Các bước tổ chức lễ khởi công thành công nhất

Tổ chức lễ khởi công, động thổ của các doanh nghiệp với các dự án đầu tư là một hoạt động rất quan trọng và không thể thiếu, tổ chức một buổi lễ thành công. Dưới đây là các bước cơ bản để tổ chức một lễ khởi công thành công, tiết kiệm và hiệu quả:

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC

1. KIỂM TRA ĐIỀU KIỆN KHỞI CÔNG ĐÚNG LUẬT XÂY DỰNG

Trước khi thực hiện lễ khởi công bạn nên kiểm tra rõ những điều kiện khởi công mà pháp luật quy định, làm sai trái pháp luật sẽ gây cho bạn những rắc rối về pháp lý, mất đi uy tín và sự thành công của buổi lễ khởi công.

2. CHỌN NGÀY CHO LỄ KHỞI CÔNG

Chọn ngày tổ chức lễ khởi công cũng là một việc quan trọng, bạn nên chọn ngày có dự báo thời tiết đẹp, ngày tổ chức thường rơi vào cuối tuần để các khách mời có thời gian đến đầy đủ. Ngày tổ chức không nên trùng với ngày lễ, tết, những ngày theo quan niệm “kinh doanh” là ngày “xấu”.

3. THÔNG BÁO VỚI CƠ QUAN CHỨC NĂNG VỀ VIỆC KHỞI CÔNG

Bạn nên thực hiện thông báo với cơ quan chức năng về việc khởi công để có sự xác nhận, đồng ý của cơ quan chức năng đảm bảo buổi lễ khởi công được diễn ra nghiêm túc, chính đáng, đúng luật pháp và thành công tốt đẹp.

4. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

- Tiến hành thủ tục xin giấy phép các cơ quan chức năng tổ chức lễ khởi công

- Lên danh sách số lượng khách mời.

- Khảo sát địa điểm

- Thiết kế : Vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mời, banner, banroll, backdrop sân khấu, quà tặng …

- Viết kịch bản cho buổi lễ.

- In ấn: thư mời, banner, banroll, backdrop sân khấu, quà tặng …

- Phát hành thư mời.

5. TIẾN HÀNH LỄ KHỞI CÔNG

- Thi công dàn dựng trang trí:

+ Bên ngoài khu vực lễ : treo banner dọc , banroll ngang, cờ phướn, cờ đuôi nheo…xung quanh khu vục lễ.

+ Khu vực cổng chào: lắp đặt cổng chào ( cổng hơi ), cột barrie và thảm đỏ, cây kiểng lối đi vào khu vực lễ.

+ Khu vực lễ: lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop sân khấu, pallet lót sàn, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.

+ Khu vực khởi công : thi công hộc cát, xẻng, mũ bảo hộ, găng tay, khây, khăn phủ khây.

+ Khu vực tiệc ( nếu có ).

+ Dọn dẹp vệ sinh

- Nội dung lễ khởi công

Tùy vào mỗi buổi lễ khởi công có nội và hình thức khách nhau

ví dụ như:

+ Tiếp tân (mặc đồng phục ) đón khách cài hoa lên áo cho khách mời, tặng quà nếu có

+ Lân sư rồng đón khách múa trống mỡ màn

+ Văn nghệ chào mừng

+ Dẫn chương trình ( nắm rõ đường dây kịch bản)

+ Tuyên bố lý do: thông báo mục đích ý nghĩa của buổi lễ.

+ Giới thiệu đại biểu: thành phần tham dự.

+ Giới thiệu phát của chủ đầu tư.

+ Giới thiệu phát biểu của lãnh đạo chính quyền địa phương ( nếu có ).

+ Nghi thức lể khởi công : mời đại biểu tiển về khu vực hộc cát đeo găng tay, đội mũ bảo hộ. khi phát lệnh khởi công các đại biểu xúc cát đổ xuống đất

+ Tiếp tân tiển khách ra về.

+ Kết thúc buổi lễ.

+ Tháo dỡ thu don tất cả thiết bị.

+ Trả mặt bằng cho đon vị xây lắp

MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

VÍ DỤ KỊCH BẢN TỔ CHỨC LỄ KHỞI CÔNG

Ngày . …. Tháng …….Năm……..

