1
Cách sử dụng máy Fax chuẩn cho nhân viên văn phòng.Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn nguyên lý hoạt động của máy fax, từ đó các bạn sẽ biết được cách sử dụng máy fax hợp lý và hiệu quả
CÁCH SỬ DỤNG MÁY FAX
Nguyên lý hoạt động của máy fax
Một chiếc máy faxhiện đại không có trống quay nhưng hoạt động nhanh hơn nhiều, dù vẫn sử dụng nguyên tắc hoạt động cũ:
Tại bên gửi, có một thiết bị cảm biến để đọc tờ giấy. Thường thì một chiếc máy fax có một bộ phận nhận giấy để để dễ dàng gửi những bản fax dài.Có một số nguyên tắc tiêu chuẩn để mã hoá và gửi những điểm trắng hoặc đen mà chiếc máy fax nhìn thấy do đó chúng có thể truyền qua đường dây điện thoại.
Tại bên nhận, có một thiết bị chuyên để đánh dấu những điểm đen lên tờ giấy.
Một chiếc máy fax thông thường mà bạn thường thấy trong văn phòng hiện nay là loại máy CCITT (ITU-T) Group 3 Facsimile. Thiết kế Group 3 cho bạn biết nhiều điều về chiếc máy này:
Có khả năng liên lạc với bất kỳ chiếc máy Group 3 nào khác.
Có độ phân giải theo chiều ngang là 203 pixel/inch (8 pixels/mm).
Có 3 độ phân dải dọc khác nhau:
Tiêu chuẩn: 98 dòng/inch (3.85 dòng/mm)Tốt: 196 dòng/inch (7.7 dòng/mm)
Cao cấp (không hẳn là tiêu chuẩn Group 3 chính thức, nhưng khá phổ biến): 391 dòng/inch (15.4 dòng/mm)
Nó có thể truyền dữ liệu với tốc độ tối đa là 14400 bit/giây, nhưng thường chỉ đạt 12000, 9600, 7200, 4800 hay 2400 bit/giây nếu như đường dây quá ồn.
Những chiếc máy fax thường gặp đều có bộ cảm biến kiểu CCD hoặc mạng cảm biến photo-diode, chứa 1728 bộ cảm biến (203 pixel/inch), vì thế nó có thể quét toàn bộ dòng của văn bản cùng một lúc. Ngoài ra, một đèn huỳnh quang nhỏ sẽ giúp bộ cảm biến nhìn rõ hơn.
Quy trình quét: thiết bị quét trong máy fax nhìn vào một điểm trên văn bản. Dòng đang được quét có màu đỏ. Thiết bị quét sẽ nhận một nhóm gồm những điểm trắng và đen, thể hiện trên thanh chữ nhật màu đỏ nằm cuối trang, sau đó mã hoá nhóm điểm này rồi gửi chúng qua đường điện thoại.
Bộ cảm biến ảnh chỉ nhận được 2 màu: trắng và đen. Do đó, một dòng đơn trong văn bản có thể được thể hiện thành 1,728 bit. Trong mode tiêu chuẩn, mỗi văn bản có 1,145 dòng. Vậy kích cỡ tổng cộng của văn bản là:
1,728 pixel/line * 1,145 dòng = xấp xỉ 2,000,000 bit thông tin
Để giảm số lượng bit cần chuyển chiếc máy fax Group 3 sử dụng ba phương pháp nén như sau:
Giảm bớt kiểu Huffman (MH)Giảm bớt MR
Giảm bơt kiểu MMR
Các bạn có thể xem chi tiết về những kiểu nén tại đây . Nguyên tắc nén chung là tìm những dòng cùng một màu. Ví dụ, nếu một dòng trên văn bản gồm toàn điểm màu trắng, modem có thể chuyển một loạt gồm khoảng 12 bit hoặc ít hơn thay vì quét toàn bộ 1728 bit trong một dòng. Cách nén này sẽ giúp giảm thời gian chuyển dữ liệu xuống ít nhất là hai lần, và thường là nhiều hơn thế. Một văn bản chứa nhiều điểm trắng có thể được chuyển toàn bộ chỉ trong vài giây.
Nhận fax
Những bit trên văn bản sẽ thực hiện hành trình qua đường dây điện thoại rồi hạ cánh ở máy nhận, sau đó được giải mã, giải nén và tổng hợp lại theo đúng như văn bản gốc. Có 5 cách thường gặp để in fax tuỳ thuộc vào dạng máy nhận:
Giấy nhiệt – Khi máy fax lần đầu tràn vào hàng loạt công sở trong những năm 1980, phần lớn chúng đều sử dụng giấy nhiệt. Loại giấy này được phủ một lớp hoá chất khi gặp hơi nóng sẽ chuyển sang màu đen. Chúng có một số điểm bất lợi lớn như sau:
- Chi phí cho một chiếc máy in nhiệt là rất lớn.
- Những bộ phận của máy in nhiệt không thể tháo rời ra được, trừ ổ nạp giấy.
- Không có những thành phần dễ huỷ như mực hay ống đựng mực bởi giấy đã chứa sẵn mực.
- Máy in nhiệt rất bền và ít bị hỏng hóc
Nhược điểm duy nhất không lớn lắm của loại giấy này là nó mất màu theo thời gian và sẽ chuyển hoàn toàn thành màu đen nếu bạn để chúng gần nơi có nhiệt độ cao.
Phim nhiệt – phim nhiệt sử dụng một ống mực chứa lượng mực đủ cho một trang và sẽ chảy lên giấy khi gặp hơi nóng. Nguyên lý hoạt động cua chúng còn rắc rối hơn của loại giấy nhiệt, nhưng đơn giản hơn máy in phun
In qua máy tính - Bức fax được nhận qua một modem fax (theo tiêu chuẩn Group 3) chứa trên ổ cứng máy tính như một file đồ hoạ, sau đó được chuyển tới máy in của máy tính.
CÁCH 1 : Hướng dẫn sử dụng máy fax
Máy fax là mẫu thiết bị điện tử trong đó gồm một modem Máy quét và máy in, thông tin của bạn sẽ được thông qua việc quét mà có thể chuyển đổi này vào một gói dữ liệu đó sẽ được gửi bằng cách sử dụng pulses trên một đường điện thoại truyền thống vào người nhận lại máy tính. Khi máy tính này đã nhận được một số fax các khóa học này sẽ được chuyển đổi thành một hình ảnh mà sau đó sẽ được in trên giấy trong máy tính. Fax truyền thống đã được thay thế một cách để truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng thông qua một đường dây điện thoại. Để fax được gửi đến một Máy fax, hoặc ở cuối của việc chuyển giao sẽ được yêu cầu để gửi và nhận fax được chuyển về được gửi qua đường điện thoại. .
Khi mua một chiếc May Fax về bạn chưa biết cách sử dụng nó và bạn lo lắng không biết làm như thế nào.Sau đây là cách hướng dẫn sự dụng máy fax
Máy Fax Brother
1. Đặt chế độ nhận fax:
Bạn ấn lần lượt 3 phím [#] [7] [3]
Màn hình hiển thị [MANUAL ANSWER]
Bạn có thể chọn các chế độ:
- TEL: Khi có chuông đổ đến bạn nhấc điện thoại để nghe, nếu là tín hiệu Fax bạn chỉ cần thao tác ấn phím [START] và đặt ống nghe xuống máy sẽ tự nhận Fax cho bạn.
- TEL/FAX: Nếu là tín hiệu Fax thì máy sẽ tự động nhận Fax, nếu là tín hiệu điện thoại thì máy sẽ đổ chuông.
* Chế độ nhận của máy fax: FAX ONLY MODE và TEL hoặc TEL/FAX MODE
Bạn nhấn phím [AUTO ANSWER:]
+ Nếu đèn AUTO ANSWER sáng thì máy ở chế độ FAX ONLY MODE (Mọi tín hiệu đến máy đều là tín hiệu Fax)
+ Nếu đèn AUTO ANSWER tắt thì máy đang ở chế độ TEL hoặc TEL/FAX MODE (do bạn đặt ở trên).
* Chế độ nhận Fax của máy: Ngoài các chế độ nhận Fax như của Máy Fax , Máy fax còn có chế độ nhận Fax khấc là TAM/FAX:
- Nhấn phím [MENU]
- Nhấn phím [#] [7] [8]
- Chuyển về chế độ TAM/FAX (nếu sau một số hồi chuông không có tín hiệu Fax thì máy chuyển sang chế độ ghi âm lời nhắn).
2. Đặt số hồi chuông để nhận Fax:
(Khi máy để chế độ TEL/FAX MODE)
Bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [7] [8]
Màn hình hiển thị [TEL/FAX RING]
Bạn dùng phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để chọn 1 đến 9 hồi chuông đổ.
Cuối cùng bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.
3. Đặt chức năng thống kê của máy Fax: (Sau 35 bản Fax)
Bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [2] [2]
Bạn có thể ấn phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để chọn chế độ:
ON: sẽ in báo cáo thống kê sau 35 bản Fax
OFF: không in báo cáo thống kê sau 35 bản Fax.
Cuối cùng bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.
4. Vào số điện thoại hoặc số fax của bạn:
Bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [0] [3]
Màn hình hiển thị: [YOUR FAX NO]
Bạn ấn phím [SET] lúc này trên màn hình hiển thị con chuột nhấp nháy để bạn vào số điện thoại hoặc số fax của bạn.
Cuối cùng ấn phím [SET] để ghi nhớ.
5. Đặt chế độ in báo cáo sau mỗi bản Fax:
Bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [0] [4]
Màn hình hiển thị: [SENDING REPORT]
Bạn có thể ấn phím [SET] để chọn vào chế độ [MODE = OFF] (tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ không in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản Fax).
Hoặc bạn có thể dùng phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để lựa chọn chế độ [MODE = ON] (tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản Fax) Hoặc [MODE = ERROR] (tức là in báo cáo khi bạn không gửi được bản Fax hay quá trình gửi fax bị lỗi.
Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.
6. Cách gửi bản Fax:
Bạn để tài liệu úp xuống khay
Bạn nhấc tổ hợp lên hoặc có thể ấn phím [SP-PHONE]
Quay số Fax mà bạn cần fax
Sau đó bạn chờ cho đến khi nghe tiếng rít..u..u.. của tín hiệu Fax thì bạn ấn phím [START] để gửi Fax đi, hoặc bạn có thể ấn phím [START] ngay sau khi bạn quay số.
7. Chức năng in danh sách số gọi đến
Máy fax hiển thị số gọi đến và lưu được 30 số gọi đến
Bạn ấn phím [MENU] để màn hình hiển thị dòng chữ: SYSTEM SET UP
Bạn lần lượt ấn 3 phím [#] [2] [6]
Màn hình hiển thị [AUTO CALL LIST]
Bạn nhấn phím [NAVIGATOR] chiều mũi tên [+ -] để chọn chế độ [ON]
Bạn nhấn phím [SET] để xác nhận
CÁCH 2:
Sau khi có 30 cuộc gọi đến máy sẽ tự động in ra cho bạn.
Bạn ấn phím [MENU] để màn hình hiển thị dòng chữ SYSTEM SET UP Sau đó bạn tiến hành cài đặt các chức năng lần lượt như sau:
1. đặt thời gian :
Bạn ấn lần l−ợt 03 phím [#] [0] [1] Màn hình hiển thị SET DATE & TIME Bạn ấn phím [SET]
Màn hình hiển thị ngày tháng do nhà sản xuất cài, bạn có thể sử dụng bàn phím để
vào tháng - ngày- năm - giờ - phút cho máy.
Bạn ấn phím 
để chọn AM, hoặc phím [#] để chọn PM. Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.
2. đặt LOGO :
Bạn lần l−ợt ấn ba phím [#] [0] [2] Màn hình hiển thị YOUR LOGO
Bạn ấn phím [SET]; Khi đó bạn có thể vào tên công ty, địa chỉ, số điện thoại bằng bàn phím trên máy.
Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.
3.Vào số Fax của bạn :
Bạn lần l−ợt ấn ba phím [#] [0] [3] Màn hình hiển thị YOUR TEL NO
Bạn ấn phím [SET]; Lúc này trên màn hình hiển thị con chuột nhấp nháy để bạn vào số Fax của bạn.
Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.
4. Đặt chế độ in báo cáo sau mỗi bản fax :
Bạn lần l−ợt ấn ba phím [#] [0] [4]
Màn hình hiển thị SENDING REPORT
Bạn có thể ấn phím [SET] để chọn MODE=OFF ( tức là sau mỗi bản Fax thì
máy sẽ không in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản Fax ).
Hoặc bạn có thể ấn phím [+] hoặc [ - ] để chọn MODE= ON ( tức là sau mỗi bản Fax thì máy sẽ in ra báo cáo về quá trình thực hiện bản fax ) hoặc MODE=ERROR ( tức là khi bạn thực hiện bản Fax có lỗi thì máy sẽ in ra lỗi khiến cho bạn không Fax
được ).
Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.
5. đặt chế độ nhận fax :
Bạn lần l−ợt ấn ba phím [#] [7] [7]
Màn hình hiển thị AUTO ANSWER Bạn nhấn phím [START] để chọn chế độ:
Hoặc FAX ONLY ( Chỉ nhận Fax );
Hoặc chế độ TAD/FAX ( Trả lời tự động & Fax );
Cuối cùng, bạn ấn phím SET] để ghi nhớ.
