Nghệ thuật nói chuyện với đối tác

Bạn đang tìm kiếm một công việc hay một nghề nào đó, nếu muốn thành công, bạn hãy cố gắng tham dự càng nhiều cuộc gặp mặt càng tốt, đặc biệt là các cuộc gặp đông người tham gia. Bởi nơi đó sẽ là nơi tốt nhất bạn có thể làm quen được với nhiều ngườ và đấy sẽ là "đất" để bạn có thể bộc lộ ưu thế của mình và cơ hội sẽ mở rộng cửa đón bạn.

Tuy nhiên, làm được điều này hay không lại phụ thuộc vào kỹ năng giao tiếp của bạn. Cách đơn giản nhất là chủ động nói chuyện với người khác. Thực sự điều này không hề khó như bạn nghĩ. Điều cốt yếu là bạn phải tự tin và thực hiện theo các bước sau:

Phá vỡ sự im lặng

Đừng sợ phải nói chuyện "sáo". Hãy nói và hỏi về những vấn đề như thời tiết, phim ảnh, vật nuôi, trẻ em, thể thao, hay những sở thích chung… Đó là cách tốt nhất để mọi người có một bắt đầu thoải mái, dễ dàng. Tất cả đều là những chủ đề mà ai cũng có thể nói được, và từ đó sẽ dễ dàng dẫn đến chủ đề khác mà bạn đang muốn đề cập.

"Giải quyết" cơn bối rối

Trung thực luôn là sách lược hữu hiệu nhất trong trường hợp này. Nếu như trong khi nói chuyện, bạn cảm thấy không tự tin và thoải mái cho lắm, bạn có thể nói thật, nhưng phải khéo léo và tế nhị, kiểu như: "Đây là lần đâu tiên tôi tham dự những buổi gặp như thế này. Và quả thực tôi cảm thấy hơi bối rối, không biết nói gì cả". Hoặc nếu như bạn lỡ bỏ qua một phần nào đó của câu chuyện, bạn có thể nói: "Lúc nãy tôi không chú ý lắm nên giờ không hiểu lắm. Có thể gợi ý cho tôi một chút được không?".

Thông thường những cuộc như thế này sẽ tạo nên sự gần gũi, và đó cũng là cách để bạn cảm thấy tự tin hơn. Điều này rất hữu dụng bởi khi bạn đã tự tin và có đủ chuyên môn thì khi đi phỏng vấn xin việc, bạn sẽ không bị căng thẳng quá và hoàn toàn có thể thành công.

Tích cực hỏi, không phải tích cực nói

Thông thường, một cuộc trò chuyện tuyệt vời nhất là khi bạn ít nói về mình nhất và hỏi về người đối diện nhiều nhất. Bằng cách này, người đối diện với bạn có cơ hội nói về bản thân họ, về những gì họ quan tâm và đó là cách tốt nhất để bạn có thể bắt đầu và tiếp tục câu chuyện thành công.

Khi ai đó đang tự "thể hiện" mình bạn có thể hỏi về nghề nghiệp, công ty hay công việc của họ. Điều này thường mang đến cơ hội cho bạn thể hiện lại mình.

Tuy nhiên, để thực sự có đựợc những thông tin như ý muốn, và cuộc gặp gỡ này được kéo dài, bạn nên hỏi những câu hỏi mở như: "Tại sao?", "Cái gì?", "Quan điểm của anh chị về vấn đề này như thế nào"…Hoặc đơn giản chỉ là một câu phụ hoạ: "Thật tuyệt. Hãy kế tiếp chuyện này đi".

Thân thiện

Nếu bạn hỏi mà sau đó lại không chú ý lắng nghe hoặc lơ đãng, bạn sẽ mất đi cơ hội tạo lập mối quan hệ riêng tư cũng như trong công việc. Hãy đưa ra những cử chỉ đáp lại và bàn luận về những câu hỏi tiếp theo để cho thấy bạn rất quan tâm đến câu chuyện hoặc vấn đề mà người ta nói. Sau khi nói xong vấn đề bạn mới đi đến kết luận. Đừng ngắt quãng và hãy bắt đầu chủ đề mới ngay lập tức. Nếu bạn tỏ ra gần gũi và chú ý nghe họ nói, họ sẽ rất quý, tôn trọng và tất nhiên sẽ "để ý" đế bạn.

