Hướng dẫn học Access nâng cao

Nhanluu1294 Nhanluu1294 @Nhanluu1294

Hướng dẫn học Access nâng cao

19/04/2015 01:26 PM
378
Cùng tham khảo những hướng dẫn học Access nâng cao nhé các bạn. Trong bài này, các bạn sẽ học cách thiết kế Form, thiết kế truy vấn riêng...


Thiết kế Forms

Forms cho phép bạn điều khiển giao diện của màn hình nhập dữ liệu và các báo cáo được tạo ra.

Form Views

Có 3 cách để xem Forms trong Access:

Design View Cho phép bạn thiết kế Form bao gồm header, footer và các chi tiết trong Form. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh và các điều khiển xuất hiện trên Form.
Form View Đây là một trang động cho phép người dùng nhập và chỉnh sửa dữ liệu hoặc điều chỉnh dữ liệu trong một lĩnh vực.
Layout View Cách xem này cho phép bạn thiết kế Form và thao tác dữ liệu.

Tạo form

Bạn có thể tạo một Form từ một bảng hay một truy vấn. Để tạo một Form:

- Kích tab Create

- Kích nút Form Design

- Kích tab Format

- Kích vào nút Add Existing Fields

- Trong hộp Field List phía bên phải, kích và kéo các trường bạn muốn lên Form

- Để thay đổi màu sắc và font, kích nút Property Sheet trên tab Arrange

Chỉnh sửa các thuộc tính trong hộp thoại Property Sheet

- Chọn Section bạn muốn chỉnh sửa

- Chọn thuộc tính bạn muốn chỉnh sửa


Để xem trước Form:

- Kích nút Views trên tab Home

- Kích nút Form View

Form Wizard

Bạn có thể tạo Form với sự trợ giúp từ Form Wizard. Để sử dụng Form Wizard:

- Trên tab Create, kích vào mũi tên xuống chỗ More Forms

- Kích Form Wizard.

- Chọn Tables/Queries mà bạn muốn có trên Form

- Chọn các trường bạn muốn cho lên Forms

- Kích Next.

- Chọn cách bố trí cho form

- Kích Next.

- Chọn kiểu

- Kích Next.

- Tạo tiêu đề cho Form

- Chọn nơi bạn muốn để mở Form hay chỉnh sửa thiết kế Form.

- Kích Finish.



Thiết kế truy vấn riêng

Đến lúc này, bạn đã có thể sử dụng Query Wizard để tạo các truy vấn. Nhưng Query Wizard chỉ tạo một vài truy vấn thường dùng. Nếu một trong những truy vấn đó không phù hợp, bạn có thể tạo truy vấn riêng.

Nhiều người nghĩ rằng tự xây dựng truy vấn riêng là một trong những phần khó nhất khi làm việc với Access. Điều đó có thể đúng, nhưng với một vài hướng dẫn và nhiều lần thực hành, bạn có thể xây dựng bất kỳ truy vấn nào mà bạn nghĩ ra.

Khi tự tạo các truy vấn từ đầu, bạn sẽ được biết các nguyên tắc để có thể áp dụng khi chỉnh sửa truy vấn sẵn có. Với cách như vậy - tạo hay chỉnh sửa - bạn sử dụng cửa sổ thiết kế truy vấn.

Quá trình sau để tạo một truy vấn, phần lớn dựa vào loại truy vấn mà bạn muốn tạo. Không quan tâm đến loại truy vấn, bạn thường bắt đầu với cùng một cách: chọn nút Queries trong cửa sổ Database, kích đúp chuột vào tùy chọn Create Query in Design View. Màn hình xuất hiện như hình 1.


