Cách phương pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất

Trên web, thông tin được truyền đi rất nhanh chóng – và việc dịch vụ của bạn được khách hàng đánh giá cao là một điều vô cùng quý giá. Nếu khách hàng cảm thấy họ bị một công ty ngược đãi, thì tin này sẽ lan đi nhanh hơn cả khi họ được đối xử tốt. Ngày nay, các công ty làm mọi cách để thu hút khách hàng, tuy nhiên để có được những đánh giá tốt của khách hàng, các công ty phải làm thoả mãn tất cả các khách hàng trong quá trình chăm sóc khách hàng.

Các phương pháp chăm sóc khách hàng có thể kể đến từ các biện pháp hỗ trợ bằng công nghệ, kiểm tra hoá đơn, cung cấp tình hình chuyển hàng tới những phương pháp phản hồi cổ điển hữu ích. Những người sử dụng web, đặc biệt là những người trả tiền cho dịch vụ trực tuyến, thường yêu cầu hỗ trợ công nghệ và họ muốn yêu cầu đó phải được đáp ứng thật nhanh. Những khách hàng đặt mua sản phẩm có thể muốn theo dõi hàng hoá trong suốt lộ trình vận chuyển, và một số khách hàng thích cung cấp những thông tin phản hồi cho công ty hay dịch vụ về những phát sinh họ gặp phải trong quá trình đặt hàng. Việc chăm sóc khách hàng có thể tạo nên hay phá vỡ những hiệu quả kinh doanh trực tuyến của bạn.

Hãy nghiên cứu thật kỹ về Internet và hãy tìm hiểu những doanh nghiệp chú trọng đến dịch vụ khách hàng và coi đó như một yếu tố bán hàng quan trọng. Cung cấp những hỗ trợ sau bán không chỉ giúp đỡ khách hàng, mà nó còn tạo ra một mối quan hệ tốt và có lợi với khách hàng.

Phương pháp chăm sóc khách hàng mà website của bạn phải áp dụng phụ thuộc hoàn toàn vào sản phẩm hay dịch vụ mà bạn đang bán. Nó có thể đơn giản như là: “cam kết trả lại tiền đối với tất cả các sản phẩm bị khách hàng hoàn trả mà không thắc mắc”, hay cung cấp sự hỗ trợ công nghệ thư điện tử nhanh chóng và hiệu quả, hay cung cấp một số điện thoại trả lời các câu hỏi của khách hàng; bất kỳ một phương thức chăm sóc khách hàng nào mà bạn đưa ra, đều nên chú ý đến website của bạn xem làm thế nào để công ty bạn thành công trong những quan hệ sau bán hàng. Khi bạn đã có kinh nghiệm thảo luận qua thư điện tử, tiếng tăm của bạn sẽ được những khách hàng hiện tại và những khách hàng tiềm năng khác biết đến.

* Các phương thức chăm sóc khách hàng

Chúng ta đã xem xét một cách nghiêm túc vấn đề chăm sóc khách hàng đối với bất kỳ người nào viếng thăm website, bây giờ hãy xem chính xác bạn cần cung cấp những cái gì. Thế giới của những phương pháp chăm sóc khách hàng là vô hạn và khả năng sáng tạo là vô cùng rộng lớn, tuy nhiên có một số phương thức chăm sóc khách hàng cơ bản bạn nên cung cấp thường xuyên.

* Những chỉ dẫn về website

Sự chăm sóc khách hàng không chỉ nhắm tới những mối quan hệ với khách hàng sau bán hàng. Hãy cung cấp cho khách hàng tiềm năng những lời chỉ dẫn rõ ràng và minh bạch về cách thức sử dụng website của bạn.

Hãy chỉ cho họ thấy làm thế nào để bổ sung thêm hàng vào giỏ mua hàng của họ, làm thế nào để đặt hàng và duyệt những sản phẩm của bạn. Sau đó, hãy chỉ cho họ cách tiến hành thanh toán và những việc cần làm trong quá trình thanh toán. Ví dụ: Bạn chấp nhận những loại thẻ tín dụng nào? Các phương thức chuyển hàng là gì? Công ty nào sẽ vận chuyển hàng hoá? Bạn cũng nên giải thích cho khách hàng xem làm cách nào họ có thể theo dõi gói hàng sau khi hàng được gửi đi.