Thời gian	Chương trình	Nội dung chi tiết
9h00 -> 9h30	Đón khách	Khu vực cổng chào ( Khách bước vào cổng chào sẽ được lễ tân đón chào) - 04 Lễ tân nữ cài hoa cho khách . - 02 Lễ tân đứng đón chào khách - 04 Lễ tân hướng dẫn khách vào khu vực lễ - 04 Lân múa đón chào khách - 08 trống đánh rộn ràng chào đón khách
9h30 -> 9h32	MC tuyên bood khai mạc buổi lễ	Xin mời Quý vị đại biểu, quý quan khách ổn định vị trí để buổi lễ chính thức được bắt đầu. Xin chào mừng tất cả quý vị đại biểu, quý quan khách đến với buổi ......diễn ra tại khu công nghiệp Việt Nam Singapore, Thay mặt ban giám đốc 2 công ty chúng tôi xin gửi lời cám ơn đến tất cả quý vị đã dành thời gian đến với buổi lễ ngày hoonm nay ( nhạc và vỗ tay )
9h32 -> 9h40	Múa trống, múa lân, múa văn nghệ	Để tạo không khí hào hứng cho buổi lễ xin mời quý vị thưởng thức màn biểu diễn bát trống và màn biểu diễn “Lân tứ quý” chúc phúc của đoàn lân sư rồng .... - Đội trống biểu diễn bát trống chào mừng - 04 Lân biểu diễn tiết mục Lân tứ quý (Bắn pháo hoa khi kết thúc tiết mục ) Tiếp theo xin mời quý vị thưởng thức tiết mục múa sôi động của các vũ công đến từ vũ đoàn của công ty..... ( Nhạc phụ họa theo bài múa )
9h32 -> 9h45	Gới thiệu thành phần tham dự	Thưa quý vị : Đến tham dự buổi lễ ngày hôm nay, chúng tôi xin được trân trọng giới thiệu sự hiện diện của: - Ông ……………………. Đại diện UBND Tỉnh ..... - Ông …………………….Đại diện ban quản lý khu công nghiệp .......................... - Ông …………………………………………………………………………………………………… - Ông ……………………………………………………………………………………………………………………………………… - Ông ……………………………………………………………………………………………………………………………………… - Ông ……………………………………………………………………………………………………………………………………… Về phía Hệ thống công ty Kinh Đô, chúng tôi xin trân trọng giới thiệu sự hiện diện của: - Ông Trần Kim Thành – CTHĐQT hệ thống công ty ...... - Ông Trần Lệ Nguyên – TGĐ hệ thống công ty ........... - - Ông ……………………………………………………………………………………………………………………………………… - Ông ……………………………………………………………………………………………………………………………………… - Ông ……………………………………………………………………………………………………………………………………… Về phía công ty Tribeco, chúng tôi trân trọng giới thiệu sự hiện diện của: - Ông ....... – Tổng Giám Đốc - Ông –........... Phó Tổng Giám Đốc Và hôm nay chúng tôi cũng vui mừng được đón tiếp đại diện các đối tác, các ngân hàng, các công ty xây dựng, nhà đầu tư, các nhà phân phối, các nhà cung cấp, các cơ quan báo chí truyền hình của cả nước cùng các trưởng bộ phận của công ty.............. cùng đến dự trong buổi lễ ngày hôm nay . (Xin quý vị cho một tràng pháo tay chào mừng)
9h42 -> 9h47	MC	Thưa quý vị ! Trước khi bắt đầu cho buổi lễ chúng tôi xin kính mời quý vị cùng hướng về hai màn hình để chúng ta cùng xem trích đoạn phim giới thiệu về hệ thống ......................
9h47 -> 9h57	Chiếu phim giới thiệu	Chiếu phim giới thiệu về hai công ty
9h57 -> 10h	MC	Xin cảm ơn và hy vọng những hình ảnh vừa xem đã giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về hệ thống Kinh Đô và công ty tribeco. . Thưa quý vị ! Dự án đầu tư xây dựng nhà máy .............là bước khởi đầu cho giai ddaonj phát triển mới của công ty ........ Mục đích xây dựng nhà máy mở rộng quy mô hoạt động, tăng khả năng cạnh tranh , cùng thực hiện các dự án liên doanh liên kết. Sản phẩm sản xuất ra sẽ mang tiêu chuẩn quốc tế, phục vụ cho xuất khẩu cũng như tiêu thụ nội địa nhằm khai thác thế mạnh về thương hiệu và hệ thống phân phối của .... Đây cũng là bước chuẩn bị của .............. khi việt nam gia nhập WTO. Và sau đây chúng tôi xin trân trọng kính mời Ông .......... – Phó Tổng Giám Đốc công ty ..... lên phát biểu về dự án xây dựng nhà máy............... Xin kính mời Ông !
10h ->10h10	Phát biểu của PTGĐ công ty Kinh Đô	Bài giới thiệu của ông .................
10h10 -> 10h13	MC	Xin cảm ơn Ông ........... Sau đây chúng tôi xin được kính mời ông .......... – Phó Tổng Giám Đốc công ty ........ phát biểu về dự án xây dựng nhà máy .........
10h13 ->10h18	Phát biểu của PTGĐ công ty Tribeco	Bài phát biểu của Ông .............
10h18->10h20	MC	Xin cảm ơn Ôn............... Kính thưa quý vị!, vừa rồi quý vị cũng đã được nghe trình bày về dự án xây dựng 2 nhà máy. Như quý vị cũng đã biết, trong những năm qua công ty ....... đã có những bước đi quan trọng như xây dựng mô hình quản lý theo hướng tập đoàn, đầu tư những công nghệ tiên tiến, đón nhận sự đầu tư từ các tập đoàn tài chính trong và ngoài nước cũng như đầu tư vào các lĩnh vực thực phẩm như mua lại hãng kem Wall’s của tập đoàn Unilever, đầu tư vào công ty ......… Và đặc biệt ngày hôm nay chúng ta sẽ được chứng kiến một sự chuẩn bị mới của kinh Đô cho quá trình hội nhập nền thương mại kinh tế thế giới WTO, đó là lễ động thổ xây dựng nhà máy ....... và Tribeco tại khu công nghiệp VSIP Và sau đây chúng tôi xin trân trọng kính mời Ông........... thay mặt HĐQT hệ thống công ty ......... lên có đôi lời phát biểu. Xin trân trọng kính mời Ông
10h20 -> 10h30	Bài phát biểu của đại diện HĐQT hệ thống Kinh Đô	Bài phát biểu của Ông ...........
10h30->10h35	MC	Xin cám ơn ............. Kính thưa quý vị! Để hai dự án xây dựng đi vào hoạt động hiêu quả, bên cạnh yếu tố chủ quan về phía daonh nghiệp chúng tôi trân trọng cảm ơn sự hợp tác chặt chẽ của ba đơn vị sở tại – Khu công nghiệp Việt Nam Singapore – và UBND tỉnh.......cùng các cơ quan ban ngành của tỉnh đã hỗ trợ rất lớn cho chúng tôi. Sau đây chúng tôi xin trân trọng kính mời ông ......– Phó Chủ Tịch UBND tỉnh .........lên có đôi lời phát biểu . Xin trân trọng kính mời Ông !
10h35>10h40	Đại diện UBND tinh Bình Dương phát biểu	Bài phát biểu của .......
10h40 ->10h50	MC	Xin cảm ơn Ông ! Thưa quý vị! Cúng tôi xin bắt đầu nghi thức động thổ. Xin kính mời các vị khách danh dự có tên sau đây tham gia vào nghi thức động thổ: 1.Ông ……………………………………………………………………………………………………………….. 2. Ông ……………………………………………………………………………………………………………….. 3. Ông ……………………………………………………………………………………………………………….. 4. Ông ……………………………………………………………………………………………………………….. 5. Ông ……………………………………………………………………………………………………………….. 6. Ông ……………………………………………………………………………………………………………….. 7. Ông ……………………………………………………………………………………………………………….. 8. Ông ……………………………………………………………………………………………………………….. 9. Ông ……………………………………………………………………………………………………………….. Xin quý vị đeo găng tay, ccaamf xẻng đã được lễ tân chuẩn bị sẵn và chúng ta cùng đứng vào vị trí theo sự sắp xếp của ban tổ chức và vui lòng chờ trong giây lát. Xin mời quý vị . (MC cờ khách lên đầy đủ và phất động ) 3 – 2 – 1, bắt đầu …..
10h50>10h55	MC	Thưa quý vị ! Thay mặt công ty ......... chúng tôi xin chân thành cám ơn quý vị đã dành thời gian quý báu đến tham dự lễ Động thổ xây dựng 2 nhà máy ............ của chúng tôi, Buổi lễ đến đây là kết thúc. Chúng tôi xin trân trọng kính mời quý vị dùng bữa tiệc Bufet chúng tôi tổ chức tại nhà hàng Regal … .Một lần nữa , Xin chân thành cám ơn quý vị ! Chúc Quý vị sức khỏe và thành công
10h55>11h10	Taëng quaø	- 04 Lễ tân đứng tiễn khách - 06 Lễ tân trao quà .

