Cách quản lý thời gian của sinh viên

Nhanluu1294 Nhanluu1294 @Nhanluu1294

Cách quản lý thời gian của sinh viên

19/04/2015 01:12 PM
644

Dù thế nào đi nữa thì cho đến cuối cùng, quản lý thời gian vẫn là vấn đề lựa chọn. Nếu lựa chọn tốt mang lại kết quả tốt, lựa chọn tồi sẽ tốn thời gian và sức lực.Ai cũng có thể học và làm chủ được thời gian. Chỉ cần bạn luyện tập và kiên trì.


 

Học kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

time mgm 2.jpg
















Cũng giống như các kỹ năng khác, bạn có thể học cách quản lý thời gian theo cách dễ dàng hoặc theo cách nghiêm khắc.

Cách học nghiêm khác thường bao gồm nhiều năm thử thách và mắc lỗi, rất nhiều lỗi sai phát sinh từ việc tìm ra những việc gì có hiệu quả và những việc gì không có hiệu quả.

Nếu như bạn muốn mình tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức, thì bạn nên thử học theo cách dễ dàng: đó là học hỏi từ những người đi trước.

15  mẹo quản lý thời gian một cách tốt nhất:

" Thời gian là vàng" , không ai có thể níu giữ hoặc kéo dài quỹ thời gian của mình. Vì vậy, việc quản lý thời gian hiệu quả là vấn đề đáng lưu tâm của mỗi người. Nó đòi hỏi phải có sự cố gắng và kiên trì để bạn có thể làm chủ được thời gian của mình và hoàn thành tốt các mục tiêu đã đề ra.

Dưới đây là 15 mẹo quản lý thời gian thiết thực nhất giúp bạn có thể bắt đầu ngay từ bây giờ.

1. Viết ra mọi thứ

Lỗi phổ biến của quản lý thời gian đó là cố gắng sử dụng trí nhớ của bạn để nhớ quá nhiều chi tiết dẫn đến bạn bị quá tải thông tin. Phương pháp sử dụng danh sách việc cần làm để viết ra mọi thứ là một cách rất tuyệt để kiếm soát các dự án và công việc của ban, khiến bản thân bạn sắp xếp có tổ chức hơn.

2. Sắp xếp thứ tự yêu tiên cho danh sách của bạn

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn sẽ giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật sự khó khăn. Đánh giá các công việc của bạn theo thứ tự, sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự theo ABCD được diễn giải trong các khóa học về quản lý thời gian.

3. Lên kế hoạch trong tuần của bạn

Bạn dành một số thời gian vào đầu tuần để lên kế hoạch làm việc cho mình. Dành ra chút ít thời gian để lập kế hoạch sẽ giúp tăng năng suất của bạn và cân đối các dự án dài hạn quan trọng với những công việc cấp bách hơn. Mọi thứ bạn cần là 15 đến 30 phút mỗi tuần để họp về kế hoạch làm việc của bạn.

4. Mang theo một quyển sổ nhỏ

Bạn không bao giờ biết khi nào thì bạn sẽ có những ý tưởng lớn hoặc sự thông thái sáng suốt. Vì vậy, bạn nên mang theo một quyển sổ nhỏ để khi đi tới đâu bạn cũng có thể ghi lại được suy nghĩ của mình. Nếu bạn để thật lâu mới viết ra suy nghĩ của mình, thì bạn có thể sẽ quên mất. Một cách khác đó là bạn sử dụng máy ghi kỹ thuật số.

5. Hãy học cách nói “không “

Do hứa hẹn quá nhiều, nhiều người bị quá tải vì có quá nhiều việc; họ nói “có” trong khi đáng lẽ ra họ phải nói “không”. Vì vậy, bạn hãy học cách nói “không” với những yêu cầu có mức ưu tiên thấp, và bạn sẽ có nhiều thời gian để làm những việc quan trọng hơn.