Nếu website của bạn không cung cấp một sản phẩm có thực, hãy chỉ cho khách hàng cách sử dụng dịch vụ của bạn. Nếu bạn cung cấp những đoạn chương trình giới thiệu dịch vụ, hãy chỉ cho khách hàng cách sử dụng chúng và nơi đặt chúng. Hãy cung cấp cho họ một nơi để ghi lại những lỗi hệ thống và những vấn đề về website khác hay những vấn đề hỗ trợ. Hãy cung cấp cho khách hàng tất cả các phương thức và chỉ dẫn họ để họ có thể liên hệ với bạn khi cần thiết.

* Thường xuyên trả lời những câu hỏi của khách hàng.

Những trang câu hỏi FAQ đều dễ thiết kế và cực kỳ hiệu quả trong việc trả lời những câu hỏi của khách hàng một cách nhanh chóng. Với những site mới, người xây dựng web nên lường trước những câu hỏi mà anh hay chị nghĩ rằng người sử dụng sẽ đặt ra. Sau vài lần, và khi những vấn đề thắc mắc khác được khách hàng nêu ra thông qua email hay điện thoại, họ sẽ đưa vào trang FAQ. Nếu số lượng câu hỏi quá lớn, hãy xem xét đến việc tạo ra một công cụ tìm kiếm cho họ.

* Những diễn đàn thảo luận

Những diễn đàn thảo luận là một công cụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời – chúng có thể giảm bớt công nghệ hỗ trợ khá nhiều. Do những diễn đàn này là công khai, bất kỳ khách hàng nào của công ty bạn cũng có thể trả lời các câu hỏi của những khách hàng khác đặt ra, điều đó khiến bạn được rảnh rỗi hơn và những nhân viên của bạn có thể thực hiện các công việc khác. Nhiều công ty có trang web đã thực hiện điều này một cách có hệ thống và đã nhận thấy rằng những diễn đàn thảo luận này còn hữu ích đối với những mục tiêu khác, chẳng hạn: để gửi các thông báo về dịch vụ của công ty họ.

* Hỗ trợ qua email

Phương pháp hỗ trợ qua email là phương pháp rẻ tiền, bạn chỉ cần đầu tư một chút nhưng hiệu quả của nó vô cùng to lớn. Tuy nhiên, khi sử dụng email để hỗ trợ khách hàng, cần đặc biệt chú ý đưa ra mốc thời gian phục vụ, nghĩa là tổng thời gian cho một câu trả lời mà bạn có thể cung cấp qua email cho khách hàng. Nếu bạn có một đội ngũ công nghệ hỗ trợ làm việc trong tất cả các lĩnh vực, hãy cung cấp cho khách hàng của bạn những địa chỉ email khác nhau, và hướng dẫn họ cách nhanh nhất để gửi những thắc mắc đến những người phụ trách hỗ trợ thích hợp.

* Hỗ trợ qua điện thoại

Nếu công ty của bạn tương đối lớn, và có doanh thu khá cao, bạn có thể xem xét việc hỗ trợ khách hàng qua điện thoại. Việc tạo ra một số điện thoại hỗ trợ sẽ tạo ra độ tin cậy cho công ty của bạn, và hãy cho khách hàng biết bạn luôn luôn sẵn sàng trả lời những thắc mắc của họ miễn phí.

* Hỗ trợ kiểm tra hàng

Nếu bạn bán những sản phẩm vật lý, hãy cung cấp cho khách hàng phương thức theo dõi đơn hàng của họ. Sau khi gói hàng đã được gửi đi, hãy cung cấp cho khách hàng một số hiệu theo dõi và một đường kết nối tới hệ thống theo dõi của công ty vận chuyển.

Các phương thức chăm sóc khách hàng nêu trên chỉ là một trong những phương thức có thể ứng dụng trên Internet. Trước tiên, hãy nhớ lại tại sao bạn lại xây dựng website: Để đẩy mạnh các sản phẩm và dịch vụ của bạn, và cung cấp các biện pháp hỗ trợ khách hàng đơn giản và hiệu quả nhất.

Khách hàng đang tìm kiếm một điều tương tự như thế, đặc biệt khi điều đó liên quan đến tiền nong. Nếu khách hàng không cảm thấy hài lòng với những hỗ trợ khách hàng sau bán của công ty bạn, thường là họ sẽ không mua sản phẩm của bạn.

* Những vấn đề thiết yếu

Phương pháp hỗ trợ bằng email là phương pháp phổ thông nhất, và có thể coi là phương pháp chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất. Bạn chỉ cần bỏ ra một chút thời gian tìm kiếm những nguồn script, bạn có thể tìm ra rất nhiều cách hỗ trợ thực thi một hệ thống để tổ chức và quản lý tất cả các yêu cầu hỗ trợ. Ngoài việc tự lập trình một hệ thống thẻ hỗ trợ, bạn có thể tải và lấy những script có sẵn từ những cơ sở dữ liệu script như: MyCGIScripts , HotScripts ,ResourceIndex

Tải một số script xuống, chạy thử và quyết định lấy script nào phù hợp nhất với bạn. Tất nhiên, không có script nào hoàn toàn đáp ứng yêu cầu, vì một địa chỉ email có thể hỗ trợ tốt nhưng một số script lại hỗ trợ việc tổ chức và quản lý những yêu cầu hỗ trợ trong những môi trường cần có nhiều sự hỗ trợ.

* Kết luận

Chăm sóc khách hàng có thể quyết định doanh thu của doanh nghiệp. Việc làm thoả mãn và hỗ trợ khách hàng trước và sau bán sẽ thu hút những khách hàng mới đến với website của bạn và thu hút họ quay lại lần sau. Hãy cung cấp cho khách hàng những gì họ muốn và họ sẽ quay lại với thiện ý tốt!

Có vẻ như quá phức tạp, và bạn không có nhiều thời gian để tiến hành, hãy để việc này cho các chuyên gia, Chúng tôi có thể giúp bạn.

Hãy liên hệ với chúng tôi để bắt đầu ngay chiến dịch Quảng Cáo Trực tuyến trước khi các đối thủ cạnh tranh của bạn bắt đầu.
10 cách để mang đến dịch vụ Chăm sóc Khách hàng tuyệt vời

Hãy thảo luận những thành công lớn nhất trong chăm sóc khách hàng và tạo ra “truyền thuyết” về dịch vụ khách hàng của riêng bạn. Đây chính là chuẩn mực mà mọi người đều mong muốn hướng tới.

Bất kể bạn giữ vị trí hay chức danh nào trong Công ty, bạn cũng có thể được coi là hình mẫu của dịch vụ khách hàng. Hãy từ từ xây dựng một ví dụ điển hình để cho những người xung quanh ngưỡng mộ và noi theo bạn.

Theo dõi và phản hồi lại truyền thông đại chúng, và sử dụng truyền thông như một lợi thế của mình, ngay cả khi khách hàng phàn nàn. Mấu chốt nằm ở chỗ bạn phải phản hồi khách hàng càng nhanh càng tốt, khắc phục vấn đề và sau đó để mọi người nhìn thấy qua các kênh truyền thông này. Và cũng đừng quên ghi nhận và bày tỏ sự cảm ơn đối với những nhận xét tích cực của công chúng.

Khi nghĩ về Ace Hardware, từ nào sẽ xuất hiện trong đầu bạn? Dĩ nhiên rồi, đó chính là Hữu dụng. Mục tiêu của tôi đối với dịch vụ khách hàng chính là Tuyệt vời. Vậy từ hay cụm từ của bạn là gì? Bạn muốn khách hàng nói về bạn như thế nào?

Nhân viên sẽ muốn có cơ hội tìm ra những cách thức mới nhằm mang lại dịch vụ khách hàng tốt nhất. Hãy đưa ra một vài quy tắc cơ bản – luôn luôn tăng cường mối quan hệ với khách hàng, hướng tới kết quả có lợi cho khách hàng, không làm tổn hại tới công ty (về mặt pháp lý, tài chính…) – sau đó hãy để nhân viên của bạn thoải mái tìm ra dịch vụ khách hàng của riêng họ. Nhưng bạn phải theo dõi, tìm ra đâu là cách hay và chia sẻ các cách đó với những nhân viên khác trong công ty.

Sau khi nhân viên của bạn được thoải mái thử nghiệm, bước tiếp theo là hãy dùng những trải nghiệm đó làm cơ hội để học hỏi. Nhận ra những giá trị thông qua các bài học có được từ những sai lần và chia sẻ những câu chuyện thành công. Hãy tôn vinh cả thành công và những sai lầm đó.

Vấn đề là không chỉ mình bạn cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó, chính vì thế khách hàng cần có một lý do thuyết phục để họ chọn bạn chứ không phải đối thủ của bạn. Để thành công, bạn không cần phải đưa ra giá thấp hơn để thu hút khách hàng. Đừng để bị rơi vào cái bẫy hàng hóa – hãy tự định vị mình bằng cách mang tới những trải nghiệm dịch vụ khách hàng chất lượng cao. Hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng và hỏi: “Tôi nên làm gì để khiến ai đó muốn làm ăn với tôi, hơn là biến họ thành đối thủ cạnh tranh?”

