Các bước chuẩn bị đàm phán hợp đồng ngoại thương

Trong thương mại, nội dung các cuộc thương lượng thường liên quan đến: Tên hàng, phẩm chất, số lượng, bao bì đóng gói, bao hàng, giá cả, thanh toán, bảo hiểm, bảo hành, khiếu nại, phạt và bồi thường thiệt hại, trọng tài, trường hợp bất khả kháng.

• Tiếp cận hợp tác (Cooperative approach)

Theo cách này, các bên tìm cách xích lại gần nhau, cộng tác với nhau để tìm ra tiếng nói chung, đáp số chung để rồi bên nào cũng có lợi. Cách tiếp cận này còn gọi là “ Thắng – Thắng” (win- win).

• Tiếp cận cạnh tranh (Competitive approach)

Theo cách này, một bên lấn át bên kia, áp đặt giải pháp của mình cho đối tác của mình khiến cho đối tác rơi vào tình trạng bất lợi. Cách tiếp cận này còn gọi là “ Thắng – thua” (Win- Lost).

Hiện nay cách tiệp cận hợp tác thường được ưa chuộng hơn trong đàm phán.

Đây được coi là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định 80% kết quả đàm phán. trong giai đoạn này, nhà đàm phán phải chuẩn bị kỹ năng về 3 mặt sau:

• Thu thập thông tin về:

- Mục đích của đối phương.

- Đối phương là ai và đại diện cho đối phương là người như thế nào.

- Những thông tin gì có thể cung cấp cho đối phương.

- Khuynh hướng thị trường ra sao.

- Đối phương biết những thông tin gì về mình, biết đến đâu.

- Và những thông tin cần thiết khác.

• Chuẩn bị chiến lược:

- Xác định tư duy chủ đạo của mình là tư duy chiến lược ( strategic thinking) hay tư duy ứng phó ( ineremental thinking).

- Xác định thái độ của mình sẽ dùng trong thương lượng: Hăng hái, nhiệt tình hay lãnh đạm, thờ ơ, đơn giản và thúc ép hay lạnh nhạt và xa lánh.

• Chuẩn bị kế hoạch:

- Xác định mục tiêu của cuộc đàm phán, thương lượng: yêu cầu tối đa , tối thiểu, giá cả cao nhất và giá cả thấp nhất v.v...

- Xác định những nhượng bộ có thể phải thực hiện và những đòi hỏi đổi lại cho mỗi nhượng bộ đó v.v...

- Sắp xếp nhân sự cho cuộc đàm phán.

- Bố trí công việc tiếp cận.

Muốn đàm phán thành công cầìn chuẩn bị tốt các yếu tố sau :

·        Ngôn ngữ .

·        Thông tin .

·        Năng lực của đoàn đàm phán.

·        Thời gian và địa điểm đàm phán.

           Trong giao dich ngoại thương, sự bất đồng ngôn ngữ là trở ngại lớn nhất. Ðể khắc phục khó khăn này người cán bộ ngoại thương cần nắm vững và sử dụng thành thạo các ngoại ngữ. Yêu cầu này không có giới hạn, biết càng nhiều ngọai ngữ càng tốt. Trong điều kiện Việt Nam hiện nay, cán bộ ngoại thương trước hết cần thông thạo tiếng Anh-ngôn ngữ thương mại của toàn cầu. Nhưng dừng lại đó là chưa đủ, tiếp theo còn phải học các ngọai ngữ khác.

          Trong trường hợp sử dụng phiên dịch bạn nên nhớ rằng: vấn đề này không đơn giản. Ðể giúp bạn sử dụng phiên dịch tốt, chúng tôi xin giới thiệu với bạn một số kinh nghiệm sau:

·     Nói sơ qua trước về chủ đề với người phiên dịch (Nếu là cuộc đàm phán phức tạp, nên ''diễn tập'' lời nói của mình cùng người phiên dịch vài lần trước khi đàm phán).

·     Nói rõ và chậm.

·     Tránh dùng những từ ngữ ít được biết đến, tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địa phương.

·     Giải thích ý chính theo 2 - 3 cách khác nhau, vì nếu chỉ nói một cách ý có thể bị mất.

·     Nói ngắn, không nói lâu hơn 1-2 phút mà không để cho người phiên dịch có cơ hội nói.

·     Trong khi nói, cho phép phiên dịch có thời gian ghi chú những điều đang được nói.

·     Cho phép người phiên dịch có đủ thời gian cần thiết để làm rõ các điểm mà nghiîa vẫn còn mù mờ.

·     Không ngắt lời phiên dịch vì làm như vậy sẽ gây ra nhiều hiểu lầm.

·     Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần khi hình thức khẳng định có thể dùng được .

·     Cố gắng diễn đạt và dùng dáng điệu để hỗ trợ cho lời nói.

