Hướng dẫn học đánh văn bản trên Word cực nhanh

Một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản

Soạn thảo văn bản: khó hay dễ? Các bạn có ngạc nhiên lắm không? Tôi dám chắc rằng thậm chí một số bạn trẻ còn nổi cáu nữa. Bây giờ đã là thời đại gì rồi mà còn dạy gõ văn bản nữa? Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là soạn thảo văn bản.

Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!

Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này. Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì những qui tắc này sẽ thật sự bổ ích. Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản.

Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảo văn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào.


Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn

Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character). Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím. Nhiều ký tự khác ký tự trắng (Space) ghép lại với nhau thành một từ (Word). Tập hợp các từ kết thúc bằng dấu ngắt câu, ví dụ dấu chấm (.) gọi là câu (Sentence). Nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về ngữ nghĩa nào đó tạo thành một đoạn văn bản (Paragraph).

Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn.

Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ... Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo.

Như vậy các định nghĩa và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo và trình bày văn bản là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.


Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:

Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.

Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng "nhân tạo" như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã nảy sinh một số qui tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính.


Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản

Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các "qui tắc" của soạn thảo văn bản trên máy tính. Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau. Các qui tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ.

1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.

Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.

2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.

Ví dụ:

Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.
Đúng: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.

3. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.

Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.

Ví dụ:

Sai:
Hôm nay , trời nóng quá chừng!
Hôm nay,trời nóng quá chừng!
Hôm nay ,trời nóng quá chừng!

Đúng:
Hôm nay, trời nóng quá chừng!

4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.

Ví dụ:

Sai:
Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.
Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Đúng:
Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Chú ý

1. Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các qui tắc trên.

2. Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn bản trên thực tế. Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, các bạn hãy vận dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận cho trường hợp riêng của mình. Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìm được phương án chính xác nhất.


Gõ văn bản: dễ mà khó

Các bạn vừa được thấy một số nguyên tắc gõ văn bản thật đơn giản trên máy tính. Các nguyên tắc này hình như chưa được ghi lại trong bất cứ một quyển sách giáo khoa nào về tiếng Việt hay Máy tính. Công việc soạn thảo văn bản trên máy tính thường được hiểu là một việc đơn giản, ai cũng làm được. Đúng là đơn giản, nhưng để gõ chính xác hoàn toàn không xảy ra các lỗi đã mô tả ở trên lại không phải là dễ. Khi bạn đã có thói quen gõ đúng thì hầu như không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa. Nhưng một khi bạn chưa bao giờ biết về chúng thì việc gõ văn bản có lỗi là điều dễ xảy ra.

Tôi mong rằng bài viết ngắn này sẽ giúp các bạn nhiều trong công việc soạn thảo của mình. Soạn thảo văn bản trên máy tính là công việc học 'gõ chính tả' mà mỗi chúng ta đều phải trải qua từ các lớp tiểu học, bây giờ với máy tính chúng ta cũng bắt buộc phải trải qua các bài học vỡ lòng đó. Bài viết của tôi sẽ không còn ý nghĩa nữa nếu như 90% học sinh và sinh viên của chúng ta đều gõ văn bản trên máy tính chính xác không lỗi.

 KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

I. KHÁI NIỆM VĂN BẢN

Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau.

Văn bản của NHCSXH là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bố các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng ngày, là một trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo công tác.

II. CÁC LOẠI VĂN BẢN THƯỜNG ĐƯỢC SỬ DỤNG

1. Các văn bản có tính pháp quy

a. Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản.

b. Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhà chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ, chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (văn bản hành chính cá biệt).

 Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các điều khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy chế... kèm theo.

c. Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định.

d. Quy chế: Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của một tổ chức.

e. Thể lệ: Là văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức của một bộ phận trong tổ chức thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất.

2. Các văn bản hành chính thông thường

a. Khái niệm và phân loại văn bản hành chính thông thường

- Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan.

- Phân loại: Văn bản hành chính thông thường gồm:

+ Văn bản không có tên loại: công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc đáp,...)

+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,...

b. Một số loại văn bản hành chính thông thường

- Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các  quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức khác mà người có liên quan cần biết.

- Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra.

 - Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.

- Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản,... để cấp trên xem xét, quyết định.

 - Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Công văn: Là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp,...

 - Biên bản: Là loại văn bản hành chính ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.