Hiểu biết

Để đảm bảo không bị lạc hậu, hãy cập nhật liên tục các sự kiện, các vấn đề trên thế giới, các công nghệ mới và khái niệm mới. Đọc, đọc, đọc... và trau dồi thêm kiến thức. Tầm hiểu biết của bạn sẽ làm cho đề tài cuộc nói chuyện thêm phong phú và nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn.

Kéo dài câu chuyện

Nếu như bạn nhanh chóng đưa ra kết luận về cá nhân, nghề nghiệp cũng như công ty của người đối diện, bạn có thể mất đi cơ hội để có những người bạn thực sự, cơ hội học hỏi về công việc, và cơ hội nghề nghiệp và đơn giản là mất đi một khoảng thời gian thư giãn.

Vì vậy, hãy tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác sau đó bàn luận và đưa ra những ý kiến của bạn để tranh luận. Hãy nhớ, luôn luôn tìm kiếm, học hỏi càng nhiều càng tốt từ mọi người.

Chủ động kéo cơ hội về mình

Sau khi bạn đã tìm thấy ở họ sự tương đồng thực sự và bạn nghĩ mối quan hệ này cần được bồi đắp thêm, bạn nên chỉ ra rằng bạn rất muốn nói chuyện và gặp lại họ một lần nữa để thảo luận về công việc và muốn giúp họ bất kể việc gì. Bạn hãy xin một tấm card của họ đồng thời đưa card của mình cho họ.

Vài ngày sau bạn có thể gửi thư hoặc tốt hơn hết là gọi điện và mời họ đi ăn, bữa sáng chẳng hạn, nhằm tạo cơ hội gắn bó với nhau hơn. Nếu như bạn không hỏi hay không chủ động trước, chắc chắn sẽ chẳng có chuyện gì xảy ra cả.

Kết thúc hoàn hảo

Kết thúc cuộc hội thoại phải làm sao cho thật khéo. Thậm chí khéo léo hơn khi mới gặp. Vì nó thật sự quan trọng. Đó là cách để bạn gây cảm tình với đối tác, để lần sau họ còn muốn liên lạc với bạn.

Trong khi nói chuyện, bạn hãy linh hoạt câu chuyện của mình vì có rất nhiều chủ đề mà bạn có thể nói. Nhưng phải để ý xem đối tượng của bạn có muốn nghe nó nữa hay không, đừng có thao thao bất tuyệt. Một trong những lỗi nặng nhất cần tránh là nói quá nhiều mà không cần biết đến những người xung quanh.

Có rất nhiều cơ hội và cách thức để bạn có thể thiết lập được mối quan hệ với người khác. Tuy nhiên bảo đảm rằng nếu như bạn làm theo những cách trên từng bước một, bạn sẽ tìm được công việc như mong muốn mà lại ít tốn công sức.

Trong cuộc sống hằng ngày chúng ta thường xuyên phải giao tiếp với nhiều người, với nhiều đối tượng thuộc các tầng lớp khác nhau. Và chính sự tinh tế, khéo léo trong cách ứng xử với mọi người đã giúp cho chúng ta đạt tới một nghệ thuật, nghệ thuật giao tiếp.

Có thể, bạn rất khéo trong cách nói chuyện nhưng lại rất khó khi bắt đầu, hoặc kết thúc cuộc nói chuyện? Hãy thử làm theo một số mẹo dưới đây để giúp bạn tự tin hơn nhé!

1. Khi bắt đầu một cuộc gặp, cần chuẩn bị một số vấn đề để thảo luận cũng như các câu hỏi có liên quan. Nếu bạn đã từng gặp một người nào từ trước đó, cố gắng nhớ những thông tin về anh ấy, các thói quen, sở thích hoặc bất cứ vấn đề gì liên quan đến cả bạn và anh ta.

2. Đầu tiên hãy nói lời chào. Nếu bạn không chắc họ nhớ tên của mình thì hãy giới thiệu tên của bạn để tránh bị bối rối. Cười và bắt tay đối tác.

3. Giới thiệu về mình, cố gắng nhớ tên của đối tác và nên sử dụng thường xuyên.

4. Hãy bắt đầu câu chuyện bằng các câu hỏi mở. Ví dụ “Mọi người tham dự có vẻ rất đầy đủ, anh đến đây được bao lâu rồi?” Hoặc bạn cũng có thể hỏi về các chuyến đi, hỏi xem họ có quen biết những vị khách khác không, và quen trong trường hợp nào.

5. Lắng nghe và đưa ra các ý kiến phản hồi để thể hiện bạn là người rất quan tâm đến câu chuyện của đối tác. Mắt nhìn đối tác, đừng bao giờ liếc quanh căn phòng trong khi họ đang nói.

6. Bạn nên lắng nghe nhiều hơn nói.

7. Hãy đóng góp ý kiến một cách tích cực. Luôn cập nhật thông tin, sự kiện để câu chuyện thêm phong phú. Hãy bắt đầu bằng câu hỏi: "Bạn nghĩ gì về vấn đề…? "Bạn đã bao giờ nghe…" …Tuy nhiên, cũng cần tránh đưa quá nhiều chủ đề bởi như vậy rất dễ rơi vào tình trạng lan man, nhàm chán.

8. Hãy tiếp cận và liên kết mối quan hệ giữa nhiều người với nhau trong cuộc gặp để câu chuyện trở nên hấp dẫn hơn.

9. Nếu một ai đó đưa cho bạn một tấm card, hãy đón nhận như là một món quà. Cầm bằng cả hai tay, và dành một chút thời gian để đọc nó. Khi đã đọc xong, cất tấm card vào trong túi áo hoặc trong ví để khẳng định giá trị của nó.

10. Ngôn ngữ cơ thể cũng rất quan trọng. Nó sẽ chỉ rõ bạn là người như thế nào. Do vậy, dù muốn hay không, khi nói chuyện với người khác cũng phải thể hiện sự mạnh mẽ, tự tin để người khác cảm thấy bạn là người nhiệt tình.

11. Trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện, hãy quan sát và lắng nghe những phản ứng của đối tác để có những điều chỉnh thích hợp.

12. Khi kết thúc cuộc gặp, hãy chắc rằng bạn rời đi một cách tế nhị. Ví dụ "Xin lỗi, tôi có một chút việc ở đằng kia, hẹn gặp lại anh nhé!"

Nhớ rằng, mục tiêu trong cuộc gặp là để lại ấn tượng tốt với mọi người, tạo dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với đối tác. Vì thế bạn cần phải khéo léo, nhanh nhạy trong mọi tình huốn, nói ngắn gọn và luôn thể hiện sự nhiệt tình.

Và hãy rèn luyện cho mình những kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp

Nghệ thuật giới thiệu

Trong bất kỳ cuộc gặp mặt nào, khi cần giới thiệu mọi người với nhau, bạn nên giới thiệu người ở vị trí thấp hơn với người ở vị trí cao hơn, nghĩa là bạn phải nhắc tên người ở vị trí cao hơn trước. Ví dụ: bạn muốn giới thiệu Giám đốc của bạn - anh Hoàng với nhân viên mới - bạn Thanh. Cách giới thiệu đúng phải là: Thuật giao tiếp chuyên nghiệp tạo thành công “Anh Hoàng, đây là bạn nhân viên mới phòng Marketing, bạn Thanh”; “Thanh, đây là Giám đốc bộ phận bán hàng của công ty chúng ta, anh Hoàng”.

Nếu hai người bạn cần giới thiệu có vai trò ngang nhau, hãy nhắc tên người nào bạn thân thiết hay biết rõ hơn trước. Trong trường hợp bạn giới thiệu đối tác hay khách hàng của mình với bất kỳ ai, bất kỳ cấp bậc nào, tên của khách hàng/đối tác phải luôn được nhắc đến đầu tiên.

Trong lúc giới thiệu, nếu lúng túng quên mất tên người cần giới thiệu, bạn cũng đừng hốt hoảng. Hãy xin lỗi và hỏi lại tên người đó một lần nữa, và lần này cố ghi nhớ.

Nghệ thuật bắt tay

Cái bắt tay trong lần gặp gỡ đầu tiên luôn để lại một ấn tượng mạnh mẽ với người đối diện. Một cái bắt tay yếu ớt được đánh đồng với sự thiếu tự tin, rụt rè hay sự thờ ơ, thiếu tôn trọng người đối diện. Chính vì vậy, hãy nhìn vào mắt đối phương và bắt tay họ thật chắc. Bạn đã thể hiện sự tự tin, thẳng thắn và chuyên nghiệp ngay từ lần giao tiếp đầu tiên.

Đối với phụ nữ, đặc biệt là phụ nữ Châu Á thường e dè và thụ động khi giao tiếp. Hãy ghi nhớ rằng, trong kinh doanh, nam nữ luôn bình đẳng. Vì vậy, khi bắt tay hãy chủ động đưa tay ra trước. Khi thấy được sự tự tin nơi bạn, đối tác/khách hàng sẽ tin tưởng bạn hơn.

Nghệ thuật giao tiếp

Khi giao tiếp với người khác, tối kỵ nhất đó là việc không chăm chú lắng nghe và cắt ngang khi người khác đang nói. Một cuộc giao tiếp trong công việc, bao giờ mình cũng phải giữ thế chủ động với khách hàng nhưng lại tạo ra thế bị động đối với họ. Đó là nghệ thuật.

- Đó là phải biết đặt những câu hỏi, nói những điều để họ chia sẻ, nói về họ cho mình biết. Cái sự đặt câu hỏi này cũng đòi hỏi sự khéo léo bởi tò mò là một điều không lịch sự.

- Luôn luôn đứng về phía khách hàng trong mọi trường hợp bằng cách công nhận ý kiến, lời họ nói và… thể hiện sự đồng cảm với họ rồi lái theo ý của mình để đi đến cái mình muốn nói đến.

- Không được để khách hàng chấm dứt câu chuyện bằng ý kiến, quan điểm của họ mà mình phải là người mở, tạo ra bằng những câu nói, hoàn cảnh, trường hợp khác. Nói chung, cái đích của mình là phải đến được dù đi đường thẳng hay đường vòng.

- Nếu bị từ chối thì cũng không nên khó chịu với họ mà vẫn phải vui vẻ. Tạo ra một sự cởi mở để có-cơ-hội-tiếp-xúc-đàm-phán-nói-chuyện-lại trong tương lai bởi không biết được điều gì sẽ đến vào ngày mai khi mọi thứ luôn thay đổi.

Cách viết email

Đã bao nhiêu lần bạn sử dụng email công ty để trao đổi về những vấn đề cá nhân, spam hay đùa giỡn với đồng nghiệp? Hãy dừng ngay việc này! Email để phục vụ cho công việc. Hình ảnh chuyên nghiệp của bạn cần được xây dựng từ điều nhỏ nhặt này.

Một email cần mở đầu bằng “Chào…” và kết thúc bằng “Thân mến,” cùng với chữ ký của bạn. Bạn không nên thêm vào biểu tượng mặt cười hay những hình tượng thể hiện cảm xúc trong email. Có thể bạn muốn thể hiện sự thân thiện, thoải mái khi làm việc. Tuy nhiên, đối tác hay khách hàng có thể đánh giá bạn thiếu nghiêm túc.

Cuộc gọi hội nghị

Trước cuộc họp, bạn nên chuẩn bị một phòng họp yên tĩnh và kiểm tra đường dây điện thoại để đảm bảo chất lượng cuộc gọi. Khi bắt đầu, bạn nên giới thiệu tất cả những người tham dự phía bạn để đối phương biết họ đang nói chuyện với ai. Trong suốt cuộc họp, nếu không nghe rõ hoặc hiểu rõ, bạn đừng ngại hỏi lại và xác nhận lại những gì đã nghe để tránh những hiểu lầm không đáng có.

Điện thoại di động

Điện thoại di động là vật bất ly thân của nhân viên văn phòng. Nó có thể cứu nguy cho bạn trong những trường hợp khẩn cấp hay khi khách hàng/đối tác cần liên lạc với bạn và ngược lại. Nếu đang ở những chỗ quá ồn, bạn nên dời đến một nơi khác yên tĩnh để tránh phiền người nghe và có thể tập trung vào câu chuyện; hoặc nếu bạn không thể đi đến chỗ nào khác, bạn nên xin lỗi và gọi lại cho họ sau. Bạn nên nói rõ khi nào bạn có thể gọi lại để khách hàng hay đối tác không phải chờ đợi. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho họ.

Ngay cả những người nhiều kinh nghiệm trong nghệ thuật giao tế cũng có khi phạm sai lầm. Nếu bạn rơi vào tình huống làm cho người khác khó xử; hãy chân thành xin lỗi nhưng đừng quá vồn vã hay thái quá. Chuyện bé xé to chỉ làm cho cả hai bên ngượng ngùng và không thoải mái trong những lần gặp mặt sau.

 Cuối cùng, hãy cư xử với đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác của bạn với sự tôn trọng. Đây là kim chỉ nam giúp bạn thành công trong bất kỳ tình huống giao tế nào trong công việc.