1
Thông tin việc làm nhanh nhất tại: https://www.careerlink.vn/tim-viec- lam-nhanh
1. Các kỹ năng chuyên môn phục vụ công việc
Để trở thành một thư ký văn phòng chuyên nghiệp, được cấp trên đánh giá cao và đồng nghiệp nể phục điều đầu tiên bạn cần làm là trau dồi các kỹ năng chuyên môn cần thiết.
Cụ thể:
+ Tin học văn phòng: Cần đánh máy nhanh, soạn thảo văn bản, hồ sơ tốt, thành thạo words, excel, Power point… bởi các công việc của thư ký hiện nay hầu hét đều liên quan đến văn bản, hợp đồng, hồ sơ gặp khách hàng…
+ Ngoại ngữ: Giao tiếp tốt, thành thạo một loại ngoại ngữ cũng là một trong những kỹ
năng cần thiết giúp bạn trở thành“cánh tay” đắc lực cho cấp trên và mở ra nhiều cơ hội thăng tiến.
+ Các công cụ hỗ trợ khác: Bạn cũng cần sử dụng thành thạo Outlook, Fax, skype, Google drive, công cụ lưu trữ dữ liệu, công cụ tìm kiếm thông tin trên internet…
2. Kỹ năng lập kế hoạch, quản lý, sắp xếp công việc
Ngoài các kỹ năng chuyên môn để trở thành một thư ký giỏi, nhận được sự tín nhiệm của sếp bạn cũng cần trau dồi thêm các kỹ năng lập kế hoạch, quản lý, sắp xếp công việc. Cần có khả năng phân tích, lập kế hoạch để có thể hỗ trợ cấp trên tốt nhất trong công việc, để làm được điều này bạn cần phải không ngừng học hỏi, tìm hiểu nhiều về lĩnh vực công ty hoạt động. Bạn cũng cần có trí nhớ tốt và có khả năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc, lịch trình làm việc của sếp một cách khoa học, để có thể giúp sếp tối ưu hiệu quả giải quyết các công việc. Ví dụ: Khoảng thời gian nào cần gặp gỡ khách hàng, khi nào sẽ có chuyến công tác quan trọng, cần chuyển bị những hồ sơ gì cho phía đối tác…
3. Kỹ năng giao tiếp tốt
Không chỉ hỗ trợ các công việc trong khuôn khổ văn phòng các thư ký hiện nay còn là những “cộng sự” đắc lực cho cấp trên trong các công việc gặp gỡ khách hàng, làm việc với đối tác, làm việc với các phòng ban... khi cần thiết, khi sếp đi công tác. Chính vì thế, các bạn cần có khả năng giao tiếp tốt, đàm phán, ngoại giao giỏi, ứng xử linh động, khéo léo… nhằm tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và giải quyết tốt các công việc được giao.
4. Kỹ năng làm việc độc lập
Song song đó để thành công với nghề thư ký văn phòng bạn cũng cần trau dồi thêm kỹ năng làm việc độc lập. Trong công việc sự độc lập sẽ giúp bạn hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả các công việc được cấp trên giao phó. Đặc biệt trong trường hợp cấp trên bận hoặc đi công tác thì thư ký cũng sẽ có thể tự mình giải quyết được các công việc phát sinh một cách ổn thỏa. Ví dụ: rời cuộc hẹn, giải quyết công văn, giấy tờ khi được sếp “trao quyền”…
5. Chủ động, nhạy bén trong công việc
Ngoài kỹ năng các thư ký văn phòng hiện nay còn cần có sự chủ động, nhạy bén trong công việc. Đây được xem là những phẩm chất “vàng” giúp bạn hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao và trở thành “cánh tay” đắc lực cho sếp. Bởi không phải lúc nào cấp trên cũng có mặt ở văn phòng để giao việc, “đôn đốc”, bạn nên là người chủ động nắm bắt công việc, phân tích tình hình, tiến độ công việc để có thể hỗ trợ tốt nhất cho cấp trên.
6. Trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc
Bên cạnh đó để có thể nhận được sự tín nhiệm cao từ sếp bạn cũng cần có các phẩm chất trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc. Bởi ở cương vị của một thư ký bạn sẽ là người thường xuyên tiếp xúc với các giấy tờ, công văn, thông tin mang tính bảo mật, vì thế bạn cần tỏ rõ sự trung thực, kín đáo để ngày càng được sếp tin cậy hơn. Cần đặc biệt cẩn trọng và tỉ mỉ trong công việc, cụ thể là đối với các giấy tờ, công văn, hợp đồng để tránh những sai sót trước khi trình sếp bạn nên là người đọc và tìm hiểu kỹ lưỡng.
Để thành công bạn cần phải không ngừng trao dồi, học hỏi để ngày càng hoàn thiện mình và trở thành “trợ thủ” đắc lực cho sếp trong mọi việc. Chúc bạn thành công !