Biên bản hội nghị là loại văn bản hành chính ghi lại, chép lại, phản ánh lại những ý kiến thảo luận tại hội nghị, những kết luận, quyết định của hội nghị. Biên bản hội nghị là cơ sở làm các văn bản hành chính như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, công văn hoặc thông báo. Biên bản hội nghị còn là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định tại hội nghị.

3. Các loại giấy tờ hành chính

Giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị nhất định. Ví dụ:  giấy đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ, Giấy gia hạn nợ, Giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền...

III. PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG

 1. Những yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản

 Trong quá trình soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu chung sau đây:

- Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước.

- Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan.

- Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp.

- Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy định của Nhà nước.

- Người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính Nhà nước và pháp luật.

2. Quy định chung về kết cấu nội dung một văn bản

Về nội dung: văn bản thường có 3 phần: (1) Dẫn dắt vấn đề; (2) Giải quyết vấn đề; (3) Kết luận vấn đề.

a. Cách viết phần dẫn dắt vấn đề: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết  văn bản hay cơ sở nào để viết văn bản: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra. Ví dụ: "… để chuẩn bị cho tổng kết 10 năm hoạt động của NHCSXH,  Chi nhánh hướng dẫn các phòng giao dịch báo cáo tổng kết theo các nội dung sau …"

b. Cách viết phần giải quyết vấn đề: Tùy theo từng loại chủ đề văn bản mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải: (i) Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết; (ii) Sắp xếp ý nào cần viết trước, ý nào cần viết sau để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết. Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại văn bản, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra theo nguyên tắc:

- Văn bản đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.

- Văn bản tiếp thu ý kiến phê bình, dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác.

- Văn bản  từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi.

- Văn bản có tính đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.

- Văn bản có tính thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng.

- Văn bản có tính thông báo hay đề nghị, phải cụ thể, rõ ràng.

c. Cách viết phần kết thúc vấn đề: Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu nhờ họ việc gì).

3. Phương pháp soạn thảo cụ thể một số văn bản thông thường

a. Soạn thảo báo cáo hoạt động

 - Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo: Đảm bảo trung thực, chính xác, đầy đủ. Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm. Báo cáo phải kịp thời.

- Các loại báo cáo: Báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 1 năm, 1 giai đoạn, 1 nhiệm kỳ…;Báo cáo bất thường, đột xuất; Báo cáo chuyên đề; Báo cáo hội nghị.

- Phương pháp viết một bản báo cáo.

+ Công tác chuẩn bị:

 (i) Xác định mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo (báo cáo sơ kết, tổng kết,...).

 (ii) Xây dựng đề cương khái quát (như một khung sườn) để thu thập tài liệu, sắp xếp, phân tích, tổng hợp. Đề cương thường có 3 phần sau:

Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.

Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.

Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện.

Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo. Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát. Dự kiến đề xuất kiến nghị với cấp trên.

+ Xây dựng dàn ý chi tiết:

(i) Mở đầu: Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời, nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.

(ii) Nội dung chính: Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện. Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan. Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

(iii) Kết luận báo cáo: Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới. Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. Các biện pháp tổ chức thực hiện. Những kiến nghị với cấp trên.

+ Viết dự thảo báo cáo:

Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ tiếng Việt phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn. Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ. Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo...

+ Đối với báo cáo quan trọng: Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn (ví dụ: báo cáo tổng kết 10 năm hoạt động của NHCSXH, báo cáo tổng kết năm...)

+ Trình lãnh đạo duyệt: Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên đề, phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi, nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.

b. Soạn thảo công văn

- Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:

+ Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thống nhất sự vụ để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu, giải quyết. Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề.

+ Công văn là tiếng nói chung của cơ quan chứ không phải của riêng cá nhân nào, dù là thủ trưởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến công vụ, ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong công văn.

- Xây dựng bố cục một công văn: Công văn thường có các yếu tố sau: (1) địa danh và thời gian gửi công văn; (2) tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn; (3) chủ thể nhận công văn; (4) số và ký hiệu công văn; (5) trích yếu nội dung công văn; (6) chữ ký, đóng dấu  (7) nơi nhận.

c. Soạn thảo tờ trình

- Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình: Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. Nêu các nội dung đề nghị phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể. Các ý kiến phải hợp lý, dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới. Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục những khó khăn.

- Xây dựng bố cục tờ trình: gồm 3 phần:

Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt.

Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi).

Phần 3: Đề xuất, kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn. Chẳng hạn, đề nghị lựa chọn một trong các phương án để cấp trên phê duyệt, các phương án xếp theo thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.

Trong phần nêu lý do, căn cứ, dùng hành văn để thể hiện được nhu cầu khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.

(i) Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao, nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự kiện và số liệu chính xác. Nêu rõ các thuận lợi, khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...

(ii) Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung kiến nghị phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án được đề xuất, kiến nghị trong tờ trình.

d. Soạn thảo thông báo

- Xây dựng bố cục thông báo: Bản thông báo cần có các yếu tố: (1) địa danh, ngày, tháng, năm ra thông báo; (2) tên cơ quan thông báo; (3) số, ký hiệu công văn; (4) tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.

- Trong thông báo: Đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần giới thiệu các chủ trương, chính sách, thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó, trước khi nêu những nội dung khái quát.

Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như trong các công văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được thông báo. Ngoài ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao như công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy.

Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là những người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.

e. Soạn thảo biên bản

- Yêu cầu của một biên bản: Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể. Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan. Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm. Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực biên bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

- Cách xây dựng bố cục: Trong biên bản phải có các yếu tố như sau: (1) Quốc hiệu và tiêu ngữ; (2) Tên biên bản và trích yếu nội dung; (3) Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản); (4) Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội,...(5) Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung); (6) Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do); (7) Thủ tục ký xác nhận.

- Phương pháp ghi chép biên bản: Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản,v.v... thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng trang.

Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét v.v... có thể áp dụng loại biên bản tổng hợp, tức là chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ, nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.

Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm... kết thúc lúc mấy giờ... ngày... biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự việc và cùng ký xác nhận. Trong biên bản cần hết sức lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường, trong các cuộc họp, hội nghị, biên bản phải có thư ký và chủ tọa ký xác nhận. Tuy nhiên có một số biên bản quan trọng theo quy định của NHCSXH cần phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên dự họp (ví dụ: biên bản họp xét nâng bậc lương, ngạch lương của NHCSXH; biên bản họp hội đồng thi đua; biên bản xác nhận mức độ thiệt hại về vốn và tài sản để làm căn cứ xử lý nợ bị rủi ro...).

g. Soạn thảo nghị quyết

- Yêu cầu: Căn cứ vào biên bản của cuộc họp, hội nghị để ra nghị quyết, chú ý vào các kết luận đã được biểu quyết thông qua. Đây là phần nội dung chính của các quyết định mà nghị quyết thông qua. Sau khi dự thảo xong, phải trình cho hội nghị góp ý kiến và thông qua ngay tại hội nghị hoặc chờ thông qua ở hội nghị kế tiếp.

- Cách trình bày: Nghị quyết không phải chia ra thành các điều khoản, mà chia thành các phần I, II, III hoặc 1,2,3.

- Cách xây dựng bố cục:

 Phần 1:Căn cứ để ra nghị quyết: mục đích làm cho người đọc, người thực hiện nhận thức được vì sao phải ban hành nghị quyết.

Phần 2: Nội dung nghị quyết: Mục đích giúp cho người nghiên cứu thực hiện nắm được những quyết định của bản nghị quyết là những vấn đề gì? Yêu cầu người ta phải giải quyết phải thực hiện cái gì? Phương hướng phương châm, bước đi. Cách trình bày theo tính chất của vấn đề, nếu là vấn đề lớn, phức tạp thì có thể viết thành từng mục, mỗi mục có 01 tiêu đề riêng. Nếu là vấn đề không phức tạp thì có thể đi thẳng vào vấn đề.

 Phần 3: Biện pháp thực hiện những nội dung nghị quyết đã đề ra: Mục đích giúp cho người thực hiện nắm được những biện pháp chính nhằm làm cho nghị quyết thực hiện có hiệu quả, yêu cầu nêu biện pháp cần cụ thể, phải quy định những nhiệm vụ trách nhiệm của từng cấp, từng đơn vị.

- Soạn thảo Nghị quyết Ban đại diện HĐQT NHCSXH

Nghị quyết của Ban đại diện HĐQT NHCSXH là văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của Ban đại diện, ghi lại các quyết định được thông qua tại kỳ họp Ban đại diện về chủ trương, đường lối, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết được trích từ Biên bản họp Ban đại diện.

- Bố cục bản Nghị quyết gồm: (1) Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự cuộc họp; (2) Các nội dung đã được thống nhất tại cuộc họp; (3) Tổ chức thực hiện Nghị quyết; (4) Nơi nhận và lưu Nghị quyết.

IV. HƯỚNG DẪN VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN TRONG HỆ THỐNG NHCSXH

Thực hiện theo văn bản 1375/NHCS-VP ngày 7 tháng 6 năm 2011 của Tổng giám đốc NHCSXH. Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại văn bản này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác của NHCSXH. Hướng dẫn cụ thể tại Phụ lục I, II , III, IV và V văn bản này.

Một số nội dung chính về thể thức văn bản cần lưu ý:

a. Phông chữ (font) trình bày văn bản

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

b. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

-  Khổ giấy: Văn bản được trình bày trên khổ giấy khổ A4.

- Kiểu trình bày: Văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).

Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).

- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)

+ Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm.

+ Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm.

+ Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm.

+ Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.

V. MỘT SỐ LỖI CẦN TRÁNH KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN

1. Các dấu ngắt câu như chấm (.); phẩy (,); hai chấm (:); chấm phảy (;); chấm than (!); hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu cách sau đó vẫn còn nội dung.

2. Các dấu mở ngoặc đơn và mở kép đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc đơn, kép phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.

VI. THỰC HÀNH SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THEO MẪU

1. Soạn thảo báo cáo hoạt động NHCSXH (theo mẫu)

 

CHI NHÁNH NGÂN HÀNG

CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH………

PHÒNG GIAO DỊCH:…(1)………..

 
    

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số:       /BC….
    

…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

BÁO CÁO

V/v: (2)

    
 

Nội dung báo cáo (3):

- Mở đầu: Nêu tình hình chung, chủ trương, kế hoạch,…làm cơ sở cho việc chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ,…

- Kết quả thực hiện nhiệm vụ (tín dụng, một số nhiệm vụ khác, kết quả hoạt động ủy thác của các tổ chức Hội,…)

-  Kế hoạch triển khai nhiệm vụ cho thời gian tiếp theo (tín dụng,…)

- Đề xuất, kiến nghị,…

Nơi nhận:
- ………;
- ……..;
- Lưu: VT, …. .
    

GIÁM ĐỐC


 Ghi chú: (1): Ghi rõ tên PGD; (2):Nêu rõ báo cáo về việc gì, thời gian từ bao giờ; (3) Nội dung văn bản: Tùy theo từng loại báo cáo để bố cục bài cho hợp lý.

 

 

 

 

2. Soạn thảo công văn hướng dẫn nghiệp vụ (theo mẫu)

CHI NHÁNH NGÂN HÀNG

CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH….

PHÒNG GIAO DỊCH…………. ‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾‾
    

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:     …/……

V/v …… ………
    

…….. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
    

 

 

Kính gửi:
    


- ………………………………..;
- ………………………………..;
            

- Mở đầu: Nêu khái quát vấn đề đặt ra cần được hướng dẫn, giải thích

 - Nội dung chính:

+ Nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ chủ trương, chính sách, quyết định cần được hướng dẫn, giải thích

+ Mục đích chủ trương, chính sách

+  Phân tích ý nghĩa tác dụng của các chủ trương …

+ Cách tổ chức thực hiện.

- Kết luận: Yêu cầu tổ chức thực hiện theo hướng dẫn.

Nơi nhận:
- Như trên;
- ……………;
- Lưu: VT, ….
    

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu)

Họ và tên

3. Soạn Tờ trình (theo mẫu)

CHI NHÁNH NGÂN HÀNG

CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH….

PHÒNG GIAO DỊCH …

    
 

Số:        /TTr - ……..

 
    
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do -  Hạnh phúc
    
 
...., ngày    tháng    năm 20.....

TỜ TRÌNH

V/v...............................(1).................................

    
 

Kính trình: -----------(2)-------------------------------

- Mở đầu: Nhận định tình hình (thực trạng) làm cơ sở cho việc đề xuất cái mới

- Phần nội dung:

Tóm tắt nội dung của việc đề nghị mới, ý tưởng mới, những ảnh hưởng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới nếu được áp dụng, những khó khăn thuận lợi khi triển khai thực hiện,…

 - Kết luận: Phân tích ý nghĩa tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động. Những kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận đã nêu để sớm được triển khai thực hiện.

