Cách trình bày văn bản báo cáo chuẩn mực

Nhanluu1294 Nhanluu1294 @Nhanluu1294

Cách trình bày văn bản báo cáo chuẩn mực

19/04/2015 12:45 PM
11,168

Trong công việc của bạn thường xuyên phải làm báo cáo. Hãy tham khảo cách trình bày báo cáo dưới đây nhé!






CÁCH TRÌNH BÀY MỘT BẢN BÁO CÁO


Công tác chuẩn bị:

- Phải xác định đựơc mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo.

- Xây dựng đề cương khái quát.

- Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp, ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo… phần nội dung thường có 3 phần nhỏ:

Phần 1:

- Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.

Phần 2:

- Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.

Phần 3:

- Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết các biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra.

- Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo.

- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.

- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.

- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.


Xây dựng dàn bài:

- Mở đầu:

Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, công tác do cấp trên định hướng xuống. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên.

- Nội dung chính:

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

+ Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện.

+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao.

- Kết luận báo cáo:

+ Phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục.

+ Nhiệm vụ cụ thể khắc phục các tồn tại, khuyết điểm.

- Các biện pháp tổ chức thực hiện:

+ Những kiến nghị với cấp trên.

+ Nhận định những triển vọng.


Viết dự thảo báo cáo:

- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn.

- Nên dùng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành văn cầu kỳ. Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng. Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều họăc quá khoa trương mà không có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng. Đối với các báo cáo chuyên đề, có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo trong phần phụ lục.


Đối với các báo cáo quan trọng:

- Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.


Trình lãnh đạo thông qua:

- Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề… cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.

- Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi, nếu là báo cáo khoa học thì tên tác giả phải ghi ở đầu sau tên báo cáo và không điền các mục khác ở phần tiêu đề như các báo cáo thông thường. Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyển cho cơ quan khác thì phải có công văn hay thư riêng gửi kèm theo.


MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

Hướng dẫn cách trình bày Báo cáo thực tập

1. Hình thức của Báo cáo thực tập (BCTT):

- BCTT phải được trình bày rõ ràng, sạch đẹp theo bố cục sau:

+ Bìa chính (Hình thức trình bày như phụ lục 1),

+ Bìa phụ là giấy thường (Hình thức trình bày như phụ lục 1),

+ Mục lục: lấy đến mục 03 chữ số (ghi rõ số thứ tự trang),

+ Danh mục các chữ viết tắt, danh mục các bảng biểu (nếu có),

+ Lời mở đầu,

+ Phần nội dung,

+ Kết luận,

+ Danh mục tài liệu tham khảo,

+ Phụ lục (nếu có),

+ Trang “Tóm tắt công việc kiến tập” (không quá 1 trang A4)

+ Trang “Nhận xét của đơn vị kiến tập”

- BCTT được trình bày trên khổ giấy A4 (210 x 297mm, in một mặt bằng mực đen), có số lượng khoảng 30 trang (+/- 10%) kể từ lời mở đầu đến hết phần kết luận.

2. Trình bày Nội dung của BCTT

- Font chữ: Times New Roman, cỡ chữ: 13, cách dòng 1.5 lines (không dùng After, Before), lùi đầu dòng 1 tab  khi sang paragraph mới.

- Cách lề: trên: 3 cm; dưới: 3 cm; trái 3.5 cm; phải 2 cm.

- Bố cục:

+ Tên chương: Viết chữ in hoa, đậm, căn giữa, cỡ chữ: 16

+ Đề mục: Các tiểu mục của BCTT được trình bày và đánh số thành nhóm chữ số, nhiều nhất gồm bốn chữ số với số thứ nhất chỉ số chương (ví dụ: 1.1.1.2. chỉ tiểu mục 2, nhóm tiểu mục 1, mục 1, chương 1); không có chấm sau khi kết thúc số thứ tự đề mục và không có dấu hai chấm sau khi kết thúc tên đề mục:

.  mục cấp 1 ( ví dụ 1.1) được viết thường, đậm

.  mục cấp 2 (ví dụ 1.1.1) được viết đậm, nghiêng

.  mục cấp 3 (ví dụ 1.1.1.2)  được viết nghiêng

Ví dụ:

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ XUẤT KHẨU THỦY SẢN

1.1       Một số khái niệm cơ bản

1.1.1      Thủy sản

1.1.1.1    Đặc điểm

1.1.1.2     Phân loại

- Cách trích dẫn tài liệu tham khảo: Cách trích dẫn tài liệu tham khảo được thực hiện theo hình thức ghi tên tác giả và năm xuất bản ngay sau nội dung đã tham khảo (cung cấp thông tin số trang nếu trích dẫn từ sách).