Ngay cả khi khách hàng không nói trực tiếp với bạn, hãy tìm hiểu những gì họ nói về bạn. Ví dụ, trong một hội thảo tôi từng tham dự, nhân viên phục vụ đồ ăn của khách sạn phục vụ món bánh quy sô cô la và tôi có quay sang bảo một người cùng tham gia rằng, bánh quy chắc chắn sẽ ngon hơn rất nhiều nếu chúng ấm hơn một chút. Một nhân viên khác của khách sạn đã nghe được điều đó và nhanh chóng mang bánh quy được làm nóng đặt lên bàn của chúng tôi. Hãy tìm kiếm cơ hội để làm khách hàng của bạn hài lòng.

Không chỉ dừng lại ở một nhóm tập trung, hãy gặp một nhóm khách hàng thường xuyên để suy nghĩ về những ý tưởng mới và lắng nghe phản hồi của họ. Đảm bảo rằng bạn đền bù xứng đáng cho khách hàng vì thời gian và những góp ý chân thành họ mang tới cho bạn.

 Dù có những tiến bộ công nghệ cũng như những cách thức mới trong tiếp cận khách hàng, đừng bao giờ quên những điểu cơ bản của dịch vụ khách hàng. Hãy tạo ra văn hóa hướng tới khách hàng: tuyển dụng đúng, đào tạo đúng, quản lý đúng và duy trì dịch vụ khách hàng tuyệt vời.

Trong kinh doanh, tất cả chúng ta đều đánh mất khách hàng vào một thời điểm nào đó, vấn đề nằm ở chỗ chúng ta học được gì từ việc này?

Quả vậy, bạn đã từng đánh mất một khách hàng, hay chuẩn bị đánh mất. Chuyện này xảy ra mọi ngày và trong mọi hoạt động kinh doanh.

Không cần bạn phải cảm thấy tệ hại thế nào, đừng bỏ phí cơ hội tìm hiểu xem điều gì khiếm khuyết và bạn có thể cải thiện ra sao. Ít nhất, bạn cũng có thể nắm được cách thức giữ chân những khách hàng trung thành.
Luôn có những lợi ích quan trọng của việc đón nhận các phản hồi từ những khách hàng đã rời bỏ hay chuẩn bị rời bỏ bạn:

• Sự quay trở lại của khách hàng: Nếu lắng nghe các khách hàng đã rời bỏ và phản hồi những mối quan tâm hay phàn nàn của họ, bạn hoàn toàn có thể lôi kéo 50% trong số họ quay trở lại với mình.

• Có được các thông tin cạnh tranh: Những phản hồi khách hàng sẽ cho bạn biết được các điểm mạnh và điểm yếu của mình, đồng thời còn giúp bạn biết được khi nào các đối thủ cạnh tranh đưa ra các mức giá thấp hơn hay những chương trình khuyến mại đặc biệt.

• Đưa ra những quyết định đầu tư và đào tạo thích hợp: Một khi biết được các vấn đề của mình, bạn sẽ biết nơi nào cần bỏ tiền vào để cải thiện một vài yếu tố nào đó.

Tuy nhiên, trước khi nhận được những lợi ích giá trị này, bạn phải nhận ra được các khách hàng của mình. Ví dụ, các ngân hàng, nhà xuất bản và các công ty đặt hàng qua thư sẽ khá dễ dàng thực hiện nhiệm vụ này. Họ có thể nhận ra những ai đang giao dịch kinh doanh với họ và họ biết được làm thế nào để tiếp cận các khách hàng của mình.

Vậy còn những nhà sản xuất ô tô? Họ hiếm khi biết được khi nào họ đánh mất một khách hàng. Tương tự, các công ty như những hãng sản xuất thực phẩm có thể thấy được doanh thu sụt giảm song rất khó khăn để xác định khách hàng nào không còn giao dịch kinh doanh với họ nữa.

Mặc dù vậy, Joe Love, giám đốc hãng tư vấn và đào tạo JLM & Associates, cho rằng không quan tâm tới việc tiếp xúc khách hàng sẽ khó khăn và phức tạp ra sao, đây là nhiệm vụ có thể thực hiện được, nhưng để ngăn các khách hàng không rời bỏ, trước hết bạn phải biết các khách hàng của mình là ai.