6. Suy nghĩ trước khi hành động

Bao nhiêu lần bạn nói “có” với một số việc, và sau đó bạn lại cảm thấy hối tiếc? Vì vậy trước khi hứa hẹn làm một công việc mới, bạn hãy ngừng lại để suy nghĩ một chút trước khi đưa ra câu trả lời của mình. Điều này sẽ tránh cho bạn khỏi bị làm quá nhiều việc.

7. Không ngừng nâng cao bản thân

Bạn nên dành thời gian trong kế hoạch làm việc của bạn để học những điều mới và phát triển khả năng cũng như tài năng bẩm sinh của bạn. Ví dụ, bạn có thể đăng ký một lớp học, tham gia một chương trình đào tạo, hoặc đọc một cuốn sách. Không ngừng nâng cao kiến thức và kỹ năng của bạn sẽ tăng khả năng tìm việc của bạn, giúp bạn nâng cao sự nghiệp, và là một hướng đi đáng tin cậy nhất để trở thành người độc lập về tài chính.

8. Hãy suy nghĩ về những gì bạn sẽ từ bỏ để làm những công việc hàng ngày của bạn

Sẽ là rất tốt nếu bạn thường xuyên đánh giá cách thức bạn sử dụng thời gian. Trong một số trường hợp, điều tốt nhất bạn có thể làm là ngừng làm một hoạt động nào đó không còn có ích cho bạn nữa, để dành thời gian làm những hoạt động khác có ích hơn. Bạn hãy cân nhắc những việc bạn có thể từ bỏ để có thể tiếp tục thực hiện những công việc hiện tại của bạn.

9. Sử dụng hệ thống quản lý thời gian

Sử dụng hệ thống quản lý thời gian có thể sẽ giúp bạn theo dõi mọi việc bạn cần làm, tổ chức và sắp xếp thứ tự công việc của bạn, phát triển những kế hoạch khả thi để hoàn thành nó. Một hệ thống hợp nhất sẽ giống như chất keo dính gắn chặt các phương pháp quản lý thời gian tốt nhất với nhau.

10. Nhận ra các thói quen xấu

Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của bạn, phá hủy mục tiêu của bạn và hạn chế thành công của bạn. Sau khi lập xong danh sách, bạn hãy tập loại bỏ từng thói quen một và loại bỏ các thói quen một cách có hệ thống ra khỏi cuộc sống của bạn. Bạn hãy nhớ rằng cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế nó bằng một thói quen tốt.

11. Đừng làm việc của người khác

Bạn có thói quen làm việc hộ người khác bởi vì bạn mang tâm lý của “người hùng” hay không? Nếu bạn làm như thế, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian của bạn. Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào những dự án và mục tiêu của chính bản thân bạn, học cách giao việc một cách hiệu quả, và dạy người khác làm thế nào để họ làm công việc của họ.

12. Ghi nhật ký về mục tiêu của bạn

Thời gian làm việc nhằm mục đích lập và đánh giá các mục tiêu của bạn. Ban đầu, bạn hãy ghi ra mục tiêu của bạn, sau đó bạn viết quá trình thực hiện của bạn đối với từng mục tiêu. Nhìn lại nhật ký mục tiêu hàng tuần và đảm bảo bạn vẫn đang đi đúng hướng.

Lưu giữ nhật ký trong máy tính của bạn không bao giờ là điều dễ dàng cả!

13. Đừng là người cầu toàn

Một vài công việc yêu cầu bạn phải cố gắng hết sức. Ví dụ, khi gửi một email ngắn tới đồng nghiệp, bạn đừng nên dành thời gian nhiều hơn một vài phút để làm điều đó. Bạn hãy học cách phân biệt giữa những công việc cần phải hoàn thành một cách xuất sắc với những công việc chỉ cần làm được mà thôi.

14. Nhận biết những công việc “lấp chỗ trống”

Khi bạn có danh sách những việc cần làm với rất nhiều việc quan trọng, bạn hãy thận trọng để không bị rối trí bởi những công việc “lấp chỗ trống”. Những công việc đã được sắp xếp trong sổ hoặc trong giấy tờ của bạn có thể đợi tới khi bạn giải quyết những công việc có thứ tự ưu tiên cao nhất.

15. Tránh không rơi vào “những cái bẫy hiệu quả”

Làm việc có hiệu quả không nhất thiết là bạn phải làm việc có năng suất. Bạn nên tránh những công việc mà bạn có thể làm một cách hiệu quả nhưng lại không cần phải làm gì hết. Chỉ bởi vì bạn đang bận và phải hoàn thành công việc không có nghĩa là thực thế bạn đang hoàn thành những việc quan trọng.

Cách quản lý thời gian hợp lý

Để trình bày về cách sử dụng thời gian có hiệu quả ta hãy làm một câu hỏi trắc nghiệm. Hãy tưởng tượng có một cái lọ rộng miệng cỡ 4 lít và một túi chứa những hòn đá cuội to bằng nắm tay. Rồi lần lượt đặt từng hòn đá vào lọ cho đến khi không thể bỏ vào được nữa. “Cái lọ có đầy chưa?”

Cứ tưởng là đầy rồi nhưng bạn hãy tưởng tượng ta có thêm một túi chứa những hòn đá nhỏ hơn. Ta lại tiếp tục cho vào lọ. LẦn này thì đầy chưa nhỉ?

Tiếp theo ta lại có thêm một túi cát mịn nữa. Cho số cát này vào lọ rồi xem kết quả. Vẫn chưa đầy thì phải. Lần này, bạn hãy đổ nước vào cái lọ nhé. Các bạn thấy gì và nghĩ gì?

Vấn đề là cho dù kế hoạch làm việc của bạn có sít sao thế nào đi nữa, nếu cố gắng bạn luôn có thể làm thêm nhiều việc nữa! Bên cạnh đó, bạn có nên đặt những hòn đá cuội vào lọ trước, bạn sẽ có thể nhét chúng vào được không?

Điều gì là những “hòn đá cuội” trong cuộc sống của bạn? Có thể là một dự án, một hoài bão mà bạn muốn thực hiện, thời gian với những người mà bạn thương yêu, học vấn của bạn, sức khỏe của bạn, hạnh phúc của bạn… Nhưng nhớ đặt những “hòn đá cuội” đó vào lọ trước hoặc bạn sẽ không bao giờ nhét chúng vào được. Chúng ta luôn cố gắng làm thật nhiều việc trong khoảng thời gian giới hạn của mình. Nhưng điều quan trọng là những việc mà bạn đang làm thật sự có ý nghĩa hay không?

Câu chuyện trên gợi cho chúng ta về ý nghĩa của việc quản lý thời gian. Ông bà cụ ta ngày xưa và chúng ta ngày nay có câu: “Thời gian là vàng”. Chúng ta được tạo hóa ban cho một tài sản vô cùng quý giá, đó chính là vàng – thời gian. Ai cũng có 24h/ngày, chúng ta sẽ sử dụng chúng như thế nào để có thể sinh ra “vàng” theo nghĩa đen và nghĩa bóng? Đó chính là điều sẽ tạo ra sự khác biệt giữa người thành công và kẻ thất bại trong dòng đời này.

 Cách quản lý thời gian hợp lý

Nhận thức được tầm quan trọng của thời gian như vậy, chúng ta sẽ sử dụng thời gian thế nào cho hiệu quả? Sau đây là một số gợi ý giúp bạn có hướng đi trong công cuộc quản lý thời gian của mình:

1. Biết cách lập kế hoạch khoa học:

Kỹ năng lập kế hoạch sẽ tạo cho bạn định hướng cho một khoảng thời gian nhất định như 1 ngày, 1 tuần, 1 tháng, 1 năm hay 3 năm, 5 năm, 10 năm. Muốn sắp xếp công việc cho ngày hôm nay, bạn phải biết bạn sẽ phải hoàn thành những công việc gì trong tuần này? Muốn sắp xếp công việc cho tuần này, bạn phải biết bạn sẽ phải hoàn thành những công việc gì trong tháng này? Vì thế, việc đầu tiên để quản lý được thời gian là bạn phải có một kế hoạch cụ thể, rõ ràng và khoa học. Kế hoạch càng chi tiết và rõ ràng, khoa học bao nhiêu, bạn sẽ dễ sắp xếp thời gian hợp lý và hiệu quả bấy nhiêu.