Ví dụ:  - Krugman (1999) đã cho rằng...

-    Kinh tế học quốc tế có thể được chia ra thành 2 nhóm chính: nghiên cứu thương mại quốc tế và tiền tệ quốc tế (Krugman và Obstfeld, 2006, tr. 8).

Lưu ý:  Cách trích dẫn nguồn tài liệu tham khảo dựa trên hệ thống trích nguồn của ĐH Harvard. Sinh viên có thể tham khảo chi tiết tại địa chỉ http://libweb.anglia.ac.uk/referencing/harvard.htm

- Bảng biểu, hình vẽ, đồ thị, sơ đồ... phải được đánh số theo từng loại và bao gồm luôn cả thứ tự của chương. Số đầu tiên là số thứ tự của chương, số tiếp theo là số thứ tự hình trong chương đó. Ví dụ: Hình 2.1 (Hình vẽ thứ nhất trong chương 2 ); Bảng 1.2 (Bảng thứ 2 trong chương 1). Bảng biểu, hình, đồ thị…phải có tên, đơn vị tính, nguồn (tên, đơn vị tính ở phía trên, căn lề trái, bôi đậm số thứ tự và tên của bảng biểu,…;  nguồn ở phía dưới bảng biểu, hình, đồ thị...).

- Số liệu phải được phân cách hàng nghìn bằng dấu chấm và phân cách dấu thập phân bằng dấu phẩy, Ví dụ: 1.025.845,26

- Không để bảng, biểu, đồ thị…bị cắt thành hai trang.

- Có thể dùng footnote để giải thích (hạn chế trích nguồn), cỡ chữ 10

3. Cách sắp xếp danh mục tài liệu tham khảo

- Tài liệu được xếp theo thứ tự ABC họ tên tác giả theo thông lệ của từng nước (không đánh số):

+ Tác giả là người Việt Nam: xếp thứ tự ABC theo Họ (giữ nguyên thứ tự thông thường của tên người Việt Nam, không đảo Tên lên trước Họ)

+ Tác giả là người nước ngoài: xếp thứ tự ABC theo Họ.

+ Tài liệu không có tên tác giả thì xếp dựa vào từ  đầu tiên của tên cơ quan ban hành.

+ Riêng đối với các tài liệu tham khảo không có tên tác giả được thu thập từ các trang Web phải đầy đủ các thông tin về tài liệu như: địa chỉ trang Web, tên bài, ngày tháng truy cập, địa chỉ đường link... Danh sách các trang web được đưa xuống phần cuối của danh mục tài liệu tham khảo.

- Thông tin về mỗi tài  liệu tham khảo phải được sắp xếp theo thứ tự sau:

+ Tài liệu tham khảo là Bài báo từ Tạp chí : Tên tác giả (nếu nhiều tác giả thì viết tiếp và cách nhau bằng dấu phẩy, có chữ “và” đối với tài liệu tiếng Việt hoặc “and” đối với tài liệu tiếng Anh trước tên tác giả cuối cùng), Năm xuất bản,“Tên bài viết” , Tên tạp chí (in nghiêng), Số tạp chí, Trang trích dẫn.


Hướng dẫn viết báo cáo nghiên cứu khoa học

Để được in trong kỷ yếu của Hội nghị Khoa học sinh viên Khoa SPKT, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, các báo cáo khoa học bắt buộc phải tuân thủ những hướng dẫn dưới đây. Những báo cáo không đáp ứng được những yêu cầu này sẽ không được xuất bản. Tài liệu này đưa ra những ví dụ minh họa về những yêu cầu định dạng văn bản để các sinh viên có thể sử dụng khi trình bày các báo cáo khoa học của mình.
Các báo cáo khoa học cần được trình bày trên giây trắng, khổ A4 (kích thước 21x29,7cm). Sinh viên phải sử dụng phần mềm chế bản Microsoft Word 6.0 hoặc những phiên bản cao hơn. Sử dụng máy in laser, in một mặt. Sinh viên hãy tuân thủ chính xác mọi hướng dẫn; những báo cáo không tuân thủ sẽ không được chấp nhận. 
Trình bày báo cáo