·     Khi nói nên nhìn thẳng đối tác, chứ không nhìn vào phiên dịch.

·     Trong khi đàm phán, nên viết ra các điểm chính cần thảo luận. Nhờ đó, các bên có thể kiểm tra các vấn đề hai lần.

·     Sau khi đàm phán, xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý.

·     Ðừng nghĩ rằng phiên dịch có thể làm việc hơn hai giờ mà không cần phải nghỉ ngơi.

·     Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày, nên dùng hai phiên dịch thay đổi nhau .

·     Hãy biết thông cảm nếu phiên dịch mắc sai lầm.

·     Nghe phiên dịch báo cáo sau mỗi phiên họp, bởi thường họ nghe được những thông tin rất quan trọng từ phía đối tác mà bạn nên biết .

2. Thông tin  

    Trong thời đại ngày nay - thời đại của thông tin và bùng nổ thông tin, dù hoạt động trong lĩnh vực ngọai thương hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắm bắt được thông tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng.

    Nội dung của những thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán hết sức phong phú, ở đây chỉ kể đến những thông tin cơ bản.

a) Thông tin về hàng hóa

     Trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về những mặt hàng định kinh doanh về khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa ...của nó ,cùng những yêu cầu của thị trường đối với mặt hàng đó, như: qui cách, phẩm chất, bao bì, các trang trí bên ngòai, cách lựa chọn, phân loại.

    Bên cạnh , để chủ động trong giao dịch mua bán, còn cần phải nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản suất.

    Nghiên cứu chu kỳ sống (vòng đời ) của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối pháp kinh doanh thích hợp.

    Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh.

    Ðể lựa chọn mặt hàng kinh doanh cần xét đến một cơ sở quan trọng: tỷ xuất ngoại tệ của các mặt hàng.

    Trong trường hợp xuất khẩu: tỷ xuất này là tổng chi phí (có tính lãi định mức) bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngọai tệ. Còn trong trường hợp nhập khẩu, đó là tổng số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu.

  b)Thông tin về thị trường

-    Các thông tin đại cương về đất nước con người, tình hình về chính trị xã hội: diện tích, dân số, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, hiến pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình.

-    Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngọai tệ: tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốc gia (Gross Nation Product - GNP), thu nhập bình quân đầu người, các chỉ số về bán buôn, bán lẽ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường,.v.v..

-    Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính.

-    Chính sách ngoại thương: các nước đó có là thành viên của các tổ chức mậu dịch quốc tế - WTO, vùng buôn bán tự do . . . không ?, các mối quan hệ buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (chế độ hạch toán xuất nhập khẩu, hàng rào thuế quan, các chế độ ưu đãi đặc biệt ,.v. v. .)

-    Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng.

-    Ðiều kiện vận tải và tình hình giá cước.

    Bên cạnh đó, cần nắm vững những điều kiện có liên quan đến chính những mặt hàng dự định kinh doanh của mình trên thị trường nước ngoài như: dung lượng thị trường, tập quán và thị hiếu của người tiêu dùng, các kênh tiêu thụ (các phương pháp tiêu thụ), sự biến động giá cả .v.v . .

c) Thông tin về thương nhân

-         Lịch sử hình thành, quá khứ của công ty.

-         Hình thức tổ chức, địa vị pháp lý của thương nhân (công ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn, tập đoàn xuyên quốc gia .v .v. .)

-         Phạm vi mức độ và các mặt hàng kinh doanh.

-         Thái độ cư xử và thiện chí làm ăn.

-         Kinh nghiệm và uy tín.

-         Phong tục tập quán trong kinh doanh cũng như trong lãnh vực khác của đời sống xã hội.

-         Phương hướng phát triển.

Ngoài ra còn thu thập thêm:

+ Thông tin về bản thân công ty mình.

+ Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu . . .

+ Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm phát, khủng hoảng, .v. v. .

d) Các biện pháp chủ yếu để nghiên cứu thị trường nước ngoài

· Nghiên cứu tại bàn (desk research)

Dựa vào các tài liệu thu thập được, để nghiên cứu thị trường. Ðây là cách nghiên cứu phổ biến, tương đối dễ thực hiện, chi phí ít nhưng không thể cho kết quả nhanh và độ chính xác không cao.

Các tài liệu thu thập: các loại tạp chí kinh tế xuất bản định kỳ, các loại sách chuyên khảo, các bản thống kê, các thông báo của công ty môi giới lớn , các tham tán thương mại ở nước ngoài, thông tin trên Internet.