Chú ý: Sau khi đã chọn chế độ nhận fax xong, bấm Menu để màn hình trở về trạng thái ban đầu. Để chế độ nhận fax hoạt động đóng nh− đã cài đặt bạn cần phải bấm phím Receive Mode ( đối với máy fax KXFP 342 ) hoặc Auto Answer ( đối với fax KXFP 362 ) cho đến khi màn hình hiện đóng chế độ mà bạn đã cài đặt ở trên.
6. đặt số hồi chuông để nhận Fax ( Khi máy để chế độ FAX ONLY- chỉ nhận
Fax ) :
Bạn lần l−ợt ấn ba phím [#] [0] [6] Màn hình hiển thị FAX RING COUNT
Bạn có thể ấn phím [+] hoặc [ - ] để chọn 1 đến 4 hồi chuông đổ
Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.
7. đặt chức năng thống kê của máy FAX : ( Sau 35 bản Fax ) Bạn ấn ba phím [#] [2] [2]
Bạn có thể ấn phím [+] hoặc [ - ] để chọn chế độ ON ( sẽ in báo cáo thống kê
), hoặc chế độ OFF ( không in báo cáo hàng ngày ). Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.
8. đặt chức năng gửi Fax theo giờ :
Bạn lần l−ợt ấn ba phím [#] [2] [5];
Màn hình hiển thị DELAYED SEND
Bạn ấn phím [SET] thì máy sẽ hiển thị MODE = OFF
( Bạn có thể ấn phím [+] hoặc [ - ] để chọn MODE= ON).
Bạn ấn phím [SET] ; Sau đó, vào số Fax mà bạn cần Fax. Bạn ấn phím [SET]
Bạn có thể sử dụng bàn phím để cài đặt giờ gửi Fax. Cuối cùng, bạn ấn phím [SET] để ghi nhớ.
9. Khai thác bộ nhớ của máy : Nhớ đ−ợc 106 tên ng−ời và số điện thoại.
A. Nhớ số điện thoại vμ tên ng−ời vμo bộ nhớ :
- Bạn ấn phím [MENU] cho đến khi màn hình hiển thị khung chữ : DIRECTORY SET
- Bạn nhấn phím mũi tên bên phải phím truy cập nhanh {NAVI}
- Sử dụng bàn phím để vào tên ng−ời
- Bạn ấn phím [SET]
- Vào số điện thoại
- Bạn ấn phím [SET]
- Nhấn MENU để trở về trạng thái ban đầu.
B. Sửa chữa tên ng−ời đ∙ l−u trong bộ nhớ :
Nhấn phím ? cho đến khi hiển thị trên màn hình [DIRECTORY ].
Bạn nhấn phím [ + - ] cho đến khi tên ng−ời cần xoá hiện trên màn hình. Nhấn phím MENU
Màn hình hiển thị EDIT= * DELETE=#
Bạn chọn ấn phím để thay đổi tên của ng−ời đó; Sau đó thực hiện tuần tự nh− quá
trình nhớ số điện thoại.
d. xoá tất cả l−u trữ trong bộ nhớ :
Nhấn phím ? cho đến khi hiển thị trên màn hình [DIRECTORY ].
Bạn nhấn phím [ + - ] cho đến khi tên ng−ời cần xoá hiện trên màn hình. Nhấn phím MENU
Màn hình hiển thị EDIT= * DELETE=# Bạn chọn ấn phím [#] để xoá tên của ng−ời đó
10. Cách ghi âm lời nhắn:
Sau khi đặt máy fax ở chế độ TAD / FAX, để khách hàng nhận đ−ợc lời nhắn của bạn khi bạn đi văng, bạn làm nh− sau:
- Bấm phím [ RECORD ] 2 lần
- Bấm phím [ SET ], sau tiếng beep dài thì bạn đọc thật rõ ràng lời nhăn của bạn.
- Sau khi đọc xong lời nhăn thì bạn bấm phím [ STOP ].
11. Cách gửi bản fax :
- Bạn để tài liệu úp xuống khay;
- Bạn nhấc tổ hợp lên hoặc có thể bạn ấn phím [SP-PHONE]
- Quay số Fax mà bạn cần Fax.
Sau đó bạn chờ cho khi đến nghe tiếng rít u..u.. của tín hiệu Fax thì bạn ấn phím
[START] để gửi bản Fax đi; Hoặc bạn có thể ấn phím [START] ngay sau khi bạn quay số.
Cách chọn máy Scan tốt nhất
Cách chọn máy in Laser tốt tiết kiệm
Chọn mua điều hoa không khí hiệu quả
Sắp xếp trong văn phòng
Cách chọn công suất máy lạnh tốt nhất
Cách bảo quản máy Photocopy sử sụng lâu bền
(ST)