Hãy xem chính tài liệu này như một ví dụ minh họa cho cách thức trình bày báo cáo của sinh viên; từ đó sinh viên sẽ biết được báo cáo khoa học của mình sẽ như thế nào khi nộp. Những hướng dẫn chi tiết sẽ được trình bày trong từng đề mục nhỏ.
1.Độ dài
Báo cáo khoa học không được vượt quá 30 trang A4. Những báo cáo khoa học dài hơn quy định này sẽ phải tự chi trả chi phí in cho những trang vượt quá giới hạn (2.000 đồng/trang). Chi phí này sẽ phải thanh toán trước khi sinh viên tham gia Hội nghị Khoa học sinh viên. 
2. Dàn trang
Báo cáo khoa học được dàn trang theo quy định sau: Lề trên: 2,5cm; Lề dưới 2,5cm; Lề trái: 3cm; Lề phải: 2cm. Khổ giấy phải là A4, kích thước 21x29,7cm. Sử dụng phông chữ Times New Roman hoặc .VnTimes; cỡ 12; cách dòng 1.5; và căn lề đều hai bên.
3. Đề mục
3.1.Tiêu đề  
Ngoại trừ tên đề tài, các báo cáo khoa học không nên có quá 3 cấp đề mục trong phần nội dung. Tên đề tài dùng phông chữ in hoa, cỡ chữ 20, căn giữa. Tên đề tài dài hơn một dòng chỉ được để cách dòng đơn (single).
Tác giả và những thông tin cá nhân căn lề trái, cách dòng đơn và được bắt đầu từ dòng thứ 2 ngay sau tiêu đề như trình bày ở trên. Sử dụng phông chữ 12.
Tác giả thứ 2 được viết liền ngay sau tác giả thứ nhất. Đối với báo cáo khoa học sinh viên, chỉ cần ghi tên sinh viên thực hiện đề tài, tên Khoa và Trường.
3.2 Những đề mục nhỏ.
Đề mục cấp 1 nên căn lề trái, và có phông chữ 12 in đậm, cách dòng đoi, đánh số thứ tự 1 hoặc 2 (Ví dụ như tiêu đề “1. Trình bày báo cáo”).
Đề mục cấp 2 căn lề trái, phông chữ 12, in đậm và in nghiêng, đánh số 1.2 hoặc 2.1 theo trình tự xuất hiện. (Xem tiêu đề “1.2 Dàn trang”).
Đề mục cấp 3 (nếu cần thiết) nên căn lề trái, phông chữ 12 bình thường, đánh số 1.2.1 hoặc 2.1.1 v.v.
4. Tóm tắt báo cáo
Tất cả các báo cáo đều được bắt đầu bằng một đoạn tóm tắt khoảng 500 từ trở lại. Tóm tắt cũng được dãn dòng 1.5 và in nghiêng. Phông chữ 12. Không đặt đề mục nhỏ ở phía trên phần tóm tắt. 
5. Phần nội dung báo cáo
Phần nội dung báo cáo cũng được dãn dòng 1.5 và nên bắt đầu ngay sau phần Tóm tắt. Sử dụng phông chữ 12 và dòng đầu tiên của mỗi đoạn (paragraph) lùi vào 0,5cm (Indentation, first line 0.5cm).  
6. Dãn dòng
Dãn dòng 1,5 được áp dụng cho toàn bộ báo cáo. Dãn dòng đôi (double space) cho các đề mục nhỏ cấp 1, cấp 2, và cấp 3 (nói cách khác là cách 1 dòng). Những đề mục nhỏ dài hơn một dòng chỉ nên dãn dòng đơn.
Trong phần Tài liệu tham khảo, mỗi tài liệu tham khảo chỉ dãn dòng đơn, giữa các tài liệu tham khảo cũng nên dãn dòng 1.5.
7. Hình vẽ và Bảng biểu
Các hình vẽ và Bảng biểu trong báo cáo nên được đánh số liên tục. Số thứ tự của bảng biểu và hình vẽ được căn lề trái, phông chữ 12, in đậm, và đặt phía trên bảng biểu hoặc hình vẽ. Kích thước bảng biểu hình vẽ có thể điều chỉnh cho phù hợp với nội dung, nhưng phải được căn vào giữa trang (Xem ví dụ dưới đây). Nếu hình vẽ hoặc đồ thị không thể in được, chúng phải được kẻ, vẽ cẩn thận rõ ràng trong báo cáo. 