Chìa khóa giúp nghiên cứu tại bàn thành công là biết tìm nguồn thông tin và khai thác triệt để nguồn thông tin đó. Nhiều đơn vị mới làm xuất nhập khẩu không biết lấy thông tin ở đâu, vậy xin giới thiệu một số nguồn thông tin:

* Các nguồn nội địa:

Ðầu tiên, cần tìm thông tin ngay trong cơ quan của mình, ngay trong tủ sách thương mại của cơ quan (lập tủ sách thương mại một cách khoa học trong mỗi cơ quan là việc ất quan trọng, nên làm và cần làm).

* Những nguồn thông tin từ các tổ chức, cơ quan:

- Các Thư viện

- Các cơ quan Chính phủ: Bộ Thương mại, Cơ quan thống kê.

- Các Phòng thương mại.

- Các Hiệp hội thương mại.

- Các Nhà xuất bản.

- Các Viện nghiên cứu.

- Các Ngân hàng.

- Các Tổ chức của người tiêu dùng.

- Các Công ty.

Thu thập được thông tin đã là một việc rất quan trọng, nhưng quan trọng hơn là phải đánh giá được sự chính xác của thông tin. Ở đây nếu có thể, tất cả các nguồn tin cần kiểm tra chéo qua các nguồn độc lập khác để đảm bảo chính xác.

· Nghiên cứu tại chỗ (field research)

Nghiên cứu trực tiếp ở thiû trường. Phương pháp này phức tạp, tốn kém nhưng có kết quả nhanh chóng, chính xác

Trước khi bắt đầu nghiên cứu tại chỗ cần làm tốt công tác chuẩn bị như:

- Quyết định những mục tiêu nghiên cứu

- Quyết định đối tượng nghiên cứu và địa chỉ của họ

- Dự thảo một số câu hỏi.

- Chuẩn bị biểu mẫu

- Sắp xếp các cuộc phỏng vấn.

Ðể thực hiện việc nghiên cứu có thể sử dụng các phương tiện như sau:

- Các cuộc phỏng vấn cá nhân trực tiếp.

- Các cuộc phỏng vấn qua điện thoại

- Các cuộc thăm dò qua thư từ

- Thăm viếng kho tàng, cửa hàng .v. v. .

Sau các cuộc phỏng vấn viết báo cáo, rồi tiến hành phân tích số liệu thu thập được, rút ra nhận xét, dự báo kết luận.

Ngoài ra còn nhiều phương pháp khác như: bán thử, sử dụng gián điệp kinh tế .v .v. .

Trong thực tế, để đạt được kết quả cao, người ta thường sử dụng kết hợp các phương pháp trên.

e) Lập phương án kinh doanh

Có những người không hiểu, hoặc cố tình không hiểu về nền kinh tế thị trường. Họ cho rằng: ở đây hoàn toàn không có kế hoạch. Chính quan điểm sai lầm đó đã dẫn đến hai khuynh hướng kinh doanh trái ngược nhau. Khuynh hướng thứ nhất: làm thụ động, như người lần mò trong bóng đêm, gặp khách hàng đến đặt hàng thì làm, đang làm ăn tốt nếu khách hàng hủy hợp đồng thì hàng bị tồn kho, vốn ứ động và kết cục đen tối là phá sản. Khuynh hướng thứ hai: làm ăn theo kiểu "chụp giựt", thấy người khác có mối hàng thì "xông" vào tìm mọi thủ đoạn để cướp (thường bắt đầu bằng sự cạnh tranh về giá), cách làm giẫm đạp lên nhau, tự giết nhau này chỉ có lợi cho người nước ngoài. Như vậy, cả hai cách làm này đều không thể chấp nhận được. Phải đặt ra chiến lược hàng hóa thị trường dài lâu, tự chủ trong doanh nghiệp của mình.

Ðể quen dần với cách làm này trước hết hãy tập lập các phương án kinh doanh. Phương án kinh doanh là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến những mục tiêu xác định trong kinh doanh.

Một dự án kinh doanh thường gồm những nội dung cơ bản như: Tình hình hàng hóa, thị trường và khách hàng, dự đoán hướng biến động của thị trường, xác định thời cơ mua bán, phương hướng thị trường và thương nhân, đặt ra mục tiêu (tối đa và tối thiểu), biện pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả.

Ðể xây dựng dự án kinh doanh cần tiến hành các bước sau:

. Bước 1: Ðánh giá tổng quát tình hình thị trường và thương nhân. Phân tích những khó khăn, thuận lợi trong kinh doanh.

. Bước 2: Lựa chọn các mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh (phải chứng minh sự lựa chọn của mình là đúng trên cơ sở phân tích tình hình thực tế)

. Bước 3: Ðề ra mục tiêu: phải là những mục tiêu cụ thể, bằng số liệu rõ ràng: - sẽ bán (mua) bao nhiêu hàng, với giá cả bao nhiêu, - sẽ thâm nhập vào thị trường nào? Mua (bán) với ai ? . . .