Hình 1: Tạo truy vấn

Chú ý rằng cửa sổ thiết kế truy vấn là phần sau. Trong phần đầu, Access hiển thị hộp thoại Show Table đưa ra cho bạn lựa chọn nguồn dữ liệu muốn sử dụng. Như các truy vấn khác, bạn có thể lựa chọn cả bảng hoặc các truy vấn làm nguồn dữ liệu (đều có ở hộp thoại Show Table). Trong trường hợp này, chọn bảng Business Customers và kích chuột vào nút Add. Access mở một cửa sổ nhỏ cho bảng đó có chứa các trường. Để đóng hộp thoại Show Table, kích chuột vào nút Close.

Sau khi đóng hộp thoại Show Table, Access hiển thị cửa sổ thiết kế truy vấn. Ở phần giữa cửa sổ là chỗ trống cho các nguồn dữ liệu đã được mở. Trong trường hợp này, chỗ trống chứa bảng Business Customers. Bên dưới là lưới thiết kế OBE (ví dụ cho truy vấn). Cửa sổ thiết kế truy vấn xuất hiện như hình 2.


Hình 2: Cửa sổ thiết kế truy vấn

Trong lưới thiết kế QBE, bạn xác định các tiêu chuẩn cho truy vấn. Những tùy chọn sẵn có trong lưới phụ thuộc vào loại truy vấn bạn tạo.

Công cụ thiết kế truy vấn

Công cụ thiết kế truy vấn chỉ xuất hiện bên dưới thực đơn bất cứ khi nào bạn sử dụng cửa sổ thiết kế truy vấn. Nhiều công cụ trên thanh công cụ rất quen như đã sử dụng trong các cửa sổ Access khác. Tuy nhiên, có các công cụ khác là chỉ có trên thanh công cụ của truy vấn Design. Bảng 1 hiển thị những công cụ đó và công việc chúng thực hiện.

Công cụ Tên Tính năng
Query Type Cho phép xác định loại truy vấn bạn tạo
Run Thi hành truy vấn nếu cần thiết.
Show Table Hiển thị hộp thoại Show Table
Totals Hiển thị dòng tổng trong lưới QBE. Nó không sẵn có khi tạo một truy vấn cập nhật hay xóa truy vấn
Top Values Tìm giá trị cao nhất trong một truy vấn dựa vào tỷ lệ phần trăm hay số các dòng
Properties Hiển thị cửa sổ Properties, cho các trường truy vấn hoặc cho chính các truy vấn
Build Hiển thị cửa sổ Builder khi tạo tiêu chuẩn cho một trường.

Bảng 1: Các công cụ thiết kế

Bạn thường sử dụng Query Wizards để tạo các truy vấn bình thường, có nghĩa là sử dụng cửa sổ thiết kế truy vấn cho những truy vấn phổ biến hơn. Do vậy, bạn sẽ thường sử dụng công cụ Query Type khi bắt đầu phần thiết kế để cho biết loại truy vấn bạn tạo. Nếu kích chuột vào mũi tên xuống phía bên phải công cụ, bạn có thể thấy Access cho phép tạo những loại truy vấn sau: 

Select Query (truy vấn lựa chọn): Là loại truy vấn được mặc định, cho phép bạn xây dựng một truy vấn mà trả về là số các trường được xác định tiêu chuẩn. 

Crosstab Query (Truy vấn Crosstab): Sửa đổi lưới QBE sao cho những tùy chọn của nó đại diện sự cần thiết cho truy vấn. 

Make-Table Query (Truy vấn tạo bảng): Áp dụng khi cần tạo ra một bảng mới. Access sử dụng bảng này để lưu trữ kết quả phần chính của truy vấn. Khi chọn công cụ này, Access yêu cầu bạn đặt tên cho bảng và nơi lưu trữ bảng. Lưới QBE cũng tương tự như truy vấn chọn lựa. 

Update Query (Truy vấn cập nhật): Dùng để cập nhật nhiều bản ghi trong một bảng. Access thay đổi lưới QBE để đại diện cho sự cần thiết của truy vấn. 

Append Query (Truy vấn Bổ sung): Dùng để bổ sung các bản ghi thành một bảng. Khi chọn công cụ này, Access yêu cầu bạn đặt tên bảng và nơi lưu trữ bảng đó. Access thay đổi lưới QBE để phản ánh lại những tiêu chuẩn cho loại truy vấn này. 

Delete Query (Truy vấn xóa): Dùng để xóa cac bản ghi. Access thay đổi lưới QBE thành dạng đơn giản hơn các truy vấn khác.

Những truy vần này trông rất quen thuộc, về cơ bản, chúng giống như những truy vấn đã được đề cập ở phần đầu chương này.

Sử dụng lưới QBE

Bất kỳ bạn chọn loại truy vấn nào, thường sử dụng lưới QBE để thiết kế truy vấn. Bạn có thể áp dụng các mục trong lưới cũng giống như cách dùng ở các lưới thiết kế khác. Ví dụ, Ở chương 5 “Sắp xếp và phân loại thông tin”, bạn đã biết được cách có thể sử dụng lưới cửa sổ Filter. Lưới QBE cũng thực hiện như vậy, bạn có thể thêm, xóa, và di chuyển các cột. Ngoài ra bạn cũng có thể lựa chọn ô trong lưới và chỉnh sửa chúng.

Ý nghĩa của các dòng trong lưới QBE thay đổi phụ thuộc vào loại truy vấn bạn đang thiết kế. Tuy nhiên, ở dòng đầu tiên luôn luôn chứa tên trường. Mỗi cột ở dòng này đại diện cho trường mà Access sẽ hiển thị trong kết quả truy vấn. Do vậy, nếu bạn muốn hiển thị 5 trường trong kết quả truy vấn, bạn nên sử dụng 5 cột trong lưới QBE. Access hiển thị các trường theo thứ tự bạn đặt trong lưới. Tuy nhiên, bạn có thể thiết lập dòng Show cho mỗi trường quản lý dù Access có hiển thị các trường hay không (Hình 3)


Hình 3: Lưới QBE

Nếu bạn chọn dòng Show cho một cột riêng, Access hiển thị trường đó ra kết quả. Nếu không chọn dòng Show, Access không hiển thị trường. Tại sao bạn không muốn hiển thị trường đó? Đơn giản, nếu bạn chỉ sử dụng một cột để lựa chọn hoặc sắp xếp các bản ghi, bạn không cần hiển thị nó. Ví dụ, nếu bạn chọn các bản ghi dựa vào giá trị của trường là Yes/No (chỉ chọn những trường được thiết lập Yes), như bạn biết rằng mọi giá trị mà kết quả trường sẽ là (-1). Do vậy, đó thực sự không cần để hiển thị trường. Có thể sử dụng dòng Show để ẩn hoặc hiển thị các trường như bạn muốn.

Chú ý: Dòng Show không áp dụng với các truy vấn Crosstab, Cập nhật, Bổ sung và Xóa.

Dòng Sort và Criteria làm việc tương tự như đã đề cập về các filter ở chương 5 “Sắp xếp và lọc thông tin”. Nếu bạn vẫn chưa rõ về vấn đề này, có thể xem lại chương đó.

Cách tốt nhất để khám phá ra cách sử dụng lưới QBE là thực hành. Giả sử bạn muốn tạo một truy vấn sử dụng bảng Business Customers và hiển thị tất cả các tài khoản còn hoạt động với thẻ giới hạn trên 1000$ của một trong những nhân viên bán hàng. Thêm vào đó, bạn muốn các tài khoản được liệt kê sắp xếp theo thứ tự giảm dần dựa vào thời hạn thẻ của họ (đối với những tài khoản với thời hạn thẻ bằng nhau, bạn muốn chúng được sắp xếp theo thứ tự tên công ty). Để thiết kế truy vấn như vậy, thực hiện các bươc sau: 

1. Bắt đầu một lưới QBE trống. 

2. Sử dụng công cụ Query Type để chắc chắn Select Query được thiết kế. 

3. Trong danh sách các trường, kích đúp chuột vào tên trường Active. Access hiển thị tên trường này ở cột đầu tiên của lưới QBE. 

4. Ở dòng Criterea đối với cột đầu tiên, nhập phép tính =Yes. Điều này có nghĩa Access chỉ ra những bản ghi với trường Active được thiết lập là đúng. 

5. Bỏ dấu tích ở dòng Show ở cột đầu tiên. Access không hiển thị giá trị của trường. 

6. Trong danh sách trường, kích đúp chuột vào tên trường Salesperson. Access hiển thị tên trường này ở cột thứ hai trong lưới QBE. 

7. Ở dòng Criteria đối với cột thứ hai, nhập phép toán = “John Davis”. Điều này có nghĩa bạn muốn chỉ những bản ghi có đại diện người bán hàng tên là John Davis. 

8. Xóa dấu tích ở dòng Show cho cột thứ hai. Access sẽ không hiển thị giá trị của trường. 

9. Kích đúp chuột vào tên trường Credit Limit. Access hiển thị trên trường này trong cột thứ 3 của lưới QBE. 

10. Trong dòng Sort ở cột thứ 3, chọn Descending

11. Trong dòng Criteria của cột thứ 3, nhập đẳng thức >1000. Điều này cho biết bạn chỉ muốn những bản ghi với thẻ giới hạn trên 1000$. 

12. Kích đúp chuột vào tên trường Company Name. Access hiển thị trường này ở cột 4 trong lưới QBE. 

13. Ở dòng Sort, chọn Ascending

14. Kích đúp chuột vào tên trường là Contact. Access hiển thị trường này ở cột thứ 5 trong lưới QBE. 

15. Kích đúp chuột vào tên trường là Contact Phone. Access hiển thị trường này ở cột thứ 6 trong lưới QBE. 

16. Kích đúp chuột vào trên trường Last Order. Access hiển thị tên trường này ở cột thứ 7 trong lưới QBE.

Lúc này bạn đã hoàn thành xong truy vấn. Cửa sổ thiết kế truy vấn của bạn được đưa ra như hình 4.


Hình 4: Truy vấn được hoàn thành

Truy vấn này hiển thị 5 trường từ bảng Business Customers, nhưng chỉ đối với những trường có điều kiện ở dòng Criteria. Bạn có thể lưu truy vấn ngay nếu muốn. Tuy nhiên, để thấy kết quả của truy vấn luôn, kích chuột vào công cụ Run trên thanh công cụ. Access chạy truy vấn mà không cần lưu nó và hiển thị ra kết quả. Cách này bạn có thể kiểm tra lại để thấy được nếu kết quả như mong đợi. Hình 5 hiển thị kết quả của truy vấn mới.


Hình 5: Kết quả truy vấn.

Khi hoàn thành kiểm tra kết quả truy vấn, bạn có thể sử dụng công cụ View (phía bên trái thanh công cụ) để chuyển đổi trở lại cửa sổ thiết kế truy vấn. Sau đó, lưu truy vấn bằng cách đóng cửa sổ thiết kế. Kích chuột vào nút Yes và Access đưa ra lời nhắc bạn cần đặt một tên (hình 6).


Hình 6: Bạn có thể lưu truy vấn sử dụng tên bạn muốn.

Nhập tên bạn muốn để sử dụng cho truy vấn, khi kích chuột vào nút OK, Access lưu truy vấn và cập nhật vào cửa sổ Database để thêm tên mới.

Thiết lập các thuộc tính

Trong chương 3 “Tùy biến các thành phần”, bạn đã học về các thuộc tính của trường và cách chúng tác động đến chế độ Datasheet. Các thuộc tính được miêu tả ở chương 3 áp dụng cho các trường trong một bảng nhưng bạn cũng có thể thiết lập các thuộc tính cho trường ở trong một truy vấn. Các thuộc tính truy vấn tác động đến cách Access hiển thị thông tin xuất phát từ truy vấn cũng như cách bạn có thể chỉnh sửa thông tin đó.

Để thấy được các thuộc tính cho một trường cụ thể, lựa chọn trường từ lưới QBE. Sau đó, kích chuột vào công cụ Properties. Access hiển thị cửa sổ Properties, xuất hiện các hình thức của cửa sổ phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của trường. Một cửa sổ properties mẫu như hình 7 (Các thuộc tính cho trường Credit Limit)


Hình 7: Cửa sổ Properties cho trường Credit.

Chú ý rằng, có một vài thuộc tính mà bạn thấy trong bảng cửa sổ thiết kế. Tuy nhiên, các thuộc tính được hiển thị có chức năng gần giống với cách mà chúng thực hiện khi làm việc với bảng. (Bạn có thể trở lại chương 3 để xem lại).


Sử dụng các Query (truy vấn) để kiểm tra dữ liệu

Ở chương trước, bạn đã được học cách sắp xếp và lọc dữ liệu để quản lý thông tin trong bảng tốt hơn. Trong chương này, bạn sẽ được biết một cách lọc và sắp xếp dữ liệu nữa, đây là công cụ mạnh được cung cấp bởi Access – Queries (truy vấn). Giống như filter (bộ lọc), các truy vấn Access cho phép bạn lựa chọn dữ liệu từ bảng. Tuy nhiên, các truy vấn hoạt động mạnh hơn bộ lọc.

Kết thúc chương này, bạn sẽ nắm được các nội dung sau:

  • Các truy vấn là gì?
  • Các loại truy vấn nào mà Access cho phép tạo.
  • Cách để lưu giữ các truy vấn.
  • Cách sử dụng Query Wizards
  • Cách thiết kế các truy vấn riêng
  • Cách sử dụng lưới QBE
  • Cách thiết lập các thuộc tính trong một truy vấn.

     

Tìm hiểu về các Truy vấn

Theo từ tiếng anh bình thường, một truy vấn là một câu hỏi. Thực tế, đó cũng là một truy vấn trong Access. Tóm lại, Access cho phép bạn đưa ra một câu hỏi đã được thiết kế để trả về một số các bảng ghi từ một bảng. Ví dụ “hãy hiển thị các đơn đặt hàng đã nhập trong 30 ngày gần nhất có giá trên 5000$”. Đây là một truy vấn, và bạn có thể tạo dễ dàng trong Access. Mặc dù bạn không thể phát biểu truy vấn trong cuộc đàm thoại thường sử dụng, Access cho một phạm vi trong việc xác định những bản ghi mà bạn muốn xem.

Các loại truy vấn

Access hỗ trợ 5 loại truy vấn khác nhau. Mỗi truy vấn thực hiện một thao tác khác nhau trong mối quan hệ tới dữ liệu trong bảng. Sau đây là 5 loại truy vấn: 

Select query. Đây là loại truy vấn đơn giản nhất bạn có thể tạo. Một truy vấn lựa chọn trả về số các bản ghi dựa trên tiêu chuẩn mà bạn chỉ định. Trong nhiều trường hợp, loại truy vấn này tương tự như một filter (trở lại chương trước). 

Action query. Truy vấn này thực hiện hành động trên dữ liệu đã được phục hồi. Ví dụ, truy vấn có thể tạo một bảng mới và chuyển các bản ghi vào nó, hoặc có thể xóa các bản ghi trong bảng hiện thời. 

Crosstab query. Truy vấn này đưa ra thông tin trong một bảng tính – quản lý tương tự như Datasheet. (Crosstab là một từ được ghép bởi cross-tabulation). Bạn có thể sử dụng truy vấn này để tổng hợp và tính tổng dựa trên nội dung các trường khác nhau. 

Parameter query (Truy vấn tham số). Truy vấn này làm việc trong mối quan hệ với các truy vấn khác. Khi thực hiện truy vấn này, Access hỏi bạn để thiết lập các câu hỏi. Truy vấn sử dụng các câu trả lời để hoàn thành công việc của nó. Bạn có thể nghĩ loại truy vấn này như một “truy vấn với giao diện người dùng.” 

SQL query (truy vấn SQL): Để xác định các loại truy vấn, bạn phải sử dụng SQL (Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc). SQL cung cấp một cách để giao tiếp với các loại cơ sở dữ liệu khác nhau hoặc thiết kế cơ sở dữ liệu trên mạng.

Bạn có thể đưa ra ý kiến từ việc xem danh sách các truy vấn này để có thể sử dụng truy vấn được nhiều hơn việc chỉ là những câu hỏi về dữ liệu (và bạn phải làm đúng). Các truy vấn có thể làm được nhiều và nhiều hơn nữa. Loại truy vấn mà bạn sử dụng dựa vào những gì bạn muốn hoàn thành. Khi thực hành hết chương này, bạn sẽ học cách tạo nhiều loại truy vấn khác nhau.

Như bạn biết, Access cho phép truy vấn tới các thông tin trong bảng. Thêm vào đó, nó cũng cho phép truy vấn các thông tin trong các truy vấn. Trong khi cách này nghe như không cần thiết, thực hiện một truy vấn là một thao tác mạnh mẽ và tiện lợi. Một truy vấn thường trả về một tập hợp thông tin con trong một bảng; thực tế, tập hợp con này trông như một bảng bình thường, dù nó là bảng dựa vào bảng khác. Bạn có thể sử dụng tập hợp con như là cơ sở cho các truy vấn tiếp. Do vậy, bạn có thể truy vấn dữ liệu từ một bảng và truy vấn chính nó. Thậm chí truy vấn kết quả của bảng thứ hai! Access khá là mạnh và linh hoạt khi thực hiện các truy vấn.

Cách Access lưu giữ các truy vấn

Trong Access, bạn lưu các truy vấn với cơ sở dữ liệu; chúng là thành phần khác của cơ sở dữ liệu, một đối tượng khác giống như tables (bảng), reports (báo cáo) hay macros. Ở chương 5, “Sắp xếp và lọc thông tin” , bạn đã học cách lưu một bộ lọc như một truy vấn, và bạn lưu nó dưới một tên. Bạn có thể thấy những truy vấn nào đã được xác định cho cơ sở dữ liệu bằng cách kích chuột vào nút Queries trong cửa sổ Database. Khi làm việc với cơ sở dữ liệu mới hay một cơ sở dữ liệu mà các truy vấn chưa được xác định, Access hiển thị không có truy vấn nào trong cửa sổ không kể các tùy chọn cho phép bạn tạo các truy vấn mới, hình 1.


Hình 1: Cửa sổ Database với nút Queries được lựa chọn

Chú ý rằng khi bạn kích chuột vào nút Queries, Access thực hiện tương tự các nút sẵn có như khi kích chuột vào nút Tables. Trong Access, bạn thực hiện nhiều hành động như nhau để điều khiển các truy vấn giống như với bảng. Ví dụ, bạn có thể sao chép các truy vấn, đổi tên và xóa chúng. Bạn cũng có thể tạo một truy vấn mới và thay đổi các truy vẫn sẵn có.

Access cung cấp cho bạn hai cách để tạo truy vấn. Bạn có thể sử dụng một trong những truy vấn Wizards hoặc tạo một truy vấn từ đầu. Trong phần cuối của chương này, bạn sẽ học cách để tạo các truy vấn sử dụng cả hai phương thức đó.



Ý nghĩa của biểu tượng Microsoft
Hướng dẫn tìm virut trên máy tính
Cách chuyển PowerPoint sang Word đơn giản
Hướng dẫn học tin học kế toán
Cách xử lý các lỗi trong word đơn giản nhất
Cách chọn kiểu chữ trong Word 7 vô cùng đơn giản

(St)



Hỏi đáp, bình luận, trả bài:
*địa chỉ email của bạn được bảo mật

Hot nhất
Top xink
Bộ sưu tập
Chợ xink
Thanh lý