Những mẹo nhỏ khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Sự kiện đặc biệt là một sự kiện diễn ra chỉ có một lần, thường tập trung vào những dịp đặc biệt như động thổ, khai trương. Đặc biệt, sự kiện có thể được tổ chức nhằm vào những mục đích khác như Hội chợ việc làm, tiệc trao giải thưởng hoặc cuộc thi về thiết kế logo.

Những sự kiện diễn ra 1 lần duy nhất này thường khác biệt so với quy trình tổ chức sự kiện có sẵn. Sau đây là những bước hướng dẫn lập kế hoặc tổ chức sự kiện.

Kế hoạch tổ chức sự kiện đặc biệt: Kế hoạch càng chi tiết càng dễ thành công.

Sự kiện đặc biệt là một sự kiện diễn ra chỉ có một lần, thường tập trung vào những dịp đặc biệt như động thổ, khai trương. Đặc biệt, sự kiện có thể được tổ chức nhằm vào những mục đích khác như Hội chợ việc làm, tiệc trao giải thưởng hoặc cuộc thi về thiết kế logo.

Những sự kiện diễn ra 1 lần duy nhất này thường khác biệt so với quy trình tổ chức sự kiện có sẵn. Sau đây là những bước hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức sự kiện:

Phát triển chiến lược nhắm đến thành công

Hãy chắc chắn rằng mục đích của những sự kiện đặc biệt phải đủ quan trọng để xứng đáng với thời gian và chi phí cần thiết thích hợp cho từng giai đoạn, cho việc quảng bá và ước tính chi phí cho sự kiện đó.
Hãy cẩn thận trong việc liên kết giữa các dạng sự kiện được tổ chức với mục đích mà nó nhắm đến.
Đảm bảo được các thành viên trong team hỗ trợ toàn diện cho sự kiện.
Nhắm đến nhóm đối tượng có thể tài trợ cho sự kiện.
Bắt đầu lập kế hoạch ít nhất 3 tháng, và trong nhiều trường hợp thậm chí là chuẩn bị trước các quy trình tổ chức sự kiện trước 1 năm.
Xây dựng các cách thức để đánh giá mức độ thành công của sự kiện. Mục tiêu sự kiện có thể đo lường được có thể bao gồm lượng người tham gia, số tiền quyên góp được, mức độ gia tăng người sử dụng sản phẩm, dịch vụ.

Lập bảng liệt kê đầu việc

Một danh sách liệt kê đầu việc sẽ hướng dẫn cụ thể từng bước để tổ chức và tiến hành một sự kiện đặc biệt.

Tạo dựng ngân quỹ (dành cho những sự kiện nhằm mục đích quyên góp gây quỹ)

Mục tiêu là cung cấp cho người lập kế hoạch tổ chức sự kiện một bản kế hoạch tài chính chi tiết. Ngân sách phải cụ thể và bao gồm các cơ hội thu lợi nhuận (tài trợ, bán vé, quyên góp, bán hàng giảm giá) cũng như những chi phí nhỏ khác.

Xem xét công việc hậu cần

Với nhiều hoạt động diễn ra cùng lúc, có nhiều chi tiết cần được kiểm tra. Những khâu quan trọng cần được xem xét và lên kế hoạch như: kích thước nơi tổ chức sự kiện, những hỗ trợ cần thiết, sắp xếp vật dụng cần có, dọn dẹp, có kế hoạch phòng ngừa cho những việc đột xuất, phương tiện đi lại và những dịch vụ công cộng như cảnh sát, cứu hỏa.

Kế hoạch truyền thông

Xúc tiến một sự kiện đặc biệt cần có sự kết hợp giữa tư duy sáng tạo và thự tiễn.

Hãy huy động tất cả các phương tiện truyền thông có sẵn tại địa phương để quảng bá sự kiện. Nếu được, bạn có thể lập danh sách chi tiết tên những người có thể giúp bạn được trong vấn đề này.

Đánh giá sự kiện

Hãy dành thời gian để đánh giá sự kiện ngay sau khi sự kiện kết thúc, lúc đó những chi tiết gần như còn nguyên vẹn. Bạn cũng nên chuẩn bị những phiếu khảo sát cho những người tham gia. Và cuối cùng nhưng cũng khá quan trọng là phải cảm ơn tất cả những người đã tham gia vào sự kiện của bạn.

Cách chọn ngày khai trương của hàng chuẩn nhất
Kinh nghiệm mở cửa hàng quần áo
Nhừng điều kiêng kỵ khi xây nhà
Phong thủy khi xây nhà
Các bước lập kế hoạch event hoàn hảo

(ST)