. Bước 4: Ðề ra biện pháp thực hiện. Những biện pháp này là những công cụ, để đạt tới những mục tiêu đề ra. Bao gồm những biện pháp trong nước (như: đầu tư vào sản xuất, cải tiến bao bì, tăng giá thu mua . . .) và những biện pháp ở ngoài nước như: đẩy mạnh quảng cáo, lập chi nhánh nước ngoài, mở rộng mạng lưới đại lý . . .

. Bước 5: Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh thông qua việc tính một loạt các chỉ tiêu. . Những chỉ tiêu chủ yếu là: tỷ suất ngoại tệ, thời gian hoàn vốn, điểm hoàn vốn . v.v. .

3. Năng lực cán bộ đàm phán  

. Thành phần đàm phán: Vấn đề nhân sự trong đàm phán có vị trí đặc biệt quan trọng, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo. Thành phần nhân sự trong đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương cần hội đủ chuyên gia ở 3 lãnh vực:  pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của 3 loại chuyên gia này là cơ sở rất quan trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một bản hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao. Xét về lâu dài, để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của mình, các công ty Việt Nam, nhất thiết phải có chính sách tuyển dụng, đào tạo thích đáng nhằm giải quyết vấn đề chuyên gia kể trên.

• Các nguyên tắc cần thực hiện:

- Lễ phép , lịch sự.

- Hoà khí và thiện cảm.

- Không xa rời mục đích đã định.

- Chủ động.

• Các cách mở đầu các cuộc đàm phán:

- Mở đầu làm dịu căng thẳng

+ Mở đầu kiếm cớ

+ Mở đầu kích thích trí tưởng tượng của đối phương.

+ Mở đầu trực tiếp ( Nghĩa là nhanh chóng đi vào nội dung).

- Khi đàm phán cần tranh thủ sự đồng tình của đối phương về từng vấn đề. Các phương pháp thường dùng là:

+ Trình bày lưu loát với vẻ bề ngoài thật thà, tốc độ nói vừa phải, không nên quá chậm hay quá nhanh.

+ Khéo léo sử dụng chữ “nhưng”.

+ Để nêu ra yêu cầu ban đầu cao rồi chủ động giảm yêu cầu của mình.

+ Nêu ra những câu hỏi để đối phương trả lời và thuyết phục chính họ.

+ Đưa ra phương án để đối phương tự chọn.

+ Cuối cùng cần thúc đẩy đối phương đưa ra quyết định bằng văn bản.

- Thái độ cần có của người đàm phán (Theo kinh nghiệm của Gavin Kenedy – một nhà thương lượng kinh doanh quốc tế lâu năm, đồng thời là giảng viên có uy tín của Đại học Statholyde- Anh và một số nhà thương lượng kinh doanh quốc tế nổi tiếng khác):

+ Khi bước vào đàm phán phải xác định tư tưởng: cố gắng đạt được mục đích của mình trên cơ sở không khí đàm phán thân mật thoải mái cho cả hai bên.

+ Tìm hiểu các phong tục, tập quán, thói quen, sở thích và tư tưởng của đối tác nước ngoài.

+ Hướng tới bạn hàng với lòng tôn trọng cá nhân lớn nhất.

+ Không nên có nụ cười vô nghĩa ( đặc biệt khi làm việc với các đoàn Châu Âu).

+ Có sự quan tâm đặc biệt hơn đến các thành viên nữ trong đoàn đàm phán của đối phương.

+ Phản ứng lịch thiệp đối với các sai trái của đối phương đặc biệt nếu đánh đó là những thiếu hiểu biết của họ về phong tục tập quán của ta.

+ Không tham gia tranh luận những vấn đề chính trị, tôn giáo, đạo đức, lối sống, chủng tộc... trong quá trình đàm phán.

+ Bao giờ cũng có thể nói “ không” với một vấn đề còn đang nghi vấn.

+ Trong đàm phán, thường xuyên quan sát một cách kín đáo và tế nhị cách cư xử và hành động của đối tác để có thể điều chỉnh kịp thời, hợp lý cách cư xử của mình.

+ Cố gắng thích ứng với nhịp độ của đối tác.

+ Hạn chế trao đổi, tranh luận riêng mang tính chất nội bộ, bởi có thể bị lộ ý định nêu bên đối tác hiểu được tiếng nước mình. Điều này còn thể thiên sự không nhất quán giữa các thành viên trong đoàn.

+ Nhận định kịp thời những sơ hở của đối phương.

+ Nhạy bén đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để quyết định ở mức nào là vừa phải do việc cương quyết giữ vững đề nghị của mình với khả năng đối tác chấp nhận được.

+ Cố gắng vận dụng những kỹ năng thương lượng, thuýêt phục tích luỹ được.

+ Phải phát triển kỹ năng thương lượng để được thế giới thừa nhận.

+ Phải biết nhượng bộ lúc nào, ở mức độ nào để đảm bảo vừa có lợi cho ta đồng thời gây được sự thoả mãn của đối phương.

+ Phải luôn cố gắng làm việc hết sức mình để thực hiện những điều khoản trong hợp đồng mà bạn đã thương lượng và thoả thuận.

+ Khi quyết định đường lối kinh doanh ở nước ngoài, đặc biệt là ở những nơi mà kỷ cương xã hội nơi lỏng hơn nơi khác, hãy làm theo cái mà bạn cảm thấy tiện lợi hơn là cái mà bạn cảm thấy đúng sai.

Để đạt được những kỹ năng trên, điều quan trọng là phải hiểu biết văn hoá đặc biệt là văn hoá kinh doanh của đối phương. Các nhà thương lượng có thể tìm hiểu các vấn đề này ở trang web sau: http://www.businessculture.com

Trang Web này cho biết rất rõ tập quán, lễ tiết kinh doanh của hầu hết các nước trên thế giới và sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc hiểu biết đối tác để đàm phán thành công.

• Cần tỏ rõ thiện chí thực hiện những gì đã đạt được trong cuộc đàm phán. Tuy nhiên cũng cần phải tỏ ra rất sẵn sàng xem xét lại những điều khoản thoả thuận đó.

• Việc theo dõi thực hiện cần phải có sổ sách và phải đối chiếu kiểm điểm cùng đối phương hàng kỳ.

• Rút ra bài học để tự hoàn thiện mình.

Khi sử dụng thư tín để đàm phán, giao dịch cần phải nhớ rằng thư từ là “ sứ giả của mình” đến với đối tác, người ta sẽ đánh giá, phê phán mình qua những thư từ mình đã gửi đến. Do vây, cần phải lưu ý hết sức trong việc viết thư và gửi thư. Phaỉ đảm bảo những yêu cầu lịch sự, chính xác, khẩn trương và kiên nhẫn.

• Lịch sự về hình thức:

- Giấy viết thư cần chuẩn bị chu đáo. Chú ý màu của giấy viết vì mỗi nơi có những màu giấy được coi là sang trọng và lịch sự khác nhau.

- Tiêu đề phải in rõ ràng và đầy đủ tên, địa chỉ, điện tín của doanh nghiệp.

- Thư chỉ nên viết trên một mặt giấy.

- Mỗi thư chỉ nên đề cập đến một vấn đề kinh doanh.

- Lời lẽ trong thư cần lịch sự, đúng mức, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc nhưng cũng tránh cầu kỳ.

- Nên sử dụng thứ tiếng đối phương quen dùng để viết thư.

• Chính xác về nội dung: Nội dung thư cần chính xác, rõ ràng, khúc chiết, đầy đủ nhưng không rườm rà. Cần nhớ rằng mỗi nước có từng cách hiểu khác nhau về từng vấn đề liên quan đến buôn bán như đơn vị đo lường, cách bao gói, cách trả tiền, sự phân chia các chi phí trong giao nhận bốc dỡ... Bởi vậy, khi đề cập đến mỗi vấn đề, cần phải thật chi tiết, rõ ràng, cụ thể về quan niệm của mình và những yêu cầu do mình đặt ra. Không bao giờ nên nghĩ rằng chắc đối phương cũng hiểu vấn đề này như mình hiểu.

• Khẩn trương trả lời thư: Việc chậm hoặc quên trả lời thư sẽ gây ấn tượng xầu cho đối tác, từ đó ảnh hưởng đến việc mở rộng quan hệ với nhiều đối tác của công ty.

• Kiên nhẫn: Kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề. Kiên nhẫn theo đuổi khách hàng bằng nhiều thư liên tiếp và quan hệ trong thời gian dài.

Chỉ sử dụng trong trường hợp cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ hoặc trong những trường hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết v.v...

Cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể trả lời ngay mọi vấn đề được nêu lên một cách chính xác.

Sau khi trao đổi bằng điện thoại cần có thư xác nhận nội dung đã đàm phán thoả thuận (trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định đã đưa ra trong trao đổi).

Giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp.

(Xem phần 3: “Các giai đoạn đàm phán” trình bày ở trên).

Các kỹ năng cần chú ý:

• Khi chưa thể đàm phán bằng tiếng nước ngoài hãy rèn luyện cách nói đối thoại hiệu quả thông qua phiên dịch.

• Đừng xem câu nói “Yes” là sự cam kết xác nhận. Những cử chỉ gật đầu kèm theo tiếng đệm như “ Yes, yes, yes”( tiếng Anh); “ Hais, hais, hais” ( tiếng Nhật) hay “ Tuay, tuay, tuay” ( tiếng Trung quốc) hoặc “ Vâng, vâng” (Tiếng Việt Nam) chỉ là sự thông hiểu, sự lịch thiệp đối với người bạn nói và để cuộc nói chuyện thêm dễ dàng chứ không hề có nghĩa là đối phương hoàn toàn đồng ý với mình.

• Phải tạo được cuộc đối thoại hai chiều một cách thoải mái bằng cách: Chú ý lắng nghe một cách tích cực, biết đệm bằng những câu hỏi hợp lý; nói chậm vừa phải sử dụng những lời từ chối nhẹ nhàng, lịch thiệp,; biết khen ngợi và chúc mừng cả nhóm ( không nên khen riêng một ai và không nên buộc tội, trách cứ một ai); tránh huyênh hoang tự ca ngợi mình; phải biết xin lỗi khi cần thiết và đừng tỏ ra tức giận một cách công khai v.v...

• Khi đàm phán nên dùng những từ rõ ràng, trực tiếp, tránh dùng thành ngữ và tiếng lóng.

• Cố gắng tạo niềm tin và gây dựng bầu không khí thân mật khi bước vào đàm phán bằng cách: Tìm hiểu trước về nước chủ nhà; Gặp gỡ, nói chuyện riêng với các đối tác; Biết xen vào những câu thăm hỏi gia đình v.v... đúng lúc, đúng chỗ.

Đặc điểm đặc trưng của người Âu – Mỹ là tính cách mạnh mẽ, tự tin, thẳng thắn và đề cao chủ nghĩa cá nhân.

Dưới đây xin giới thiệu một vài đặc điểm phong cách của người Mỹ để tham khảo:

- “ Tôi có thể làm một mình”: Nhiều người Mỹ tin rằng họ có thể giải quyết các tình huống đàm phán một mình nên loại đàm phán này chiếm tỷ trọng lớn trong các cuộc đàm phán.

- “ Cứ gọi tôi là John”: Người Mỹ đánh giá cao sự thân mật và bình đẳng trong quan hệ giữa người với người. Vì vậy họ cố gắng làm cho mọi người cảm thấy thoải mái bằng cách hạ thấp sự phân biệt chức vụ.

- “ Xin ý kiến cấp trên”: Các nhà đàm phán Mỹ rất khó chịu khi giữa cuộc đàm phán bên kia nói “ Tôi còn phải xin ý kiến cấp trên” Điều này có nghĩa người ra quyết định không hiện diện.

- “ Đi thẳng vào vấn đề”: Người Mỹ rất quý thời gian nên không thích nói quanh co mà muốn đi thẳng vào trung tâm vấn đề một cách nhanh chóng.

- “ Đặt danh thiếp của bạn lên bàn”: Người Mỹ mong đợi thông tin trung thực ở bàn đàm phán.

- “ Đừng ngồi đó im lặng, hãy nói đi”: Người Mỹ không thể làm việc tốt khi đối phương im lặng trong đàm phán.

- Người Mỹ đánh giá cao sự bền bỉ, kiên định. Vì vậy bạn đừng bỏ cuộc giữa chừng, hãy cố gắng theo đuổi công việc đến cùng.

- Trong đàm phán, người Mỹ thường tách vấn đề ra nhiều phần nhỏ rồi tiến hành tấn công từng phần một.

- Với người Mỹ công việc là công việc.

Những điều cần lưu ý khi đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại quốc tế

Đàm phán là gì? Đó là việc sử dụng thông tin và quyền lực để tác động đến các hành vi trong một " mớ các xung đột". Còn đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế cũng là một loại đàm phán mà trong đó có ít nhất hai bên chủ thể có trụ sở ở hai quốc gia hay lãnh thổ khác nhau có mục tiêu " vừa xung đột vừa hài hòa" tham gia đàm phán để xác quan hệ mua bán hàng hóa thông thường hay dây chuyền sản xuất - chuyển giao công nghệ hoặc hợp đồng xây dựng nhà máy chìa khóa trao tay. ..vv.

Bản chất của quan hệ này là bên bán cũng là bên mua và bên mua cũng là bên bán, bởi bên bán muốn bán hàng hóa, máy móc, thiết bị và công nghệ, còn bên mua thì muốn mua những thứ đó. Nhưng nếu nói thực chất ra thì bên mua cũng đang " bán tiền" để mua những thứ được quy ra tiền và tạo được ra các giá trị gia tăng so với đồng tiền mình bỏ ra. Do đó có thể coi đàm phán trong hợp đồng thương mại quốc tế là quan hệ bình đẳng, hài hòa giữa các bên, không có cái gọi là sự áp đặt hay đơn phương trong quan hệ đàm phán, ký kết hợp đồng, cho dù một bên có là tập đoàn đa quốc gia với các thương hiệu sản phẩm mang tính toàn cầu còn bên kia chỉ là một doanh nghiệp nhỏ với tên tuổi được ghi danh ở cấp " xã, phường".

Các biến số quyết định của đàm phán

- Thông tin: Đàm phán là một quá trình chứ không phải một sự kiện, các bên thường muốn giữ kín các mục tiêu của mình cho đến phút chót. Do đó việc khai thác triệt để càng nhiều thông tin về đối tác thì đồng nghĩa với việc bạn đã " đọc vị" được ý đồ của đối tác nên việc đối tác phải nhượng bộ các điều khoản với bạn chỉ còn là chuyện thời gian mà thôi.

- Quyền lực: Là Phương thức, phương tiện để bạn muốn đạt được điều khoản này đến điều khoản khác trong đàm phán. Quyền lực nó không phải là mục tiêu của đàm phán nhưng nó là Phương tiện không thể thiếu để bạn đi được đến đích của cuộc đàm phán. Trong đàm phán bạn sẽ có rất nhiều thứ quyền lực để sử dụng mà bình thường đôi khi bạn không nhận ra như quyền lực cạnh tranh, quyền lực mạo hiểm, quyền lực hợp pháp, quyền lực cam kết, quyền lực chuyên môn, quyền lực thưởng phạt, quyền lực đồng cảm, quyền lực đạo đức, quyền lực tiền lệ, quyền lực kiên trì..vv

- Thời gian: biến số này rất quan trọng trong đàm phán, bởi thời gian cần cho bạn để chuẩn bị đàm phán, nhưng thời gian cũng là cái đích để bạn có thể yêu cầu đối tác của bạn phải nhượng bộ đặt bút ký vào bản hợp đồng. Bởi khi bạn biết sử dụng các kỹ năng để làm cho đối tác mất càng nhiều thời gian và công sức cho mình thì cũng đồng nghĩa với việc họ dễ dàng chấp thuận các yêu cầu của bạn. Tuy nhiên bạn phải kiểm soát được thời gian, nếu không nó sẽ làm cho đối tác " khó chịu" về bạn thì cũng là điều không tốt khi các bên triển khai thực hiện hợp đồng.

Cách thức đàm phán:

Tùy thuộc văn hóa, phong cách, tập quán kinh doanh và pháp luât của đối tác đến từ đâu mà người tham gia đàm phán phải có những sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như phải có một kỹ năng và tư duy đàm phán nhanh nhạy, vừa cương vừa nhu.

Để đạt được những điều khoản có lợi trong bản hợp đồng thì đòi hỏi cách thức đàm phán của bạn phải đa dạng và có chiến thuật. Cách thức đàm phán hiệu quả và thông dụng nhất hiện nay là cách thức đàm phán đôi bên cùng có lợi (win-win), bởi cách thức này giải quyết được 3 vấn đề hóc búa nhất đó là: Xây dựng lòng tin; Đạt được cam kết và Giải quyết xung đột.

Đặc trưng của đàm phán

Quá trình đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế bên cạnh những đặc điểm chung như đàm phán các loại hợp đồng thông thường khác thì cũng có những đặc trưng riêng biệt quả nó, đó là:

- Các quan hệ hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu sự điều chỉnh của một hoặc một số điều ước quốc tế song phương hoặc đa phương, hoặc quy định của hệ thống pháp luật một quốc gia nhất định với tư cách là luật áp dụng trong hợp đồng. Ngoài ra tập quán hay thông lệ trong thương mại quốc tế là điều không thể thiếu trong hợp đồng thương mại Quốc tế.

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế luôn chịu sự chi phối, tác động của các quy luật kinh tế. Bên cạnh đó, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi phương pháp và thủ thuật kinh doanh, đặc biệt là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh của các đối tác là các tập đoàn lớn đa quốc gia hoạt động rất chuyên nghiệp.

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu ảnh hưởng bởi sự biến động của nền kinh tế và thị trường quốc tế có tính chất thường xuyên, liên tục.

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu ảnh hưởng của các yếu tố chính trị và ngoại giao do có yếu tố quốc tế và thường liên quan tới ít nhất hai quốc gia khác nhau.

Các yếu tố cơ bản của hoạt động đàm phán

- Bối cảnh đàm phán là tổng hợp các yếu tố khách quan có liên quan trực tiếp và gián tiếp tới hoạt động đàm phán và thường bao gồm các yếu tố kinh tế, xã hội, chính trị... Trong đó thời gian, địa điểm và ngôn ngữ đàm phán là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc đàm phán.

- Năng lực đàm phán là yếu tố thuộc về cá nhân người đàm phán nhưng có ảnh hưởng rất lớn và có tính chất quyết định tới tiến trình và kết quả đàm phán.

- Đối tượng của đàm phán là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hoạt động đầu tư, chuyển giao công nghệ và các hoạt động liên quan tới quyền sở hữu trí tuệ... có tính chất quốc tế.

- Nội dung đàm phán là việc tiến hành các hoạt động bàn bạc, thỏa thuận để đi đến thống nhất giữa các bên về các vấn đề chủ yếu của hợp đồng như đối tượng hợp đồng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao - nhận hàng hóa, dịch vụ, quyền và nghĩa vụ cụ thể của các bên.

- Mục đích đàm phán là những vấn đề liên quan đến lợi ích mà các bên hướng tới.

Các phương thức đàm phán

Thực tiễn thương mại quốc tế cho thấy có rất nhiều phương thức đàm phán khác nhau và các phương thức sau đây thường xuyên được các bên áp dụng:

- Đàm phán qua thư tín, điện thoại là phương thức đàm phán được sử dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh hiện đại vì những ưu điểm của nó như tiết kiệm chi phí, thời gian. Tuy nhiên Phương thức này chủ yếu được sử dụng trong các đàm phán mua bán hàng hóa thông dụng, có quy mô nhỏ và đối tác là những thương hiệu tên tuổi và thông dụng trên toàn thế giới.

- Đàm phán trực tiếp thường được áp dụng khi liên quan đến các hợp đồng lớn, có đối tượng phức tạp, nhiều chủ thể tham gia, phạm vi đa dạng. Phương thức này có thể làm tốn kém về chi phí, thời gian nhưng hiệu quả thường rất cao, giảm thiểu rủi ro. Trong giai đoạn khó khăn chung của nền kinh tế toàn cầu hiện nay thì phương pháp đàm phán này đang thực sự là Phương pháp ưu việt trong việc lựa trọn đối tác của các doanh nghiệp Việt Nam.

Các bước của quá trình đàm phán

Quy trình đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường diễn ra theo những bước cơ bản sau:

- Xác định tình huống đàm phán là tìm hiểu và kiểm tra bối cảnh đàm phán và những vấn đề có liên quan, chú ý những khía cạnh chủ chốt tác động đến mối quan hệ đàm phán, thiết lập các mục tiêu chung cho quan hệ đàm phán, đó là lợi ích cụ thể mà các bên đều hướng tới.

- Lập kế hoạch đàm phán là công việc chuẩn bị trực tiếp cho việc đàm phán như tổ chức thu thập và xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, chương trình đàm phán, luyện tập việc thực hiện các chiến thuật đàm phán cụ thể...

- Tổ chức đàm phán là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên để bàn bạc và tiến tới thống nhất một số hoặc tất cả các vấn đề được nêu ra mà trước đó các bên chưa thống nhất được.

Ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế

Sau khi đã thống nhất được tất cả các vấn đề ở giai đoạn đàm phán, các bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Khi ký kết, các bên cần tuân thủ các nguyên tắc ký kết, đó là bình đẳng, tự nguyện, thỏa thuận song phương, tuân thủ pháp luật và thông lệ quốc tế.

- Trong giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế, các bên có thể áp dụng nhiều phương thức ký kết hợp đồng khác nhau như ký trực tiếp, ký gián tiếp, ký bằng văn bản hoặc qua fax, thư điện tử.

- Tùy từng điều kiện cụ thể, việc ký hợp đồng có thể được tiến hành bằng một trong các hình thức sau: Hai bên ký vào hợp đồng mua - bán (văn bản thường được soạn thảo theo mẫu chung thống nhất); người mua xác nhận bằng văn bản là người mua đã đồng ý với các điều khoản của thư chào hàng tự do; người bán xác nhận bằng văn bản chấp nhận đơn đặt hàng của người mua, hai bên trao đổi bằng thư xác nhận về việc đã đạt được những điều khoản thỏa thuận trong đơn đặt hàng (trong đó nêu rõ những điều đã được thỏa thuận).

- Thời điểm ký kết hợp đồng có ý nghĩa rất quan trọng bởi thời điểm này quan hệ hợp đồng giữa các bên tham gia được xác lập và nếu hợp đồng mang tính chất ưng thuận thì sẽ làm phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý ràng buộc các bên với nhau.

- Địa điểm ký kết khi các bên ở các nước khác nhau có ý nghĩa rất quan trọng, bởi đây là tiêu chí xác định luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp phát sinh từ hợp đồng. Theo điều 18, 23 của Công ước Viên 1980, địa điểm ký kết hợp đồng là nơi được chấp nhận chào hàng. Do đó các doanh nghiệp Việt Nam nên đề xuất địa điểm ký kết tại nước mình vì nó phù hợp với tiêu chí mà đối tác nước ngoài dễ dàng phải chấp nhận đó là nơi diễn ra việc thực hiện hợp đồng.



Cách giao tiếp trong đàm phán cực hiệu quả
Các bước cần chuẩn bị cho một cuộc đàm phán
Mẹo hay khi thỏa thuận lương
Bí quyết buôn bán thành công
Bí quyết thương lượng thành công



(ST)