Với 25 kinh nghiệm giúp đỡ các cá nhân và công ty xây dựng hoạt động kinh doanh, gia tăng lợi nhuận và đào tạo các chương trình quản lý, Joe Love đã đúc kết được một vài phương thức khác nhau mà công ty có thể sử dụng để nhận ra và giữ liên lạc với các khách hàng:

1. Một công ty bán lẻ có thể phát hành các thẻ thành viên giúp phân loại khách hàng đủ điều kiện được giảm giá. Hệ thống dữ liệu của công ty sau đó sẽ lưu giữ tất cả các thông tin mua hàng, số lượng khách ghé thăm, số mặt hàng được mua, số lượng tiền được chi ra và còn nhiều thông tin khác.
2. Một nhà hàng có thể ghi nhận việc đặt chỗ vào máy tính, tự động hoá công đoạn đặt chỗ và trên cơ sở đó theo dõi số lần mọi người dùng bữa tại đây. Nếu một khách hàng quen nào đó lâu ngày không ghé nhà hàng, nhân viên nhà hàng có thể gọi điện để xem có vấn đề gì không.
3. Một nhà xuất bản sách có thể đính kèm tấm thẻ phản hồi thông tin vào trong các cuốn sách. Tẩm thẻ có thể hỏi về những suy nghĩ của người mua về cuốn sách, khách hàng có thích catalog hay không và nhiều thông tin khác. Để người mua phản hồi, nhà xuất bản có thể đề nghị giảm giá cho lần mua sách tiếp theo.
4. Một nhà sản xuất thiết bị có thể sử dụng các tấm thẻ bảo hành để có được thông tin khách hàng. Chúng cũng có thể liệt kê các số điện thoại trợ giúp khi có khúc mắc hay có yêu cầu nào. Khi khách hàng gọi điện, nhân viên dịch vụ sẽ có được tên, địa chỉ và số điện thoại của khách hàng.

Thậm chí cả khi bạn biết các khách hàng của mình, việc giữ liên lạc với khách hàng cũng sẽ giúp xác định thua lỗ. Ví dụ, doanh thu cho hoạt động cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh của công ty bạn với một khách hàng giảm 20%, có thể bạn chưa quá quan tâm, nhưng nếu con số này lên tới 50%, có nghĩa là khách hàng đang chuyển dần việc sử dụng dịch vụ của một đối thủ cạnh tranh nào đó. Đã đến lúc để gọi điện thoại.

Bất cứ ai có mối liên lạc với các khách hàng đều có thể cung cấp cho bạn những phản hồi giá trị. Các nhân viên dịch vụ khách hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên giao nhận và những người khác tất có luôn sẵn sàng giúp bạn ngăn chặn việc đánh mất các khách hàng.

Bạn nên cung cấp cho các nhân viên tiền tuyến danh mục các câu hỏi mẫu để kiếm tìm phản hồi từ phía khách hàng, chẳng hạn như các khách hàng không thích những gì, lý do tại sao khách hàng quan tâm tời việc dừng giao dịch với bạn.

Bên cạnh đó, những ấn tượng của các nhân viên này về khách hàng cũng như các đề xuất về việc giữ chân hay khiến khách hàng quay trở lại luôn rất quan trọng. Hãy để các nhân viên tiền tuyến thoải mái đưa ra các ý kiến mỗi khi họ nhận được phản hồi, đặc biệt nếu họ có được thông tin một khách hàng đang rời bỏ công ty.

Có thể nói, hầu hết các công ty có thể làm tốt hơn công việc giữ chân các khách hàng lâu dài nếu họ làm ba điều rất đơn giản: thứ nhất, nhận ra các khách hàng những người đã rời bỏ hay đang chuẩn bị rời bỏ công ty; thứ hai, trói buộc họ bằng việc thoả mãn các nhu cầu và giải quyết các vấn đề của họ; và thứ ba là sử dụng các phản hồi bạn có được từ cả các khách hàng hiện tại và khách hàng đã mất để xây dựng những chính sách khách hàng thân thiện nhất.




Kinh nghiệm phỏng vấn nhân viên chăm sóc khách hàng
Cách chăm sóc khách hàng sau bán hàng hiệu quả nhất
Tiếp cận khách hàng mới như thế nào
Kỹ năng tiếp cận khách hàng tiềm năng
Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng
Cách trả lời khách hàng qua điện thoại thông minh khôn khéo nhất
Nghệ thuật bán hàng qua điện thoại
Cách viết email xin lỗi khách hàng chuẩn nhất



(ST)