Nơi nhận:
- …………;
- ……………;
- Lưu: VT, ….
    

THẨM QUYỀN KÝ
(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

 Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung cần trình  (2) Tên, chức danh cá nhân cần trình.

4. Soạn thảo thông báo kết quả cuộc họp (theo mẫu)

CHI NHÁNH NGÂN HÀNG

CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH….
PHÒNG GIAO DỊCH …….

    
 

Số:          /TB - ……
    
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do -  Hạnh phúc
    
 
……., ngày    tháng    năm 20.....

THÔNG BÁO

Kết luận cuộc họp (1).................................

    
 

Nêu ngày giờ họp, thành phần, chủ trì cuộc họp

- Tóm tắt nội dung cuộc họp

- Tóm tắt các quyết định của cuộc họp

- Nêu nghị quyết của cuộc họp

Nơi nhận:
- …………;
- ……………;
- Lưu: VT, ….
    

THẨM QUYỀN KÝ
(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

 Ghi chú:

(1) Trích yếu nội dung thông báo.

 - Phần mở đầu của thông báo không cần nêu lý do, đi trực tiếp vào vấn đề

- Phần kết thúc nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần lưu ý

- Nếu thông báo dài có nhiều vấn đề cần được chia thành các mục, các phần có tiêu đề.

5. Soạn thảo biên bản Hội nghị (theo mẫu)

CHI NHÁNH NGÂN HÀNG

CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH…

PHÒNG GIAO DỊCH …

    
 

 
    

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

                            

BIÊN BẢN

………… (1) …………..

    
 

Thời gian bắt đầu......................

Địa điểm...................................

Thành phần tham dự................

Chủ trì (chủ tọa):.............................................................................

Thư ký (người ghi biên bản):............................................................

Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):

.........................................................................................................

.........................................................................................................

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng ….. năm …… ./.

THƯ KÝ
(Chữ ký)

Họ và tên
    

CHỦ TỌA
(Chữ ký, dấu (nếu có))
(2)
Họ và tên


Nơi nhận:
- ……….;
- Lưu: VT,…
    

 

 Ghi chú:(1) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.

                  (2) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).

6. Soạn thảo Nghị quyết kỳ họp Ban đại diện Hội đồng quản trị NHCSXH (theo mẫu)

 

UBND HUYỆN……….

BAN ĐẠI DIỆN HĐQT NHCSXH
    

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

Số:       /NQ-BĐD
    

 

Địa danh , ngày ….. tháng ….. năm 20…

NGHỊ QUYẾT

…………………(1)..…………………..

    
 

BAN ĐẠI DIỆN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ NHCSXH HUYỆN …

Căn cứ ............................................................................................. ;

Căn cứ ............................................................................................. ;

Căn cứ.............................................................................................. ,

QUYẾT NGHỊ:

1. ................................................ (2)...............................................

2.......................................................................................................

3.………………………………………………………………………..../.

 

Nơi nhận:
- Như Điểm …;
- ……..;
- Lưu: VT, …. . A.xx.
    

TM. BAN ĐẠI DIỆN
TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A

Phó Chủ tịch UBND huyện

Ghi chú:(1) Trích yếu nội dung nghị quyết, (2) Nội dung nghị quyết

 

7. Soạn thảo Quyết định (văn bản hành chính cá biệt)

CHI NHÁNH NGÂN HÀNG

CHÍNH SÁCH XÃ HỘI TỈNH…

PHÒNG GIAO DỊCH HUYỆN…

    
 

 
    

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số:         /QĐ-…………
    

… , ngày ….. tháng ….. năm 20…

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ………..………………..

    
 

GIÁM ĐỐC PHÒNG GIAO DỊCH NHCSXH HUYỆN….

Căn cứ...................................... ...................................................... ;

Căn cứ...................................... ……………………………………...;

Xét đề nghị của ............................................................................... ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. ............................................................................................          

Điều 2. ............................................................................................

......................................................................................................... ./.

Nơi nhận:
- Như Điều …;
- ……..;
- Lưu: VT, …
    

GIÁM ĐỐC
(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”.

2. Văn bản số 1375/NHCS-VP ngày 7 tháng 6 năm 2011 “Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong hệ thống Ngân hàng Chính sách xã hội”./.