Bảng 1. Mô tả đặc điểm của mẫu điều tra (ví dụ minh họa)
Mô tả
Tần suất
Phần trăm
Tuổi
<20
92
34
20 đến 30
120
45
>30
55
21
Học vấn
Cấp 2
29
11
Cấp 3
39
15
Đại học
199
74

8. Trích dẫn tài liệu tham khảo
Cách trích dẫn tài liệu tham khảo được thực hiện theo cuốn Sổ tay Xuất bản, xuất bản lần thứ 4 của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (American Psychological Association - APA).Các trích dẫn ngay trong nội dung báo cáo nên liệt kê tên tác giả (đối với tác giả Việt Nam và họ - đối với tác giả nước ngoài), dầu phẩy, ngày xuất bản và tất cả đặt trong dấu ngoặc đơn.
Trong trường hợp tên tác giả được sử dụng trong câu, không cần phải nhắc lại tên tác giả trong phần trích dẫn, chỉ cần nêu năm xuất bản trong ngoặc đơn.
Nếu một trang hoặc một tiểu đoạn, hoặc công thức được trích dẫn, sinh viên cũng cần đặt những trích dẫn này trong ngoặc đơn, ví dụ như (Kaynak, 1989, p.168). Lưu ý rằng ký hiệu và (&) chỉ được sử dụng khi tài liệu trích dẫn là của nhiều tác giả và chỉ khi xuất hiện trong ngoặc đơn. 
Phần Tài liệu tham khảo phải bao gồm tất cả các tài liệu đã được trích dẫn trong báo cáo. Cụm từ “Tài kiệu tham khảo” được đặt ngay trên dòng đầu tiên của phần này, và là đề mục cấp 1. 
Các tài liệu tham khảo bằng các thứ tiếng khác nhau được xếp riêng theo từng thứ tiếng (Việt, Nga, Anh, Pháp, Đức, v.v.). Tài liệu tham khảo giữ nguyên văn, không dịch, không phiên âm.
Các tài liệu tham khảo được liệt kê theo thứ tự A, B, C theo tên (đối với tác giả Việt Nam) và theo họ đối với tác giả nước ngoài. Những tài liệu của cùng tác giả thì sắp xếp theo thời gian xuất bản từ mới đến cũ. Xem ví dụ cụ thể cho từng loại tài liệu tham khảo (tạp chí, bài báo trong kỷ yếu, sách v.v.) ở phần sau.
9. Phụ lục
Các phụ lục, nếu sử dụng, cần phải làm giống như các tài liệu tham khảo. Từ “Phụ lục” được đặt ở phía trên, với đề mục cấp 1. Nếu có nhiều phụ lục, các phụ lục phải được đánh số liên tục.
10. Đánh số trang
Các trang của báo cáo được đánh số ở phía dưới, bên phải của mỗi trang.

Ví dụ:

Nguyễn Văn A, 2011, “Bàn về chính sách cạnh tranh”, Tạp chí Nghiên cứu Kinh tế, số.....tháng....,  55-60.

Jaffe, J. and Westerfield R., 1985, “The impact of…”, Journal of Finance 40,  25-34.

+ Tài liệu than khảo từ Sách hoặc Đề tài nghiên cứu: Tên tác giả hoặc cơ quan ban hành, Năm xuất bản, Tên tài liệu tham khảo (in nghiêng), Số/mã nghiên cứu (nếu có), Nơi xuất bản.

Ví dụ:

Từ Thúy Anh, 2011, Giáo trình Kinh tế học quốc tế, NXB Tài chính, Hà Nội.

+ Nếu một tác giả có nhiều tài liệu cùng xuất bản trong một năm thì sẽ đặt thứ tự a, b, c

Ví dụ:

Brander, J., 1985a, ..., Journal of International Economics 18, 83-100.

Brander, J., 1985b, ..............

4. Số lượng bản nộp

- Bản cứng: 02 bản được đóng bìa màu xanh da trời (có bóng kính), trong đó nộp 01 bản trực tiếp cho GVHD và 01 bản tại Văn phòng Khoa trong thời hạn quy định.



Những điều nên tránh khi viết đơn xin việc
Cách xử lý hóa đơn viết sai đúng cách nhất
Bí quyết viết email chuyên nghiệp, hiệu quả
Cách viết sơ yếu lý lịch công chức
Cách viết mail cho sếp khôn ngoan nhất
Cách viết mail xin tăng lương
Cách viết mail xin nghỉ việc



(ST)

Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý