Hướng dẫn làm giảm dung lượng file Excel

File dung lượng quá lớn thường khiến chúng ta gặp khó khăn khi lưu trữ cũng như chia sẻ qua email hay Internet, đặc biệt với những người thường dùng Excel thì đây là một phiền phức lớn. Cùng tham khảo những hướng dẫn làm giảm dung lượng file Excel nhé.

Thủ thuật làm giảm dung lượng file ảnh, Word, Cad và Excel

1. Giảm dung lượng file ảnh (Jpg, gif...)

Khi scan dữ liệu để đưa lên Diễn đàn chia sẻ cùng mọi người. Điều làm TA vất vả nhất là tìm cách giảm dung lượng file ảnh để thuận tiện việc truyền tải file trên mạng. Cách làm giảm dung lượng hiệu quả nhất ngay sau khi scan ảnh vào máy là:

Mở tài liệu bằng chương trình Paint, chẳng làm một thao tác gì cả, chỉ việc kích vào menu File chọn Save. Sau khi đóng chương trình Paint lại bạn sẽ thấy file ảnh cũ khoảng 3MB giờ chỉ còn chừng 300Kb (còn 1/10). Bạn cũng có thể dùng Paint để xóa những vết bẩn trên hình scan -> dung lượng cũng giảm đáng kể.

2. Giảm dung lượng file Word

Một file Word dài (ví dụ như hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, đồ án, luận văn...) qua nhiều lần, nhiều ngày sửa chữa, dung lượng lớn làm việc xử lý của máy tính trở lên chậm chạp.
B1. Bạn mở file đó ra bấm Ctrl + A để đánh dấu toàn bộ file
B2. Sau đó bấm Ctrl + C để copy dữ liệu vào Clipboard
B3. Mở một file Word mới
B4. Bấm Ctrl + V để dán dữ liệu vào file mới
B5. Ghi file tài liệu mới lại, xóa file cũ đi
Với những file Word có dung lượng lớn vài Mb cách này làm nhỏ chừng 2/3 dung lượng. File càng lớn càng hiệu quả.

3. Giảm dung lượng file Cad

Ồ lâu rồi không dùng Cad, quên hết rồi, xã hội sử dụng thật phí phạm một tài năng Cader :p.
Đối với các file .dwg các bạn gõ lệnh Pu (Purge) để xóa bớt các đối tượng thừa (Block, Dimension styles, Layers, Linetypes...) sẽ làm bản vẽ giảm dung lượng đáng kể.

4. Hạn chế dung lượng file Excel

TA chưa nghĩ ra cách nào hiệu quả để làm giảm dung lượng file Excel ngoài cách xóa bớt đi một số sheet dữ liệu

Oái, không ổn, giải pháp này sẽ làm các liên kết ở nơi khác của bạn bị lỗi mất tham chiếu #Ref.

Chúng ta tìm cách hạn chế vậy:
- Đối với những file lớn, làm việc dài ngày. Nên hạn chế, đừng vì tiện tay mà chọn cả dòng hay cả cột rồi định dạng (dùng lệnh Format) căn lề, chọn màu, font... cho tất cả các ô trên dòng hay cột đó. Chỉ nên chọn những ô có dữ liệu của bạn thôi. Việc định dạng cả những ô trống ở trên cùng dòng hay cột sẽ làm cho file tăng dung lượng đáng kể.
- Việc đặt tên các vùng trong sheet là một trong những nguyên nhân gây nặng file nhất. Hãy hạn chế đặt tên vùng.
- Sử dụng những lệnh như Vlookup trên vùng tìm kiếm rộng cũng làm cho file rất nặng. Hãy sắp xếp tối ưu vùng tìm kiếm.
- Dùng chương trình Tname (có trên Diễn đàn) để xoá bớt những Name rác.
- Dùng chương trình diệt virus D32 với lựa chọn chẩn đoán Macro lạ để loại bỏ các Macro ngoài ý muốn, từ đó làm giảm dung lượng file đáng kể.

Tuyệt chiêu thu nhỏ dung lượng nhưng vẫn giữ nguyên chất lượng file

File dung lượng quá lớn thường khiến chúng ta gặp khó khăn khi lưu trữ cũng như chia sẻ qua email hay Internet. FILEminimizer là công cụ cho phép tối ưu để thu nhỏ dung lượng của file nhưng vẫn giữ nguyên được chất lượng như ban đầu, là công cụ không nên bỏ qua.

FILEminimizer là phần mềm cho phép tối ưu để giảm dung lượng của file mà vẫn giữ nguyên chất lượng của file như ban đầu hoặc chỉ giảm chút ít không quá nhiều, cũng như giữ nguyên được độ phân giải của file ảnh (nếu là tối ưu file ảnh).

File sau khi được tối ưu để làm giảm dung lượng vẫn giữ nguyên định dạng của file (khác với các phần mềm nén file khác như Winrar hay Winzip sẽ tạo thành file nén) nên bạn vẫn có thể mở file hoặc chỉnh sửa nội dung file như bình thường.

FILEminimizer có thể làm giảm từ 40 đến tận 90% dung lượng so với dung lượng của file ban đầu. Phần mềm có thể sử dụng để tối ưu các định dạng file văn bản (như Word, Excel, Powerpoint, PDF), các định dạng file ảnh (JPEG, BMP, TIF, GIF…) và định dạng file nén dạng zip.

Sau khi tối ưu để thu nhỏ dung lượng file, bạn đã có thể tiết kiệm được dung lượng lưu trữ trên ổ cứng cũng như chia sẻ file được dễ dàng hơn. Đối với hình ảnh, sau khi tối ưu để thu nhỏ dung lượng, bạn có thể dễ dàng upload và chia sẻ trực tuyến mà không lo chất lượng ảnh bị thay đổi.

Hướng dẫn đăng ký bản quyền phần mềm

Mặc định, FILEminimizer Suite có giá đến hơn 100 USD. Tuy nhiên, hiện tại hãng phần mềm Balesio kết hợp cùng tạp chí công nghệ CHIP của Đức đang có chương trình khuyến mãi, cung cấp miễn phí bản quyền của phần mềm cho người sử dụng trên toàn cầu.

Thực hiện theo các bước sau đây để đăng ký và kích hoạt bản quyền của phần mềm:

- Đầu tiên, download bản dùng thử của phần mềm tại đây.

- Tiếp theo, truy cập vào đây, điền tên và địa chỉ email vào khung tương ứng rồi nhấn nút Lizenz anfordern.

Tuyệt chiêu thu nhỏ dung lượng nhưng vẫn giữ nguyên chất lượng file

- Chờ trong giây lát, 1 email gửi đến hộp thư bạn đã đăng ký với tiêu đề “FILEminimizer Suite 7.0”, trong đó có chứa đoạn mã để kích hoạt bản quyền của phần mềm.

Lưu ý: trong trường hợp không nhận được email, hãy thử kiểm tra mục Spam (đối với Gmail) hoặc mục Bulk (đối với Yahoo! Mail), có thể email bị lọc nhầm vào những thư mục này.

- Tiến hành cài đặt phần mềm. Trong lần đầu tiên sử dụng, 1 hộp thoại hiện ra yêu cầu người dùng điền thông tin để kích hoạt bản quyền phần mềm. Nhấn vào nút “Enter Registration Code” từ hộp thoại.

- Từ hộp thoại nhỏ hiện ra, bạn sử dụng các thông tin có trong email, bao gồm mã kích hoạt, Field 1, Field 2 rồi điền tương ứng vào hộp thoại khai báo. Sau đó nhấn Register.

- Tiếp sau đó, một hộp thoại mới hiện ra. Tại đây bạn chọn “Activate online” (nếu máy tính có kết nối Internet) rồi nhấn Next. Nếu máy tính không được kết nối Internet, chọn “Active manually”.

- Chờ trong giây lát để phần mềm kết nối với máy chủ để thực hiện quá trình kích hoạt bản quyền phần mềm. Cuối cùng, nhấn nút Finish để hoàn tất quá trình đăng ký và kích hoạt bản quyền phần mềm.

Bây giờ, bạn đã có thể sử dụng phần mềm với đầy đủ bản quyền và chức năng mà không còn gặp phải bất kỳ hạn chế nào.

Hướng dẫn sử dụng

Sử dụng phần mềm khá đơn giản.

Từ giao diện chính, nhấn nút Open Files để tìm và chọn file cần tối ưu để thu gọn dung lượng. Bạn có thể chọn đồng thời nhiều file để thực hiện đồng loạt quá trình tối ưu.

Tại mục “Save Optimized files in folder” cho phép bạn chọn thư mục để lưu lại file sau khi tối ưu. Chọn tùy chọn đầu để lưu file chung thư mục với file gốc (lưu đồng thời cả file gốc lẫn file sau khi tối ưu), còn tùy chọn thứ 2 cho phép bạn thiết lập thư mục để lưu file sau khi tối ưu.

Mục “Compression settings” cho phép bạn chọn chế độ để tối ưu file. Tùy thuộc vào chế độ này sẽ cho file kết quả sau khi tối ưu có chất lượng và dung lượng lớn nhỏ khác nhau:

- Identical Pixels: tùy chọn này vẫn giữ được chất lượng của file tốt nhất, tuy nhiên mức độ tối ưu để thu nhỏ dung lượng lại không thực sự hiệu quả.

- Visually Lossless: đây là tùy chọn tối ưu tốt nhất, vừa đảm bảo file được thu nhỏ nhưng đảm bảo chất lượng file vẫn đủ tốt để có thể in ra.

- Visually Lossless Display: tùy chọn này có khả năng tối ưu tốt hơn so với tùy chọn trên, tuy nhiên chỉ thực sự tốt nếu bạn xem trên máy tính, còn lúc in ra thì sẽ không đạt được chất lượng tốt bằng.

- Visually Lossly (strong): đây là tùy chọn để tối ưu tốt nhất, cho file có dung lượng nhỏ nhất sau khi tối ưu. Tuy nhiên cùng với đó chất lượng của file cũng sẽ không còn được tốt như ban đầu. Thích hợp với việc tối ưu file để sử dụng trên các thiết bị có màn hình nhỏ như điện thoại, smartphone hay máy tính bảng… khi mà chất lượng của file không cần quá cao để hiển thị.

Lưu ý: trên thực tế chất lượng của file sau khi tối ưu hầu như không thay đổi và bị sụt giảm đi quá nhiều so với chất lượng file gốc, trong khi đó dung lượng của file có thể được tối ưu để thu nhỏ lại khá nhiều.

Bạn có thể thử lần lượt từng tùy chọn để tối ưu file, sau đó xem lại nội dung của file sau khi tối ưu để đảm bảo có được chất lượng tốt nhất và dung lượng file được thu lại nhỏ nhất.

Sau khi chọn file và thiết lập các tùy chọn, nhấn nút “Optimize Files” từ giao diện chính của phần mềm để quá trình tối ưu để thu nhỏ dung lượng file được diễn ra.

Sau khi quá trình này hoàn tất, phần mềm sẽ thông báo cho bạn biết tỷ lệ tối ưu cũng như dung lượng của file mới so với file cũ. Bạn có thể nhấn nút “View File” để xem nội dung của file sau khi được tối ưu, đảm bảo rằng chất lượng của file vẫn không bị thay đổi quá nhiều.

Với những file sau khi được tối ưu để thu nhỏ dung lượng so với file gốc, bạn có thể dễ dàng hơn trong việc chia sẻ hoặc lưu trữ, tiết kiệm đáng kể dung lượng chứa trên ổ cứng, mà chất lượng của file hầu như không thay đổi so với ban đầu.

Kinh nghiệm học photoshop cho người mới vào nghề
Hướng dẫn làm trắng da bằng photoshop cực nhanh
Hướng dẫn làm ảnh lung linh bằng photoshop
Hướng dẫn làm sắc nét ảnh bằng photoshop
Hướng dẫn làm ảnh kinh dị bằng photoshop
Elly Trần không photoshop gây thất vọng người xem

(St)