm vinh hạnh cho tôi ", cũng giống như cảm giác vui sướng khi trong một trận cầu được tranh đấu với đối thủ ngang tài ngang sức. Đối phương trong lòng cũng có cảm giác nhắc nhở mình " khi đàm phán với người này, nhất định không thể thất lễ ", từ đó sẽ có cảm giác đàm phán tự tin hơn.

Khí chất, phong độ phi thường của người đàm phán ngoài khả năng thiên phú thì cần có quá trình tích luỹ kiến thức và luyện tập từ thực tiễn mà có. Điều này yêu cầu người đàm phán cần có tầm hiểu biết kiến thức sâu rộng, nắm rõ tâm lý học đàm phán và hành vi học đàm phán, cùng những kinh nghiệm đàm phán phong phú, để có đủ năng lực ứng phó với những tình huống đàm phán phức tạp, mặt khác cũng cần nắm rõ những qui định và luật pháp kinh doanh, cùng kiến thức luật pháp quốc tế, và những kiến thức chuyên môn v.v.... Những kiến thức này chính là những tiền đề đ• được người đàm phán chuẩn bị sẵn, cũng là yêu cầu tố chất phù hợp với người đàm phán. Có được những kiến thức này, người đàm phán mới có thể tự tin bước vào cuộc đàm phán. Sự tự tin chính là biểu hiện bên ngoài của một người đàm phán có phong độ và khí chất tốt.

Ngoài phương diện tích luỹ tu dưỡng kiến thức, người đàm phán cũng cần gia tăng luyện tập và tích luỹ các phương diện khác, để nuôi dưỡng khí chất và phong độ cho mình. Ví dụ như, người đàm phán nên tích cực tham gia các hoạt động xã hội để nắm vững các lễ nghi giao tiếp xã hội, tích luỹ kinh nghiệm giao tiếp xã hội, người đàm phán cũng cần tham gia nhiều các hoạt động đàm phán để tích luỹ kinh nghiệm đàm phán phong phú. Đồng thời, tích cực tích luỹ các bài học kinh nghiệm, nếu thiếu thì tích cực bổ sung, điều này rất có lợi cho người đàm phán trong lần đàm phán đàu tiên có được một khí chất và phong độ tốt, một diện mạo bình tĩnh.

Những phương diện trên chưa hẳn đã đủ, người đàm phán cũng cần tăng cường rèn luyện thực tế, luyện tập đi dáng đi vững chắc, ngữ điệu giọng nói. Ngoài ra, người đàm phán cần gia tăng rèn luyện thông qua hình thức " thực hiện mô phỏng ", tập cách đàm phán, có thể sắp xếp diễn biến cuộc đàm phán ngay từ trong đầu, tính toán, sắp xếp " diễn tập trong đầu "cuộc đàm phán thứ hai, dự tính, hình dung trước địa điểm đàm phán, thần thái, phản ứng của đối tác đàm phán và mỗi câu đối thoại giữa hai bên đàm phán, kĩ xảo, sách lược của bạn cũng như các tình huống có thể xảy ra trong cuộc đàm phán, đồng thời tìm ra những cách giải quyết phù hợp nhất, , những phương diện này không quá khó khăn, mà bạn cũng có thể tự do phát huy khả năng của mình, và thể hiện phong độ cũng như sức thu hút đặc biệt của mình.