2. To do list trong ngày:

Sau khi có một to do list của từng tháng, từng tuần, bạn phải liệt kê ra to do list trong một ngày dựa vào những to do list lớn. Công việc này nên được thực hiện từ chiều tối của ngày hôm trước. Liệt kê tất cả những công việc cần phải hoàn thành và sắp xếp chúng theo một trình tự hợp lý, ưu tiên hợp lý. Cuối cùng, phân bố thời gian cho từng công việc, nhiệm vụ sẽ phải hoàn thành. Thao tác này giúp bạn có thể làm được tất cả công việc trong ngày, không bỏ sót việc nào và cũng tránh lãng phí thời gian cho những việc không cần thiết. Thật là kỳ diệu phải không?

3. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hợp lý:

Sau khi liệt kê công việc, bạn sẽ sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên hợp lý.

 Cách quản lý thời gian hợp lý

Bạn phải phân biệt được những việc nào quan trọng mình cần phải hoàn thành ngay lập tức, việc nào quan trọng phải hoàn thành sớm, việc nào không quan trọng cũng không nhất thiết phải làm gấp.

4. Xác định thời gian cho mỗi công việc cụ thể:

Chúng ta nên xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc và thời gian bắt đầu, kết thúc thậm chí phải chính xác đến từng phút. Và một điều rất quan trọng các bạn sẽ thắc mắc là trong khi thực hiện công việc này lại bị công việc khác quan trọng hơn xen vào thì giải quyết như thế nào? Theo nghiên cứu chúng ta nên trừ khoảng thời gian 20-25% để dự phòng. Đừng quên những việc nhỏ, tốt nhất hãy tập trung chúng lại. Thao tác phải nhanh, gọn mà vẫn đảm bảo hiệu quả để tránh những khoảng thời gian chết lãng phí vào những việc bé nhỏ, linh tinh.

5. Đi tìm “kẻ cắp thời gian” và đánh bại chúng:

Những “kẻ cắp thời gian” rất quen thuộc với chúng ta như là: tám điện thoại quá lâu, chơi dở một trận game, lang thang mua sắm vớ vẩn không cần thiết và ngủ nướng vào buổi sáng… Tất cả những “kẻ cắp” này sở dĩ vẫn tồn tại là do sự dễ dãi, tùy tiện của bản thân mà không tuân theo một trật tự, kỷ luật nào. Vì thế, một điều tất yếu của việc thực hiện mục tiêu và sử dụng thời gian hiệu quả là bạn phải tuân thủ chính xác những gì kế hoạch và thời gian biểu của bạn đã xây dựng sau đó thẳng tay loại bỏ những kẻ cắp thời gian bằng mọi cách. Bạn biết cách lập kế hoạch mà không có tính kỷ luật trong quá trình thực hiện, bạn vẫn chưa là người biết quản lý thời gian hiệu quả.

Thiết Lập Thời Gian Biểu Hợp Lý


Nhìn chung, đa số các nhà lãnh đạo đều vô cùng bận rộn. Nhưng họ khác nhau ở cách tổ chức quỹ thời gian hạn hẹp của mình.

Nhiều quản lý thích lên lịch làm việc trong ngày theo đơn vị phút vì họ nghĩ rằng bằng cách này họ có thể tận dụng triệt để tất cả thời gian mà họ có.

Tuy nhiên, nhiều người lại không thích lập thời gian biểu cố định vì họ cho rằng điều này sẽ khiến họ mất linh hoạt trong việc xử lý nhanh các vấn đề đột xuất phát sinh.

Vậy giữa 2 cách thức trên, cách thức nào tốt hơn? Các chuyên gia cho rằng câu trả lời tùy thuộc vào mỗi người.

Theo Ben Dattner, người đứng đầu công ty tư vấn Dattner Consutling LLC kiêm trợ giáo tại đại học New York, chúng ta nên kết hợp cả 2 cách thức trên.

Hãy linh hoạt

Dattner cho rằng lập thời gian biểu là rất tốt nhưng điều đó không có nghĩa là ta lệ thuộc hoàn toàn vào thời gian biểu của mình. Nếu đột xuất có 1 đám cháy xảy ra thì bạn phải dập tắt ngay đám cháy thay vì vẫn tiếp tục tiến hành cuộc họp như đã định.

Dattner nói: “Là nhà quản lý, bạn cần cho người khác biết rằng bạn luôn sẵn sàng tiếp nhận thông tin mới. Và chính thời gian biểu của bạn sẽ phải phản ánh được điều này.”

Theo Earl Taylor, chuyên gia huấn luyện các kỹ năng làm việc cần thiết của Dale Carnegie cho biết, nếu lên lịch 1 chương trình làm việc quá sức, bạn sẽ không chú tâm vào những công việc thật sự quan trọng. Ông nói: “Khi cố lên lịch làm việc theo đơn vị phút tức bạn đang tập trung vào công việc hơn là quan tâm đến kết quả.”

Phân biệt mức độ quan trọng của từng công việc để dành thời gian giải quyết  sao cho hợp lý là việc làm không dễ dàng gì. Taylor nói: “Bạn thường dành quá nhiều thời gian cho các công việc không thật sự quan trọng và do đó không đủ thời gian để giải quyết các vấn đề ‘hạng nặng’ khác.”

Ngoài ra, bạn cũng nên xem lại thời gian biểu sau khi đã thực hiện. Theo Dattner, thời gian biểu phải phục vụ cho 2 mục đích: một là cho bạn biết chương trình làm việc trong ngày của bạn, hai là ghi chép lại những công việc bạn đã làm trong ngày. Ông nói: “thời gian biều phải cho bạn biết được những việc bạn sẽ làm và đã làm. Hãy thường xuyên theo dõi thời gian biểu của bạn kể cả khi bạn thay đổi lịch làm việc.”

Thời gian chết

Dù thích lập thời gian biểu cố định theo đơn vị phút nhưng bạn cũng nên có 1 khoảng ‘thời gian chết’ (tức để trống 1 khoảng thời gian). Như vậy, bạn sẽ có thời gian để tán gẫu thân mật với các nhân viên và đồng nghiệp của mình. Dattner cho rằng khái niệm cũ – “Quản lý bằng cách đi dạo quanh công ty”- ngày nay vẫn rất hiệu quả.

Nếu bạn không theo được chính sách ‘mở cửa’ mọi lúc thì bạn có thể dành ra một số giờ ở văn phòng, khi đó nhân viên của bạn sẽ thấy thoải mái hơn khi vào gặp bạn.

Trong 1 số trường hợp, bạn không cần phải tổ chức lại 1 cuộc hẹn đã bị hoãn trước đó. Taylor nói: “Điều này vô cùng hiệu quả”. Nếu bỏ lỡ cuộc họp mặt thông thường, bạn có thể chờ đến cuộc họp lần sau.

Dattner nói: “Thỉnh thoảng, có nhiều cuộc họp quan trọng bị trì hoãn và không bao giờ được tổ chức lại, ví dụ như cuộc họp tổng kết thành tích năm với các nhân viên.”

Đôi khi, vì 1 lý do nào đó mà những cuộc họp quan trọng như thế bị trì hoãn, và sau đó không được tổ chức lại. Điều này là 1 sai lầm. Ông cho rằng: “Việc tổ chức lại các cuộc họp quan trọng là điều vô cùng cần thiết. Tất cả mọi việc đều nên giải quyết rõ ràng, không nên mập mờ.”




Cách quản lý thời gian hiệu quả cho sinh viên
Ý tưởng kinh doanh độc đáo của sinh viên
Cách tiết kiệm tiền hiệu quả cho sinh viên
Cách viết CV xin việc cho sinh viên mới ra trường
Kinh nghiệm phỏng vấn xin việc lần đầu cực hữu ích
Kĩ năng quản lý thời gian hiệu quả


(ST)

Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý